淺談電子檔案管理

1、<p><b>　　淺談電子檔案管理</b></p><p>　　[關(guān)鍵詞]電子檔案；原始性；真實性；完整性 </p><p>　　進(jìn)入21世紀(jì)，隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案的載體經(jīng)歷了從紙質(zhì)檔案到電子檔案的演變，檔案工作逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案逐漸成了檔案管理重要形式，做好電子檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工

2、作，首先要解決好電子檔案在管理上的幾個關(guān)鍵問題。 </p><p>　　電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)檔案來說都發(fā)生了巨大的變化，由此就產(chǎn)生了一系列的問題，下面就來具體地分析紙質(zhì)檔案發(fā)展成電子檔案所產(chǎn)生的問題。 </p><p>　　原始性問題：電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅通過其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘?/p>

3、態(tài)的檔案，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。 </p><p>　　真實性問題：電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，電子檔案可被復(fù)制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。 </p><p>　　完整性問題：電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件編

4、輯時，如不及時保存，經(jīng)常會因為斷電等原因?qū)е滦畔G失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。 </p><p>　　安全性問題：電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務(wù)器的攻擊以及部分用戶根據(jù)利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。 </p>

5、<p>　　電子檔案的長期可讀性問題：電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機(jī)軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。但隨著科技的進(jìn)步，電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往會成為過時的技術(shù)。 </p><p>　　針對以上存在問題，通過所學(xué)的檔案管理的一些經(jīng)驗，總結(jié)出以下一些管理的建議： &

6、lt;/p><p>　　建立電子檔案統(tǒng)一接收的數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的電子檔案整理著錄軟件，由電子檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對各檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便檔案館的接收和管理。 </p><

7、p>　　采用有針對性的技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性，具體方式有以下幾種： </p><p>　　1.采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)保存。 </p><p>　　2.簽署技術(shù)。在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)

8、主要是光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生的信息失真等問題。 </p><p>　　3.密碼認(rèn)證。電子文件的使用者最關(guān)心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進(jìn)行認(rèn)證，如果不知道密碼就無法對檔案進(jìn)行訪問，這一方法可以保證電

9、子檔案的安全性。 </p><p>　　4.防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其他系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全。 </p><p>　　5.防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從計算機(jī)上

10、讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。 </p><p>　　在保存電子檔案時，應(yīng)將電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為的是使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的

11、計算機(jī)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，并且應(yīng)把電子檔案的格式保存為與計算機(jī)操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成的電子檔案無法閱讀和正常使用。 </p><p>　　及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性。當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。 </p>