畢業(yè)論文---淺談中小企業(yè)人事檔案管理工作

1、<p><b>　　畢業(yè)論文</b></p><p>　　題 目 淺談中小企業(yè)人事檔案管理工作 </p><p>　　姓 名 XXXXX </p><p>　　專 業(yè) 經(jīng)濟與行政管理

2、 </p><p>　　準考證號碼 090206100048 </p><p>　　2011年6月25日</p><p><b>　　摘 要</b></p><p>　　人事檔案真實的記載和反映員工個人經(jīng)歷、政治、思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力等，是員工個人

3、自身成長歷史的真實記載，為企業(yè)的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為企業(yè)合理分配使用人力資源提供了可靠的信息。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)了許多新的情況，新的問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，人事檔案工作如何與時俱進，如何加快發(fā)展，更好的為黨的組織、人事工作提供服務(wù)提出一些意見。</p><p>　　特別是近幾年，隨著國內(nèi)企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的不斷好轉(zhuǎn)，企業(yè)的競爭力、活力得到不斷

4、的提升，但是在部分企業(yè)尤其是中小企業(yè)的檔案人事管理上存在的問題嚴重制約了企業(yè)的持續(xù)健康成長。本文著重分析當前企業(yè)的檔案管理存在的問題，從可持續(xù)性發(fā)展的角度討論解決措施。以確保維護企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性,更好的促進人才合理流動、配置和使用,為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。</p><p>　　關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；人事檔案管理；現(xiàn)狀分析</p><p>　　隨著越來越多的中小企業(yè)

5、建立，中小企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)了管理意識薄弱、資源利用效率低、檔案管理監(jiān)督制度不健全的現(xiàn)狀。特別是隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，人員的有效檔案管理制約了企業(yè)持續(xù)健康成長，從而對企業(yè)的經(jīng)濟效益的持續(xù)增長產(chǎn)生了較大的影響。于是，企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的迫切現(xiàn)狀被提上了日程。</p><p>　　一．當前企業(yè)檔案管理存在的問題</p><p>　?。ㄒ唬┢髽I(yè)人事檔案管理制度不完善,社會檔案意識薄弱</p&

6、gt;<p>　　人事檔案制度自20世紀50年代產(chǎn)生以來，作為一項常規(guī)性的公共管理工具對中國的信用建設(shè)、人事管理、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻，但隨著改革開放的進程加快和社會主要市場經(jīng)濟的縱深推進，傳統(tǒng)的人事檔案制度的身份和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人檔脫節(jié)”、等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負面功能愈加顯現(xiàn)，在

7、一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。具體表現(xiàn)在： </p><p>　　1、缺乏對人事檔案管理制度的重視。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對人事檔案的重視停留在口頭上,甚至片面的認為企業(yè)與員工是一種雇傭關(guān)系,沒必要把太多精力用在人事檔案管理上,“說起來重要,忙起來忘掉”,人事檔案的管理工作沒有得到有力的支持。長此以往,這種現(xiàn)象不斷自我強化,導(dǎo)致了企業(yè)人事檔案管理制度不健全,缺乏科學性

8、和先進性。</p><p>　　2、缺少有效的檢查、監(jiān)督機制。許多單位的人事檔案長期處于凌亂無人問津的狀態(tài),發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。由于沒有定期檢查,使人事檔案管理有空可鉆,新增加材料的連續(xù)性出現(xiàn)斷裂現(xiàn)象;部分人員檔案材料遺失;一些單位趁人員調(diào)動、單位合并之機把未整理的人事檔案材料順水推舟移交出去,推卸責任,這給職工本人及新單位日后的工作平添了許多麻煩。</p><p>　　3、檔案轉(zhuǎn)遞制度不

