文件管理員演示文稿

1、大家好！歡迎各位參加文件管理員培訓(xùn)質(zhì)量安全部—唐利萍 2017.06.29,課程安排,文件的概述,文件的含義： 信息及其承載媒介。注1：其中媒介可以是紙張，磁盤(pán)、光盤(pán)或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或它們的組合。文件的范圍： 如記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)等。,文件的概述,文件的作用

2、1.增加管理控制功能 2.使操作者得到足夠的信息 3.培訓(xùn) 4. 增加各種政策、程序解釋的一致性 5.方便程序的審核及修改 6.提供管理效能的證明 7.審核的依據(jù)（過(guò)程確定、實(shí)施及控制）,課程安排,文件管理員,文件管理員作用1.文件管理員是質(zhì)量控制過(guò)程中保持文件受控狀態(tài)的重要人員；2.文件管理員負(fù)責(zé)相關(guān)文件及相關(guān)記錄的保存、控制和管理，確保文件和記錄的安全性和有效性。,文件管理員,文件管理員工作職責(zé)1.負(fù)責(zé)

3、本部門(mén)受控文件的內(nèi)存、外發(fā)、回收和保管；2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)涉及的外來(lái)文件進(jìn)行收發(fā)、檢查及管理；3.指導(dǎo)部門(mén)受控文件更改，更新受控文件修改后狀態(tài)，做好修改文件的發(fā)放、回收和銷(xiāo)毀作廢；4.定期對(duì)本部門(mén)文件進(jìn)行檢查和評(píng)審（受控情況、使用狀態(tài)、適宜性、是否按規(guī)定執(zhí)行等）；5.協(xié)助部門(mén)質(zhì)量師完成內(nèi)部、外部審核工作；6.協(xié)助技術(shù)人員完成部門(mén)技術(shù)文件歸檔工作；7.負(fù)責(zé)部門(mén)收發(fā)文記錄工作。,課程安排,文件的分類(lèi),質(zhì)量體系文件,文件的分類(lèi),項(xiàng)目

4、/產(chǎn)品有關(guān)文件,技術(shù)文件技術(shù)規(guī)格書(shū)、技術(shù)協(xié)議、要求、圖紙等項(xiàng)目管理文件質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃等,外來(lái)文件,影響我公司策劃和運(yùn)行質(zhì)量管理體系所需的外來(lái)文件。如：項(xiàng)目有關(guān)的公文，主要為研究院下發(fā)的與我公司項(xiàng)目相關(guān)的公文；項(xiàng)目有關(guān)的外來(lái)科技資料；外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)資料，包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家軍用標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。,課程安排,文件管理,1.體系文件、日常公文發(fā)放管理,文件發(fā)放發(fā)文部門(mén)確定文件的發(fā)放范圍、擬定《發(fā)文登記表》（格式見(jiàn)HFGA/QP4.2

5、-01-1），并根據(jù)《發(fā)文登記表》制作相應(yīng)份數(shù)文件，在每份文件封面注明分發(fā)號(hào)，并由相應(yīng)人員簽名領(lǐng)取。其中《質(zhì)量手冊(cè)》及相應(yīng)程序文件在文件封面加蓋“受控”章。,文件收取文件收取人應(yīng)將收取的文件及時(shí)匯入本部門(mén)的《收文登記表》（格式見(jiàn)HFGA/QP4.2-01-2)。,文件管理,2.項(xiàng)目/產(chǎn)品有關(guān)文件管理,（1）文件內(nèi)存文件定稿后項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫(xiě)《文件內(nèi)存、領(lǐng)用清單》（格式見(jiàn)HFGA/QP4.2-01-7），連同文件定稿、一份正本、電子版

6、文件存在部門(mén)文件管理員處，文件管理員在正本封面右上角加蓋“受控”印章，編為“00”號(hào)，作為以后提供利用的母本。,文件管理,2.項(xiàng)目/產(chǎn)品有關(guān)文件管理,（2）文件外發(fā)、借閱、回收與保管需對(duì)內(nèi)發(fā)放時(shí)，領(lǐng)用人員通知文件管理員，提出領(lǐng)用需求，文件管理員填寫(xiě)《文件內(nèi)存、領(lǐng)用清單》，按文件發(fā)放范圍制作相應(yīng)份數(shù)文件，并在文件封面右上角加蓋“受控”印章，注明分發(fā)號(hào)，通知相關(guān)部門(mén)或者人員登記領(lǐng)取。,文件管理,（3）文件更改的控制,文件修改通知單,《設(shè)計(jì)

7、開(kāi)發(fā)更改申請(qǐng)單》、文件修改通知單,文件管理,文件管理,文件管理,文件更改的規(guī)定,1、文件編制人負(fù)責(zé)完成對(duì)相關(guān)文件的更改，文件更改必須依據(jù)下發(fā)的《文件更改通知單》；2、更改標(biāo)記：A.同版本文件更改：更改標(biāo)記隨更改次數(shù)不同用[a]、[b]、[c]……表示。每處的更改標(biāo)記按阿拉伯?dāng)?shù)字排序，當(dāng)只有一處更改時(shí)，也要標(biāo)注阿拉伯?dāng)?shù)字。如：[a3]表示第一次的第三處更改[c2]表示第三次的第二處更改,3、換版文件更改：項(xiàng)目相關(guān)文件換版時(shí)

