管理郵箱1-檢查郵箱大小并清理

1、Microsoft® OfficeOutlook 2010基礎(chǔ)培訓(xùn),管理郵箱 I： 檢查郵箱大小并清理郵箱,管理公司IT組：,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,課程內(nèi)容,概述：制約郵箱大小課程：您的郵箱是否變得太大？,該課程包含一個(gè)建議任務(wù)列表,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,,概述：制約郵箱大小,每周甚至每天您都會(huì)收到郵件，通知您需要縮減郵箱的大小嗎？或者可能僅僅是因?yàn)猷]箱如此混亂不堪而找不到所需要的信息

2、。電子郵件可以迅速地大量累積，而存儲(chǔ)空間是有限的。現(xiàn)在也許該清理郵箱了。本課程將告訴您如何從郵箱中刪除郵件以降低郵箱總體大小。,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,課程目標(biāo),查看郵箱及其文件夾的大小。 了解使電子郵件變大的原因，查看所有郵件的大小。 設(shè)置一些簡(jiǎn)單的流程，并使用 Outlook 中固有的工具以防止電子郵件累積。,課程,您的郵箱是否變得太大？,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,您的郵箱是否變得太大？,塞得過

3、滿的郵箱可能可能導(dǎo)致問很多問題。 當(dāng)您的郵箱達(dá)到一定大小時(shí)，某些電子郵件服務(wù)提供商或服務(wù)器管理員將不再允許您發(fā)送或接收電子郵件。,您或許會(huì)收到一則如下所示的警告。如果您收到了此類警告，或者您認(rèn)為郵箱大小即將達(dá)到限制值，就該清理郵箱了。即使沒有超過限制值，清理膨脹的郵箱也有助于您優(yōu)先了解重要信息。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,郵箱變大是什么意思？,如圖所示郵箱由文件夾組成。,郵箱的大小取決于文件內(nèi)容的大小和數(shù)量。 當(dāng)您收

4、發(fā)郵件、安排約會(huì)、添加聯(lián)系人或創(chuàng)建任務(wù)時(shí)，這些文件夾逐漸被填滿。于是您的郵箱也開始填滿了。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,如果將郵件存儲(chǔ)在服務(wù)器上，郵箱大小限制通常由系統(tǒng)管理員設(shè)定。,大小限制可以有很大的不同，可以是從 1 兆字節(jié) (MB) 到 2 GB，甚至更多。 要查明您的電子郵件的具體大小限制，您可能需要做一個(gè)小調(diào)查。,,郵箱變大是什么意思？,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,當(dāng)郵箱達(dá)到其上限時(shí)，管理員可能會(huì)啟

5、動(dòng)限制功能。,Outlook 也設(shè)置了一個(gè)限制值 20 GB，足以容納很多電子郵件。 如果您的郵箱體積有了這么大，Outlook 就不會(huì)讓您再加入任何數(shù)據(jù)。解決方法？現(xiàn)在該清理了。,,郵箱變大是什么意思？,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,查看郵箱大小,若要迅速查出郵箱的大小，請(qǐng)使用導(dǎo)航窗格切換到“文件夾”視圖，然后單擊窗格底部的文件夾大小。,由于按文件夾顯示大小，因此文件夾大小對(duì)話框成為了解郵箱大小以及特定文件夾所占空間大小的

6、一種方便途徑。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,您將注意到尺寸單位以千字節(jié)(KB)顯示。,幸好千字節(jié)、兆字節(jié)以及吉字節(jié)三者之間的關(guān)系很簡(jiǎn)單：1,024 千字節(jié)構(gòu)成一兆字節(jié)，1,024 兆字節(jié)構(gòu)成一吉字節(jié)。,,如果系統(tǒng)管理員以兆字節(jié)論大小，該怎么做呢？,查看郵箱大小,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,郵件可以使郵箱變大,因此，郵箱大小取決于其文件夾的大小。 按此邏輯可以充分?jǐn)喽?，文件夾的大小取決于其中郵件的大小。,郵件大

7、小因不同的組織和個(gè)人而存在差別。 郵件的平均大小大約是 30 KB。與郵箱類似，郵件大小限制由服務(wù)器級(jí)別的系統(tǒng)管理員設(shè)定。您無法在 Outlook 中更改郵箱大小。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,查找大郵件,若要降低郵箱或郵箱中特定文件夾的整體大小，一種策略是閱讀并回復(fù)郵件，然后根據(jù)郵件大小進(jìn)行歸檔或刪除。,您可以使用 Outlook 來監(jiān)控每個(gè)郵件的大小。例如，可以按從大到小的順序進(jìn)行排序。若要查看郵箱中每個(gè)大郵件的大小

8、，可以按表格視圖顯示郵件。,,[作者：.swf 插入此處；插入 .swf 文件之前刪除此占位符。],若要降低郵箱或郵箱中特定文件夾的整體大小，一種策略是閱讀并回復(fù)郵件，然后根據(jù)郵件大小進(jìn)行歸檔或刪除。,,您可以使用 Outlook 來監(jiān)控每個(gè)郵件的大小。例如，可以按從大到小的順序進(jìn)行排序。若要查看郵箱中每個(gè)大郵件的大小，可以按表格視圖顯示郵件。,查找大郵件,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱

