項目檔案管理實(shí)務(wù)

1、建設(shè)項目檔案管理實(shí)務(wù),海南省檔案局焦正高 副處長2012年4月,內(nèi)容,一、項目建設(shè)程序二、相關(guān)概念與項目檔案的特點(diǎn)三、項目檔案管理的依據(jù)四、項目文件形成的質(zhì)量監(jiān)控五、項目文件的歸檔范圍和保管期限的劃分 六、歸檔項目文件的質(zhì)量要求七、項目文件的整理歸檔八、項目檔案的匯總整理與移交 九、項目檔案的驗收,一、項目建設(shè)基本程序,四大環(huán)節(jié)：決策 設(shè)計 施工 竣工驗收 六階段：項目建議書階段（擬建

2、項目設(shè)想）可行性研究階段（從技術(shù)與經(jīng)濟(jì)上進(jìn)行分析論證）設(shè)計文件階段（招標(biāo)選擇單位進(jìn)行初步、技術(shù)、施工圖設(shè)計）建設(shè)準(zhǔn)備階段（征地拆遷、材料訂貨、招標(biāo)選擇施工單位等）建設(shè)實(shí)施階段（建設(shè)、施工、監(jiān)理單位對工程進(jìn)度、質(zhì)量、投資 的管理與控制）竣工驗收階段（自查、初驗、專項、總驗）,,,,,二、相關(guān)概念和項目檔案的特點(diǎn) （一）相關(guān)概念 項目文件：指建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)

3、、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。 項目檔案：指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。 項目文件是項目檔案的前身，項目檔案是項目文件的歸宿,建設(shè)項目：指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中，按照一個總體設(shè)計進(jìn)行施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。（小區(qū)）單位工程：在建設(shè)中，根據(jù)合同，具有獨(dú)立施工條件，可單獨(dú)作為成本計算對象

4、的工程。（獨(dú)立樓房）分部工程：在單位工程中，按結(jié)構(gòu)部位、路段長度及施工特點(diǎn)或施工任務(wù)劃分為若干個分部工程。（建筑、水電、門窗）分項工程：在分部工程中，按不同的施工方法、材料、工序等劃分為若干個分項工程。,二、相關(guān)概念和項目檔案的特點(diǎn)（二）項目檔案的特點(diǎn),1、數(shù)量大 2、形成時間長3、形成的單位多 4、專業(yè)性強(qiáng) 5、種類和載體的多樣性 6、成套性,三、建設(shè)項目檔案的管理依據(jù),《檔案法》《建筑法》《海南省檔案管理辦法》《建

5、設(shè)工程質(zhì)量管理條例》《基本建設(shè)檔案管理資料管理暫行規(guī)定》《國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記辦法》《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》《海南省重點(diǎn)建設(shè)項目檔案驗收實(shí)施細(xì)則》GB/T11811-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求；DA/T28-2002國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范,四、項目文件形成的質(zhì)量監(jiān)控,1、統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào),①成立項目檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌組織開展項目檔案工作；②參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和

6、保管期限表》制定本項目檔案的歸檔范圍，印發(fā)各參建單位遵照執(zhí)行，要求各自負(fù)責(zé)收集；③在與參建各方簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理、供貨等合同時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確參建單位的收集、整理、歸檔的范圍、時間、套數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)等，并預(yù)留部分工程款，保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔后結(jié)算 。,,（一）建設(shè)單位文件的質(zhì)量監(jiān)控,2、建立網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé),建設(shè)單位在進(jìn)入項目開始運(yùn)作的階段后必須加強(qiáng)項目檔案工作，指定一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作，確定專門的檔案工作機(jī)構(gòu)和人員

7、，加強(qiáng)管理和監(jiān)督指導(dǎo)。同時，把檔案工作網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展到項目參與建設(shè)的每個單位，明確各參建單位檔案工作責(zé)任人及分管領(lǐng)導(dǎo)。如某建設(shè)項目檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖,業(yè)主總工室（辦公室）,,檔案室,,計劃部,工程部,財務(wù)部,監(jiān)理單位,設(shè)計單位,施工一隊,施工二隊,,領(lǐng)導(dǎo)：協(xié)調(diào)工作工作人員：具體工作,,（總承包）,,施工一隊,施工二隊,施工五隊,3、統(tǒng)一制度，規(guī)范管理,項目建設(shè)單位（業(yè)主、法人）要制定要項目檔案管理的相關(guān)規(guī)定、辦法、標(biāo)準(zhǔn)和制度等，并印發(fā)到各參建

