辦公室文員職責及崗位細則

1、文員崗位職責1、負責接聽、轉(zhuǎn)接外部電話；2、負責接待來訪人員。3、負責辦公室的各項資料的打印、復印、掃描、裝訂、銷毀等文秘工作。4、負責做好各項會議安排、記錄、紀要、決議跟進。5、負責公司傳真件、公文、信件、郵件、報刊、雜志、廣告頁等資料的簽收、整理、分送，并做好相關記錄。6、做好公司宣傳專欄、網(wǎng)絡資料的組稿、更新。7、負責辦公室各項檔案資料（包括電子檔）的收集、整理工作，負責與工作內(nèi)容相關的各類文件的歸檔管理。8、做好業(yè)務內(nèi)勤工作。負

2、責客戶資料的入檔；空白表單、合同的管理；參與市場宣傳、推廣、公關；能夠進行初級的客戶咨詢。9、協(xié)助招聘，管理員工檔案參與人事、業(yè)務等相關考核統(tǒng)計。10、統(tǒng)計每月考勤，上報主管領導，并送交財務做帳，留底。11、負責辦公室物品的保管、整理、出庫、入庫、發(fā)放、使用登記和離職時的收繳。12、負責公司辦公設備的管理，計算機、傳真機、復印機的具體使用和登記，管理辦公室各種財產(chǎn)合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率提倡節(jié)儉。13、負責辦公室公共區(qū)域、總經(jīng)理室的

3、清潔衛(wèi)生。14、負責公司辦公場所的室內(nèi)外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督，保證舒適良好的工作氛圍15、負責下班時對整個辦公區(qū)的巡視，查看門窗、飲水機電源、電腦電源等關閉情況并做記錄。16、負責公司全體員工的后勤保障工作，包括發(fā)放辦公用品、印制名片、辦理工卡、定水、定票、辦證、郵寄。17、負責按時繳納水電、電話、網(wǎng)絡等常規(guī)性費用，確保暢通使用。18、完成上級安排的其他臨時工作任務。1、會議安排：要根據(jù)公司行事歷、領導安排，準確通知與會人員按時參加

4、各項會議；做好會議前的場地、音響、衛(wèi)生、茶水、議程、資料等會務安排；提前進入會議場所，接待會議人員，發(fā)放會議資料。2、會議記錄：出席大小會議指定文書人員，要按照制式表格做好會議主題、時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容等相關記錄，記錄要用語準確、簡潔、凝練，文字書寫要公正，必要時要進行電腦錄入并打印。3、會議紀要：重要會議要出具會議紀要，用以督促會議要求、任務的落實，一般需會議主持人簽發(fā)，方可遞送與會人員及相關部門。會議紀要內(nèi)容格式參見會議記

5、錄。4、決議跟進：重要會議的相關決議，一般分配行政部人員負責某一項或幾項內(nèi)容的跟進，被指定人有責任對決議的執(zhí)行情況做出檢查，并形成材料適時匯報。五、宣傳專欄、網(wǎng)絡資料的組稿、更新。1、宣傳欄以周為周期將行業(yè)信息、公司通知、通報、重大事項等隨時更新公布，更新內(nèi)容須經(jīng)主管領導審批，相關責任人有義務學習、查找、剪輯和掌握行業(yè)最新動態(tài)，并分享交流。2、負責公司網(wǎng)站、博客相關信息、文章的組稿、更新。3、要掌握公司各項網(wǎng)絡宣傳、招聘賬戶、密碼，做到

6、日更新，網(wǎng)絡渠道采集到的信息要做到日記錄匯總，及時反饋相關部門。六、業(yè)務業(yè)務內(nèi)勤工作內(nèi)勤工作1、空白表單、合同要按照規(guī)定存放，要執(zhí)行統(tǒng)一編碼，跟蹤使用情況，及時記錄、補充，作廢的預制件合同要登記編號，收回銷毀。2、內(nèi)勤人員要根據(jù)公司的安排積極參與市場宣傳、推廣、公關活動，積極為公司業(yè)務發(fā)展獻言獻策。3、內(nèi)勤人員要掌握公司業(yè)務內(nèi)容、流程及相關規(guī)則，能夠進行初級的客戶咨詢，要不斷提要業(yè)務素養(yǎng)，挑戰(zhàn)高職位發(fā)展。4、及時處理好客戶的投訴問題。七

7、、人事相關工作1、協(xié)助招聘，負責面試人員的信息采集、面試通知、接待、簡歷填寫、證件復印、秩序安排等相關環(huán)節(jié)，簡歷填寫要求不留空白。2、負責新進人員的入職手續(xù)辦理。提供相關表格，指導填寫、明確辦理流程；收集證件復印件、照片；發(fā)放工牌、工服、《員工手冊》、辦公用品、勞保福利用品，并逐人登記造冊；采集員工檔案信息，負責《員工花名冊》、《通訊錄》信息的更新。3、協(xié)助主管對新進人員的培訓資料準備、場次安排、培訓會務、效果跟蹤等基礎工作；參與人事、

8、業(yè)務的相關考核統(tǒng)計。4、負責離職人員的離職手續(xù)辦理。提供相關表格，指導填寫明確辦理流程；根據(jù)物品領用登記收繳配發(fā)的工牌、工服（或折價計算）、大件辦公用品、通訊工具等。5、負責建立、完善、管理員工人事檔案材料公司有員工調(diào)動的及時公示調(diào)動通知，及時更改公司的通訊錄，嚴格借檔手續(xù)。八、考勤的統(tǒng)計1、文員要嚴把考勤關，在每日上下班時段做好做好監(jiān)卡工作，詳細登記遲到、早退、請假、公出等情況，并及時匯報主管領導。2、每月月初將上個月的考勤用電子表格