電子商務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) - 檔案館

1、電子文件上傳,1.單個(gè)電子文件上傳2.多個(gè)電子文件上傳,,單個(gè)電子文件上傳,1.1 進(jìn)入電子文件上傳頁面一、進(jìn)入“檔案文件信息管理”頁面，可見“全文”圖標(biāo)（如下圖紅框所示）,,,單個(gè)電子文件上傳,1.1 進(jìn)入電子文件上傳頁面二、在需要添加電子檔案的文件右邊，點(diǎn)擊“全文”圖標(biāo)即可進(jìn)入電子文件上傳頁面。也可以在“編輯文件”頁面下直接點(diǎn)擊“輸入員”右側(cè)的“全文”按鈕,,,單個(gè)電子文件上傳,1.1 進(jìn)入電子文件上傳頁面三、點(diǎn)擊“全文”圖

2、標(biāo)進(jìn)入電子文件上傳頁面,,,單個(gè)電子文件上傳,1.2 電子文件上傳,,電子文件上傳頁面分別支持用戶實(shí)現(xiàn)案卷或文件全文提要信息的錄入和附件包括電子文件全文的上載。,,單個(gè)電子文件上傳,1.2 電子文件上傳一、全文提要信息錄入 用戶可以在頁面上部的文本框中錄入案卷或文件全文的提要信息。如：在下圖我們錄入了案卷或文件責(zé)任者的個(gè)人信息作為其提要內(nèi)容。同時(shí)，也可以將其它文本的內(nèi)容粘貼上去。錄入完成后，務(wù)必用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊下方的“保存”按

3、鈕，出現(xiàn)對話框，點(diǎn)擊“確定”，完成錄入。,,,,單個(gè)電子文件上傳,1.2 電子文件上傳二、單個(gè)附件的上傳 在電子文件上傳頁面點(diǎn)擊中下側(cè)的“瀏覽”按鈕，用戶可以查找本地計(jì)算機(jī)以及局域網(wǎng)上所要上載的電子文件,,,單個(gè)電子文件上傳,1.2 電子文件上傳二、單個(gè)附件上傳 （例子）上載文檔為本地計(jì)算機(jī)E盤下的“江蘇師范大學(xué)檔案館文件.doc”，設(shè)置“上傳方式”為“上傳整個(gè)文件”；“提取全文”為“將附件內(nèi)容追加到全文”，點(diǎn)擊

4、“上傳”按鈕。 （如有多個(gè)附件，參考批量上傳方法，也可以分別單個(gè)上傳）,,,單個(gè)電子文件上傳,1.2 電子文件上傳二、單個(gè)附件上傳 如果上傳的電子文件不是PDF格式，上傳完畢后點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換”,,點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換”后，出現(xiàn)下圖,,單個(gè)電子文件上傳,1.2 電子文件上傳二、單個(gè)附件上傳 等待幾十秒時(shí)間（如果電子文件比較大，等待時(shí)間要長一些），點(diǎn)“刷新”按鈕，待“轉(zhuǎn)換中”變?yōu)椤耙艳D(zhuǎn)換”，即已將文件格式轉(zhuǎn)換為PDF格式。,,,電

5、子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳一、進(jìn)入檔案文件信息管理頁面，點(diǎn)擊“全文” 。,,,電子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳 二、點(diǎn)擊“電子文件上傳”,,,電子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳三、彈出“電子文件批量告訴上傳”界面,,,電子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳四、點(diǎn)擊下圖左上部的▼下拉菜單，選擇電子文

6、件所在磁盤文件夾（如下圖）。,,,電子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳五、點(diǎn)鼠標(biāo)左鍵選中2012年檔案年檢自查報(bào)告（2012年檔案年檢自查報(bào)告、附件1 xxxxx和附件2 xxxxx批量上傳），如下圖,,,電子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳六、把鼠標(biāo)光標(biāo)放在選中的“2012年檔案年檢自查報(bào)告”上，點(diǎn)鼠標(biāo)左鍵并下拉，將附件1 xxxxx和附件2 xxxxx同時(shí)選中（如果要選

