高校圖書館資產(chǎn)管理淺析

1、1022006年第11期(總第45期)高校圖書館資產(chǎn)管理淺析張兆倫（山東臨沂師范學(xué)院山東臨沂276005）摘要：高校圖書館資產(chǎn)管理是高校圖書館管理工作的重要組成部分，如何實(shí)現(xiàn)圖書館資產(chǎn)使用的合理、高效、整體優(yōu)化，使固定資產(chǎn)發(fā)揮最大效用是高校圖書館管理工作重要內(nèi)容。所以要分析圖書館固定資產(chǎn)及文獻(xiàn)資料管理中存在的問(wèn)題，采取切實(shí)可行的有效措施，加強(qiáng)圖書館資產(chǎn)管理的力度，提高固定資產(chǎn)的效用和合理配置，讓有限的資產(chǎn)發(fā)揮出最好的作用。關(guān)鍵詞：高校圖

2、書館資產(chǎn)管理建議和措施圖書館固定資產(chǎn)管理是高校圖書館管理工作的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)圖書館固定資產(chǎn)使用的合理、高效、整體優(yōu)化，使其發(fā)揮最大效用是當(dāng)前高校圖書館管理工作的重要內(nèi)容，是搞好高校圖書館管理的先決條件。一、高校圖書館固定資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題高校圖書館在其固定資產(chǎn)管理方面存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面：1.管理制度不健全目前，有相當(dāng)一部分高校圖書館不重視圖書館固定資產(chǎn)的管理，認(rèn)為一定的圖書丟失率是容許的，圖書館工作人員暫時(shí)借用圖書館

3、的辦公用品也是可以的。因此，對(duì)圖書館固定資產(chǎn)的流失，即使發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題也淡然處之。例如，有的圖書館買的防盜儀丟失，書庫(kù)地板打蠟機(jī)被圖書館工作人員借回家，久而久之被遺忘。又如，有的讀者在書上開“天窗”；有的讀者畢業(yè)時(shí)將所借書刊帶走；有的圖書被工作人員沒辦任何借書手續(xù)順手帶回了家。此外有的圖書館在新書入庫(kù)時(shí)沒有履行正常的清點(diǎn)手續(xù)或清點(diǎn)手續(xù)不齊全；圖書剔舊沒有正規(guī)的登記、清查、注銷程序工作隨意性很大所以書庫(kù)藏書量與典藏統(tǒng)計(jì)數(shù)量不符造成圖書館財(cái)產(chǎn)賬

4、目不清。2固定資產(chǎn)的創(chuàng)收缺乏管理圖書館將本館的相對(duì)閑置或暫時(shí)不用的房屋、設(shè)備等非經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)轉(zhuǎn)入到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中并取得收益這在一定程度上彌補(bǔ)了圖書館經(jīng)費(fèi)的不足為學(xué)校減輕了負(fù)擔(dān)并提高了固定資產(chǎn)的質(zhì)量和效益。但由于缺乏一套強(qiáng)有力和操作性強(qiáng)的規(guī)章制度產(chǎn)生了許多問(wèn)題。甚至直接損害圖書館利益造成國(guó)有資產(chǎn)的流失和毀損。同時(shí)在收益分配上由于缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制在一定程度上助長(zhǎng)了不正之風(fēng)直接影響了圖書館和學(xué)校的名譽(yù)。如有的圖書館利用館舍建立對(duì)外營(yíng)業(yè)的書店或出租

5、閑置的場(chǎng)地而不向主管部門辦理申報(bào)手續(xù)對(duì)投入資產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)和收益分配情況也沒有進(jìn)行嚴(yán)格考核和監(jiān)督檢查設(shè)立“小金庫(kù)”沒有堅(jiān)持固定資產(chǎn)的非經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)轉(zhuǎn)經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)的有償使用原則致使公共利益受到損失。3.對(duì)閑置資產(chǎn)的調(diào)劑與管理不得力圖書館對(duì)有些長(zhǎng)期閑置不能有效利用的資產(chǎn)，沒有本著物盡其用的原則進(jìn)行處置和調(diào)劑。如有些圖書長(zhǎng)期壓架，活的知識(shí)變成死書一堆，甚至堆放在某一角落而無(wú)人理睬，任其散落或霉變。這樣既沒有達(dá)到物盡其用的目的，也極大地浪費(fèi)了文獻(xiàn)信息資源

