內部控制手冊之合同管理

1、第二十二章 第二十二章 合同管理 合同管理 (CM)22.1 總述 總述本章所述的合同管理，是指對合同對方資信調查、商務談判、條款擬訂、 審查會審、審批、簽署、備案、履行、變更、解除、歸檔等全過程的管理。22.2 控制目標 控制目標22.2.1 合規(guī)目標 合規(guī)目標確保合同管理符合國家法律、法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求。22.2.2 財務目標 財務目標保證合同數(shù)據(jù)的真實、準確、完整，符合合同管理及信息披露的要求。22.2.3 經營目標 經

2、營目標1) 依據(jù)公平公正及誠信原則訂立合同，有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進 行，維護公司合法權益;2) 規(guī)范合同管理制度及管理模式，確保合同文本、合同用章及合同審批制 度獲得有效的執(zhí)行。22.3 業(yè)務流程管控 業(yè)務流程管控22.3.1 流程責任部門 流程責任部門行政管理部及各合同承辦部門為本流程的主要責任部門。22.3.2 流程范圍 流程范圍合同管理包括以下二級流程：合同調查、合同談判、合同文本擬訂、合同 審核簽署、合同履行、合同結算、

3、合同登記、合同管理后評估。22.3.3 總體控制政策 總體控制政策1) 公司應建立合同管理制度，明確合同簽訂、合同審查、合同履行、合同 歸檔管理及合同專用章管理等業(yè)務環(huán)節(jié)的管理；2) 建立合同管理崗位責任制，明確合同管理部門/崗位、合同承辦部門/崗 位、合同會簽部門/崗位的職責權限；3) 按照合同簽訂、合同審查、合同履行、合同的文檔管理等環(huán)節(jié)，明確不 相容崗位，如下崗位必須分離：表 22-1：風險控制矩陣 ：風險控制矩陣 –合同管理 合

4、同管理 (CM)業(yè)務流程二級流程末級流程風險因素控制編號內部控制標準/內部控制措施 主責部門《制度》/ “控制憑據(jù)”CM01合同 合同 調查 調查合同對方主體資格未達 要求或缺乏履行能力， 可能導致公司合法權益 受到侵害C11. 各業(yè)務部門訂立合同以前進行合同調查，充分了解合同對方的主 體資格、信用狀況等有關情況，確保對方當事人具備履約能力，在充 分收集相關證據(jù)的基礎上評價主體資格是否恰當（具體措施包括：審 查被調查對象的法人

5、登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件， 必要時，可通過發(fā)證機關查詢證書的真實性和合法性；關注授權代理 人的授權范圍等） 。2. 在情況允許的條件下，各個部門具體負責人對調查對方進行現(xiàn)場 調查，實地了解和全面評估生產能力、技術水平、產品類別和質量等 生產經營情況，分析其合同履約能力。3. 與被調查對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關和 工商管理部門等溝通，了解其生產經營、商業(yè)信譽、履約能力等情 況。4. 對于調查結果，承辦部

6、門應形成書面文件，連同對方當事人提供 的資質材料，提交至合同承辦部門主管領導審核。初審工作完成后， 將合作方信息錄入“合作方檔案” ；與已在“合作方檔案” （如：供應 商檔案、客戶檔案）中的合同合作方進行再次業(yè)務往來前，合同經辦 部門也應對其進行資質進行復核工作。承辦部門 《法律風 險管理制 度》；《合同管 理制度》“合作方 檔案”CM02合同 合同 談判 談判合同雙方未明確雙方的 權利和違約責任，可能 因忽略合同重大問題或 在重大問題

7、上做出不當 讓步，使公司利益受損 C21. 承辦部門合同談判前應事先收集談判對手資料、充分熟悉談判對 手情況；研究國家相關法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)督、產業(yè)政策、同類產品或 服務價格等與談判內容相關的信息。2. 關注合同核心內容、條款和關鍵細節(jié)，具體包括合同標的數(shù)量、 質量或技術標準，合同價款的確定方式與支付方式，履約期限和方 式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。3. 談判人員應具備所需專業(yè)技術、財務、法律等相關知識；對于影 響重