7、擇的電子文件不集中，可以按住鍵盤上的“Ctrl”鍵，同時(shí)用鼠標(biāo)選中要上傳的電子文件）?！疤崛∪摹碧庍x擇“提取并追加”， 如果之前有上傳的電子文件，并且不需要繼續(xù)保留，則選擇“提取并替換”。如下圖,,,電子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳七、點(diǎn)擊上圖中的“上傳”按鈕，彈出下面的窗口。,,,電子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳八、點(diǎn)擊上圖中的“確定”按鈕，彈出下面的窗口。,,

8、,電子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳九、點(diǎn)擊上圖右上角的關(guān)閉按鈕，顯示出下面的頁面。,,,電子文件批量上傳,2.1 對應(yīng)一個(gè)文件/案卷記錄的電子文件批量上傳,,十、分別將上傳的電子文件轉(zhuǎn)換成PDF格式。如果用戶不需要將電子文件中的附件內(nèi)容追加到全文中，可以將電子文件和其對應(yīng)的附件分兩次進(jìn)行上傳。上傳附件時(shí)全文設(shè)置選擇“不提取全文”。,,電子文件批量上傳,2.2對應(yīng)于不同文件/案卷記錄的的電子文件批量上傳

9、,,對于文件\案卷記錄已經(jīng)存在的情況,可以分別將對應(yīng)的電子文件自動掛接到所屬的文件案卷記錄上，有兩種情況，一種是電子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名相同，一種是電子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名不同。,,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名相同時(shí),,一、進(jìn)入檔案文件信息管理頁面，批量上傳下圖中的“2012年檔案年檢自查報(bào)告”和“關(guān)于印發(fā)《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》的通知”2份文件。,,電子文件批量上

10、傳,2.2.1電子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名相同時(shí),,一、點(diǎn)擊上圖中的“上傳文件”按鈕，彈出“電子文件批量上傳”窗口。,,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名相同時(shí),,二、點(diǎn)擊上圖左上部的▼下拉菜單，選擇電子文件所在磁盤文件夾，如下圖,,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名相同時(shí),,二、按住鍵盤上的“Ctrl”鍵，同時(shí)用鼠標(biāo)選中要上傳的電子文件“2012年檔案年檢自查報(bào)

11、告”和“關(guān)于印發(fā)《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》的通知”,接著，提取全文選擇“提取并追加”，上傳方式后的“√”去掉，掛接方式選擇“正題名”，如下圖。(提取全文設(shè)置時(shí)也可以選擇“不提取全文”，等到所有錄入文件目錄的電子文件上傳完后，在檔案管理界面檔案表名上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“提取全文”即可),,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名相同時(shí),,三、點(diǎn)擊上圖中的“上傳”按鈕，出現(xiàn)下圖,,電子文件批量上傳,2.2.1電

12、子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名相同時(shí),,四、點(diǎn)擊“確定”按鈕，出現(xiàn)下圖,,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名相同時(shí),,五、點(diǎn)擊上圖右下角的“刷新”按鈕，全文顯示所上傳電子文件數(shù)量，如下圖,,電子文件批量上傳,2.2.2電子文件名稱和對應(yīng)的文件/案卷目錄題名不同時(shí),,六、要將對應(yīng)的電子文件自動掛接到所屬的文件案卷記錄上，電子文件的命名要按照下面列出的規(guī)則命名。電子文件名稱中要有所要掛接的文件案卷的檔

13、號信息。如：文件的檔號為實(shí)體分類號：2002-JX13 案卷號：1.0001所要上傳是有2個(gè)word文件，則所要掛接到該文件的電子文件的名稱應(yīng)該為：2002-JX13,1.0001,電子文件名稱,1.doc2002-JX13,1.0001,電子文件名稱,2.doc上傳時(shí)需將上傳方式的勾選取消。系統(tǒng)將會根據(jù)電子文件名稱中的檔號信息自動搜索對應(yīng)的文件案卷記錄，如果搜索到，則將電子文件掛接到對應(yīng)的記錄上，如果沒有搜索到對應(yīng)的文件案卷