淺談如何加強高校檔案管理

1、<p>　　淺談如何加強高校檔案管理</p><p>　　摘要：在高校的管理工作中，人事檔案的管理是其中不可分的一部分，要想做好人事管理和使用就必須做好人事檔案的管理。本文主要根據(jù)當(dāng)前高校人事檔案的工作情況，深入探討人事檔案管理中存在的問題，秉承科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的要求，對高校的人事檔案管理提出具體的管理對策。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：高校 人事檔案 管理措施 <

2、/p><p>　　高校干部的人事檔案管理詳細記載了他們的個人經(jīng)歷以及表現(xiàn)等情況，真實地記錄了他們在思想品德、個人才干、知識等方面的表現(xiàn)。要想做好干部工作，那么不但要深入而全面地了解、認識干部，還要正確地運用他們的才能，這對干部的工作效率和工作質(zhì)量有著直接的影響。由于我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，怎樣發(fā)揮職能，做好人事檔案管理工作，使其為高校干部的檔案管理、人事工作服好務(wù)，是值得所有高校檔案管理者思考的問題。 </p&

3、gt;<p>　　1 原始檔案材料的重要作用 </p><p>　　檔案的特點是能夠提供所有證明資料的初始材料，有著自身的權(quán)威性以及法律效應(yīng)，檔案材料的形成都具有獨一性，如果被損壞，就沒辦法彌補了。當(dāng)下，高校的人事檔案管理都是利用計算機網(wǎng)絡(luò)來進行管理，但是作為原始檔案材料的紙質(zhì)檔案還是具有不可替代性，不管是什么時候，作為原始材料的紙質(zhì)檔案還是具有比電子檔案更加重要的意義。檔案工作的開始來源于對原始材

4、料的收集，工作質(zhì)量的好壞對檔案工作的其他環(huán)節(jié)有著很大的影響，因此，在檔案管理工作中，原始檔案材料的管理作用不可忽視。原始檔案中，干部人事檔案作用重大，在國家機構(gòu)和社會組織的人事管理工作中，干部人事檔案真實地記錄了人才的社會經(jīng)歷和才能品德以及工作情況，并且是以文字、表格等形式形成的供單位查備的原始記錄。人事檔案的出現(xiàn)是高校人事管理工作在實踐中的產(chǎn)物，服務(wù)于高校人事管理工作。在高校的人事檔案管理中，高校干部人事檔案責(zé)任重大，它能夠向?qū)W校提供

5、部門改革、人事改革、人才使用所需的人事信息，并為教職工的檔案工作記錄、職稱評定、干部任免等工作提供全面的服務(wù)。 </p><p>　　2 高校人事檔案管理存在的問題 </p><p>　　干部檔案真實地反映了學(xué)校人才的各方面情況，是高校的寶貴財富，在高校的人事管理工作中有著極其重要的作用，當(dāng)前人事檔案管理因為政策、技術(shù)以及制度等方面的問題，還有著諸多的不足，這對高校人事檔案的發(fā)展不利。 &

6、lt;/p><p>　　2.1 人事檔案管理認識不足 高校對檔案的重視以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與思想意識決定了人事檔案管理工作質(zhì)量的好壞。人事檔案管理人員的計算機網(wǎng)絡(luò)水平還不夠?qū)I(yè)，專業(yè)管理知識不夠精通，這不符合當(dāng)下高校的改革發(fā)展。高校中不少教職工對人事檔案的歸檔問題和管理理念缺少深刻的認識，應(yīng)該及時歸檔的材料沒有及時交給檔案管理部門，由此形成人事檔案歸檔不完整，既和學(xué)校的管理機制不符合，又不利于以后管理工作的開展

