計算機軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用

1、軟件開發(fā)19計算機軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用◆李麗麗本文首先介紹了采購合同及其付款管理現(xiàn)狀，分析了其中存在的問題，強調(diào)了將計算機軟件應(yīng)用到管理過程中的重要性，并重點對其實際應(yīng)用進行了研究，目的在于進一步提高采購合同及付款管理水平。引言企業(yè)以及學(xué)校等的發(fā)展，均需要采購相應(yīng)設(shè)備作為支持，而采購過程中，對采購合同的簽訂以及對付款過程的記錄，都需要加入到企業(yè)管理過程中，作為企業(yè)管理的重點內(nèi)容而存在，但就目前的情況看，部分企業(yè)的采購合同及付

2、款管理還存在一定的問題，將計算機軟件應(yīng)用其中，已經(jīng)成為了解決問題以及提高管理水平的必經(jīng)之路。1采購合同及付款管理現(xiàn)狀近些年來，隨著社會以及國家對科技以及生產(chǎn)力和生產(chǎn)效率要求的不斷提高，企業(yè)對設(shè)備的購買問題開始逐漸加強了重視，隨著企業(yè)設(shè)備等購買力的提升，采購合同以及付款管理的壓力也開始越來越大，其中存在的問題，逐漸暴露出來?？偟膩碚f，采購合同付款管理中存在的問題主要體現(xiàn)處理難度大、信息無法實現(xiàn)共享兩個方面[1]。在人工管理方法下，對采購合

3、同及付款的管理，需要制作大量的表格，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)錄入才能完成，這是導(dǎo)致管理效率低的主要原因，同時也增加了錯誤出現(xiàn)的幾率。另外，上述數(shù)據(jù)通常只有相關(guān)負責(zé)人可保留并使用，其他部門參考難度較大，因此便導(dǎo)致了“信息孤島”問題的出現(xiàn)，對企業(yè)乃至學(xué)校等的發(fā)展都十分不利。2計算機軟件在采購合同及付款管理中應(yīng)用的必要性2.1時代發(fā)展的必然隨著社會信息化水平的不斷提高，計算機技術(shù)逐漸出現(xiàn)，并滲透到了各個領(lǐng)域當(dāng)中，為各領(lǐng)域的發(fā)展以及工作效率的提高帶來了極大

4、的幫助。企業(yè)想要達到與時俱進的目的，提高自身競爭力，同樣需要將計算機軟件應(yīng)用到管理等各部分工作中，以此確保自身能夠在激烈的市場競爭中，立于不敗之地。2.2計算機軟件優(yōu)勢顯著計算機軟件的應(yīng)用，可有效提高管理效率，降低錯誤出現(xiàn)的幾率，將其應(yīng)用到采購合同及付款管理中，可充分解決傳統(tǒng)人工管理中存在的不足，對于采購合同及付款管理信息準確度以及安全性的保證具有重要價值。與此同時，采用計算機軟件加以管理，還能夠為信息的共享提供可能，使企業(yè)各部門聯(lián)系成

5、為一個整體，全面提高工作效率[2]。3計算機軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用3.1軟件整體結(jié)構(gòu)應(yīng)用與采購合同及付款管理中的計算機軟件，需要由以下幾大模塊構(gòu)成：基礎(chǔ)代碼管理模塊。企業(yè)通常分為不同的部門，每一部門的職責(zé)各不相同，在物資采購過程中，所涉及到的部門較多，將不同部門以不同代碼代替，可有效提高管理效率，基礎(chǔ)代碼管理模塊的功能正在于此[3]。合同管理模塊。合同管理模塊的功能主要在于實現(xiàn)對采購合同的管理，根據(jù)合同簽訂另一方國別的不同，可

6、分為國內(nèi)合同信息管理模塊與國外合同信息管理模塊兩種，以實現(xiàn)區(qū)別化管理，提高管理效率。付款管理模塊。根據(jù)合同管理模塊的分類模式，可將付款管理模塊分為國內(nèi)合同付款信息管理與國外合同付款信息管理兩種。另外，需要在該模塊下設(shè)計付款統(tǒng)計這一功能。密碼與幫助模塊。該模塊的功能在于配合用戶完成密碼修改，并為用戶對軟件的私用提供幫助。3.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計應(yīng)在考慮軟件需求以及設(shè)計目的的前提下，對數(shù)據(jù)庫進行設(shè)計，由于軟件的主要功能在于實現(xiàn)對采購合同以及付款的管