9、健全。一是有的企業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞不及時,操作程序不規(guī)范。二是有的企業(yè)違反規(guī)定,把人事檔案當作普通郵件寄送,不做機要轉(zhuǎn)遞,不填寫轉(zhuǎn)遞單,不經(jīng)密封鈐印,就隨意將檔案交給本人自帶,致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。</p><p>　　4、存在死角。在企業(yè)轉(zhuǎn)制的過程中，來自各方面的對企業(yè)的考核認證幾乎都是以企業(yè)經(jīng)濟效益的好壞來判斷企業(yè)管理的優(yōu)劣，一定程度上造成了企業(yè)既不瞻前又不顧后的短期行為，在生產(chǎn)經(jīng)營過程中放棄了人事檔案管

10、理，以致出現(xiàn)人檔分家、檔案自存、檔案散亂、流失、涂改，退休、下崗黨員的組織關(guān)系無人管、無處轉(zhuǎn)等違背檔案法規(guī)的行為。更有甚的是個別企業(yè)依仗為經(jīng)濟發(fā)展貢獻大，不重視檔案工作，給檔案部門的正常工作制造種種障礙，使檔案人員處于尷尬的境地。</p><p>　　（二）人事檔案管理方式和手段相對落后,造成企業(yè)人事檔案價值不高,利用率低</p><p>　　1、人事檔案收集缺乏力度,材料質(zhì)量差的問題普遍

11、存在。首先是檔案材料收集工作重數(shù)量輕質(zhì)量,內(nèi)容不具體,歸檔工作被動、不及時。其次是收集的材料不全面、不準確。目前,仍有不少企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息,缺少反映員工實際情況的檔案材料,特別是學歷材料。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考,進而影響到員工的正常晉升與輪換,挫傷了員工的創(chuàng)新熱情,失去了真正意義的參考價值。</p><p>　　2、有的企業(yè)在檔案管理手段上,因為沒有單獨的計

12、算機和檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使員工的工資級別、職務(wù)任免等材料根本無法形成或不能及時歸檔,產(chǎn)生了很多不利的影響。一是有人利用檔案管理的漏洞,制造虛假材料。例如,將工作時間提前,把學歷變高,把年齡變小等等。二是有的企業(yè)出于某種考慮或避開某種風險,刻意更換材料或隱瞞事實,使人事檔案信息虛假或不全。這些情況的出現(xiàn),使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權(quán)威性。而人事檔案材料的失真,使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃

13、、補充計劃、使用計劃不能正確制定和執(zhí)行,這必然使用人單位出于被動狀態(tài),特別是現(xiàn)在錄用人員都是采用先進人后調(diào)檔的方式,一旦用人單位發(fā)現(xiàn)問題,為時已晚。</p><p>　　3、人事檔案案卷宗的內(nèi)容不規(guī)范、翔實和準確，造成企業(yè)人事檔案信息量低，個別存在虛假現(xiàn)象。</p><p>　?。?）內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”(年齡、工齡、黨齡、學歷)記

14、載多樣，個別員工存在“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分都是A4紙，紙張大小不同，致使有些表格制作超過了裝訂線，給裝訂歸檔工作帶來了不便。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而應(yīng)該在歸檔范圍內(nèi)的零散材料去沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分的材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發(fā)展

15、，員工人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響到檔案質(zhì)量。</p><p>　　（2）使用上，技術(shù)手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的企業(yè)沒有啟用員工人事檔案電子信息化管理技術(shù)。大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與企業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學化管理水平不相適應(yīng)。<

16、/p><p>　　二．解決對策，從政策上提高人事管理制度</p><p>　?。ㄒ唬┰鰪妼θ耸聶n案管理目的和意義的認識,完善人事檔案管理制度。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用、保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施,是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。所以,在人事檔案管理中,對于不適應(yīng)新形勢、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度必須要進行改革,及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制

