提高高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率淺析

1、<p>　　提高高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率淺析</p><p>　　摘要：本文從闡述二級(jí)學(xué)院辦公室職能入手，分析高職院校二級(jí)管理現(xiàn)狀及問(wèn)題，以構(gòu)建信息化教育管理綜合平臺(tái)為途徑，對(duì)如何提升當(dāng)前二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率提出了對(duì)策和建議。 </p><p>　　Abstract： This paper starts with describing the functions of t

2、he secondary institute office， analyzes the management status and problems， and to construct information education management platform as the way， proposes some countermeasures and suggestions on how to improve the curre

3、nt secondary college office work efficiency. </p><p>　　關(guān)鍵詞：高職院校；二級(jí)學(xué)院辦公室；信息化教育管理綜合平臺(tái)；提高；工作效率 </p><p>　　Key words： higher vocational colleges；secondary institute office；integrated platform of info

4、rmation education and management； improve；work efficiency </p><p>　　中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2016）34-0069-02 </p><p><b>　　0 引言 </b></p><p>　　近年來(lái)，高等職業(yè)教育長(zhǎng)足發(fā)展，隨著招生

5、規(guī)模的不斷擴(kuò)大、教育體制改革的不斷深入，高職院校先后進(jìn)行校內(nèi)管理體制的改革――院系調(diào)整，實(shí)行二級(jí)管理。隨著二級(jí)管理的進(jìn)一步推進(jìn)，管理重心的下移，二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院行政綜合部門(mén)，如何高質(zhì)量、高效率地為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)是當(dāng)代高職院校管理體制改革中認(rèn)真研究分析的重大課題。筆者從闡述二級(jí)學(xué)院辦公室職能入手，分析高職院校二級(jí)管理現(xiàn)狀及問(wèn)題，以構(gòu)建信息化教育管理綜合平臺(tái)為途徑，對(duì)如何提升當(dāng)前二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率提出了對(duì)策和建議。 </p

6、><p>　　1 高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室的主要工作內(nèi)容 </p><p>　　1.1 日常行政工作 </p><p>　　作為二級(jí)學(xué)院辦公室，主要是協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)完成制定各項(xiàng)規(guī)章制度的民主化調(diào)查，數(shù)據(jù)采集，科學(xué)分析，最后制定學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃，工作計(jì)劃等；管理和使用學(xué)院印章，負(fù)責(zé)各類(lèi)會(huì)務(wù)安排，對(duì)外接待企業(yè)和兄弟院校來(lái)訪；做好辦公用品的領(lǐng)用、保管和發(fā)放。 </p>

7、<p>　　1.2 教學(xué)、科研管理工作 </p><p>　　負(fù)責(zé)二級(jí)學(xué)院教師排課、調(diào)停課、補(bǔ)課等日常教學(xué)管理工作；檢查各類(lèi)教學(xué)資料，完成教師的教學(xué)質(zhì)量考核，做好學(xué)生評(píng)教工作；組織完成教務(wù)下達(dá)的專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃的制定、監(jiān)考安排、數(shù)據(jù)采集等工作；做好二級(jí)學(xué)院各類(lèi)技能競(jìng)賽的通知、安排工作，并做好相關(guān)材料歸檔工作。 </p><p>　　科研信息的發(fā)布、科研獎(jiǎng)項(xiàng)的申報(bào)以及各類(lèi)科研成果的匯總

8、；項(xiàng)目過(guò)程中后期管理。 </p><p><b>　　1.3 人事工作 </b></p><p>　　做好二級(jí)學(xué)院全體教職工的各類(lèi)信息資料匯總工作；協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好教職工的考勤、年度考核以及職稱(chēng)晉升工作；統(tǒng)計(jì)核查教師教學(xué)工作量、科研工作量的完成情況；組織教職工各類(lèi)培訓(xùn)工作；二級(jí)學(xué)院人才引進(jìn)、招聘面試及工作安排。 </p><p>　　1.4 財(cái)