9、,保存電子郵件外部的附件,開始查看大小時(shí)，您會(huì)注意到較大的郵件通常是包含附件的郵件。,因此，在閱讀電子郵件時(shí)，您可以使用 Microsoft Office 按鈕菜單上的保存附件命令，將附件保存到硬盤上某個(gè)方便的位置。.,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,在電子郵件外部保存附件,保存附件之后，如果不再需要此郵件，您可以刪除它。,在開始將附件保存至硬盤之前，請(qǐng)確保選擇一個(gè)您以后能夠記起的位置。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵

10、箱,不是現(xiàn)有名稱或有用的名稱？將它移至您的計(jì)算機(jī),由于是在您自己的計(jì)算機(jī)上查看電子郵件，您可能會(huì)覺得這些郵件已存儲(chǔ)在您的計(jì)算機(jī)上。,但是，電子郵件通常駐留在電子郵件服務(wù)器上，直到將它移到您的計(jì)算機(jī)上的一個(gè)文件夾中。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,舉例如下。,如果您使用諸如 Windows Live? Hotmail® 的 Internet 電子郵件服務(wù)或運(yùn)行 Microsoft Exchange Server 的服

11、務(wù)器（目前公司正在使用），那么您的電子郵件可能存儲(chǔ)在服務(wù)器上。 這里有個(gè)減小郵箱大小的選項(xiàng)，即將郵件移至您的計(jì)算機(jī)上的存儲(chǔ)文件夾。,,不是現(xiàn)有名稱或有用的名稱？將它移至您的計(jì)算機(jī),管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,清空已刪除郵件文件夾,還有一種將電子郵件移出郵箱的方法就是刪除郵件，然后清空已刪除郵件文件夾。,,每次刪除電子郵件后，都會(huì)將它放入已刪除郵件文件夾；此文件夾位于服務(wù)器而不是您的計(jì)算機(jī)上。 此文件夾會(huì)很快膨脹，因此需要

12、對(duì)其進(jìn)行清理。,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,您可以指定清理已刪除郵件文件夾的時(shí)間和方式：每次退出 Outlook 時(shí)自動(dòng)清理，或隨時(shí)手動(dòng)清理。,,自動(dòng)清理：?jiǎn)螕?Outlook 主窗口中工具菜單上的選項(xiàng)。 在其他選項(xiàng)卡上，選擇退出時(shí)清空已刪除郵件文件夾復(fù)選框。 您的郵箱將立刻被整理。手動(dòng)清理：為了更好地控制，只需單擊鼠標(biāo)右鍵，隨時(shí)都可以清空文件夾。,清空已刪除郵件文件夾,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,采取措施以防

13、止垃圾郵件,防止批量電子郵件產(chǎn)生的方法之一是在阻止原郵件。,下面有一些關(guān)于此操作的幫助建議：,,使用“垃圾郵件篩選”，將垃圾郵件發(fā)送至其存儲(chǔ)位置垃圾郵件文件夾。 不要回復(fù)垃圾郵件或鏈?zhǔn)洁]件。,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,防止批量電子郵件產(chǎn)生的方法之一是在阻止原郵件。,下面有一些關(guān)于此操作的幫助建議:,,當(dāng)心單擊到郵件中類似“單擊此處以將自己從此郵寄列表中刪除”的鏈接。,采取措施以防止垃圾郵件,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并

14、清理郵箱,您是否使用 RSS？ 剔除源,RSS（也稱為“真正簡(jiǎn)單的整合”）是一種將新聞和信息傳遞至 Outlook 的重要途徑。,通過 RSS 收到的郵件通常傳遞至郵箱中的“RSS 源”文件夾。 如果您訂閱了會(huì)引起許多通信負(fù)荷的源，您也許會(huì)注意到這些源會(huì)迅速造成郵箱堆積。那么，使用自動(dòng)存檔功能自動(dòng)刪除舊的源項(xiàng)目。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,使用“郵箱清除”一次性清除,本課程描述了認(rèn)識(shí)郵箱大小及其郵件大小的途徑，還描述了

15、一些移動(dòng)或刪除郵件以減小郵箱大小的途徑。,希望您可以在一個(gè)地方找到所有這些信息？不再查看其他信息。這稱為“郵箱清理”，您可以從 Outlook 主窗口中的工具菜單中訪問它。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,本課程描述了認(rèn)識(shí)郵箱大小及其郵件大小的途徑，還描述了一些移動(dòng)或刪除郵件以減小郵箱大小的途徑。,如圖所示，您可以單擊郵箱清除，選擇您現(xiàn)在熟悉的方式開始查找和處理電子郵件。,,使用“郵箱清除”一次性清除,管理郵箱 I：檢查郵