文檔管理規(guī)范

1、 文檔管理規(guī)范 文檔管理規(guī)范第一章 總 則為進一步健全部門文件歸檔與管理，結合部門各方面工作的實際情況，特制定此管理規(guī)范。望各位謹以此管理規(guī)范作為電子文檔與紙質文檔的建立、保存依據，確保部門信息數據文檔的真實性、完整性、有效性和安全性。文檔的來源一般可分為內部文件（公司內部流傳）和外部文件（公司以外單位發(fā)來） ；內部文件又可分為部門外文件（公司其他部門發(fā)來）和部門內文件（部門內部自

2、建） 。第二章 紙質文檔第一條、紙質文檔的定義： 各種日常工作中產生的需打印成以紙張為存儲載體的文字材料，主要包括各種文件、記錄、資料、圖片等紙張的文本形式。第二條、紙質文檔的整理：? 首先，文件在收集以后需根據文件來源、主題、內容等要素的關聯(lián)性把文件合理分類，如：同一個項目的文件歸為一類，同一個主題或同一個來源的文檔歸為一類。? 其次，文件分類完成后應及時收入相應的文件夾、文件筐等收納存儲體。操作過程中注意分清主要、次要，先后

3、順序。第三條：紙質文檔的存放：? 所有一日內需使用的日常文件、記錄等操作完成后應及時放回所屬文件夾；在不操作時，正式文件不可裸放在辦公桌上，草稿紙除外。? 非日常使用文件應在收納于文件夾以后，做好標識整齊擺放在文件柜里，需以文件夾顏色、文字標簽或文件夾大小來區(qū)分。第四條、紙質文檔的標識：主）不要出現過多的顏色標識，建議多使用批注或注釋；主色調盡量以淺藍色等看起來比較清爽的顏色；字體應選擇工整，清晰的字體，如微軟雅黑、宋體、正楷、幼圓等。

4、? 再次，是文檔的分類。已收集、建立的文檔需根據文件來源、主題、內容等要素的關聯(lián)性把文件合理分類，并建立新的文件夾來按類別存放。部門外來文件根據來源統(tǒng)一存入一個文件夾，按照接收的時間順序排列；部門內部文件夾按照部門工作流程，進行邏輯順序排列，文件夾內的文檔同樣參照此方式排序，操作過程中一定要分清主要次要，時間先后，經常更新的如日報，周報等則需按日、周的時間段打包；非工作流程內文件按照重要性排序；臨時性工作文件不做要求。? 最后，文件夾的

5、命名。外來文件（包括外單位和公司其他部門）的打包文件夾命名模式為:單位（或部門）+主發(fā)送人+接收日期；部門內文件的打包文件夾命名模式為所屬工作流程的名稱如連連開戶、渠道拓展、銷售數據等，備份數據需含帶備份日期，經常更新的需含帶更新日期。 第四章 歸檔文件的保管第一條、公用紙質文檔可存放于同一個文件柜里，公用電子文檔可存放于共享文件夾內，均由專人（具體負責人待定）保管。個人工作文件可自行建立并妥善保管，不可隨意亂丟亂放，不可隨意外