9、務(wù)（績(jī)效）管理工作 </p><p>　　辦公室協(xié)助教職工做好各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作；教師超課時(shí)、外聘教師和跨部門(mén)上課教師的課時(shí)費(fèi)結(jié)算；各類(lèi)相應(yīng)津貼發(fā)放；績(jī)效考核獎(jiǎng)發(fā)放工作。 </p><p>　　2 高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室現(xiàn)狀及問(wèn)題 </p><p>　　2.1 工作任務(wù)“細(xì)”、“繁”、“雜”、“忙” </p><p>　　辦公室除了要完成學(xué)院領(lǐng)

10、導(dǎo)布置的各項(xiàng)任務(wù)，還要完成學(xué)校其他部門(mén)要求完成的各項(xiàng)工作，“上面千條線、下面一根針”，而目前辦公室管理人員較少，往往疲于應(yīng)付這些繁雜的實(shí)務(wù)， 工作壓力大。 </p><p>　　2.2 工作任務(wù)時(shí)效性強(qiáng)、重復(fù)工作多 </p><p>　　學(xué)校各職能部門(mén)下達(dá)給二級(jí)學(xué)院任務(wù)時(shí)明確規(guī)定了完成時(shí)間，但經(jīng)常會(huì)有多個(gè)部門(mén)的任務(wù)紛至沓來(lái)，且部門(mén)下達(dá)任務(wù)之前并沒(méi)有相互通氣，往往在相近的時(shí)間都要完成同時(shí)亦存

11、在數(shù)據(jù)相近的重復(fù)勞動(dòng)，而辦公室管理人員往往一崗多責(zé)，超負(fù)荷和重復(fù)勞動(dòng)的厭煩情緒使管理人員壓力驟增。 </p><p>　　2.3 缺乏制度化 </p><p>　　辦公室工作紛繁復(fù)雜，頭緒眾多，如果沒(méi)有一套科學(xué)的制度加以規(guī)范，全院師生員工便無(wú)章可循，無(wú)所適從，將處于一種松散狀態(tài)，失去應(yīng)有的凝聚力。 </p><p>　　2.4 辦公室管理的信息化水平不高 </

12、p><p>　　目前，學(xué)院辦公室的辦公自動(dòng)化、信息化水平雖然基本能適應(yīng)當(dāng)前工作需求，但在系統(tǒng)化、模塊化、集成化、便捷化方面仍有所欠缺，不能更好地適應(yīng)管理體制改革、二級(jí)學(xué)院建立所帶來(lái)的新變化。單一化、簡(jiǎn)單式的辦公系統(tǒng)不能滿足辦公室工作的正常運(yùn)行，一定程度降低了辦公效率。 </p><p>　　3 構(gòu)建信息化教育管理綜合平臺(tái) </p><p>　　信息化教育管理綜合平臺(tái)能滿

13、足信息時(shí)代二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作方式變革的要求，有助于實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的現(xiàn)代化。構(gòu)建二級(jí)學(xué)院信息化教育管理綜合平臺(tái)，主要包括以下幾個(gè)管理系統(tǒng)：行政辦公管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)。（如圖1所示） </p><p>　　3.1 二級(jí)學(xué)院行政辦公管理系統(tǒng) </p><p>　　二級(jí)學(xué)院行政辦公管理系統(tǒng)是以行政管理為核心，集公文管理、會(huì)議管理、規(guī)章管理、動(dòng)態(tài)信息管理、部門(mén)事務(wù)處理、領(lǐng)導(dǎo)日

14、程管理、個(gè)人辦公管理以及用車(chē)用餐管理、檔案資料管理為一體的綜合辦公行政管理軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)的特點(diǎn)是：①涵蓋二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作的各個(gè)方面。②具有靈活的開(kāi)放性。③管理工作不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制。④搜集、處理、使用、共享信息，進(jìn)行有效的管理。⑤完善的安全和權(quán)限體系。⑥體現(xiàn)行政管理工作的現(xiàn)代化。 </p><p>　　通過(guò)行政辦公管理系統(tǒng)，二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、行政管理人員可以隨時(shí)隨地開(kāi)展二級(jí)學(xué)院行政管理過(guò)程中的各項(xiàng)