17、度,使得人事檔案管理更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須嚴格審查,遵循“去偽存真”,把好檔案材料質(zhì)量關(guān);檔案的整理要嚴謹、科學;檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析,注意檔案安全;檔案的更新應(yīng)及時、準確、完整,尤其應(yīng)注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集;檔案轉(zhuǎn)遞過程中一定要認真履行職責,堅持原則,按程序辦理。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性,才能更好的促進人才合理流動、合理配置和合理使用,為

18、企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務(wù)。</p><p>　?。ǘ┙柚F(xiàn)代信息技術(shù),加快企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化進程。計算機和信息技術(shù)的快速發(fā)展,已經(jīng)對人事檔案管理工作產(chǎn)生了劃時代的巨大影響,我們要借助現(xiàn)代信息技術(shù),引進先進的管理理念,對檔案管理中不適應(yīng)的一些方法和手段進行改革。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大和經(jīng)濟實體增加,人事制度改革和人員模式改變,給企業(yè)帶來了人事眾多,管理多元化的特點,也給人事檔案的管理模式提出了新的要求

19、。因此人事檔案管理制度也耍與時俱進，不斷學習掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ),轉(zhuǎn)化企業(yè)的經(jīng)濟效益。通過對檔案深層次開發(fā),提高檔案的使用價值,對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，如人才信息軟件的開發(fā),人事信息的共享都能為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。<

20、/p><p>　?。ㄈ娀嘤?xùn),提高檔案專業(yè)人員的整體素質(zhì)。在日益發(fā)展的新形勢下,要想做好人事檔案管理工作,必須建立一只有專業(yè)知識,有文化素質(zhì),政治強、業(yè)務(wù)精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍,定期培訓(xùn)則是建立高素質(zhì)檔案工作人員隊伍的重要途徑。通過培訓(xùn)使檔案專業(yè)人員更加適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展,采取積極措施抓好知識更新、引進、消化,適應(yīng)信息技術(shù)的成果,擁有更廣博的知識,能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。

21、只有這些相應(yīng)人才素質(zhì)的擁有,才可能充分挖掘檔案信息化平臺的潛力,從而更為有效的實施檔案管理現(xiàn)代化工作,為企業(yè)服務(wù)。</p><p>　?。ㄋ模┛茖W管理，保持人事檔案工作的高質(zhì)量。</p><p>　　傳統(tǒng)的管理辦法在一定時期有它的科學性，但形勢的發(fā)展對人事檔案管理工作要求的不斷發(fā)生變化，就會顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟人事工作的需求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。<

22、;/p><p>　　1、實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表達是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬于歸檔范圍的材料。及時推給相關(guān)單位、做到不散失、不積壓。</p><

23、p>　　2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對于干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是。筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用起來比較繁瑣。工作效率低。為提高效率，可以采取英文字母的順序進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。</p><p>　　3、分類管理。國家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打

24、破身份、學歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬的人事機構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。</p><p>　　4、人事檔案管理機構(gòu)實行許可證并年檢制度。制度硬件、軟件標準，并加強執(zhí)法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓(xùn)并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統(tǒng)一服務(wù)標準和收費標準。</p><p><b>　　、</b></p><p><b

25、>　　總 結(jié)</b></p><p>　　綜上所述,我們要不斷創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理工作的新思路,積極解決管理現(xiàn)狀中存在的問題,用各種先進的技術(shù)手段更好的利用檔案資源,發(fā)揮人事檔案的實際效能,提升企業(yè)人事檔案的使用價值和文獻。只有與時俱進，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，牽一發(fā)而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業(yè)績檔案的建立必將使人事檔案煥發(fā)新的生機與活力，必將使企業(yè)不斷發(fā)展進程中

26、的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的保障</p><p><b>　　參考文獻</b></p><p>　　[1]張斌.對我國企業(yè)檔案管理困惑的思考[J].北京檔案, 2007</p><p>　　[2]張新芳.人事檔案工作如何適應(yīng)新時代企業(yè)人力資源管理的[J].蘭臺世界，2006</p><p&g