企業(yè)榮譽(yù)檔案管理的基本方法與思路

1、<p>　　企業(yè)榮譽(yù)檔案管理的基本方法與思路</p><p>　　摘要：榮譽(yù)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得各級(jí)機(jī)關(guān)、組織、社會(huì)團(tuán)體頒發(fā)的有保存和利用價(jià)值的榮譽(yù)實(shí)物。榮譽(yù)檔案以其歷史的真實(shí)性、原始性、直觀性和生動(dòng)性等特點(diǎn)，真實(shí)地反映了企事業(yè)單位開拓創(chuàng)新的光輝歷程和取得的各種輝煌成就。本文作者就榮譽(yù)檔案管理問題，與大家探討如何做好該類別檔案的管理問題。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：榮

2、譽(yù)檔案 管理 </p><p><b>　　1、 前言 </b></p><p>　　一個(gè)單位的榮譽(yù)檔案反映了本單位各項(xiàng)工作在各個(gè)歷史時(shí)期所取得的主要成就，榮譽(yù)檔案是指單位在各項(xiàng)工作和服務(wù)中取得優(yōu)異成績并受到上級(jí)部門、友好單位、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰與稱贊所獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、證書、獎(jiǎng)?wù)?、勛章等種形式的文件及實(shí)物，是單位在各個(gè)歷史時(shí)期政績、榮譽(yù)、

3、資格的真實(shí)反映，成為單位檔案的重要組成部分。 </p><p>　　2、 榮譽(yù)檔案的管理 </p><p>　　2.1 榮譽(yù)檔案的歸檔制度 </p><p>　　榮譽(yù)檔案是檔案工作的組成部分，是一種特殊形式載體的檔案。為做好榮譽(yù)檔案的收集、整理，充分發(fā)揮其在生產(chǎn)建設(shè)和行政管理中的作用，必須制定榮譽(yù)檔案管理制度。在榮譽(yù)檔案制度中，應(yīng)明確榮譽(yù)檔案的歸檔范圍、歸檔要求、分

4、類方法、保管期限等。以便大家共同遵守 </p><p>　　榮譽(yù)檔案的歸檔范圍主要包括：單位在各項(xiàng)科研、技術(shù)及行政管理等活動(dòng)中獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等。但在榮譽(yù)檔案獲獎(jiǎng)?lì)悇e、等級(jí)范圍的劃定上，每個(gè)單位要根據(jù)自己的實(shí)際與需要來設(shè)置。 </p><p>　　2.2 榮譽(yù)檔案的歸檔要求 </p><p>　　所有以本單位的名義獲獎(jiǎng)的實(shí)物，均需進(jìn)行拍照或掃描

5、后，連同實(shí)體一起交檔案部門保管。當(dāng)人們利用實(shí)物檔案不需要借出實(shí)物時(shí)，可以隨時(shí)在網(wǎng)上瀏覽、需要下載、打印時(shí)，可走流程審批。 </p><p>　　值得注意的是，許多單位對(duì)現(xiàn)行有效且正在使用的各類證書，缺乏有效管理的措施。容易造成這些資質(zhì)證書的丟失。我單位的做法是，由辦公室指定專人保管；有新的替代，不再使用的各種證書原件，要求交檔案部門保存（除發(fā)證機(jī)關(guān)要求收回外）。對(duì)需要張掛、陳列的獎(jiǎng)牌、錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物，規(guī)定

6、應(yīng)先由檔案部門登記、編號(hào)，再由分管的職能部門指定專人負(fù)責(zé)保管；不需要張掛、陳列時(shí)，交回檔案部門保存。 </p><p>　　2.3榮譽(yù)檔案的類別劃分與等級(jí)劃分 </p><p>　　我院自1990年建立榮譽(yù)檔案至今，以擁有榮譽(yù)實(shí)物648件。我院在榮譽(yù)檔案獲獎(jiǎng)?lì)悇e上，設(shè)置有：勘察獎(jiǎng)、設(shè)計(jì)獎(jiǎng)、科研成果獎(jiǎng)、科技進(jìn)步獎(jiǎng)、技術(shù)創(chuàng)新獎(jiǎng)、重大貢獻(xiàn)獎(jiǎng)、優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)、大禹水利科技獎(jiǎng)、詹天佑獎(jiǎng)、歐維姆獎(jiǎng)、工程咨

7、詢成果獎(jiǎng)、QC小組獎(jiǎng)、誠信單位、文明單位、職工之家、先進(jìn)單位、先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人等。在等級(jí)的劃分上，分為：國家級(jí)、省部級(jí)、廳級(jí)、金獎(jiǎng)、銀獎(jiǎng)、銅獎(jiǎng)、特等獎(jiǎng)、一等獎(jiǎng)、二等獎(jiǎng)、三等獎(jiǎng)、表揚(yáng)、其他。這樣劃分后，對(duì)我們需要哪一類別或哪一等級(jí)榮譽(yù)檔案的檢索，都能順手拈來。 </p><p>　　2.4 榮譽(yù)檔案的編號(hào) </p><p>　　應(yīng)按榮譽(yù)檔案管理制度，對(duì)每一件收集歸檔的實(shí)物進(jìn)行分類、編號(hào)。使

