信息化社會下的檔案工作現(xiàn)代化問題芻議

1、<p>　　信息化社會下的檔案工作現(xiàn)代化問題芻議</p><p>　　摘 要：經(jīng)過20世紀中葉以來信息技術革命，在信息化、產(chǎn)業(yè)化、科技化的今天，面對檔案的數(shù)量和載體、社會需求方式等方面的變化，以及學科知識間的相滲與互融，檔案部門作為社會信息業(yè)的組成部分，推行工作的現(xiàn)代化，勢必成為檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢。要想推進現(xiàn)代化進程，需要在傳統(tǒng)的技術方法基礎上，逐步加強對檔案現(xiàn)代化管理技術和方法的研究，注重提

2、高檔案工作人員的文化素質和技術水平，以盡量少的人力、物力、財力消耗，實現(xiàn)資源的最大優(yōu)化。 </p><p>　　關鍵詞：檔案；現(xiàn)代化；信息化；技術 </p><p>　　中圖分類號：G276 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）21-0229-03 </p><p>　　我國自20世紀二三十年代開展檔案學研究以來，對檔案的定義展開了不斷探討，形成

3、了不同的表述。一般來說，檔案是“國家結構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其各種形式的原始記錄”[1]3。可以簡單表述為：檔案是原始的歷史記錄。檔案作為一種匯聚大量知識、囊含豐富信息的重要信息資源，一方面具有優(yōu)于其他信息資料的本源性、可靠性等特點，同時又由于它的原始性及內(nèi)向性等特點，使檔案信息知識的傳播功效和系統(tǒng)程度劣于其他信息資料。因此在全球化、信息化的21世紀，應將檔案工作作為一套信息系統(tǒng)工程來進行組織

4、，這需要在掌握檔案信息特點的基礎上，采取相應的合理管理措施，以期發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，彌補其局限，從而強化檔案信息資源的功能和優(yōu)勢。 </p><p>　　一、檔案工作現(xiàn)代化的動因及意義 </p><p>　　檔案工作現(xiàn)代化作為一個歷史概念，在不同社會條件、不同歷史時期中有相應的不同標準。一般來說檔案工作現(xiàn)代化，“就是應用現(xiàn)代科學技術特別是電子計算機技術為核心的信息化處理技術，采用科學的

5、檔案管理體制和管理方法，開發(fā)檔案信息資源，向社會各界提供高質量、高效率的檔案服務”[1]306。我國目前要實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，需要著眼于檔案的工作技術與設備現(xiàn)代化、管理機構布局與館藏結構合理化、信息服務的社會化和檔案工作組織管理科學化。 </p><p>　　20世紀中葉以來，在世界范圍內(nèi)興起了一場新的技術革命浪潮。這場新技術革命的主導和核心是電子計算機技術為標志的信息革命，而信息革命通常是指人類處理信息的方式、

6、媒介方面的革命。在這場技術革命中，電子計算機扮演了重要角色，尤其是其中的智力功能，在數(shù)量和質量上都大大提高了人類處理信息的能力。這場正在發(fā)展的新技術革命，為檔案工作現(xiàn)代化準備了物質條件，提供了技術支持。這場世界性的信息技術革命浪潮對社會生活各個方面都造成了沖擊，面對信息化與技術化，檔案工作的現(xiàn)代化，勢必成為檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢，具體表現(xiàn)在： </p><p>　?。ㄒ唬n案數(shù)量和載體等方面的變化，迫使檔案

7、管理方式和工作方式走向現(xiàn)代化，而信息革命為檔案工作方式和手段的變革準備了條件 </p><p>　　隨著科技的發(fā)展，檔案館藏量急劇增加，檔案載體、記錄方式呈現(xiàn)多樣化，在技術革命的推動下，目前電子計算機、微縮照相和靜電復印設備等已開始步入檔案館大門，越來越多的社會活動記錄不再采用傳統(tǒng)的紙張形態(tài)，紙質檔案不再是唯一的存貯載體，而是以聲像型、機讀型、縮微型等新型記錄方式存在，這些新型載體體積小、存儲量大，聲像并茂、利于

