行政助理工作

1、行政助理工作所在部門：行政人事部職務(wù)：行政助理入職后需要了解的內(nèi)容：1.企業(yè)各部門的劃分情況及各自的職能，產(chǎn)品生產(chǎn)的流程。2.認(rèn)識(shí)和熟悉公司各部門的主要負(fù)責(zé)人，了解其職責(zé)。3.行政工作的主要內(nèi)容及細(xì)節(jié)(各種日常事務(wù)的管理)ESP.做好各項(xiàng)工作的前提：了解公司目前的相關(guān)制度，與各項(xiàng)管理內(nèi)容相關(guān)的表格、資料有哪些；相關(guān)的數(shù)據(jù)要及時(shí)更新，及時(shí)發(fā)布各類通知、通告、文件等。主要內(nèi)容：（1）食堂：按照相應(yīng)的規(guī)定和管理制度，進(jìn)行檢查，監(jiān)督（2）宿舍：

2、檢查，評(píng)比；按月抄查水、電表，統(tǒng)計(jì)費(fèi)用。（3）保安（門衛(wèi)）：監(jiān)督保安的巡查情況，查看巡查記錄。（4）車輛使用：了解申請(qǐng)用車的流程。（5）資料檔案：打印、復(fù)印、整理、存檔，明確各部門應(yīng)管理和保存哪些檔案。（6）會(huì)議：周、月例會(huì)的準(zhǔn)備、記錄、落實(shí)。包括會(huì)議前發(fā)布會(huì)議通知，把會(huì)議紀(jì)要上傳至公司局域網(wǎng)等內(nèi)容。（7）公司物品的管理：了解相應(yīng)的規(guī)章制度。（8）保險(xiǎn)的購(gòu)買：了解當(dāng)前購(gòu)買的保險(xiǎn)的相關(guān)情況，包括購(gòu)買了哪家保險(xiǎn)公司的哪些險(xiǎn)種，有效期限等。處

3、理公司員工的購(gòu)買保險(xiǎn)申請(qǐng)。（9）宣傳公司企業(yè)文化：包括公司內(nèi)部宣傳欄的設(shè)置、改進(jìn)，以及對(duì)外宣傳網(wǎng)站內(nèi)容上的更新等。4.與人力資源管理相關(guān)的內(nèi)容（1）員工人事檔案（2）了解公司各部門人員配備情況，若有空缺職位，及時(shí)制定相應(yīng)的招聘計(jì)劃，發(fā)布招聘信息。（3）了解公司各部門各職位的基本職責(zé)和應(yīng)當(dāng)具備的基本素質(zhì)，以便對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行初步面試。（4）考勤情況的匯總：相關(guān)信息做到及時(shí)通報(bào)本人。（5）員工考核、崗位異動(dòng)、離職等手續(xù)的辦理：相關(guān)表格（考核表、

4、崗位異動(dòng)申請(qǐng)表、職申請(qǐng)表等）——部門經(jīng)理——總經(jīng)理（6）培訓(xùn)的流程5.需要注意的其他內(nèi)容（1）熟悉各種文書、空白表格、資料檔案放置的具體位置。（2）打印、復(fù)印、傳真、考勤機(jī)等設(shè)備的熟練使用。（3）行政工作的重點(diǎn)在于執(zhí)行力的跟進(jìn)、統(tǒng)計(jì)、反饋，并處理內(nèi)、外部投訴，要同上級(jí)及部門內(nèi)部工作人員多加交流、溝通。直接上司：行政經(jīng)理主要工作：協(xié)助經(jīng)理安排、落實(shí)行政服務(wù)與后勤總務(wù)的支持工作。崗位職責(zé)：（具體工作）（1）組織辦好會(huì)議接待、娛樂(lè)等各項(xiàng)活動(dòng)；

5、（2）協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；（3）組織公司辦公費(fèi)用的計(jì)劃、辦公用品的購(gòu)買、管理和發(fā)放工作（4）管理公司非技術(shù)資料、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等資料（5）做好辦公室人員考勤和處理各種假期；（6）管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作；（7）發(fā)放日常福利、節(jié)日福利；8）購(gòu)買、管理和維修公司固定資產(chǎn)；（9）負(fù)責(zé)辦公用品、文具、生活配套設(shè)施的管理；（10）做好公司廢物（品）處理和銷售管理工作（11）完成直屬上司交辦的臨時(shí)性工作。一般來(lái)說(shuō)，面試你