6、。4.忽視無(wú)形資產(chǎn)的使用與管理無(wú)形資產(chǎn)是指不具有實(shí)物形態(tài)而能為使用者在一定時(shí)期內(nèi)提供某種權(quán)利的資產(chǎn)，包括各種商標(biāo)權(quán)、專利權(quán)、著作權(quán)、版權(quán)、商譽(yù)等。每一個(gè)圖書館的名稱都屬于無(wú)形資產(chǎn)。有的人利用某些著名圖書館的名聲在外面舉辦各種培訓(xùn)班，就是利用這些圖書館的無(wú)形資產(chǎn)。不正當(dāng)?shù)厥褂脽o(wú)形資產(chǎn)，往往會(huì)給社會(huì)、給個(gè)人、給學(xué)校及圖書館造成一定的損失。5.固定資產(chǎn)的移交、接收與管理存在一些問(wèn)題目前，我國(guó)施行高校體制改革，有些大學(xué)從部屬院校轉(zhuǎn)到地方或進(jìn)行合

7、并，這些學(xué)校在改變隸屬關(guān)系、合并、撤銷時(shí)，應(yīng)在主管部門和財(cái)政(資產(chǎn)管理)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，對(duì)本單位的財(cái)產(chǎn)、債權(quán)、債務(wù)等進(jìn)行全面清理。圖書館是重點(diǎn)清理對(duì)象之一。由于各資料室各自為政，圖書館難以對(duì)它們實(shí)行真正統(tǒng)一的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，校內(nèi)書刊文獻(xiàn)難以統(tǒng)籌安排，合理使用，共管共享，從而造成浪費(fèi)。另外，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算方法，對(duì)圖書館固定資產(chǎn)管理很難做到在會(huì)計(jì)年度賬目審核時(shí)相符，會(huì)計(jì)制度不健全。其原因，一是由于書刊出版因素的影響，或周期長(zhǎng)，或延期出版，而銷售

8、商要求預(yù)付書刊款，按照傳統(tǒng)1032006年第11期(總第45期)的做法，只有書刊采購(gòu)到手，采購(gòu)人員才能登記報(bào)賬，會(huì)計(jì)人員才能憑財(cái)產(chǎn)登錄號(hào)的原始憑證到校財(cái)務(wù)部門辦理核算手續(xù)，一旦周期有變，采購(gòu)人員不能及時(shí)對(duì)財(cái)產(chǎn)登錄，會(huì)計(jì)人員不能報(bào)賬，會(huì)計(jì)核算要求的時(shí)效性、真實(shí)性和完整性便受到了一定的限制，使得圖書固定資產(chǎn)的管理與會(huì)計(jì)核算不能同步進(jìn)行；二是圖書固定資產(chǎn)賬目不清，由于圖書剔舊工作的周期不固定，不按會(huì)計(jì)年度定期進(jìn)行，一旦書刊下架注銷處理后，編制

9、的清冊(cè)往往只銷自己的賬，而忽略了上報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)部門同時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)增減變動(dòng)的賬目處理。二、加強(qiáng)高校圖書館資產(chǎn)管理工作的建議和對(duì)策高校圖書館要實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)使用的合理、高效、整體優(yōu)化，走可持續(xù)發(fā)展的道路，必須建立強(qiáng)化圖書館資產(chǎn)運(yùn)行管理機(jī)制，建立、健全和完善圖書館資產(chǎn)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使圖書館資產(chǎn)管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。1設(shè)置高校圖書館固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)高校圖書館的總量已超過(guò)2700家，每年國(guó)家財(cái)政撥款人民幣近10億元，已積累了十

10、分可觀的國(guó)有資產(chǎn)，建議設(shè)置圖書館系統(tǒng)專職的固定資產(chǎn)管理、監(jiān)督機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)高校圖書館固定資產(chǎn)管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督，制定與圖書館事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的資產(chǎn)管理的各項(xiàng)方針政策和規(guī)章制度，從國(guó)有資本的投入、資本運(yùn)營(yíng)、資本的收益（經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益）、清產(chǎn)核資、產(chǎn)權(quán)界定、資產(chǎn)匯總報(bào)表等進(jìn)行督導(dǎo)，對(duì)高校圖書館資產(chǎn)管理情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督，保證國(guó)有資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程的規(guī)范化和科學(xué)化。同時(shí)，該機(jī)構(gòu)對(duì)高校圖書館的產(chǎn)權(quán)進(jìn)行明晰，改變其使用權(quán)管理權(quán)代替所有權(quán)管理的狀況，并