8、解決檔案量的急劇增加問題，而這些新興檔案文件需要特定的保管條件、手段、技術和現(xiàn)代化的管理方式。 </p><p>　?。ǘ┥鐣枨蠓绞降淖兓?，需要檔案的系統(tǒng)性與時效性發(fā)展 </p><p>　　在信息革命中，檔案工作已經(jīng)納入了信息系統(tǒng)工程的大結構之中。新技術革命在強化社會的信息意識的同時也強化了社會的檔案意識。檔案在目前已經(jīng)被廣泛運用于為國家、各單位的政治、經(jīng)濟、文化等各方面服務。不僅專

9、家、學者、政工人員利用檔案，社會各行各業(yè)、各種身份的人都利用檔案。因為某一專題、地區(qū)的全部檔案，有時分散在不同全宗以至不同檔案館、檔案室內(nèi)，需要進行館際利用，而且利用者不再滿足模糊地提供檔案信息的方式，而是要求及時、準確地獲取所需信息，這些都要求檔案的服務方式和檢索能力更加高效、開放，走現(xiàn)代化之路，加速檔案工作適應社會發(fā)展要求的步伐。社會各方面對檔案工作提出的新型、高層次、多樣化的服務要求，增強了檔案工作現(xiàn)代化的緊迫感。 </p&

10、gt;<p>　?。ㄈ┈F(xiàn)代各門學科知識間的相滲與互融趨勢日益加強 </p><p>　　檔案學與相關圖書館學、情報學等相互滲透，對自然科學、技術科學內(nèi)容有更多的汲取，已逐漸形成檔案、文書、圖書、資料、情報等文獻信息一體化趨勢。面對國內(nèi)外出現(xiàn)要求“資源共享”的新趨向，檔案學應根據(jù)自身特點適當?shù)匚D書館學、情報學、信息論、系統(tǒng)論等相關學科的有關內(nèi)容及其最新成果，促進檔案研究的更好更快發(fā)展。宏觀上融合

11、其他相關學科知識的同時，在原有分支學科的基礎上，微觀上逐步發(fā)展檔案學原理、檔案史料學、檔案情報學、檔案統(tǒng)計學、檔案學史、檔案文獻編纂史、檔案微縮復制技術、檔案修復技術、檔案現(xiàn)代化管理，以及各種專門檔案管理等新的分支學科，進一步完善檔案學科學體系，使其在科學性、系統(tǒng)性上有較大較快的發(fā)展和提高，理論更加精深與成熟。 </p><p>　　二、實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的措施 </p><p>　　如上

12、所述，檔案工作現(xiàn)代化既以新的技術革命興起為背景和前提，又是其結出的碩果之一。實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，實際上是一場以技術革命為中心的全面改革，涉及檔案工作各方面的改革與調(diào)適，是一項長遠而復雜的綜合性系統(tǒng)工程，我們應當從我國檔案工作的實際情況出發(fā)，研究戰(zhàn)略與對策，制定發(fā)展規(guī)劃，將改革貫穿于為實現(xiàn)現(xiàn)代化而努力的全過程中，不能急于求成、一蹴而就。 </p><p>　?。ㄒ唬┏浞掷矛F(xiàn)代化技術 </p><

13、;p>　　1.運用電子計算機實現(xiàn)檔案管理的自動化。計算機既有高效率的信息處理功能，能以極快的速度對數(shù)據(jù)進行讀入、存儲和輸出，并做出邏輯推理和判斷，進行檔案的自動檢索、編目、庫房管理情況、各種數(shù)字統(tǒng)計、檔案文獻的編研出版等諸方面，進行數(shù)據(jù)庫建設。在對檔案館的館藏量、檔案提供利用量及利用率，檔案的整理、編目、鑒定、檢索、編研，檔案工作的人員、設備、經(jīng)費等諸方面進行分析、統(tǒng)計，以獲得各種準確的、真實可靠的數(shù)據(jù)，為進一步進行科學分析研究打