工作流系統(tǒng)

1、GC工作流系統(tǒng)（工作流系統(tǒng)（GCWkFlowWkFlowSystemSystem）在你的身邊，將多出一位新朋友GC工作流系統(tǒng)（GCWkFlowSystem），它能干什么？現(xiàn)代企業(yè)的日?；顒又?，相當部分都是有兩個或兩個以上的員工共同參與協(xié)作的任務，比如生產流程、業(yè)務流程、各類行政申請流程、財務審批流程、人事處理流程、質量控制及客服流程等。一項工作，經過一個步驟處理后再轉往下一站的連續(xù)步驟，稱之為“工作流”WkFlow。工作流系統(tǒng)（WkFl

2、owSystem）就是幫助實現(xiàn)業(yè)務流程的計算機化或自動化。企業(yè)或組織內有許多繁瑣復雜的流程，這些流程構成了企業(yè)或組織的日常運營活動。如何通過現(xiàn)代的技術手段將這些流程自動化，并對其進行有效地管理以提高企業(yè)運作效率，降低成本，增強規(guī)范和標準化，是工作流自動化管理系統(tǒng)所需要解決的問題。以報銷出差費用為例首先員工必須填寫一張出差費用報銷單，自己計算出總金額。同時他必須記住費用報銷的有關規(guī)定，包括補貼額度。當他填完表單，自己核算一遍，發(fā)現(xiàn)一個計算

3、錯誤，不得不重新填寫一張單子，因為財務規(guī)定單據不得涂改。然后他把單子交給部門經理審批。而此時經理也許正忙于其他事情。因此報銷單在經理的桌子上擱了幾天。當他著手處理這張報銷單時，也許已經忘了是為了哪樁業(yè)務而發(fā)生的費用，于是他打電話給員工來確認這件事，但這位員工這時正在給一個客戶打電話，于是經理給他一個電話留言。最后員工給經理回電話說明情況，經理在報銷單上簽了字。接著報銷單交到了財務部門的出納手上。出納按慣例全部重新計算一遍，確認沒有任何差

4、錯后，將報銷單放入下一批付款的單據隊列中。員工也許一直沒等到結果，擔心會不會出差錯，于是打電話給財務部門，請他們查一查，出納幫他在一大堆單據里面找了半天，查到了那張報銷單，便告訴員工再等兩天就可以拿到錢了。等員工拿到這筆錢可能已經是他開始填報銷單兩個星期以后的事情了。手工處理工作流程，不僅不方便而且還可能出現(xiàn)丟失資料或時間延誤等情況，事后處理結果是以文檔方式歸檔的，所有的處理過程都沒有記錄，不利于查詢、相關信息的統(tǒng)計。工作流自動化軟件將

5、幫助你解決這類問題。仍以報銷為例，采用工作流自動化軟件以后，員工出差回來后，員工只需要在電子表單界面中輸入他必須提供的信息（這實際上就是一個動態(tài)輸入的網頁，只要你上過網，操作應該沒有問題啦，只不過它會自動按規(guī)定流程向上或并行傳遞審核。復雜的程序開發(fā)與系統(tǒng)定義將由資訊在后臺完成。當然，你能否看到某類表單，還與你的權限有關）。系統(tǒng)自動計算出總金額。填完后員工點擊“發(fā)送”按鈕，這張電子化的報銷單立即流轉到部門經理那里，出現(xiàn)在經理的電腦任務列表

6、上。經理如果在規(guī)定的日期之前沒有處理，系統(tǒng)會給出警告。經理也許不必打電話問員工為哪樁業(yè)務報銷，因為根據這張報銷單應當可以查到先前批準的相關的出差申請單。經理處理后，報銷單自動流轉到財務部的出納那里，按規(guī)定處理。員工將不需要再向財務詢問結果，因為審核狀態(tài)系統(tǒng)上就可以查到。這張報銷單的有關數據將最后按要求處理后自動傳遞給公司的財務系統(tǒng)。整個過程高效而簡潔。如果你業(yè)務需要，可以定制開發(fā)相關報表，進行自動統(tǒng)計與輸出；有些必要的表單還可以附加附件

7、，你不需要打印出來再送審。一般情況下，公司在處理這類申請表單上的時間和精力的浪費，往往并沒有被意識到，的確也沒有辦法來知道例如處理一張報銷單的開銷有多大，但實際上在每個流程上浪費的時間和精力，累積起來是一個可觀的數字。相信當你不需要為加班、請假、出差或傳遞聯(lián)絡單等在各個部門間來回跑動與找人簽字時，你會感到工作流系統(tǒng)的好處。如果你是一個審核者，你會發(fā)覺跑到你辦公室呈送表單的人在減少，你可以直接在系統(tǒng)中對相關申請做同意或不同意處理（當然，一

8、旦你做不同意處理，流程就此結束，返回申請者），如果必要，你還可以在審核的界面上輸入你的批示意見；如果你是一個送審者，你隨時都可以在系統(tǒng)中方便地查到你的申請目前在哪一個審批環(huán)節(jié)上，是什么狀態(tài)(同意或不同意、退回），或是讀取你上司的批示意見。如果你將有一段時間不在公司而無法審批文件，你可以在離開前在系統(tǒng)里指定代理人，系統(tǒng)將自動將相關處理轉到你指定的代理人系統(tǒng)界面上，代理你審核，直到你取消代理。一般環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)都將有結果郵件通知你，所以你不用

9、擔心誤事。即使有人延誤，系統(tǒng)也將提供效率方面的統(tǒng)計數據作為檢討的依據。而且在未來，你可以實現(xiàn)遠程和移動辦公，在你的家里或出差的旅館里，你也可以辦公啦！工作流系統(tǒng)具體能用在什么地方？呵，通常來說，例如：1.關鍵業(yè)務流程：報價處理，采購處理，合同審核，聯(lián)絡單處理等。2.行政管理類：出差申請，加班申請，請假申請，用車申請，各種辦公工品申請，日報周報等凡是原來手工流轉處理的行政性表單。3.人事管理類：員工培訓安排申請，新員工安排職位變動管理等。

10、4.財務相關類：付款請求，日常報銷，費用歸檔等。5.客戶服務類：客戶投訴處理，售后服務管理。6.資訊服務類：系統(tǒng)權限申請郵件申請電腦作業(yè)申請電腦設備維修申請等。當然，以上僅僅是抽象的舉例，具體需要按公司實際需求進行，資訊中心對各應用的電子表單需有一個開發(fā)、完善與導入應用的過程，我們即將投入的第一個電子表單是請購單，目前，資訊中心包立峰與顏毅正在全力推展。你有任何問題，歡迎你與我們聯(lián)絡。是不是沒有問題了？當然不！當一個人工處理的流程轉化為

11、電子系統(tǒng)流程時，人工處理的隨意性與系統(tǒng)標準審核流程處理的規(guī)范性總歸有一點矛盾，你也許會有點不習慣。另外例如報銷出差費用時，你原來要貼的很多報銷憑證又該如何處理？等等。這些都需要我們與相關單位與部門協(xié)調解決的。另外，可能你會調換部門或工作，可能你的上司外出又不指定代理人，可能你單位的表單審核流程需要改變，呵！也許你升職了，這些你都需要知會資訊中心及時調整定義。特別是你的帳號口令不要被別人竊取，否則就是你自己的問題而不是電腦的問題了。好！對