8、榮譽(yù)檔案排列有序，便于檔案人員對(duì)榮譽(yù)檔案的存、取。檔號(hào)的位置一般標(biāo)識(shí)在榮譽(yù)檔案的下面（如形狀為獎(jiǎng)杯、工藝品類的），或者標(biāo)注在其背面（如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀類的），以免影響榮譽(yù)檔案外表的美觀。 </p><p>　　2.5 榮譽(yù)檔案的存放 </p><p>　　由于榮譽(yù)檔案的現(xiàn)狀多種多樣，凡榮譽(yù)檔案較多的企業(yè)，建議建立獨(dú)立的榮譽(yù)檔案庫房。榮譽(yù)檔案原則上應(yīng)存放在可視性強(qiáng)的柜、架上。不同類型的榮譽(yù)檔案如獎(jiǎng)

9、牌類、獎(jiǎng)杯類、錦旗類等可考慮分別存放，以保持外觀整體的齊整。存貯檔案用的柜、架，宜采用阻燃、耐腐蝕材料，以確保榮譽(yù)檔案的安全。 </p><p>　　單位開展創(chuàng)先評(píng)優(yōu)、企業(yè)榮譽(yù)展覽、或上級(jí)來企業(yè)視察和檢查工作時(shí)，常常需要展示榮譽(yù)檔案，造成榮譽(yù)檔案管理的難度，并有遺失的隱患。有條件的單位，可將展出品制作成復(fù)制品，以保護(hù)榮譽(yù)檔案原件的安全。 </p><p>　　如本單位曾建立了一個(gè)一、兩百平

10、方米的榮譽(yù)室，要求將院的部分重大獎(jiǎng)項(xiàng)榮譽(yù)檔案放進(jìn)去展出，我將其中50多件較重要的制成復(fù)制品（證書、獎(jiǎng)狀彩色復(fù)印后，購置紅色的獎(jiǎng)狀、證書夾襯托），放在榮譽(yù)室，后來只剩下5件，讓我吃驚不少。好在自己早有防備。 </p><p>　　2.6 榮譽(yù)檔案的利用。 </p><p>　　只有有效的管理，榮譽(yù)檔案才能得以充分利用。為充分利用榮譽(yù)檔案，可將榮譽(yù)檔案實(shí)行數(shù)字化后，在單位OA系統(tǒng)上設(shè)立專欄動(dòng)態(tài)

11、展示，以營造出學(xué)先進(jìn)、樹典型、比貢獻(xiàn)、揚(yáng)正氣的企業(yè)氛圍，教育和激勵(lì)干部職工立足崗位，做好本職工作，為企業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。 </p><p>　　3 新時(shí)期企業(yè)榮譽(yù)檔案管理信息化發(fā)展策略的思考 </p><p>　　3.1要有前期投入。首先，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，保障檔案管理工作健康發(fā)展。要舍得投入，為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理部門配置當(dāng)前信息化時(shí)期所需要的硬件設(shè)備，構(gòu)建完善的檔案信息管理

12、網(wǎng)絡(luò)，配置現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備與信息數(shù)據(jù)采集設(shè)備，例如掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、文字識(shí)別等軟硬件設(shè)備。其次，要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀的原則引進(jìn)檔案管理部門日常工作需要的檔案管理軟件，構(gòu)建系統(tǒng)性的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。 </p><p>　　3.2 拓展收集渠道。采取多種渠道，強(qiáng)化榮譽(yù)檔案信息資源建設(shè)。一是依據(jù)單位大事記收集榮譽(yù)檔案，按照有關(guān)要求進(jìn)行簡化整理、深化著錄工作，并將榮譽(yù)檔案拍成數(shù)碼照片，進(jìn)行榮譽(yù)檔案的信息儲(chǔ)備。二是利用報(bào)紙、單位主

13、頁等各種平臺(tái)，跟蹤掌握重大活動(dòng)、重要事件、重點(diǎn)工作的線索，及時(shí)收集相關(guān)報(bào)道、圖片及錄像等材料，進(jìn)行榮譽(yù)檔案的素材儲(chǔ)備。三是充分利用館（室）藏資源，查詢工作總結(jié)、工作要點(diǎn)及會(huì)議紀(jì)要等檔案資料，作為榮譽(yù)檔案的背景材料儲(chǔ)備。四是與各單位綜合部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通與交流，了解掌握歸檔單位重大活動(dòng)的動(dòng)態(tài)情況，以保證榮譽(yù)檔案信息的真實(shí)性和完整性。 </p><p><b>　　4、結(jié)語 </b>&l

14、t;/p><p>　　總而言之，榮譽(yù)檔案不僅具有記載榮譽(yù)、表揚(yáng)先進(jìn)、鼓舞士氣的功能，還是單位工程投標(biāo)、資質(zhì)申報(bào)、對(duì)外展示實(shí)力等的依據(jù)，加強(qiáng)榮譽(yù)檔案管理對(duì)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展具有不可忽視的作用。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)榮譽(yù)檔案的管理，對(duì)每年形成的榮譽(yù)檔案都要及時(shí)收集，規(guī)范整理，科學(xué)歸檔，安全保管，使其真正起到全面真實(shí)地反映本單位歷史面貌和發(fā)揮各種應(yīng)有法定效力的作用。 </p><p><b>