探析辦公自動化中的文書檔案管理工作

1、<p>　　探析辦公自動化中的文書檔案管理工作</p><p>　　摘 要：現(xiàn)代社會發(fā)展大環(huán)境下，經(jīng)濟(jì)與科技飛速發(fā)展，文書檔案作為重要的史料，在社會發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，因此加強(qiáng)文書檔案管理是一項重要工作內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足社會發(fā)展進(jìn)步下的檔案管理需求，為提高文書檔案管理的有效性，應(yīng)當(dāng)對辦公自動化進(jìn)行合理應(yīng)用，以切實提高文書檔案管理效率和質(zhì)量。本文基于辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用

2、情況進(jìn)行簡要分析，并提出可行的運用策略，僅供相關(guān)人員參考。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：文書檔案 管理 辦公自動化 應(yīng)用 </p><p>　　文書檔案管理是一項復(fù)雜的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理模式下耗費了大量的人力資源，并且檔案管理效果并不理想，往往出現(xiàn)差錯，嚴(yán)重影響辦公效率。而辦公自動化在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，實現(xiàn)了人力資源的優(yōu)化配置，在一定程度上提高了文書檔案管理工作效率，但相關(guān)工

3、作實踐表明，辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用也存在一定不足，此種情況下，加大力度探討文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用具有一定重要性和必要性。 </p><p>　　1、 辦公自動化應(yīng)用于文書檔案管理中的優(yōu)勢 </p><p>　　1.1能夠有效的提高辦公效率 </p><p>　　采用辦公自動化系統(tǒng)后，由于計算機(jī)對于文字信息的處理能力十分強(qiáng)大，文書檔案管理工作在計算機(jī)的

4、幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類、統(tǒng)計也就變得簡單易行，辦公效率也得到了極大的提高。 </p><p>　　1.2能夠確保相關(guān)文件的穩(wěn)定性 </p><p>　　相對于紙質(zhì)檔案而言，電子文件檔案材料能夠保存的時間更長。紙張的壽命都是相對的，而且還受到外部客觀環(huán)境的影響，一旦紙張受損，紙質(zhì)檔案相關(guān)文字信息丟失，將帶來不可挽回的損失。但是電子文件檔案材料則不同，可以選用的載體

5、豐富多樣，包括VCD、DVD、U盤、移動硬盤等等。而這些載體的優(yōu)越性顯著，使得保存資料不僅不易損壞，而且方便閱讀，查看，穩(wěn)定性顯著。 </p><p>　　1.3有利于信息資源共享與交流 </p><p>　　在原始文書檔案管理中，大量的文書檔案都被手工操作者置入文件柜中，不僅不方便查閱，造成查找困難，使得資源共享與交流困難，而大量的文件儲存柜存放文件，也一定程度上造成了資金的浪費。運動辦

6、公自動化系統(tǒng)后，文書檔案管理也變得更加體系化，不再受到空間的限制，而且通過便捷的互聯(lián)網(wǎng)，文書檔案的查詢也變得簡單、快捷，大大的提高了資源的利用率，有利于資源的共享與交流。 </p><p>　　2、 辦公自動化應(yīng)用于文書檔案管理中的不足 </p><p>　　2.1電子文件保密性變?nèi)?</p><p>　　電子文化和紙質(zhì)文件最大的區(qū)別在于，電子文件沒有了固定的形式，

7、易于變化，即便是被修改后，也可以不留下痕跡。而紙質(zhì)文件則是一旦被修改，痕跡十分明顯。因此在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質(zhì)文件，電子文件還使得一些需要被高度保密的文件保密性變?nèi)?，這樣不利于文件信息的安全管理。目前雖然有一些相關(guān)的技術(shù)能夠防止他人在“原稿”上增、刪、改，對原文進(jìn)行偽造等，但是沒法有效地鑒定文件的原稿。它不像紙質(zhì)稿可以通過印章或署名進(jìn)行判斷。這些都是電子文化在保密性方面遭受的嚴(yán)峻的考驗，電子文化的保密性存在隱患。 &l

