第七單元公務(wù)文書

1、南開大學(xué)出版社,主編 王佳 顧洪波,應(yīng)用文寫作基礎(chǔ),第七單元 公務(wù)文書,第一節(jié) 行政文書概述,行政文書概念,第二節(jié) 通知,（一）通知概述通知是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人告知有關(guān)事項(xiàng)時(shí)使用的一種應(yīng)用文。通知的應(yīng)用十分廣泛，系統(tǒng)或單位內(nèi)部布置工作、傳達(dá)事情、召集會(huì)議時(shí)常使用通知。事務(wù)類通知以書面形式發(fā)出，但并非正式公文（明顯標(biāo)志是這類通知沒(méi)有公文字號(hào)、主題詞等），不需要存檔備案。有時(shí)還可以直接在單位內(nèi)部告示欄寫出或張貼，

2、不再另外行文。,（二）通知的格式與寫法,,,,,標(biāo)題,對(duì)象名稱,正文,落款,標(biāo)題位于首行的正中，用比較醒目的字體，可以只寫“通知”兩字，也可以根據(jù)情況寫“緊急通知”、“重要通知”等，以引起注意。,通知對(duì)象的名稱一般頂格在正文的第一行，后面加冒號(hào)。在日常事務(wù)性通知中，如正文內(nèi)容已明確了通知的對(duì)象，開頭或末尾的對(duì)象名稱可省略不寫。,正文寫在名稱下面，另起一行空兩格開始寫。通知的內(nèi)容因事而異，有不同側(cè)重點(diǎn)。,發(fā)出單位和時(shí)間分兩行寫在文尾的右

3、下方，單位名稱在上，時(shí)間在下。,（三）通知的寫作要求,,,（1）通知的對(duì)象和內(nèi)容必須明確、具體。如果含糊不清，就會(huì)貽誤工作。,,（2）通知的文字要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、有條理，讓人一看就明白，便于理解、執(zhí)行。,,表?yè)P(yáng)通報(bào)批評(píng)通報(bào)情況通報(bào),通報(bào)是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，將工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及各種典型事例告知有關(guān)單位和人員的公文文種，其作用是將有關(guān)情況告知所屬單位，以增加工作的透明度，使各單位相互協(xié)調(diào)，搞好工作。,第三節(jié) 通報(bào),（一）

4、通報(bào)概述,通報(bào)類型：,通報(bào)具有以下特點(diǎn)：,1．內(nèi)容的真實(shí)性,2．目的的告知性,（二）通報(bào)的格式與寫法,,,,,,1．表?yè)P(yáng)性通報(bào),3．情況通報(bào),2．批評(píng)性通報(bào),正文內(nèi)容包括：①敘述先進(jìn)事跡，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、經(jīng)過(guò)及其結(jié)果；②對(duì)先進(jìn)事跡進(jìn)行分析、評(píng)議，指出其典型意義，或概括主要經(jīng)驗(yàn)；③提出表彰決定；④提出希望和學(xué)習(xí)號(hào)召。,內(nèi)容包括：①敘述事故或錯(cuò)誤事實(shí)的經(jīng)過(guò)情況、時(shí)間、地點(diǎn)、事故及其后果等；②對(duì)事故進(jìn)行分析評(píng)議，分析事故發(fā)生的原因

5、，指出事故的性質(zhì)及其危害；③提出處分決定；④引申出應(yīng)當(dāng)吸取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，有的放矢地提出希望和要求。,情況通報(bào)正文內(nèi)容包括：①概括敘述情況；②分析情況；③針對(duì)情況提出希望和要求。,,,1．及時(shí)、快速通報(bào)具有較強(qiáng)的時(shí)間性。因?yàn)橥▓?bào)的內(nèi)容都是新發(fā)生的事件和情況，與推動(dòng)當(dāng)前中心工作密切相關(guān)，因此，必須不誤時(shí)機(jī)，否則，就會(huì)失去通報(bào)的價(jià)值。,,2．材料必須新穎、典型、具有代表性通報(bào)必須選擇新穎、典型、具有代表性的人與事，選擇與中心任務(wù)有關(guān)的重大情

6、況和事項(xiàng)，使眾人周知，引起重視和警惕，從而對(duì)各機(jī)關(guān)的工作有所啟示與推動(dòng)。,（三）通報(bào)的寫作要求,第四節(jié) 報(bào)告,報(bào)告概述,報(bào)告是機(jī)關(guān)、單位經(jīng)常使用的重要的上行文。用好報(bào)告，能幫助上級(jí)及時(shí)了解情況，掌握下情，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，同時(shí)，有利于下級(jí)機(jī)關(guān)、單位接受上級(jí)的監(jiān)督和指導(dǎo)。,報(bào)告的類型及特點(diǎn),（1）工作報(bào)告。（2）專題報(bào)告。（3）答復(fù)報(bào)告。（4）遞送報(bào)告。,反映實(shí)踐性,概括陳述性,,,（二）報(bào)告的格式與寫法,導(dǎo)語(yǔ)多交代撰寫報(bào)告的