7、理，因此可將數(shù)據(jù)規(guī)約設(shè)計為以下內(nèi)容[4]：（1）一份合同不是僅僅對應(yīng)一次付款，可能對應(yīng)多次付款。（2）預(yù)付金額第二筆金額余款金額=合同金額。（3）明確其他計算方法。（4）綜合考慮上述計算方法，提高其全面性，使其能夠完全覆蓋整個采購合同及付款管理的過程，并將上述計算方法滲透到軟件功能中。（5）明確不同臺賬包括的不同內(nèi)容：以國內(nèi)設(shè)備合同臺賬為例，需要包括合同號碼、部門代碼、購買設(shè)備名稱、設(shè)備購買數(shù)量、每一設(shè)備單位金額以及購買總金額等內(nèi)容。3

8、.3軟件界面軟件界面的設(shè)計應(yīng)遵循直觀性與全面性的原則，在界面中，管理人員需能夠清晰的了解設(shè)備的類型、設(shè)備購買數(shù)量以及當(dāng)前付款金額和未付款金額等。3.4注意事項將計算機軟件應(yīng)用到采購合同及付款管理中，可有效提高管理效率與管理水平，但同時仍需要注意以下問題：信息溝通。確保信息能夠在各部門溝通，解決信息孤島問題，提高信息共享程度，將各部門聯(lián)系到一起，形成一個整體，切實提高工作效率。軟件安全。應(yīng)及時對軟件加以維護和更新，確保軟件功能能夠順利發(fā)揮

9、，并提高軟件安全程度，避免系統(tǒng)被無關(guān)人員入侵，避免數(shù)據(jù)丟失，確保企業(yè)信息安全。合理監(jiān)督。將監(jiān)督工作落實，避免部分人員不合理利用軟件，并提高數(shù)據(jù)準確性。結(jié)論綜上所述，將計算機軟件用于采購合同及付款管理，能夠切實解決人工管理中存在的問題，進一步提高管理效率，減少管理過程中出現(xiàn)問題的幾率，對于企業(yè)競爭力的提高十分有利，是其長遠發(fā)展的必經(jīng)之路。引用：[1]趙華民朱怡玲徐長森李德忠孟繁榮王煙軍位儀單曉飛司強王朝華朱曉靜.山東中煙工業(yè)公司采購供應(yīng)鏈

10、管理系統(tǒng)創(chuàng)新[J].山東行政學(xué)院（山東省經(jīng)濟管理干部學(xué)院學(xué)報）2009S1:2443.[2]寧萍姜源.計算機軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用[J].實驗室研究與探索200910:7374132.[3]方娜.醫(yī)療設(shè)備采購合同管理系統(tǒng)的設(shè)計[J].電子世界201621:105106.[4]唐志豪吳葉葵.ERP環(huán)境下采購付款業(yè)務(wù)流程控制的審計[J].財會月刊201234:5052.（大慶油田工程有限公司黑龍江大慶163712）軟件開發(fā)19計算

11、機軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用◆李麗麗本文首先介紹了采購合同及其付款管理現(xiàn)狀，分析了其中存在的問題，強調(diào)了將計算機軟件應(yīng)用到管理過程中的重要性，并重點對其實際應(yīng)用進行了研究，目的在于進一步提高采購合同及付款管理水平。引言企業(yè)以及學(xué)校等的發(fā)展，均需要采購相應(yīng)設(shè)備作為支持，而采購過程中，對采購合同的簽訂以及對付款過程的記錄，都需要加入到企業(yè)管理過程中，作為企業(yè)管理的重點內(nèi)容而存在，但就目前的情況看，部分企業(yè)的采購合同及付款管理還存在一定

12、的問題，將計算機軟件應(yīng)用其中，已經(jīng)成為了解決問題以及提高管理水平的必經(jīng)之路。1采購合同及付款管理現(xiàn)狀近些年來，隨著社會以及國家對科技以及生產(chǎn)力和生產(chǎn)效率要求的不斷提高，企業(yè)對設(shè)備的購買問題開始逐漸加強了重視，隨著企業(yè)設(shè)備等購買力的提升，采購合同以及付款管理的壓力也開始越來越大，其中存在的問題，逐漸暴露出來?？偟膩碚f，采購合同付款管理中存在的問題主要體現(xiàn)處理難度大、信息無法實現(xiàn)共享兩個方面[1]。在人工管理方法下，對采購合同及付款的管理，

13、需要制作大量的表格，并將相應(yīng)數(shù)據(jù)錄入才能完成，這是導(dǎo)致管理效率低的主要原因，同時也增加了錯誤出現(xiàn)的幾率。另外，上述數(shù)據(jù)通常只有相關(guān)負責(zé)人可保留并使用，其他部門參考難度較大，因此便導(dǎo)致了“信息孤島”問題的出現(xiàn)，對企業(yè)乃至學(xué)校等的發(fā)展都十分不利。2計算機軟件在采購合同及付款管理中應(yīng)用的必要性2.1時代發(fā)展的必然隨著社會信息化水平的不斷提高，計算機技術(shù)逐漸出現(xiàn)，并滲透到了各個領(lǐng)域當(dāng)中，為各領(lǐng)域的發(fā)展以及工作效率的提高帶來了極大的幫助。企業(yè)想要