11、從法律角度保障高校圖書館財(cái)政撥款的數(shù)額和與國(guó)民經(jīng)濟(jì)總值增加按一定比例逐年增加，為高校圖書館的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2.建立健全資產(chǎn)管理規(guī)章制度提高資產(chǎn)有效使用率，使高校圖書館的資產(chǎn)管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。經(jīng)過(guò)多年工作實(shí)踐，圖書館科學(xué)管理工作在全國(guó)圖書館界特別是高校圖書館界取得了可喜的成果。如果固定資產(chǎn)實(shí)行層級(jí)管理責(zé)任制誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)；誰(shuí)使用誰(shuí)管理的原則館長(zhǎng)是第一責(zé)任人部門主任是第二責(zé)任人班、組主管是第三責(zé)任人。而且文獻(xiàn)資料管

12、理方法與固定資產(chǎn)的管理同步，建立健全一整套科學(xué)的、適用的、規(guī)范的圖書館資產(chǎn)管理規(guī)章制度，必定能夠使高校圖書館提高科學(xué)管理水平。3加強(qiáng)館員資產(chǎn)管理的培訓(xùn)和教育加強(qiáng)資產(chǎn)管理理念教育，是提高高校圖書館管理水平的有效途徑。要切實(shí)搞好高校圖書館的資產(chǎn)管理，就必須群策群力，充分調(diào)動(dòng)全體館員的積極性。首先要進(jìn)行全體館員資產(chǎn)管理培訓(xùn)，讓人人都有搞好資產(chǎn)管理的意識(shí)，其次要層層落實(shí)，真抓實(shí)干，責(zé)任到人，從館長(zhǎng)到普通館員，齊抓共管，在工作中身體力行。再次是設(shè)

13、立檢查監(jiān)督機(jī)制，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。三、搞好高校圖書館資產(chǎn)管理的建議1.圖書類各部門各單位所購(gòu)圖書，在經(jīng)本單位資料管理員對(duì)圖書的數(shù)量、價(jià)格驗(yàn)收合格后，加蓋部門藏書（資料）章或公章，然后由本單位固定資產(chǎn)管理員將本次購(gòu)買的圖書作為一宗錄入高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，提交歸口管理部門審核，同時(shí)將所購(gòu)圖書送圖書館文獻(xiàn)資料采編部。圖書館在收到圖書資料后，首先由采編人員利用圖書館的管理系統(tǒng)進(jìn)行訂單組織，并對(duì)圖書資料進(jìn)行驗(yàn)收，分配財(cái)產(chǎn)號(hào)，打印條形

14、碼，然后編目人員粘貼條形碼等，進(jìn)行圖書資料分類、編目、建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行圖書資料加工，最后由典藏人員將圖書資料分配到購(gòu)置單位，打印《典藏交接清單》。待圖書資料分編加工完成后，各單位資料員帶發(fā)票到圖書館領(lǐng)回圖書資料和交接單，并在《典藏交接清單》上簽字，憑發(fā)票辦理固定資產(chǎn)入賬憑證，經(jīng)辦人在固定資產(chǎn)入賬憑證的經(jīng)手人和領(lǐng)用人欄中簽字。在分編加工完成后，由各單位資料管理員帶購(gòu)書發(fā)票取回圖書，圖書館在審核合格后，開據(jù)固定資產(chǎn)入賬憑證。2.電子出版物

15、所購(gòu)電子出版物在經(jīng)本單位資料管理員對(duì)電子出版物的數(shù)量、價(jià)格驗(yàn)收合格后，由本單位固定資產(chǎn)管理員將本次購(gòu)買的電子出版物作為一宗錄入高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，提交歸口管理部門審核。在辦理入庫(kù)手續(xù)前，資料管理員要認(rèn)真填寫《電子出版物入賬清單》做到電子出版物的數(shù)量、單價(jià)、金額與登記相符。辦理入庫(kù)手續(xù)時(shí)必須帶所購(gòu)買的電子出版物、發(fā)票及清單、軟盤各一份等。清單需資料員簽字，發(fā)票需單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。類別一欄中填光盤、磁帶、軟盤等，規(guī)格一欄中填好每套的數(shù)量。