7、目的或緣由。寫完后多用“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”的過(guò)渡語(yǔ)過(guò)渡到下文。,報(bào)告的具體內(nèi)容。,一般報(bào)告的結(jié)尾都有習(xí)慣用語(yǔ)。根據(jù)報(bào)告的不同內(nèi)容選用不同的習(xí)慣用語(yǔ)。,（三）報(bào)告的寫作方法,1．工作報(bào)告的要求,2．專題報(bào)告的要求,3．答復(fù)報(bào)告的要求,4．遞送報(bào)告的要求,內(nèi)容要求寫明工作進(jìn)程、工作成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)、存在的問(wèn)題與下一步工作安排。主要運(yùn)用記敘方式。重點(diǎn)突出，點(diǎn)面結(jié)合。要避免把工作報(bào)告寫成面面俱到的流水賬。實(shí)事求是，報(bào)告中所列成績(jī)或問(wèn)題都必須

8、屬實(shí)，并能從中揭示出一定的規(guī)律。在報(bào)告中可以寫設(shè)想、提建議，但不可寫請(qǐng)示事項(xiàng)。,在內(nèi)容上要求反映新事物、新問(wèn)題、新情況，要有助于推進(jìn)當(dāng)前工作的開展。寫作要及時(shí)，做完一項(xiàng)專門工作或解決某項(xiàng)問(wèn)題之后，立即報(bào)告。,要針對(duì)上級(jí)的詢問(wèn)，實(shí)事求是地回答問(wèn)題。,寫作內(nèi)容簡(jiǎn)單，將報(bào)送的材料(文件、物件)的名稱、數(shù)量寫清楚。結(jié)尾用“請(qǐng)收閱”、“請(qǐng)查收”等結(jié)束。,第五節(jié) 請(qǐng)示,（一）請(qǐng)示的分類,請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示為上行文，具有強(qiáng)

9、制回復(fù)的性質(zhì)。其行文目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，以及在工作中遇到的無(wú)章可循的疑難問(wèn)題，給予答復(fù)。,1．請(qǐng)求指示的請(qǐng)示2．請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示3．請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示,,,,事前行文性,請(qǐng)示批復(fù)性,一文一事性,(二) 請(qǐng)示的特點(diǎn),（三）請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)與寫法,,,緣由,,,事項(xiàng),,,結(jié)語(yǔ),即請(qǐng)求事項(xiàng)所持的依據(jù)、緣由，它是上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的主要依據(jù)，因此，這部分要寫明所遇到的新情況、新問(wèn)題，或自身沒(méi)有能力解決的困難，要寫得充分

10、、恰當(dāng)、有說(shuō)服力。,即請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予或指示或批準(zhǔn)或支持和幫助的具體內(nèi)容。事項(xiàng)要具體，所提的要求要有可行性和可操作性。如果內(nèi)容比較復(fù)雜，則分條列項(xiàng)寫。用語(yǔ)要明確，不能含糊其辭。語(yǔ)氣要得體。,請(qǐng)示用結(jié)語(yǔ)表達(dá)要求，通常使用“妥否，請(qǐng)批復(fù)”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”、“請(qǐng)批準(zhǔn)”、“如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)……”等慣用語(yǔ)。這是請(qǐng)示結(jié)尾必不可少的慣用語(yǔ)。,,,,,,一文一事；只主送一個(gè)主管的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，不能多頭主送，也不送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人；按隸屬關(guān)系逐級(jí)請(qǐng)示，在一

11、般情況下，不越級(jí)請(qǐng)示；請(qǐng)示上報(bào)的同時(shí)不抄送下級(jí)與同級(jí)機(jī)關(guān)；請(qǐng)示與報(bào)告不能混用，不能將請(qǐng)示寫成報(bào)告，即不寫“請(qǐng)示報(bào)告”。,,兩個(gè)以上單位聯(lián)合向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示時(shí)，要在事前確定主辦單位，經(jīng)過(guò)認(rèn)真磋商，取得統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，而后會(huì)簽、印發(fā)。,,提出請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)根據(jù)本地區(qū)、本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，對(duì)所請(qǐng)示的問(wèn)題提出解決的初步意見與方案，供領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)時(shí)參考，因此事先要經(jīng)過(guò)周密的調(diào)查研究，使提出的意見與方案準(zhǔn)確切實(shí)。,,請(qǐng)求批準(zhǔn)行政規(guī)章的請(qǐng)示，要在正文中說(shuō)明制定