6、的人都不是一個(gè)很好對(duì)付的人。別看他彬彬有禮，看上去笑瞇瞇的，很和氣的樣子。但沒(méi)準(zhǔn)兒一肚子壞水。有些人待人特別客氣，說(shuō)話還稍稍有點(diǎn)結(jié)巴的，更容易讓人上當(dāng)。所以，牢記一點(diǎn)，面試的時(shí)候保持高度警覺(jué)，對(duì)方不經(jīng)意問(wèn)出來(lái)的問(wèn)題，很可能是他最想知道的。舉例來(lái)說(shuō)，我每次面試的時(shí)候，最喜歡說(shuō)的話就是：哦，我不是人力資源的，你別拘束，咱們就當(dāng)是聊天……負(fù)責(zé)面試的人，一般有兩種，一種是專門的人力資源部門。我不懂這一塊，略過(guò)不談。另外一種就是我這樣的，負(fù)責(zé)某個(gè)

7、部門的苦力頭。一般來(lái)說(shuō)，公司中層的苦力頭，他的腦子里面都有一個(gè)模式，他的碼頭上需要一個(gè)什么樣的人，他或她必須具備哪些技能。但這些考察都是次要的，他首先要搞清楚一點(diǎn)，那就是對(duì)方的人品！?。Q句話說(shuō)，能力是一個(gè)方面，但人品是門檻?。?！如果他判定你人品有問(wèn)題，那剩下的問(wèn)題就沒(méi)必要了。這里面就有很多陷阱，比如，你怎么評(píng)價(jià)前一家公司。你要是大說(shuō)特說(shuō)那公司怎么不好，我肯定要琢磨了，你昨天背叛少林，那今天會(huì)不會(huì)背叛武當(dāng)？最好把離職原因淡淡一說(shuō)，不要指

8、責(zé)誰(shuí)。我找工作的時(shí)候，一般都老實(shí)說(shuō)，我自己能力不行，被公司淘汰了。其實(shí)大家肚子都揣著明白，不就是為了找個(gè)錢多點(diǎn)的地兒嘛。我經(jīng)常問(wèn)的一個(gè)陷阱問(wèn)題就是：談?wù)勀愕母改?。其?shí)這個(gè)問(wèn)題一方面是考察對(duì)方的家庭教育，另外一方面是看看面試者怎么評(píng)價(jià)父母。這里面有個(gè)通常的邏輯，爹媽把他養(yǎng)這么大，說(shuō)到自己的父母毫無(wú)感恩，感激之情，這種人招進(jìn)來(lái)肯定不能成為合格的苦力?？傊嬖嚨臅r(shí)候要牢記一點(diǎn)，面試你的那個(gè)混蛋，不管他有多和善，但他問(wèn)的問(wèn)題，可能里面處處陷阱

9、！?。∶嬖嚨浇Y(jié)束的時(shí)候，都會(huì)問(wèn)到薪金標(biāo)準(zhǔn)。我不知道別的公司怎么操作的。我呆過(guò)的公司，都是定編定崗的，換句話說(shuō)，招聘的時(shí)候，這個(gè)崗位的薪水是早就確定了。?。。∫簿褪钦f(shuō)，對(duì)方問(wèn)到薪金的時(shí)候，他已經(jīng)在腦子里面很清楚公司的標(biāo)準(zhǔn)?。?！一般說(shuō)來(lái)，這個(gè)問(wèn)題的目的是為了確定，他如果覺(jué)得你是個(gè)合適的苦力，那么，現(xiàn)在的薪金，你是不是會(huì)過(guò)來(lái)干活。問(wèn)到薪金的時(shí)候，最好的回答是不回答，留到下一次面試再談?；蛘呖梢苑磫?wèn)，公司對(duì)于這個(gè)崗位定的薪金標(biāo)準(zhǔn)是多少。一般來(lái)說(shuō)