8、單位貫徹執(zhí)行 （如項目檔案資料管理辦法、竣工文件編制規(guī)定、項目檔案分類方案、項目文件歸檔范圍及保管期限表、項目檔案整理操作規(guī)程、竣工檔案驗收辦法、檔案庫房管理制度、檔案利用制度、檔案保密制度等）,4、申報登記，接受監(jiān)督 根據(jù)1997年8月19日國家檔案局頒布施行《國家重點(diǎn)建設(shè)項目檔案管理登記辦法》的規(guī)定，國家重點(diǎn)建設(shè)項目要做好申報登記。,（二）設(shè)計單位文件的質(zhì)量監(jiān)控,1、設(shè)計單位明確設(shè)計任務(wù)后，應(yīng)明確形成文件的質(zhì)量要求，保證每張施

9、工圖應(yīng)有圖號、圖名、設(shè)計人、校對人、審核人簽名。2、規(guī)范設(shè)計變更文件的編制和傳送。3、設(shè)計文件要按專業(yè)、文號順序進(jìn)行積累。4、設(shè)計任務(wù)完成后，需向建設(shè)單位移交經(jīng)規(guī)范整理的全套檔案（含電子件），并詳列項目全部的技術(shù)文件、變更文件、圖紙勘誤表目錄。,（三）監(jiān)理單位文件的質(zhì)量監(jiān)控,1、明確職責(zé)，根據(jù)《建設(shè)法》和監(jiān)理制度的規(guī)定，負(fù)責(zé)“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”即對工程質(zhì)量、工期和投資控制；合同和信息管理；協(xié)調(diào)各方關(guān)系。檢查、審核參建各方項目

10、檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2、向法人提交工程監(jiān)理檔案材料。一是參與招標(biāo)時，協(xié)助法人明確文件歸檔條款；二是在設(shè)計階段監(jiān)理時，對設(shè)計文件、圖紙進(jìn)行檢查、歸檔驗收；三是施工階段監(jiān)理時，對施工單位項目文件形成積累監(jiān)控；對來自法人、設(shè)計和施工單位的文件進(jìn)行完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)進(jìn)行審核。,（四）施工單位文件的質(zhì)量監(jiān)控,施工單位形成的施工文件和負(fù)責(zé)編制的竣工圖是反映項目真實(shí)貌和質(zhì)量的主要依據(jù)，數(shù)量比重最大，是項目檔案的主要組成部分?？刂剖侄危阂皇且怨?/p>

11、形式的文件，要注意統(tǒng)一文號；二是施工記錄，必須真實(shí)、準(zhǔn)確、耐久、有序、規(guī)范和完備的簽署手續(xù)；三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。,五、項目文件的歸檔范圍和保管期限的劃分,1、歸檔范圍,對于具體的某個建設(shè)項目的歸檔范圍，項目法人可參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》或《企業(yè)檔案工作規(guī)范》表A．7項目建設(shè)類或相關(guān)主管部門所列的歸檔范圍結(jié)合建設(shè)項目的實(shí)際情況予以適當(dāng)拓寬或縮減。（主要?dú)w檔范圍是反映與項目有關(guān)的重要職

12、能活動且具有查考利用價值的各種載體的文件）,2、收集職責(zé)⑴項目準(zhǔn)備階段：建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集積累項目立項及前期準(zhǔn)備文件及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集積累勘察、設(shè)計文件。⑵項目施工階段：由各承包單位或分包單位負(fù)責(zé)收集各自承包項目形成的全部文件；項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集積累項目監(jiān)理文件，并受建設(shè)單位委托監(jiān)督檢查項目建設(shè)中的文件收集積累任務(wù)，而且向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料等文件。⑶項目試運(yùn)行階段：試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集

