的能力溝通協(xié)調(diào)-東吳大學(xué)

1、東吳大學(xué) 99學(xué)年度行政人員職能講習(xí) 99年12月,主講人 林錦川教授,,,,行政作業(yè)須知,,1,目 錄,,2,前 言,2010年104人力銀行「企業(yè)進(jìn)用新鮮人調(diào)查－最重視條件」： 1.主動(dòng)積極的態(tài)度 6.有責(zé)任感 2.對(duì)工作抱持熱情 7.有虛心學(xué)習(xí)精神 3.抗壓性高 8.具表達(dá)溝通能力 4.配合度高 9.目標(biāo)明確 5.穩(wěn)定性高

2、 10.專業(yè)能力足夠提升自我能力、調(diào)整心態(tài)、保持身心健康才能工作愉快，營(yíng)造有意義的人生。（第一個(gè)25年要好好奠基，第二個(gè)25年要好好經(jīng)營(yíng)）。,3,前 言,能力不足就有可能產(chǎn)生壓力。（壓力會(huì)使人不安、恐慌、憂慮）要提升自我能力，必須多聽(tīng)（聽(tīng)別人的經(jīng)驗(yàn)談）多看（看別人怎麼做，也看別人怎麼成功或怎麼失?。┒嘧x（讀書、讀報(bào)、讀資料、讀文件、甚至於要讀別人的表情）要提升自我能力，參加職能訓(xùn)練是快速且有效的方法之一。行政人員除應(yīng)具

3、備的基本能力之外，最重要的當(dāng)然是要有高水準(zhǔn)的行政作業(yè)能力。( 好的「即戰(zhàn)力」),4,除學(xué)校既有規(guī)定之各種作業(yè)程序及辦法外，各單位應(yīng)針對(duì)秘書、職員、約聘人員、計(jì)畫助理、助教等行政人員製作「工作職掌表」，並訂定符合各單位需要之「工作準(zhǔn)則」，做為其工作規(guī)範(fàn)，並落實(shí)督導(dǎo)及考核。各單位新進(jìn)人員在試用初期應(yīng)由人事室施以統(tǒng)一訓(xùn)練及由用人單位施以單位個(gè)別訓(xùn)練。,,一、職能訓(xùn)練,5,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及解決問(wèn)題（敏銳的觀察、判斷、處理）的能力溝通協(xié)調(diào)（傳達(dá)或提

4、出合理的、必要的請(qǐng)求，解釋己方的困難或歉意）的能力文書作業(yè)（公文處理、檔案製作）能力情緒管理及積極處事（處理身心壓力，調(diào)整觀念、態(tài)度）的能力領(lǐng)導(dǎo)能力（主管領(lǐng)導(dǎo)全體、個(gè)人自我領(lǐng)導(dǎo)、自我管控）,,二、行政基本能力,6,預(yù)先評(píng)估可能發(fā)生的問(wèn)題並防止其發(fā)生，萬(wàn)一發(fā)生或發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題要立即解決，以免造成業(yè)務(wù)災(zāi)難。跨單位業(yè)務(wù)於執(zhí)行前應(yīng)經(jīng)分工協(xié)調(diào)，就可能發(fā)生之問(wèn)題進(jìn)行檢視及溝通，避免產(chǎn)生誤差。各項(xiàng)業(yè)務(wù)均應(yīng)建立檔案並註明須改進(jìn)事項(xiàng)，做為下次處理之

5、參考，業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換時(shí)並應(yīng)列入移交。建立個(gè)人之學(xué)期及每月、每週「行事曆」，掌握例行業(yè)務(wù)之工作進(jìn)度。,,三、工作要領(lǐng)（個(gè)人管控事項(xiàng)）,7,善用工作日誌，記錄重要備忘事項(xiàng)。要注意公文及電子郵件等文書之行政作業(yè)程序，未經(jīng)主管核閱及同意發(fā)出之文件，承辦人不得逕行發(fā)出。公文及公務(wù)電子郵件應(yīng)以單位名義發(fā)送，並註明業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)人姓名、電話、電郵及聯(lián)絡(luò)方式。會(huì)辦單位僅能就本單位職掌業(yè)務(wù)表示意見(jiàn)，不宜建議或要求別單位做非其管轄之業(yè)務(wù)，甚至要求別單位做甚麼、怎

