公司文件管理規(guī)定

1、公司文件管理規(guī)定公司文件管理規(guī)定1.目的和作用目的和作用公司的文件資料是公司的重要財(cái)富，加強(qiáng)對(duì)文件的管理，使文件在經(jīng)營(yíng)管理中充分發(fā)揮信息導(dǎo)向作用，保障和促進(jìn)宮縮各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，是公司管理層的重要工作。為實(shí)現(xiàn)文件管理的程序化、規(guī)范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本規(guī)定。2.管理職責(zé)管理職責(zé)公司的文件管理統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口負(fù)責(zé)。應(yīng)加強(qiáng)隊(duì)本部門秘書(shū)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，抓好文件的立卷歸檔、存放保管以及文件使用各環(huán)節(jié)的管理程序。并對(duì)各職

2、能部門的文件管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和工作檢查。3.文件立卷歸檔管理文件立卷歸檔管理秘書(shū)部門對(duì)公司文件的立卷歸檔，應(yīng)按照以下程序做好工作：3.1收集立卷文書(shū)材料。應(yīng)堅(jiān)持平時(shí)隨時(shí)收集文件進(jìn)行歸檔，以保證文件材料的完整，對(duì)于辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)收回，對(duì)于會(huì)議文件要及時(shí)整理，對(duì)于本企業(yè)的對(duì)外發(fā)文要保留好底稿和正本。3.2做好立卷類目的分類。按照不同文件的性質(zhì)分成若干類別，如黨政文書(shū)類、人事管理類、生產(chǎn)管理類、經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)類、對(duì)外業(yè)務(wù)類等，以便于文件的

3、管理和保管。3.3擬定卷內(nèi)文件保存價(jià)值。按照統(tǒng)一的原則標(biāo)準(zhǔn)，將卷內(nèi)所有文件分為永久、長(zhǎng)期、短期三種不同的保管期限。3.4科學(xué)、合理地排列卷內(nèi)文件。應(yīng)按照一定的規(guī)律排卷內(nèi)文件，使文件保持條理性，一般要求是：3.4.1重要文件在前，次要文件在后。3.4.2政策性文件在前，業(yè)務(wù)性文件在后。4.3.2清退的文件按時(shí)間要求可分為以下兩種：a.隨時(shí)清退的文件。包括傳閱件、會(huì)簽和送審件、承辦件以及有重大錯(cuò)誤需清退的文件等。這類文件要求閱后盡快清退，否

4、則會(huì)貽誤工作。b.定期清退的文件。這類文件大多是上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，清退時(shí)間一般半年清退一次，也可年終一次性清退。4.3.3對(duì)清退文件工作的要求一是要及時(shí)，即在要求的時(shí)限內(nèi)完成清退工作；二是要完整，清退的文件不能有丟失和缺損。4.4做好文件的銷毀工作。4.4.1公司每年的年底應(yīng)對(duì)以下需銷毀的文件進(jìn)行清繳和銷毀工作：a.上級(jí)下發(fā)的不需要?dú)w檔立卷的文件。b.本機(jī)關(guān)制發(fā)的歸檔立卷后的余份。c.下級(jí)抄報(bào)的無(wú)存檔價(jià)值的文件、材料。d.無(wú)歸檔立卷價(jià)

5、值的內(nèi)部刊物、資料。e.上級(jí)機(jī)關(guān)指定需銷毀的文件。4.4.2對(duì)需銷毀的文件，在清點(diǎn)時(shí)一般需在收發(fā)文記錄薄上加蓋“銷毀”印簽，并江清繳出的銷毀文件統(tǒng)一填寫(xiě)在銷文登記表上。4.4.3在銷毀文件前應(yīng)將銷毀文登記表上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽批，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)作最后的鑒別，確認(rèn)文件沒(méi)有存檔價(jià)值后方可將文件銷毀。4..4.4秘書(shū)人員銷毀文件時(shí)應(yīng)有上級(jí)指派的監(jiān)銷人在場(chǎng)，文件銷毀后，監(jiān)銷人也在銷文登記表上簽字。5閱文管理閱文管理根據(jù)文件的不同情況，閱文管理包括傳閱