13、、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件；項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位負(fù)責(zé)收集、積累所承建項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件。,3、項目檔案保管期限的劃分,⑴項目檔案的保管期限主要有永久、長期（50年）和短期（15年）三種保管期限；⑵編制項目檔案保管期限表主要參照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》來制定 ⑶影響項目檔案保管期限劃分的因素有：技術(shù)因素；功能因素；時間因素；典型因素；作者因素；名稱因素,五、歸檔項目文件的質(zhì)量要

14、求,1、字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，蓋章簽字手續(xù)完備。 2、需永久．長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制，凡為易褪色材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙即傳真紙）形成的并需要永久和長期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。,3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和 影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定的質(zhì)量要求。4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。5、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。6、歸

15、檔的項目文件應(yīng)為原件。7、圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)出圖的復(fù)印件。8、歸檔文件要齊全、完整。,9、竣工文件的編制要求,①竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核，由設(shè)計單位編制的竣工圖應(yīng)明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任 ②竣工圖應(yīng)真實(shí)反映項目竣工驗收時的實(shí)際情況，如施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變或變更超過35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖；,③建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的

16、單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖； ④如施工圖施工沒有變動的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章，可做竣工圖歸檔； ⑤不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一又疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，圖面折在里面，利于保護(hù)圖跡永久保存，不易褪化；,⑥監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查竣工圖編制完成情況，以便發(fā)現(xiàn)問題后能夠及時修改及補(bǔ)齊； ⑦項目竣工圖一般為兩套，另有要求除外。如在城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重點(diǎn)建設(shè)項

17、目，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定編制一份主要建筑物及綜合管線竣工圖給城建檔案館,⑧所有竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章,竣工圖章如下圖所示（圖章尺寸60mmX80mm）,六、項目文件的整理歸檔,項目文件整理的原則項目文件組卷的方法項目文件組卷的流程案卷的分類排列項目檔案的編號項目檔案案卷目錄的編制,整理原則,根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）規(guī)定：遵循科技文件的形成規(guī)律保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系

18、統(tǒng)便于檔案的保管和利用,尊重形成規(guī)律,科技檔案的形成有其自身規(guī)律，反映科技活動各階段、環(huán)節(jié)的特殊要求，不得輕易破壞。日常形成積累有一定基礎(chǔ)，有的已處于預(yù)立卷狀態(tài)。 因此利用原基礎(chǔ)可起到事半功倍的效果。,保持文件間的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng),項目檔案的特點(diǎn)之一就是成套性。成套性就是文件之間的聯(lián)系性。有機(jī)聯(lián)系是文件內(nèi)容內(nèi)在的、本質(zhì)的、自然的聯(lián)系，而不是人為的聯(lián)系。,文件有機(jī)聯(lián)系的幾種狀態(tài),某一項目或單位工程、分部分項工程的文件

19、。某一問題、事故處理形成的一組文件。請示與批復(fù)一組會議材料就某一變更事項產(chǎn)生的報告、批復(fù)、洽商材料、會議紀(jì)要等系統(tǒng)編號的變更令、變更通知單、工程聯(lián)系單、材料報驗、實(shí)驗報告等有時間或文號聯(lián)系。設(shè)備選購、開箱、試運(yùn)行三階段形成的文件，既自成體系、又互為聯(lián)系。,便于檔案保管利用,是檔案整理工作目的和要求與前兩個整理原則矛盾時，應(yīng)以第三個原則為重,組卷方法,管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷；勘察設(shè)計

20、材料和項目設(shè)計文件按項目或?qū)I(yè)組卷；項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及原材料試驗文件按單項工程、單位工程組卷；項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)，水電、暖通、電梯、消防，環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷；監(jiān)理文件按文種組卷。,若干組卷方法介紹,項目組卷法或單位、分項工程組卷法。階段、專業(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法問題組卷法時間組卷法文件名稱組卷法來源組卷法,項目或單位、分項工程組卷

21、法,將一個項目或單位工程、分部、分項工程看做一個基本單元，組成一個案卷。如： 案卷1：?？陔姀S地基處理文件； 案卷2：東方電廠一號機(jī)鍋爐焊接及熱處理檢驗記錄；,以一個發(fā)電機(jī)組為例：汽機(jī)間上部結(jié)構(gòu)工程主廠房地下結(jié)構(gòu)工程除氧煤倉上部結(jié)構(gòu)工程主廠房建筑工程,,,,地基處理文件施工記錄樁基處理的效果分析、結(jié)論與評價、樁基檢測報告變更文件及工作聯(lián)系單重大問題及缺陷處理記錄隱蔽工程驗收記錄（以上各組