15、工作，保障二級(jí)學(xué)院行政管理工作的高效、安全運(yùn)行，為行政管理本身的重整和發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)會(huì)，并且改變傳統(tǒng)的行政管理方式。 　　3.2 二級(jí)學(xué)院人事管理系統(tǒng) </p><p>　　二級(jí)學(xué)院人事管理系統(tǒng)存有二級(jí)學(xué)院全體教職工的各類(lèi)情況電子信息，不同的部門(mén)可以查閱和調(diào)用相關(guān)信息。比如人事處可以導(dǎo)出相關(guān)教師的職稱(chēng)信息；科研處可以導(dǎo)出相關(guān)人員具體時(shí)間段的科研工作量；教務(wù)處導(dǎo)出教師具體的學(xué)期教學(xué)工作量；同時(shí)在人事管理系統(tǒng)中，可

16、以查閱相關(guān)教師的學(xué)生評(píng)教、督導(dǎo)聽(tīng)課反饋情況等。需要的信息只需要后臺(tái)管理員開(kāi)放相關(guān)的權(quán)限。 </p><p>　　二級(jí)學(xué)院人事管理系統(tǒng)主要內(nèi)容包括：①專(zhuān)、兼職教師職稱(chēng)、學(xué)歷、年齡、教學(xué)年限、社會(huì)效益、企業(yè)鍛煉情況。②教師授課時(shí)數(shù)，行政兼職工作情況，教學(xué)評(píng)估表現(xiàn)。③教師產(chǎn)學(xué)研情況，研究報(bào)告與論文發(fā)表篇數(shù)。④教師崗位流動(dòng)情況。⑤教師研習(xí)及培訓(xùn)狀況。⑥教師參與各類(lèi)項(xiàng)目工作信息。 </p><p>

17、　　3.3 二級(jí)學(xué)院學(xué)生管理系統(tǒng) </p><p>　　學(xué)生管理系統(tǒng)的功能：為招生提供信息；學(xué)生社會(huì)服務(wù)與就業(yè)，作為教學(xué)規(guī)劃改進(jìn)的依據(jù)，促進(jìn)教學(xué)卓越化。系統(tǒng)項(xiàng)目包括：學(xué)生人數(shù)、來(lái)源分布、家庭背景、學(xué)習(xí)歷程、學(xué)生能力與素質(zhì)等。 </p><p>　　二級(jí)學(xué)院學(xué)生管理系統(tǒng)相關(guān)應(yīng)用：以新生入學(xué)報(bào)到率、學(xué)生來(lái)源以及社會(huì)背景、來(lái)檢視學(xué)生來(lái)源于素質(zhì)變化趨勢(shì)，以及改進(jìn)招生策略；以畢業(yè)率及在校成績(jī)、學(xué)習(xí)歷

18、程、職業(yè)資格考試通過(guò)率來(lái)評(píng)鑒學(xué)生學(xué)習(xí)表現(xiàn)趨勢(shì)；以就業(yè)與升學(xué)狀況來(lái)探究畢業(yè)生流向與表現(xiàn)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力與學(xué)以致用的程度；以獎(jiǎng)助學(xué)金、學(xué)生勤工儉學(xué)等情況來(lái)了解學(xué)生經(jīng)濟(jì)狀況與補(bǔ)助需求。 </p><p>　　4 如何利用信息化教育管理綜合平臺(tái)提高二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率 </p><p>　　高職院校二級(jí)學(xué)院要充分利用信息化教育管理綜合平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理事務(wù)的業(yè)務(wù)流程化，使二級(jí)學(xué)院管理者及教師擺脫繁雜的日

