檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

1、檔案數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于紙質(zhì)檔案利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)轉(zhuǎn)換成可儲(chǔ)存在電腦上或刻成光盤(pán)，便于保存及查閱的，稱之為檔案數(shù)字化。進(jìn)行檔案數(shù)字化加工步驟有：整理（弱化）、一次校對(duì)、掃描、掃描件校對(duì)、裝訂、目錄數(shù)據(jù)錄入及修改、掛接。一、整理（弱化）。一、整理（弱化）。在掃描之前，對(duì)需掃描的檔案進(jìn)行整理，整理時(shí)有以下環(huán)節(jié)應(yīng)注意：1、拆卷。將裝訂成本的檔案逐一拆開(kāi)，為了更好的延長(zhǎng)掃描儀的壽命，防止高速掃描時(shí)會(huì)卡紙的情況，拆卷時(shí)應(yīng)注意：如發(fā)現(xiàn)有金屬物（

2、釘書(shū)針、大頭針等）應(yīng)剃除。2、順序號(hào)。根據(jù)文件的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行編碼和排序，按照文件的合理排列，要求一份文件對(duì)應(yīng)一條目錄，一條目錄對(duì)應(yīng)一個(gè)順序號(hào)，一條目錄中如有幾個(gè)文件，其中有重要的不屬于該目錄文件附件的文件，需在目錄頁(yè)的最后加寫(xiě)目錄，順序號(hào)應(yīng)附屬在該卷檔案的最后一條，頁(yè)碼按文件實(shí)際所在頁(yè)次編寫(xiě)。凡目錄有增減，順序號(hào)必須依次進(jìn)行調(diào)整。3、頁(yè)號(hào)。檔案常常會(huì)有漏編、跳號(hào)的情況。對(duì)于漏編如：P7與P8之間有四頁(yè)未編碼，則應(yīng)依次編為“71”、“72

3、”、“7為了減輕后續(xù)工作的工作量，提高掃描速度，將整理后的檔案以50%進(jìn)行抽查，抽查檔案是否達(dá)到上述整理要求所涉及到的內(nèi)容。三、掃描三、掃描檔案數(shù)字化的最關(guān)鍵一步就是通過(guò)掃描將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在掃描過(guò)程中應(yīng)注意：掃描方式、命名。1、掃描方式：紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白二值圖像；檔案清晰度較差、帶有圖片的檔案材料或黑白照片，可采用灰度掃描；彩色照片則選擇彩色掃。黑白掃描的格式為T(mén)IFFCCITTG4壓縮格式，灰度掃描為16級(jí)LZW不

4、壓縮格式，彩色掃描選擇真彩JPEG格式，分辨率選擇范圍在150dpi—200dpi之間。如果檔案原文的清晰度相對(duì)模糊，在掃描時(shí)只要相對(duì)的調(diào)整亮度與對(duì)比度即可，無(wú)需調(diào)高分辨率。在遇到大于A3的圖紙、報(bào)紙等時(shí)，通常情況是選用A3幅面的掃描儀將該圖紙掃描成若干份A3大小的文件后進(jìn)行拼接。2、文件命名。按照客戶的要求和檔案歸檔方法給掃描件命名。結(jié)合以前珠海市檔案局、珠海市工商局、拱北海關(guān)、廣州市天河區(qū)環(huán)保局、番禺區(qū)法院、番禺區(qū)檔案局、廣州市人民