22、成一個案卷）,樁基,階段或?qū)I(yè)、結(jié)構(gòu)組卷法,即按工程、設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工程進(jìn)行的不同階段組卷。使用于施工文件。 例：　　 XX電廠土地征用文件（階段） XX局機(jī)關(guān)辦公樓排水結(jié)構(gòu)竣工圖 XX公司主廠房管道水壓檢驗記錄,問題組卷法,將涉及同一問題（同一特定問題、同一類問題）的文件組成一卷。適用于管理性文件。 例如：

23、 （1）省市計經(jīng)委、省能源集團(tuán)關(guān)于項目建議書的請示、批復(fù) （2）省能源集團(tuán)、省市計經(jīng)委、市人民政府等關(guān)于工程預(yù)可行性、可行性研究報告的請示、批

24、復(fù)、通知。 （3）**加工廠水文地質(zhì)勘察報告,時間組卷法,內(nèi)容針對同一時間的文件可以組成一個案卷。時間特征明顯的文件可采用此方法。 例如： 海南東線高速公路工程1標(biāo)段1993年8月份計量支付 報表； ?？诃h(huán)城高速公路工程3標(biāo)段2006年1—3月份施工日記；,名稱組卷法,就是將相同名稱（文種）的文件組成一卷。 例如： 海島建設(shè)公司董事會2010年1-6月份

25、會議紀(jì)要 東方火電廠2標(biāo)段設(shè)計變更技術(shù)聯(lián)系單 臨高思源學(xué)校一期工程房屋拆遷協(xié)議書 大隆水庫工程監(jiān)理部2006年1-50號工作聯(lián)系單,來源組卷法,將來自同一地區(qū)、作者或內(nèi)容針對同一地區(qū)的文件組成一卷。 例如： ?華能?？诠娟P(guān)于文昌風(fēng)電廠機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免問題的批復(fù) ?文昌風(fēng)電廠工程指揮部關(guān)于XX村房屋拆遷協(xié)議書,,合理分卷,檢查補(bǔ)充,卷內(nèi)文件整理

26、,卷內(nèi)目錄與備考表填寫,案卷封面填寫,案卷裝訂,項目文件組卷的流程,1、檢查補(bǔ)充,對照歸檔范圍，將接收進(jìn)來的材料再檢查一遍，確保符合原始、完整、準(zhǔn)確等要求。區(qū)分不作為科技檔案歸檔的文件。如文書文件、普發(fā)性文件、重份文件、事務(wù)性文件等,2、合理分卷,案卷是最低層次的類下面最小的類，是檔案構(gòu)成的基本單元。組卷的目的就是將零散文件通過某種方法形成一個個案卷。卷和卷之間相對獨(dú)立，卷內(nèi)文件保持有機(jī)聯(lián)系。卷分為卷盒、卷夾。卷盒厚度以不超過4

27、公分為宜；卷夾厚度以2公分左右為宜；不超過６公分。卷盒內(nèi)可以存放用軟卷皮裝訂的一個或多個卷夾；也可以采用件保管的方法。,3、卷內(nèi)文件整理,查漏補(bǔ)缺對破損文件進(jìn)行修校對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制去除金屬物超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝，按照A4大小粘貼折疊（圖紙折疊方法見GB/T 10609.3）,卷內(nèi)文件排列：按文件間的聯(lián)系、重要程度、時間順序、工程部位排列。科技（項目）文件一般文字材料在前圖樣在后；譯文在前原文在后。

28、管理性文件一般正本在前底稿在后，批復(fù)在前請示在后，結(jié)果在前過程在后，,幾種卷內(nèi)文件的排列方法,圖樣文件：按隸屬關(guān)系；按總體和局部的關(guān)系；按圖號順序；按地區(qū)特征；按時間順序文字型文件：按重要程度；按時間；按地區(qū)；按內(nèi)在聯(lián)系（復(fù)文在前，來文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后）圖文混合型：一般是文字在前，圖樣在后；如果文字只起補(bǔ)充說明作用的，圖樣在前，文字在后。,卷內(nèi)文件頁號的編寫：案卷內(nèi)項目文件以件為單位裝訂的，逐件蓋檔號章