12、此項(xiàng)規(guī)章的必要性及其主要內(nèi)容，然后規(guī)章草案作為請(qǐng)示的附件，一并報(bào)送。,（四）請(qǐng)示的寫作要求,第六節(jié) 批復(fù),（一）批復(fù)概述批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。先有請(qǐng)示，后有批復(fù)。批復(fù)是下行文。,,,,,,,,,類型,特點(diǎn),1．指示性批復(fù)主要是針對(duì)方針、政策性問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)。2．表態(tài)性批復(fù)是對(duì)指示事項(xiàng)表示同意或不同意的批復(fù)。,（1）針對(duì)性。（2）被動(dòng)性。（3）權(quán)威性。,（二）批復(fù)的格式與寫法,1．批復(fù)引語(yǔ)批復(fù)引語(yǔ)的寫作，必須先引

13、請(qǐng)示標(biāo)題，再引發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)應(yīng)加圓括號(hào)。如“你公司《關(guān)于……的請(qǐng)示》（××〔20××〕×號(hào)）收悉”。引述來(lái)文是為了說(shuō)明批復(fù)根據(jù)，點(diǎn)出批復(fù)對(duì)象，使請(qǐng)示機(jī)關(guān)一看批復(fù)的開頭,就明白是因何事而作的批復(fù)。,2．批復(fù)事項(xiàng)需針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)給予明確答復(fù)或具體指示，做到態(tài)度鮮明，語(yǔ)言簡(jiǎn)明，絕不能模棱兩可，含糊其辭，以免下級(jí)無(wú)所適從。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)常規(guī)事項(xiàng)、例行工作的批復(fù)，特別是同意有關(guān)請(qǐng)示的批復(fù)，不必

14、闡述批復(fù)理由，表明同意態(tài)度即可。如不同意請(qǐng)示事項(xiàng)，或?qū)ο录?jí)機(jī)關(guān)要求的支持和幫助難以滿足，則除在批復(fù)中表明態(tài)度外，一般還需要適當(dāng)說(shuō)明理由，以便對(duì)方能較好地接受，并及時(shí)作出相應(yīng)的工作安排。,3．批復(fù)結(jié)語(yǔ)一般在正文末尾寫上“此復(fù)”、“特此批復(fù)”等語(yǔ)。有些批復(fù)在批復(fù)事項(xiàng)之后還另提出有關(guān)執(zhí)行要求。,,,,一個(gè)批復(fù)針對(duì)一份請(qǐng)示。有時(shí)數(shù)個(gè)下級(jí)聯(lián)合請(qǐng)示同一件事，經(jīng)研究后，應(yīng)分別給各個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)行文批復(fù)。,收到請(qǐng)示必須予以及時(shí)答復(fù)，以免貽誤下級(jí)機(jī)關(guān)的工

15、作。,批復(fù)問(wèn)題應(yīng)持慎重態(tài)度，加強(qiáng)調(diào)查研究與磋商，而不宜輕率定奪。有的批復(fù)如需要其他所屬機(jī)關(guān)周知時(shí)，亦可批轉(zhuǎn)給有關(guān)的下屬機(jī)關(guān)或在文件公報(bào)上刊登。,（三）批復(fù)的寫作要求,第七節(jié)、函,（一）函的概述,函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。,,,,,1,使用廣泛性其使用不受級(jí)別高低、單位大小的限制，收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進(jìn)行聯(lián)系。,,,,,,,,,,2,行文多向性函可以上行、下行，但大多數(shù)

16、函為平行文。,,,,,3,用語(yǔ)謙敬性不論什么類型的函，用語(yǔ)皆得注重謙恭有禮，尊重對(duì)方，力求得到對(duì)方更多的理解和支持。,（二）函的格式與寫法,1.標(biāo)題（1）發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，如：《重慶市××學(xué)校關(guān)于申請(qǐng)困難學(xué)生生活補(bǔ)助的函》。（2）事由+文種，由于有些公函是套紅印發(fā)的，紅頭部分已經(jīng)有發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，在標(biāo)題中就只有事由和文種兩個(gè)要素，如：《關(guān)于商請(qǐng)?jiān)黾訉W(xué)生藝術(shù)節(jié)表演項(xiàng)目的函》。（3）發(fā)文機(jī)關(guān)+文種，如：《中華

17、人民共和國(guó)交通部函》；如果是答復(fù)性函，標(biāo)題中應(yīng)有所體現(xiàn)，如《關(guān)于××問(wèn)題的復(fù)函》。,2.主送機(jī)關(guān)此為接收函的機(jī)關(guān)，復(fù)函寫來(lái)函的發(fā)文機(jī)關(guān)。,3.正文（1）發(fā)函緣由。這是函的開頭部分，主要交代去函或復(fù)函的依據(jù)、理由或原因。（2）事項(xiàng)。是函的主體和核心部分。詢問(wèn)、商洽或請(qǐng)批的內(nèi)容要寫得具體、清楚，一文一事，便于對(duì)方答復(fù)；答復(fù)函要針對(duì)來(lái)函的問(wèn)題做出明確的表態(tài)，批準(zhǔn)性批復(fù)，要明確說(shuō)明同意某事或不同意某事，還可以在此基礎(chǔ)上