6、麼做。 要熟悉自己主辦業(yè)務(wù)之相關(guān)法規(guī)，本組或本單位相關(guān)業(yè)務(wù)之法規(guī)亦應(yīng)瞭解。,,三、工作要領(lǐng)（個(gè)人管控事項(xiàng)）,8,開會(huì)不可遲到。主辦的會(huì)議要帶齊相關(guān)法規(guī)備查，關(guān)鍵性法規(guī)則須列印提供做為資料。出差參加研習(xí)結(jié)束一週內(nèi)應(yīng)填寫研習(xí)報(bào)告單連同研習(xí)資料送主管核閱。業(yè)務(wù)處理應(yīng)堅(jiān)持公開、公平、公正原則。並注意不得有性別、年齡、地區(qū)、院系等差別。要注意電話及生活基本禮儀。,,三、工作要領(lǐng)（個(gè)人管控事項(xiàng)）,9,任何表單或申請(qǐng)手續(xù)均須親自試填或試作後才

7、可定稿使用?，F(xiàn)有表單或申請(qǐng)手續(xù)不合時(shí)宜或不易使用者應(yīng)立即依程序進(jìn)行更改調(diào)整。公文製作要注意格式，文字?jǐn)⑹鲆?jiǎn)潔明確，不能有錯(cuò)別字。套用舊公文或同版文件須注意檢視是否須調(diào)整內(nèi)容（用語(yǔ)、人名、時(shí)間、地點(diǎn)）。除例行性會(huì)報(bào)或臨時(shí)召集之會(huì)議外，正式會(huì)議應(yīng)事先製發(fā)開會(huì)通知單，並以電話或電郵聯(lián)繫確認(rèn)。會(huì)議應(yīng)製作議程表以利討論、決議及製作會(huì)議紀(jì)錄。,,四、文書作業(yè)應(yīng)注意事項(xiàng),10,開會(huì)通知單、議程表應(yīng)依規(guī)定之格式製作。開會(huì)通知單「最遲」應(yīng)於開會(huì)一星

8、期前完成簽核及發(fā)文。會(huì)議紀(jì)錄最遲應(yīng)在二星期內(nèi)完成初稿及簽核。開會(huì)通知單、議程表、會(huì)議資料、會(huì)議紀(jì)錄、辦法、活動(dòng)企畫書、附件、證明書、聘函、各種文宣品之文字內(nèi)容及格式應(yīng)先將草稿紙本送經(jīng)主管及會(huì)議召集人檢視修正後才可進(jìn)入電子公文簽文程序。會(huì)議資料宜提前送交會(huì)議召集人，以利召集人事先瞭解內(nèi)容。,,四、文書作業(yè)應(yīng)注意事項(xiàng),11,單位序列(以人事室資料為準(zhǔn))及職位序列不可錯(cuò)置。人名絕對(duì)不能誤植。 對(duì)人的稱呼以「（單位＋）人名＋職稱」為原

9、則 （例：教務(wù)處○○○教務(wù)長(zhǎng)）。會(huì)簽公文須處內(nèi)簽完後才可送到處外單位。主辦之公文及附件經(jīng)簽核後，須檢視簽核意見(jiàn)，若有修改應(yīng)立即調(diào)整原稿內(nèi)容後存檔。附件是公文「說(shuō)明」的一部分，必須恰如其分地符應(yīng)該件公文之需要。,,四、文書作業(yè)應(yīng)注意事項(xiàng),12,正確掌握公文規(guī)範(fàn)及用語(yǔ)。法規(guī)條文修正即使只是文字或用語(yǔ)調(diào)整亦應(yīng)列入議案討論及決議，簽請(qǐng)校長(zhǎng)核定時(shí)並應(yīng)檢附會(huì)議紀(jì)錄及修正對(duì)照表。文書作業(yè)要注意時(shí)限，並預(yù)留緩衝及協(xié)調(diào)時(shí)間。時(shí)限緊迫之事件或

10、公文（來(lái)自教育部的較多）應(yīng)先以口頭面報(bào)或以電話進(jìn)行緊急處理。,,四、文書作業(yè)應(yīng)注意事項(xiàng),13,同一單位所創(chuàng)稿之公文宜在說(shuō)明中完整表示本單位意見(jiàn)，避免主管在批示時(shí)補(bǔ)充或另加大量說(shuō)明。對(duì)校外來(lái)賓要注意接待禮儀，特殊貴賓或團(tuán)體來(lái)訪應(yīng)訂定接待計(jì)畫（時(shí)間流程、人員安排、預(yù)算、後勤支援…）並事先簽準(zhǔn)。 招標(biāo)、採(cǎi)購(gòu)、放榜、金錢發(fā)放、獎(jiǎng)勵(lì)或懲處，分配業(yè)務(wù)、選課、申辦補(bǔ)助、評(píng)分、考核、個(gè)人隱私維護(hù)等涉及權(quán)益之業(yè)務(wù)易引起質(zhì)疑或抗?fàn)?，宜審慎處理，仔?xì)核對(duì)