29、，并以件為單位編寫頁號；整卷裝訂的，從001起編頁號。以有效內(nèi)容的頁面為一頁。（根據(jù)2008年版國標(biāo):科技案卷構(gòu)成一般要求，整卷裝訂也可以件為單位編寫頁號）。已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。,4、卷內(nèi)文件目錄與備考表的填寫,最好激光打印字段格式符合要求字體大小適當(dāng)。,填寫卷內(nèi)目錄,序號：文件在卷內(nèi)的順序號文件編號：完整的代字代號責(zé)任者：文件的形成者，單位全稱或規(guī)范化簡稱。文件材料題名：文件名稱。注意無名稱、或名稱不能揭示內(nèi)

30、容的應(yīng)自擬并加【】。日期：文件形成時間，用8位數(shù)字表示20010226表示。頁數(shù)：填寫每件文件的總頁數(shù)。備注：需說明的情況。,卷內(nèi)目錄檔號：,,24—J.1—001—1（文件級檔號，08年版科檔案卷要求，第四部分應(yīng)為序號）,24—J.1—001,卷內(nèi)目錄,檔號:24—J.1—001（案卷級檔號）,檔號:24—J.1—001—010（文件級檔號，第四部分為所在卷大流水編號的第10頁）,卷 內(nèi) 備 考 表

31、 的 編 制,,5、案卷封面填寫,案卷封面內(nèi)容填寫：案卷題名：揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容立卷單位：案卷的形成單位。起止日期：卷內(nèi)文件的起止時間保管期限：對照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長期、短期。密級：卷內(nèi)科技文件的最高密級。檔號：檔案的編號,,,,,,,案 卷 封 面 的 編 制,案卷題名的擬寫方法1：案卷題名=項目名稱+單位工程名+分部（分項）+路段（專業(yè)

32、、階段、結(jié)構(gòu)）+文件內(nèi)容+文件名方法2:案卷題名=責(zé)任者+問題（時間、地區(qū)等）+文種,例：（1） 海文高速公路工程 K50+20~K110+15 項目名稱 單位工程 路基壓實(shí)度評定 表 文件內(nèi)容 文件名（2） 美蘭機(jī)場 候機(jī)樓 電氣線路竣工 圖 項目名稱 單位工程

33、 專業(yè)階段 文件名,（3）海南廣場1號樓　　供水排水　　施工　　圖　 項目名稱　　　　專業(yè)名　　階段　文件名（4）瓊州大橋　　橋面沉降觀測　　記錄　　　項目名稱　　　內(nèi)容　　　　文件名（5）海南東線高速公路　 K100＋10~K150＋15路基　中間檢驗報驗單 項目名稱　分項工程　　文件名,,,,（ 6 ）

34、世紀(jì)大橋基礎(chǔ)及下部結(jié)構(gòu) 單位工程名稱 1號墩鉆孔樁、立柱、蓋梁 質(zhì)量評定 　 表 分部工程名稱 內(nèi)容 文件名稱 （7）海南省地震局 關(guān)于省檔案館庫房地震安全性評價的 作者

35、 問題 通知、評價報告、評價結(jié)果、審批意見書 文件名,（案卷脊背式樣）,,,,,1)整卷裝訂的，用電鉆三孔一線線繩裝訂 2)以件單位裝訂組卷的，在左側(cè)用不銹鋼釘裝訂或縫紉機(jī)踏線。并在每件文件首頁空白處加蓋檔號章。,6、案卷的裝訂或裝盒,案卷的分類排列,項目內(nèi)分類項目前期文件項目施工文件項目竣工文件項目

36、設(shè)備文件項目驗收文件排列:按照類別、階段、時間等要素排列,分類編號　　例1：,綜合檔案室（010）,C人事教育,B黨務(wù)活動,G特種載體,A行政管理,D基本建設(shè),E會計檔案,F設(shè)備檔案,2宿　舍,3廠　房,4海文高速公路,1辦公樓,綜合（前期）類1,監(jiān)　理3,施　工4,設(shè)　備5,聲像類6,,,,,,,1卷 2卷 3卷 4卷 122卷,,,,,,,,,,,,,