19、常教學(xué)管理，而真正投入到教學(xué)研究中來(lái)，全面提高教學(xué)研究水平，培養(yǎng)出高素質(zhì)的技能應(yīng)用型人才。 </p><p>　　4.1 利用信息化教育管理綜合平臺(tái)提高行政辦公效率 </p><p>　　通過(guò)信息化教育管理綜合平臺(tái)，能克服傳統(tǒng)行政辦公的時(shí)空限制，提高行政辦公效率，同時(shí)平臺(tái)各項(xiàng)真實(shí)數(shù)據(jù)依據(jù)有利于二級(jí)學(xué)院制定學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃與工作計(jì)劃；有利于各項(xiàng)制度的規(guī)范與形成。 </p><

20、;p>　　4.2 利用信息化教育管理綜合平臺(tái)提高人事管理工作的效率 </p><p>　　人事管理信息化，是完善人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，二級(jí)學(xué)院在人事管理工作上，應(yīng)充分利用信息化管理技術(shù)，減少基礎(chǔ)性材料的反復(fù)統(tǒng)計(jì)工作，確保資料的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。利用信息化教育管理平臺(tái)，一方面有利于二級(jí)學(xué)院全體人員擺脫冗余重復(fù)性工作，更過(guò)投入到教學(xué)與科研中，提高工作效率，另一方面，通過(guò)信息化教育管理平臺(tái)真實(shí)數(shù)據(jù)，可以挖掘二級(jí)學(xué)

21、院師資自身存在的問(wèn)題，為解決方案提供數(shù)據(jù)依據(jù)。同時(shí)，在日常管理工作中要將常規(guī)事務(wù)實(shí)現(xiàn)流程化、數(shù)據(jù)化，有利于各項(xiàng)績(jī)效考核有章可循，學(xué)院發(fā)展真正達(dá)到適應(yīng)市場(chǎng)需求，便于二級(jí)學(xué)院及時(shí)調(diào)整管理機(jī)制，向社會(huì)輸送優(yōu)秀的高職畢業(yè)生。 </p><p>　　4.3 利用信息化教育管理綜合平臺(tái)提高學(xué)生管理工作的效率 </p><p>　　建立信息化教育管理綜合平臺(tái)，即可實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、傳遞、共享、匯總和保

22、存等，能高效便捷地統(tǒng)計(jì)學(xué)生工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并保證其準(zhǔn)確性。信息化教育管理綜合平臺(tái)要充分考慮利用現(xiàn)有的校級(jí)各類(lèi)信息管理資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。在管理軟件開(kāi)發(fā)上考慮積極研發(fā)手機(jī)APP，將使用者及受眾者從電腦走向手機(jī)登移動(dòng)設(shè)備，突破辦公的時(shí)空限制。二級(jí)學(xué)院辦公室要在工作實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，提升管理層次，發(fā)揮管理樞紐和橋梁作用。 </p><p><b>　　5 結(jié)語(yǔ) </b></p><

23、;p>　　利用信息化教育管理綜合平臺(tái)，可以讓二級(jí)學(xué)院辦公室人員避免進(jìn)行重復(fù)而簡(jiǎn)單的勞動(dòng)，提高工作效率。另外，要使辦公室職能更好體現(xiàn)，辦公室綜合管理能力增強(qiáng)，更需要高職院校黨政領(lǐng)導(dǎo)班子重視，明確學(xué)院二級(jí)管理體制改革的方向和目標(biāo)；同時(shí)教務(wù)處、人事處、財(cái)務(wù)處等各職能部門(mén)要多從自身工作入手，盡可能提高工作效率，而不是簡(jiǎn)單地發(fā)通知、收材料。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b>&l

24、t;/p><p>　　[1]遲俊.信息化管理平臺(tái)優(yōu)化高職院校二級(jí)學(xué)院教育管理[J].中小企業(yè)管理與科技，2014（4）. </p><p>　　[2]劉立霞，陳洪芳，劉美榮.高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015（1）. </p><p>　　[3]陳利軍.關(guān)于高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的思考[J].無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院報(bào)，2014（5）.<