如何做好實物檔案的收集與管理

1、<p>　　如何做好實物檔案的收集與管理</p><p>　　實物檔案是企業(yè)檔案一個不可或缺的類別，但多年來其的重視程度較之其他門類的檔案，相對來說是比較薄弱的，作者試從目前現(xiàn)狀、加強管理兩個方面對如何做好實物檔案的管理工作，提出了自己的見解。 </p><p>　　實物檔案是指記錄和反映各企事業(yè)單位、團體組織在生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、管理等各項工作活動過程中形成的獎杯、獎狀、獎牌、證

2、書、旌旗等，以有形的物體作為檔案載體來說明客觀事實，證明歷史事件的發(fā)生、發(fā)展和變化過程，并經(jīng)歸檔保存的有價值的物體，具有形體直觀、形狀多樣特點，不但具有較高的查考利用價值，而且具有良好的宣傳教育功能，是文書檔案的重要補充。由于目前國家還沒有統(tǒng)一的實物檔案管理標準，且實物檔案又種類繁多，載體形態(tài)各異，與紙質(zhì)檔案、聲像檔案等截然不同，因此造成了實物檔案管理的多樣化，給檔案部門實際的保管工作帶來一系列新挑戰(zhàn)。本文試以本企業(yè)實物檔案管理的實際情

3、況，結(jié)合筆者自己的親身工作經(jīng)歷和對實物檔案管理的理解，探討如何做好企業(yè)實物檔案的歸檔與管理。 </p><p>　　企業(yè)實物檔案的管理狀況 </p><p>　　現(xiàn)在許多企業(yè)對實物檔案的重要性有了一定的認識，并對實物檔案管理作出了具體規(guī)定。但在實施過程中反映企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的實物檔案并沒有得到全面收集，流失缺口大，所收集到的實物檔案在管理上沒有真正意義上的到位，致使庫存的實物檔案不能全面反應(yīng)

4、實物檔案的價值存在，實物檔案服務(wù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的作用有限 </p><p>　?。ㄒ唬嵨餀n案歸檔意識不強，管理狀況明顯滯后于其它類別的檔案。由于人們對實物檔案的重要性不甚了解，缺乏應(yīng)有的歸檔意識，致使許多有保存價值的實物散落在各個部門，有的甚至丟失或損毀，嚴重影響了實物檔案的齊全完整，給綜合利用留下一定的空白點。實物檔案由于其產(chǎn)生時間的不確定，難以形成規(guī)律性，具有相對的不可預(yù)見性。加之實物檔案形成部門歸檔意識較為

5、薄弱，相關(guān)規(guī)章制度不健全，信息渠道相對不暢通，直接導(dǎo)致實物檔案延時歸檔，使其收集范圍的齊全與完整難以有效保障。 </p><p>　?。ǘ嵨餀n案的價值體現(xiàn)不足，利用效果不明顯。由于實物檔案的利用部門相對集中，多數(shù)人不了解甚至還不知道有這樣一類檔案，所以實物檔案的利用率較其他檔案來說相對就偏低一些，其有效價值也未能充分體現(xiàn)出來，實物檔案的歷史記錄性、憑證作用也沒有真正發(fā)揮出來。 </p><

6、p>　?。ㄈ嵨餀n案的保管條件不符合要求，庫房容量嚴重不足。由于實物檔案不同于其它類別的檔案，它主要由獎牌、獎狀、獎杯、證書、錦旗等形態(tài)各異、大小不同的實物組成，是不能出現(xiàn)疊加堆放或擠壓碰撞等情況的。由于一些單位對實物檔案管理不夠重視，沒有專門的庫房去存放，因此造成收集來的實物檔案難以按管理標準擺放，嚴重影響了實物檔案管理與利用。 </p><p>　　加強實物檔案的收集與管理 </p>&

7、lt;p>　　從實物檔案的管理現(xiàn)狀分析可以看到企業(yè)實物檔案存在的諸多問題，阻礙了實物檔案管理水平的提升，嚴重限制了實物檔案價值體現(xiàn)。企業(yè)只有下大氣力不斷加強實物檔案的收集與管理，使實物檔案工作逐步步入制度化、規(guī)范化的建設(shè)軌道，才能更好地體現(xiàn)實物檔案的查考價值。 </p><p>　?。ㄒ唬┘訌娛占ぷ?，提高全員歸檔意識。建立健全企業(yè)的實物檔案管理制度，把實物檔案明確納入收集范圍，加強與相關(guān)單位的溝通，及時了

8、解可能產(chǎn)生實物檔案的有關(guān)動向，積極采取年度收集與隨時收集相結(jié)合的方法，允許獲獎單位臨時擺放，但要定期移交到檔案管理部門。檔案管理部門要認真做好實物檔案的管理工作，增強工作的主動性和責(zé)任心，加強宣傳力度，全方位提高員工的歸檔意識，以確保實物檔案能夠及時完整的收集歸檔。 </p><p>　?。ǘ┩卣估猛緩?，體現(xiàn)檔案價值。做好實物檔案的利用工作不僅可以發(fā)揮檔案的原始記錄性作用，還可以通過實物檔案的展示，充分體現(xiàn)處

9、實物檔案與企業(yè)文化之間的密切關(guān)系。在滿足實物檔案正常的利用需求外，還可以結(jié)合本單位的實際情況舉辦專題性展覽，有條件的單位還可以建立企業(yè)榮譽展廳。檔案部門也可以充分利用多媒體技術(shù)與實物相結(jié)合的途徑，以播放、展覽等多種方式來宣傳、展示反映企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所取得的重大成果，為企業(yè)員工提供一個全面了解企業(yè)的動態(tài)平臺，從不同的方面、角度彰顯企業(yè)的實力。 </p><p>　?。ㄈ┘訌妿旆抗芾?，確保實物檔案的安全與完整

10、。實物檔案由于種類的不同，其體積、形態(tài)各異，其庫房管理也應(yīng)具有一定的針對性。對已歸檔的實物檔案要按照其內(nèi)容、性質(zhì)及實物的形態(tài)等進行分類整理，并做好實物檔案的著錄及檔號的編制工作。實物檔案的庫房要嚴格按檔案保管的“八防”要求去做，并根據(jù)保管載體的不同，設(shè)置與其對應(yīng)的保管條件，以適應(yīng)庫內(nèi)實物檔案的保存需求。在定制庫房柜架時應(yīng)根據(jù)庫房的實際空間并結(jié)合實物檔案的特點，采用不同的存放柜架來存放實物檔案，確保實物檔案安全保管，合理存放，便捷利用。對

11、企業(yè)獲得的榮譽類實物檔案可視利用率的高低分別擺放于不同的架位，有條件的企業(yè)還可以將實物檔案通過拍攝的手段將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，以便于快捷方便的提供借閱和利用。 </p><p>　　綜上所述實物檔案的特點是能夠比較直觀、鮮明的反映出在某個特定階段的工作過程中取得的成果，與其它類別的檔案共同記錄了一個企事業(yè)單位或個人的發(fā)展軌跡。實物檔案收集的難點是散與亂，加強全員歸檔意識是做好收集工作的關(guān)鍵，與相關(guān)單位的溝通交流是做