37、,,,,,,,,,,,,設(shè)計2,,,,,,一級類目名稱及代號,,二級類目名稱及代號,基 本 范 圍,,,,,辦公樓 1,宿舍 2,食堂 3,俱樂部 4,同一工程項目內(nèi)，包含從工程立項、勘探測繪、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。,基本建設(shè)類JJ,,檔號：JJ.1—001,項目檔案檔號的編制,檔號構(gòu)成：全宗號-分類號（或項目代號或　目錄號）-案卷號 如：010-D-1分類編號:適用于大中型項

38、目 項目代號+項目內(nèi)分類號+案卷順序號 如：D.4.1-122大流水編號:適用中小型項目 項目代號+案卷順序號 如：DAG-50,,檔案館建設(shè)項目代號,,檔號的編制說明 如： 010-D?4 ?1-122,案卷號三級類目號二級類目號一級類目號全宗號,,,,,,,,,,,,,編制項目檔案案卷目錄,項目文件整理成果的反映項目檔案保管

39、和查詢的工具,案卷目錄,七、項目文件的歸檔,1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后。將經(jīng)整理、編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求．向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交歸檔；工程分包的，由分包單位向總包單位移交，再由總包單位匯總整理后建設(shè)單位移交，項目各參建單位在完成項目檔案編制后，用鉛筆編寫臨時檔案號。,2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點(diǎn)．歸檔可按階段分期進(jìn)行．也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并

40、歸檔。 3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)．應(yīng)記述和反映建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映項目建設(shè)過程和竣工時的實(shí)際情況,圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合規(guī)定．,4、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔． 5、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后．應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷

41、質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審,經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)．,6、項目文件的歸檔時間,除受委托進(jìn)行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應(yīng)在項目實(shí)體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔．,八、項目檔案的匯總整理與移交,（一）項目檔案的匯總整理（全部項目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織，其內(nèi)容包括： ）,a)根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目實(shí)際情況

42、，設(shè)計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系．小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類．下設(shè)屬類 b)依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號的,建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計、施工及監(jiān)理單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號．,c)對全部項目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。 d)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格,項目檔案編

43、制說明包括兩個方面的內(nèi)容： 1．項目簡介。（1）項目的構(gòu)成，項目的用途，項目的批準(zhǔn)單位和文號、批準(zhǔn)日期；（2）項目的總投資、占地面積和走向；（3）項目的籌建、動工、試生產(chǎn)日期和正式竣工投產(chǎn)、交付使用日期；（4）項目的工藝、設(shè)備產(chǎn)品情況；（5）項目的設(shè)計、施工、安裝、監(jiān)理單位；（6）項目的單位工程總數(shù)；（7）其他。,,2．項目檔案簡介。（1）項目檔案整理的依據(jù)性文件；（2）項目檔案包括的主要文件材料內(nèi)容；（3）檔案的數(shù)量；（4）其

44、他需要說明的問題。,（二）項目檔案的移交,1、項目檔案驗收合格后,建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交．凡分期或分機(jī)組的項目，應(yīng)在每期或每機(jī)組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。,2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù)：建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。,

45、九、項目檔案的驗收,（一）《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》適用于各級政府投資主管部門組織或委托組織進(jìn)行竣工驗收的固定資產(chǎn)投資項目。 （二）項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目驗收,（三）項目檔案驗收前，項目建設(shè)單位應(yīng)先按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》完成項目形成的所有文件歸檔與整理工作，并嚴(yán)格按照《辦法》的附件2《重大建設(shè)項目檔案驗收內(nèi)容及要求》進(jìn)行自檢。自檢

46、合格后向按規(guī)定向組織的驗收的檔案主管部門遞交《重大建設(shè)項目檔案申請表》及報告，申請檔案專項驗收。,感謝您的聆聽！,個人資訊　　供職單位 海南省檔案局（館）　　效力部門 業(yè)務(wù)指導(dǎo)處、基建辦　 溝通路徑 18976073086 13907553508@1