10、，苦力頭不會(huì)管你薪金多少的。好的苦力，苦力頭甚至?xí)槟阆蚶习鍫?zhēng)取。能夠混到苦力頭的位置上，面試你的人至少具有一定的能力，以及足夠的胸懷。他在意的是能不能招到合適的人干活，薪金的問(wèn)題不是問(wèn)題。但過(guò)高的薪金，會(huì)把你抹掉。比如這個(gè)崗位，公司定的薪水是三千，你一張嘴，四千，那完了。對(duì)于應(yīng)聘者，其實(shí)是很不公平的，你能做的就是接受這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)或是不接受。如果是剛剛走出校門，月薪三千我想足夠生活了。所以，如果對(duì)方的薪金標(biāo)準(zhǔn)，你要么不回答，要么就說(shuō)三千，別

11、要的太高。一般面試都是在一個(gè)獨(dú)立的私密空間進(jìn)行。這里簡(jiǎn)單說(shuō)說(shuō)一些基本的禮貌。進(jìn)門要敲門，敲門是最基本的一點(diǎn)。第二點(diǎn)，落座，別進(jìn)去一屁股就坐上去了。最好等對(duì)方先坐下。當(dāng)然，一般面試的人都很客氣，招呼：坐，坐。有時(shí)候進(jìn)去之后，面試的人已經(jīng)坐好了，那就別管了，坐在他的對(duì)面或他指定的位置就行。我這人比較心理陰暗，一般都是背對(duì)亮光坐。當(dāng)你結(jié)束時(shí)，至少客氣招呼一聲：謝謝您抽出時(shí)間面試我。如果離開座位，順手把椅子推好，這也是一個(gè)容易疏忽的地方。有些公

12、司的前臺(tái)小姑娘，是你去面試的時(shí)候最先面對(duì)的，那么臨走的時(shí)候客氣打聲招呼。我有個(gè)習(xí)慣，面試的時(shí)候帶著名片，如果我覺(jué)得很合適，會(huì)把名片給對(duì)方，這樣他便于有問(wèn)題的話聯(lián)絡(luò)我。但是，親愛(ài)的朋友，你去面試的時(shí)候，如果對(duì)方面前放著名片夾子，千萬(wàn)不要傻了吧嘰的要名片。面試結(jié)束的第二天，如果你有面試你的苦力頭電話，那就發(fā)個(gè)短信，內(nèi)容可以客套一下，就說(shuō)感謝你昨天面試我之類的話，然后祝福一下，比如今天好心情，工作順利等等。千萬(wàn)不要問(wèn)對(duì)方結(jié)果。你的目的就是提醒

13、他，顯示你的存在就行了。你等待的地方，可能是公司的公共區(qū)域，而面試的地方可能是會(huì)議室，或者像我這樣的人，喜歡在自己的辦公室談。那么切忌，不要走在前面，也不要走路中間，走在邊上就行，把中間的位置留給你未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)走。進(jìn)門之前主動(dòng)為對(duì)方開門，這種拍馬屁的小花招可以多來(lái)一點(diǎn)。面試的時(shí)候身體正直，自然一點(diǎn)就行。一般來(lái)說(shuō)，不要用摩絲噴的腦袋跟刺猬一樣。女孩子也不要用過(guò)于濃密的香水。這是談事情，不是相親。談話的過(guò)程中，不要搶話，語(yǔ)速也不要太快。我教大

14、家一個(gè)小訣竅，我一般和人談事情，一開始故意顯得有點(diǎn)結(jié)巴。人說(shuō)話結(jié)巴，會(huì)讓人感覺(jué)對(duì)方很誠(chéng)懇。但就開頭一兩句結(jié)巴就行，別一直結(jié)巴。有些人面試的時(shí)候介紹自己會(huì)滔滔不絕，說(shuō)話特快。其實(shí)這里面有個(gè)信息傳遞的問(wèn)題，跟別人談事情，語(yǔ)速太快，往往容易說(shuō)錯(cuò)。對(duì)方接受起來(lái)也有問(wèn)題。中等語(yǔ)速就可以了。很多男的比較大大咧咧，往那兒一坐，二郎腿就搭上了。要是碰上我這樣大大咧咧的，可能無(wú)所謂，要是碰到心理陰暗的，就會(huì)有負(fù)面影響。另外，很多人一緊張就愛(ài)抖腿，這樣也不