公司文件管理規(guī)定

1、公司文件管理規(guī)定公司文件管理規(guī)定1.目的和作用目的和作用公司的文件資料是公司的重要財富，加強對文件的管理，使文件在經(jīng)營管理中充分發(fā)揮信息導向作用，保障和促進宮縮各項經(jīng)營活動的順利進行，是公司管理層的重要工作。為實現(xiàn)文件管理的程序化、規(guī)范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本規(guī)定。2.管理職責管理職責公司的文件管理統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口負責。應加強隊本部門秘書工作人員的業(yè)務培訓，抓好文件的立卷歸檔、存放保管以及文件使用各環(huán)節(jié)的管理程序。并對各職

2、能部門的文件管理工作進行指導和工作檢查。3.文件立卷歸檔管理文件立卷歸檔管理秘書部門對公司文件的立卷歸檔，應按照以下程序做好工作：3.1收集立卷文書材料。應堅持平時隨時收集文件進行歸檔，以保證文件材料的完整，對于辦理完畢的文件材料應及時收回，對于會議文件要及時整理，對于本企業(yè)的對外發(fā)文要保留好底稿和正本。3.2做好立卷類目的分類。按照不同文件的性質分成若干類別，如黨政文書類、人事管理類、生產(chǎn)管理類、經(jīng)濟財務類、對外業(yè)務類等，以便于文件的

3、管理和保管。3.3擬定卷內(nèi)文件保存價值。按照統(tǒng)一的原則標準，將卷內(nèi)所有文件分為永久、長期、短期三種不同的保管期限。3.4科學、合理地排列卷內(nèi)文件。應按照一定的規(guī)律排卷內(nèi)文件，使文件保持條理性，一般要求是：3.4.1重要文件在前，次要文件在后。3.4.2政策性文件在前，業(yè)務性文件在后。4.3.2清退的文件按時間要求可分為以下兩種：a.隨時清退的文件。包括傳閱件、會簽和送審件、承辦件以及有重大錯誤需清退的文件等。這類文件要求閱后盡快清退，否

4、則會貽誤工作。b.定期清退的文件。這類文件大多是上級機關下發(fā)的文件，清退時間一般半年清退一次，也可年終一次性清退。4.3.3對清退文件工作的要求一是要及時，即在要求的時限內(nèi)完成清退工作；二是要完整，清退的文件不能有丟失和缺損。4.4做好文件的銷毀工作。4.4.1公司每年的年底應對以下需銷毀的文件進行清繳和銷毀工作：a.上級下發(fā)的不需要歸檔立卷的文件。b.本機關制發(fā)的歸檔立卷后的余份。c.下級抄報的無存檔價值的文件、材料。d.無歸檔立卷價

5、值的內(nèi)部刊物、資料。e.上級機關指定需銷毀的文件。4.4.2對需銷毀的文件，在清點時一般需在收發(fā)文記錄薄上加蓋“銷毀”印簽，并江清繳出的銷毀文件統(tǒng)一填寫在銷文登記表上。4.4.3在銷毀文件前應將銷毀文登記表上報公司領導審核簽批，由上級領導作最后的鑒別，確認文件沒有存檔價值后方可將文件銷毀。4..4.4秘書人員銷毀文件時應有上級指派的監(jiān)銷人在場，文件銷毀后，監(jiān)銷人也在銷文登記表上簽字。5閱文管理閱文管理根據(jù)文件的不同情況，閱文管理包括傳閱