8、t;/p><p>　　2.2對文書檔案管理人員的要求高 </p><p>　　辦公自動化系統(tǒng)在文書檔案管理中的運用，就需要加強(qiáng)文書檔案管理工作人員的素質(zhì)要求。僅僅懂得相關(guān)檔案管理的理論、方法和技術(shù)是不夠的，還需要有過硬的電子計算機(jī)技術(shù)水平。因此文書檔案管理工作人員不僅需要達(dá)到一定的知識層次，還需要掌握一定的現(xiàn)代高技術(shù)，擁有處理相關(guān)問題的綜合能力。當(dāng)前大部分檔案管理人員的技術(shù)水平不夠，相關(guān)理論知

9、識跟不上，在辦公自動化設(shè)備的使用上缺乏一定的主動性，不利于檔案信息管理的電子化。 </p><p>　　3 、文書檔案管理中辦公自動化的應(yīng)用策略 </p><p>　　3.1規(guī)范文書檔案管理體制 </p><p>　　為確保辦公自動化在文書檔案管理中的實際應(yīng)用價值得到最大程度的發(fā)揮，應(yīng)當(dāng)結(jié)合文書檔案管理的實際情況，規(guī)范文書檔案管理制度，為辦公自動化的應(yīng)用以及文書檔案

10、管理工作的順利開展提供可靠的制度支持。當(dāng)前大部分單位在文書檔案管理工作中主要采取分部門管理的方式，此種情況下部門之間的交流有限，導(dǎo)致文書檔案管理工作的協(xié)調(diào)性不足，嚴(yán)重影響文書檔案統(tǒng)一化管理的順利實現(xiàn)。因此在文書檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)對管理體制加以規(guī)范，實現(xiàn)文書與檔案的統(tǒng)一規(guī)劃與管理，從而全面提高文書檔案管理質(zhì)量和效率。 </p><p>　　3.2加強(qiáng)硬件建設(shè) </p><p>　　在文書檔案

11、管理工作中，為促進(jìn)辦公自動化的合理應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)基于計算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)硬件建設(shè)，改善硬件環(huán)境，為文書檔案現(xiàn)代化管理提供可靠的技術(shù)支持。也就是說，應(yīng)當(dāng)促進(jìn)文書檔案管理技術(shù)手段和設(shè)備的先進(jìn)化合現(xiàn)代化，對現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行合理應(yīng)用，保證文書檔案管理工作的高效開展。 </p><p>　　3.3制定業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn) </p><p>　　在明確文書檔案管理制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作實際情況，制定規(guī)范化的

12、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，對文書檔案管理工作中文件的處理、歸檔以及電子文件格式等相關(guān)操作程序進(jìn)行規(guī)范，促進(jìn)文書檔案管理工作的順利規(guī)范開展，全面提高文書檔案管理工作中辦公自動化的應(yīng)用效率。 </p><p>　　3.4實現(xiàn)檔案工作人員專業(yè)化與現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合 </p><p>　　文書檔案管理的辦公自動化的實現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循人的主體地位，并積極運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開展文書檔案管理工作，堅持與時俱進(jìn)，準(zhǔn)確把握

13、社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢，基于傳統(tǒng)檔案管理理論、原則及技術(shù)的基礎(chǔ)上，將其與現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)進(jìn)行協(xié)調(diào)配合，促進(jìn)專業(yè)化與現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合，從而全面提高文書檔案管理工作質(zhì)量。 </p><p><b>　　4 、結(jié)束語 </b></p><p>　　總而言之，辦公自動化在文書檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，能夠?qū)崿F(xiàn)人力物力資源的優(yōu)化配置，提高文書檔案管理工作效率，提高工

14、作質(zhì)量，并合理控制文書檔案管理資金，推進(jìn)文書檔案管理工作的高效開展。因此在文書檔案管理工作中應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案工作實際情況，制定規(guī)范化的文書檔案管理體制，明確相關(guān)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，實現(xiàn)檔案工作人員專業(yè)化與現(xiàn)代化的有機(jī)融合，推進(jìn)文書檔案管理工作的不斷進(jìn)步。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p&g