淺談優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的主要途徑

1、1淺談優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的主要途徑摘要：在煤炭設計院的運轉和管理中產生的大量文書檔案資料是非常寶貴的記載。本文就目前多數企業(yè)檔案管理中存在的一些問題進行了探討，提供了一些實踐工作的管理經驗以及如何優(yōu)化文書檔案管理的一系列途徑，是對提速檔案管理電子化進程的有益探索。關鍵字：文書；檔案；電子化中圖分類號：G472.4文獻標識碼：A文章編號：隨著社會的不斷進步和各項工作的改革發(fā)展，文書檔案越來越多地在政治、經濟、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代

2、的重要作用，而目前傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經遠遠不能適應工作的需要。因此，改革目前的文書檔案管理工作，健全企業(yè)文書檔案管理體制，使檔案更好地服務于企業(yè)是一項十分重要的任務。作為大型的煤炭設計研究院，在設計、科研和管理等工作中形成的大量具有保存價值的文書檔案材料，因此在從事檔案工作期間總結了一些心得，下面就現在多數企業(yè)檔案管理中可能會存在的問題提供一些管理經驗。1當前文書檔案工作存在的問題文件資料收集不完整當前，許多單位的文書檔案都沒有按

3、規(guī)定進行分類管理，許多職能32.1保密的原則保密是文書檔案管理、使用的基本原則。要嚴格恪守“誰主管、誰負責，誰使用、誰負責”的原則，在提供使用中要首先把握好。煤炭設計院的文書檔案只能給本院各科室、職工利用，其他單位和個人如需要利用，需經院領導審批同意，要按照嚴格的審批制度和程序進行。涉密計算機保管要有“專屬性”，專人負責保管，未經主管領導批準，其他人嚴禁使用；保密檢查要“經常性”，采取各種方式，有效發(fā)現違規(guī)現象，及時消除隱患；保密管理要

4、有“重點性”，對本單位保密管理情況進行調查摸底。找出薄弱環(huán)節(jié)，杜絕涉密行為發(fā)生。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫馬虎。2.2開放的原則在強調保密原則的同時，也要堅持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用?！耙匀藶楸尽弊鳛闄n案利用工作的行為主旨。在煤炭設計院的日常工作中，很多勘測技術需要在全院推廣，因此，對一些實際工作中急需的、涉及密級又不高、保密時間要求比較短的文書檔案，要及時解密，積極提供利用。