7、。 </p><p>　　2.2 人事檔案材料內(nèi)容不完善 目前，高校人事檔案管理中一個非常明顯的問題就是難以準確地保障干部檔案材料的完整性。在干部的人事檔案材料里面，不少內(nèi)容都是由本人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員手工填寫，例如個人基本資料、工作情況、政治面貌、家庭狀況等等。這就容易導(dǎo)致很多的干部人事檔案會出現(xiàn)與實際工作情況不相符合的問題，存在不少錯誤。例如，有的人出生時間與實際檔案材料記錄存在差別，這就阻礙了干部人事管理工作；

8、另外，干部的工作情況、工作時間、薪資待遇在檔案中的記載和實際也有出入。 </p><p>　　2.3 人事檔案材料收集工作不規(guī)范 因為種種原因，高校的人事檔案的形成者將其保管的材料交由檔案收集者，造成檔案在收集過程中出現(xiàn)了不規(guī)范、不完整的問題。有的檔案收集者只將精力放在人事部門以及組織部門，但是很多能反映個人情況的有價值資料卻沒有被收集起來。有的人事檔案掌握在教務(wù)處、科研處，或者其他的部門、個人手中，對人事檔案的

9、完整管理工作不利，也降低了檔案的使用價值。 </p><p>　　2.4 人事檔案材料內(nèi)容不規(guī)范 對于高校來說，人事檔案收集歸檔而成的材料要真實而完整，字跡清晰、手續(xù)完整，干部檔案的歸檔必須要有組織的審查、簽字、蓋章。實際上，高校的人事檔案材料中，有的缺少蓋章，有的缺少簽字，有的字跡不規(guī)范，這是一個普遍存在的問題。特別是一些新來的教職工，他們的檔案內(nèi)容形形色色。例如，一些履歷表沒有填寫日子，也沒有本人簽字，有的甚

10、至也沒有組織審查意見及公章，有的考核表也有這樣的問題，還有一些檔案材料字跡混亂。這些存在諸多問題的不合格檔案材料給檔案管理工作者帶來了很多麻煩，讓高校的檔案管理難度增加了，還使得檔案的完整性得不到保障。 </p><p>　　2.5 人事檔案管理方法沒有與時俱進 一些高校的人事檔案管理還經(jīng)常是手工操作。有的高校的人事檔案管理還在使用原始的管理手段，用手工檢索，人工管理讓管理員增加了工作量，降低了效率，準確性不高。

11、有的高校雖然使用計算機網(wǎng)絡(luò)進行人事檔案管理，但是由于對這種現(xiàn)代化的管理方式了解不透徹，也制約了檔案管理工作的發(fā)展。 </p><p>　　3 如何加強高校人事檔案管理工作 </p><p>　　3.1 完善高校檔案人才管理隊伍 高校要運用完善的人才管理、培訓(xùn)制度來提高檔案人事管理隊伍的建設(shè)。由于人事檔案管理工作的專業(yè)要求、技術(shù)要求高，政策性強，所以檔案管理者在人事檔案管理工作中的作用非常大

12、。因此，高校要對人事檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)、思想政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)進行培訓(xùn)，更好地加強人事檔案工作質(zhì)量。提高高校人事檔案管理工作質(zhì)量就需要有一支高素質(zhì)的隊伍作為保障。 </p><p>　　3.1.1 提高政治素養(yǎng)。高校始終要全面貫徹和落實人事檔案管理工作中的檔案隊伍政治素質(zhì)建設(shè)。高校應(yīng)該加強檔案管理者的“三個代表”重要思想的學(xué)習(xí)，讓他們具備較強的責(zé)任感、嚴格的紀律意識，全心全意為高校人事檔案管理工作服好務(wù)。檔

13、案管理者要認真學(xué)習(xí)《干部檔案工作條例》，并在工作中認真執(zhí)行，遵守《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定。 </p><p>　　3.1.2 提高檔案管理者的文化、專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展十分迅速，因而人事檔案的管理要求也在不斷提高。以往的紙質(zhì)檔案管理正逐漸過渡到紙質(zhì)檔案、電子檔案并重的新工作局面上。這就需要高校人事檔案管理工作者必須與時俱進，努力加強業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，不斷更新知識體系，豐富知識儲備，由此提高業(yè)務(wù)素

