大漢技術(shù)學(xué)院公文處理辦法

1、1大漢技術(shù)學(xué)院公文處理辦法大漢技術(shù)學(xué)院公文處理辦法中華民國(guó)95年7月19日第880次行政會(huì)議通過(guò)中華民國(guó)100年3月16日第996次行政會(huì)議修訂通過(guò)中華民國(guó)104年6月3日第1100次行政會(huì)議修訂通過(guò)第一章第一章總則總則第一條本校為加強(qiáng)文書(shū)管理，有效控制公文處理之流程速度、提高行政效率，特參照行政院訂頒《文書(shū)處理手冊(cè)》暨教育部公文處理程序，訂定本辦法。第二條本校文書(shū)之種類(lèi)如下：一、令：發(fā)布法規(guī)命令及人事命令時(shí)使用。二、函：本校對(duì)校外機(jī)關(guān)

2、或校內(nèi)各單位間行文時(shí)使用。三、書(shū)函：用於公務(wù)未決階段需要磋商、徵詢(xún)意見(jiàn)、答覆簡(jiǎn)單案情、寄送普通文件書(shū)刊，或?yàn)橐话懵?lián)繫、查詢(xún)、通報(bào)等事項(xiàng)之行文時(shí)使用。四、簽：各單位處理公務(wù)、表達(dá)意見(jiàn)，以供主管作決策之依據(jù)時(shí)使用。五、公告：各單位對(duì)特定之對(duì)象宣布周知，並張貼於布告欄時(shí)使用。六、通知：各單位對(duì)特定之對(duì)象或單位有所告知時(shí)使用。七、聘書(shū)：於聘用一、二級(jí)單位主管、教師、各委員會(huì)委員時(shí)使用。八、證明書(shū)：於證明教職員工之服務(wù)、離職、考績(jī)、在職或?qū)W生修習(xí)

3、學(xué)分、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)、操行、兵役等證明時(shí)使用。第三條本校公文處理時(shí)限基準(zhǔn)：一、特急件：隨到隨辦。二、最速件：不超過(guò)一天。三、速件：不超過(guò)三天。四、普通件：不超過(guò)七天。第四條文書(shū)處理應(yīng)以「隨到隨辦」、「隨辦隨送」為原則，不得無(wú)故積壓。第五條文書(shū)製作應(yīng)採(cǎi)「由左至右」、「由上而下」之橫行格式。第六條來(lái)文之受文者為「大漢技術(shù)學(xué)院」之重要公文，非經(jīng)授權(quán)，3號(hào)後再行簽辦。如屬急件不及登記掛號(hào)者，得於事後補(bǔ)行之。第十二條分文處理：一、庶務(wù)組分文人員應(yīng)注意

4、來(lái)文時(shí)間，依序迅速辦理。二、電子及紙本公文由庶務(wù)組依來(lái)文性質(zhì)分文至各承辦單位，承辦單位簽收後，單位分辦人員即送交承辦人員進(jìn)行簽核工作。三、極重要或有特別時(shí)限之公文應(yīng)迅速先請(qǐng)校長(zhǎng)或主任秘書(shū)或有關(guān)之行政單位主管核閱，然後分辦。四、各單位如發(fā)現(xiàn)總收文之分文有誤或有疑問(wèn)時(shí)，請(qǐng)先以電話向庶務(wù)組反應(yīng)，並協(xié)商適當(dāng)之承辦單位，經(jīng)庶務(wù)組同意更改後，再作退文重分手續(xù)。但如外來(lái)文件因業(yè)務(wù)權(quán)責(zé)模糊，難以判定適當(dāng)之承辦單位，且涉及二個(gè)以上單位均予拒收時(shí)，由相關(guān)單

5、位填具「退文判定單」，送交主任秘書(shū)協(xié)調(diào)後分文，如協(xié)調(diào)不成，簽請(qǐng)校長(zhǎng)裁示。五、單位收受來(lái)文，如因特殊原由發(fā)現(xiàn)該文已無(wú)承辦必要，應(yīng)經(jīng)主管於「公文上」簽註「銷(xiāo)號(hào)」核章後，送庶務(wù)組銷(xiāo)號(hào)，以免承辦人私下規(guī)避業(yè)務(wù)。第十三條擬辦、會(huì)簽處理：一、承辦人擬辦：由承辦人針對(duì)公文內(nèi)容，擬列出處理辦法。承辦人簽收外來(lái)公文後，即可進(jìn)行公文擬辦，於公文上簽署意見(jiàn)後，即可依文書(shū)作業(yè)流程辦理，經(jīng)核判長(zhǎng)官「判行」後，由原承辦人擲回庶務(wù)組，由庶務(wù)組進(jìn)行結(jié)案歸檔動(dòng)作。二、承

6、辦人員於擬辦案件時(shí)應(yīng)衡量案情緩急輕重，急要者提前辦理，其它亦按順序辦理，不得積壓。三、會(huì)簽：擬辦公文內(nèi)容如涉及其它單位，應(yīng)由承辦單位送請(qǐng)會(huì)辦單位簽擬「會(huì)辦意見(jiàn)」。會(huì)辦之文件，受會(huì)單位應(yīng)視同「速件」辦理，並作簽收，會(huì)畢後「?jìng)鬟f分文」至下一會(huì)辦單位，如無(wú)下一會(huì)辦單位，則呈上級(jí)單位核判，如有延誤情形，由受會(huì)單位負(fù)連帶負(fù)責(zé)。第十四條陳核、批示、執(zhí)行處理：一、陳核：承辦公文人員將已簽辦並已完成會(huì)簽之公文，送呈單位主管核閱。二、批示：承辦單位將已完