8、，根據(jù)換版次數(shù)用文件編號(hào)中的“/A”、“/B”、……作為更改標(biāo)記；4、換版：文件換版表示文件改動(dòng)量較大，需重新制作，要求在《文件更改通知單》中詳細(xì)闡明文件修改的原則；內(nèi)容更改完成后還應(yīng)在文件的標(biāo)題欄填寫(xiě)更改標(biāo)記、數(shù)量、修改單號(hào)及更改人簽名。更改數(shù)量的統(tǒng)計(jì)方法，對(duì)于圖樣，以每一頁(yè)更改標(biāo)記來(lái)統(tǒng)計(jì)；對(duì)于文字性、表格性文件，以整本更改標(biāo)記數(shù)來(lái)統(tǒng)計(jì)；5、文件更改通知單應(yīng)于原文件簽署級(jí)別相同。,文件管理,文件管理,文件更改的方式方法,A.

9、劃改：將被更改的內(nèi)容用細(xì)線(xiàn)劃掉（被劃掉部分的內(nèi)容應(yīng)能清晰可見(jiàn)），在附近填寫(xiě)更改后的內(nèi)容，并注明更改標(biāo)記。示例如下：顯控臺(tái)的尺寸一般采用長(zhǎng)╳高╳寬表示。長(zhǎng)╳寬╳高 [a3] 圖樣更改還應(yīng)自更改標(biāo)識(shí)引細(xì)實(shí)線(xiàn)至更改部位，示例如下：,B.換頁(yè)：編制新頁(yè)替換原頁(yè)，編制的新頁(yè)中應(yīng)用下劃線(xiàn)標(biāo)識(shí)出修改的內(nèi)容，頁(yè)碼與原頁(yè)碼相同，并在新頁(yè)的右上角注明更改標(biāo)記。更換時(shí)原則上應(yīng)將原頁(yè)撤出，不便撤出時(shí)應(yīng)用細(xì)線(xiàn)在原頁(yè)整頁(yè)打“╳”號(hào)標(biāo)識(shí)，并將新頁(yè)緊貼該頁(yè)布置

10、。,文件管理,文件更改的方式方法,C.增頁(yè)：當(dāng)更改必須在原文件中增加頁(yè)數(shù)時(shí)，新增頁(yè)次應(yīng)采用被更改頁(yè)的頁(yè)號(hào)，但必須在頁(yè)號(hào)后標(biāo)注a、b、c……標(biāo)識(shí)。如：更改第11 頁(yè)時(shí)增加了2 頁(yè)，則新增的頁(yè)碼應(yīng)編為11a、11b，且應(yīng)同時(shí)在11a、11b 頁(yè)的右上角注明更改標(biāo)記。,D.刪頁(yè)：如整頁(yè)內(nèi)容被取消時(shí)，應(yīng)用細(xì)線(xiàn)在整頁(yè)打“╳”號(hào)，但不撤出，并在該頁(yè)右上角注明更改標(biāo)記。E. 換版：文件換版表示文件改動(dòng)量較大，需重新制作，要求在《文件更改通知單》

11、中詳細(xì)闡明文件修改的原則；內(nèi)容更改完成后還應(yīng)在文件的標(biāo)題欄填寫(xiě)更改標(biāo)記、數(shù)量、修改單號(hào)及更改人簽名。,文件管理,文件管理,修改完成之后,存檔的文件要更新（電子版、紙質(zhì)版）文件管理員按照更改文件的原發(fā)放范圍組織對(duì)已對(duì)外發(fā)放的文件，發(fā)放《文件修改通知單》，確保文件的適用性。項(xiàng)目文件更改的記錄隨文件一同保存,作廢與銷(xiāo)毀,技術(shù)文件的作廢與銷(xiāo)毀由各部門(mén)自行控制，并且應(yīng)保留相應(yīng)的銷(xiāo)毀記錄。（加蓋作廢章）出于某種目的需要保留的作廢技術(shù)文件，文件

12、使用部門(mén)填寫(xiě)《作廢文件保留申請(qǐng)單》與作廢保留的文件一起保存。,文件管理,文件歸檔,部門(mén)文件管理員協(xié)助技術(shù)人員對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行整理、組卷和編目。歸檔部門(mén)文件管理員對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)不符合歸檔要求的應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行整改或采取補(bǔ)救措施，符合要求后予以整理、組卷和編目。歸檔文件自查項(xiàng)目，具體參見(jiàn)《產(chǎn)品（科研）項(xiàng)目歸檔文件自查表》（見(jiàn)HFGA/QZ05-3）,課程安排,現(xiàn)場(chǎng)模擬,自由組合2人（A：技術(shù)人員；B：文件管理員