14、質(zhì)，目的是為了在不斷復(fù)雜而現(xiàn)代化的業(yè)務(wù)工作中加強人事檔案管理。 　　3.1.3 高校要不斷加強檔案管理者的工作作風(fēng)以及職業(yè)道德培養(yǎng)。檔案管理者要對人事檔案管理的重要認識有深入的了解，在日常檔案管理工作中秉承腳踏實地、科學(xué)嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，對檔案管理工作負責(zé)，對高校教職工負責(zé)。人事檔案工作具有很強的服務(wù)性，高校人事檔案管理既要做好組織、人事部門的檔案服務(wù)工作，還要服務(wù)于高校的教學(xué)科研等工作。因此，檔案管理者應(yīng)該樹立起正確的服務(wù)意識，在工作

15、中勤勤懇懇，要愛崗敬業(yè)。 </p><p>　　3.2 通過檔案工作宣傳來強化高校的教職工檔案管理意識 高校人事檔案工作質(zhì)量的優(yōu)劣受多方面因素的影響，既有檔案管理的思想素質(zhì)因素，也有高校教職工對人事檔案的重視程度的因素。有些高校對教學(xué)、管理工作很重視，對人事檔案管理工作卻疏忽了。部分提供材料的部門沒有及時將完整的人事檔案交由人事檔案管理部門，或者部分教職工沒有重視自己的人事檔案材料，需要提供的材料沒有及時提供，使

16、得人事檔案資料不完善，造成了人事檔案材料既不全面也不準確。所以，高校必須要加強《檔案法》、《干部檔案工作條例》等相關(guān)的檔案法律法規(guī)的宣傳工作，讓全校教職工深入了解我國的人事檔案管理政策、制度，從而讓人事檔案的管理更加規(guī)范化，通過法制教育、正規(guī)宣傳來規(guī)范高校人事檔案管理工作。 </p><p>　　3.3 規(guī)范人事檔案材料的形成工作 高校要想為自身的人事工作提供可靠而詳細的決策依據(jù)，就需要不斷地規(guī)范檔案材料的收集、

17、整理、鑒別、歸檔工作。人事檔案得以存在的基礎(chǔ)就是檔案材料的收集和完善，高校的基礎(chǔ)部門是高校人事檔案材料形成的地方，因此需要做好兩方面的工作： </p><p>　　3.3.1 提升高校部門的檔案意識。高校要從思想上格外重視人事檔案管理工作，要求各部門在工作中必須要重視檔案管理工作，必須擺脫口頭上重視，行動上忽視的不良現(xiàn)象。 </p><p>　　3.3.2 嚴格把好人事檔案材料收集的質(zhì)量關(guān)

18、。高校應(yīng)該積極組織人事部門認真把關(guān)收集來的檔案材料，特別是要嚴格審查和把關(guān)個人檔案填寫的完整性和真實性，要有本人的簽字，在簽字之后，相關(guān)的部門必須仔細審查，對符合規(guī)定的檔案材料加蓋公章，然后才可以歸檔。要是本人沒有親自簽字，那么就需要相關(guān)部門寫明原因，然后蓋章歸檔。如果檔案材料的字跡混亂、不規(guī)范，就要將其退回給本人并讓他重新填寫清楚，直到符合要求以后才可以歸檔。高校要從根本上解決歸檔不完整、不符合要求的檔案材料歸檔問題，只有簽字蓋章以后

19、才可以歸入干部檔案的管理中。 </p><p><b>　　參考文獻： </b></p><p>　　[1]巫華聰.完善學(xué)校檔案管理工作，提高創(chuàng)新意識[J].中國科技創(chuàng)新導(dǎo)刊，2011（2）. </p><p>　　[2]王馨苑.高校人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].網(wǎng)絡(luò)財富，2009（11）. </p><p>