14、達到與時俱進的目的，提高自身競爭力，同樣需要將計算機軟件應(yīng)用到管理等各部分工作中，以此確保自身能夠在激烈的市場競爭中，立于不敗之地。2.2計算機軟件優(yōu)勢顯著計算機軟件的應(yīng)用，可有效提高管理效率，降低錯誤出現(xiàn)的幾率，將其應(yīng)用到采購合同及付款管理中，可充分解決傳統(tǒng)人工管理中存在的不足，對于采購合同及付款管理信息準確度以及安全性的保證具有重要價值。與此同時，采用計算機軟件加以管理，還能夠為信息的共享提供可能，使企業(yè)各部門聯(lián)系成為一個整體，全面

15、提高工作效率[2]。3計算機軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用3.1軟件整體結(jié)構(gòu)應(yīng)用與采購合同及付款管理中的計算機軟件，需要由以下幾大模塊構(gòu)成：基礎(chǔ)代碼管理模塊。企業(yè)通常分為不同的部門，每一部門的職責(zé)各不相同，在物資采購過程中，所涉及到的部門較多，將不同部門以不同代碼代替，可有效提高管理效率，基礎(chǔ)代碼管理模塊的功能正在于此[3]。合同管理模塊。合同管理模塊的功能主要在于實現(xiàn)對采購合同的管理，根據(jù)合同簽訂另一方國別的不同，可分為國內(nèi)合同信息

16、管理模塊與國外合同信息管理模塊兩種，以實現(xiàn)區(qū)別化管理，提高管理效率。付款管理模塊。根據(jù)合同管理模塊的分類模式，可將付款管理模塊分為國內(nèi)合同付款信息管理與國外合同付款信息管理兩種。另外，需要在該模塊下設(shè)計付款統(tǒng)計這一功能。密碼與幫助模塊。該模塊的功能在于配合用戶完成密碼修改，并為用戶對軟件的私用提供幫助。3.2數(shù)據(jù)庫設(shè)計應(yīng)在考慮軟件需求以及設(shè)計目的的前提下，對數(shù)據(jù)庫進行設(shè)計，由于軟件的主要功能在于實現(xiàn)對采購合同以及付款的管理，因此可將數(shù)據(jù)

17、規(guī)約設(shè)計為以下內(nèi)容[4]：（1）一份合同不是僅僅對應(yīng)一次付款，可能對應(yīng)多次付款。（2）預(yù)付金額第二筆金額余款金額=合同金額。（3）明確其他計算方法。（4）綜合考慮上述計算方法，提高其全面性，使其能夠完全覆蓋整個采購合同及付款管理的過程，并將上述計算方法滲透到軟件功能中。（5）明確不同臺賬包括的不同內(nèi)容：以國內(nèi)設(shè)備合同臺賬為例，需要包括合同號碼、部門代碼、購買設(shè)備名稱、設(shè)備購買數(shù)量、每一設(shè)備單位金額以及購買總金額等內(nèi)容。3.3軟件界面軟件

18、界面的設(shè)計應(yīng)遵循直觀性與全面性的原則，在界面中，管理人員需能夠清晰的了解設(shè)備的類型、設(shè)備購買數(shù)量以及當(dāng)前付款金額和未付款金額等。3.4注意事項將計算機軟件應(yīng)用到采購合同及付款管理中，可有效提高管理效率與管理水平，但同時仍需要注意以下問題：信息溝通。確保信息能夠在各部門溝通，解決信息孤島問題，提高信息共享程度，將各部門聯(lián)系到一起，形成一個整體，切實提高工作效率。軟件安全。應(yīng)及時對軟件加以維護和更新，確保軟件功能能夠順利發(fā)揮，并提高軟件安全

19、程度，避免系統(tǒng)被無關(guān)人員入侵，避免數(shù)據(jù)丟失，確保企業(yè)信息安全。合理監(jiān)督。將監(jiān)督工作落實，避免部分人員不合理利用軟件，并提高數(shù)據(jù)準確性。結(jié)論綜上所述，將計算機軟件用于采購合同及付款管理，能夠切實解決人工管理中存在的問題，進一步提高管理效率，減少管理過程中出現(xiàn)問題的幾率，對于企業(yè)競爭力的提高十分有利，是其長遠發(fā)展的必經(jīng)之路。引用：[1]趙華民朱怡玲徐長森李德忠孟繁榮王煙軍位儀單曉飛司強王朝華朱曉靜.山東中煙工業(yè)公司采購供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)創(chuàng)新[J