各種門類檔案管理

1、各種門類檔案整理 各種管理臺(tái)帳格式 及編研材料的編寫,胡芳芳 13237200210蘄春檔案QQ群 769399092011年4月,2024/3/20,各種門類檔案整理,機(jī)關(guān)檔案分為通用和專業(yè)兩大門類七個(gè)類目。通用檔案是指各個(gè)機(jī)關(guān)普遍存在、可以使用通用名稱的檔案。通用檔案分為六個(gè)類目，即文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案和實(shí)物檔案。代號(hào)分別為W、K、KJ、S、D、SW。專業(yè)檔案是指

2、各機(jī)關(guān)在其專業(yè)職能活動(dòng)中形成，具有特定名稱、格式、內(nèi)容和構(gòu)成規(guī)律，在同級(jí)機(jī)關(guān)不具備共性特點(diǎn)的檔案。,2024/3/20,2024/3/20,專業(yè)檔案一級(jí)類目的代號(hào)為Z；二級(jí)類目的代號(hào)由立檔單位根據(jù)特點(diǎn)專業(yè)檔案名稱漢語拼音的首個(gè)字母確定，如檢察院訴訟檔案可用Zs表示。一級(jí)類目用漢語拼音的大寫字母表示，二級(jí)類目用漢語拼音的小寫字母表示。會(huì)計(jì)檔案中憑證是KJp，賬簿是KJz，財(cái)務(wù)報(bào)告是KJb,其他類是KJq；實(shí)物中獎(jiǎng)品是SWj，印章是SWy，

3、字畫是SWz，贈(zèng)品是SWp，其他是SWq，電子檔案中磁盤是Dc，光盤是Dg,移動(dòng)硬盤是Dy，磁帶是Dcd。,一、文書檔案的整理 《歸檔文件整理規(guī)則》（DA∕T22-2000),2024/3/20,歸檔文件整理的步驟,,排列,歸檔文件材料的收集,重點(diǎn)收集反映本單位職能活動(dòng)、歷史面貌、單位和個(gè)人權(quán)益的文件材料。具體收集范圍按國(guó)家檔案局第8號(hào)令公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。同時(shí)收集與檔案有關(guān)的資料。本單位

4、制發(fā)的文件材料應(yīng)保存發(fā)文中的修改、審批過程性信息，無紙化辦公的單位應(yīng)對(duì)只有電子簽章的電子文件，打印出紙質(zhì)文件蓋章與電子文件一并歸檔。,2024/3/20,2024/3/20,實(shí)行紙質(zhì)文件與電子文件雙套制歸檔。紙質(zhì)文件收兩套，一套歸檔，一套用作文件匯編。電子文件應(yīng)具有真實(shí)性、完整性和有效性，用一次寫光盤、移動(dòng)硬盤等兩種以上安全存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份管理。,歸檔文件材料的整理,文書文件材料以件為單位整理。通過分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒、排

5、架等步驟完成整理工作。一般機(jī)關(guān)應(yīng)按“年度—機(jī)構(gòu)或問題—保管期限”分類，歸檔文件少的基層單位可按“年度—保管期限”分類。保管期限分為永久和定期兩種，其中定期分為30年、10年兩種。在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)一般按“事由—時(shí)間”排列歸檔文件。在最低一級(jí)類目下從“1”開始編制件號(hào)。歸檔章蓋在文件首頁右上角或上方。保管期限分別用Y、永或永久，30或30年，10或10年表示,2024/3/20,（一）裝袋,（1）按“件”裝袋*正本與定稿為一件*正文與附

6、件為一件*原件與復(fù)制件為一件*轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件*報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)為一件*簡(jiǎn)報(bào)：一期為一件*來文與復(fù)文可為一件*一次會(huì)議記錄為一件,2024/3/20,*請(qǐng)示與批復(fù)可為一件如何理解？,1、批復(fù)與請(qǐng)示為同一年度的，將二者作為一件處理，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；2、請(qǐng)示在頭年，批復(fù)在次年六月份之前形成的，二者作為一件處理，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，放在批復(fù)年；3、批復(fù)在次年六月份后形成的，二者各為一件；4、會(huì)議記錄最好采用活

7、頁紙。如果是用本子記錄的，一本作為一件。本子里會(huì)議記錄是跨年度的，放在該本會(huì)議記錄最后所記載的一年里；5、重要文件（如法律、法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，正本為一件，歷次修改稿（包括定稿為一件）。,2024/3/20,不裝袋：?jiǎn)螐堈辰邮?2024/3/20,（2）用梯形袋裝,梯形袋,（3）單份文件排列順序①正本在前，定稿在后②正文在前，附件在后③原件在前，復(fù)制件在后④轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后⑤復(fù)文在前，來文在后,2024/

8、3/20,“三合一”的類別,形成年度,永久30年10年,,,（二）分類,2024/3/20,注意：,文書文件材料一定要收集齊全再分類，一定要將單位工作總結(jié)，各種形式的會(huì)議記錄，政工人員手中的公務(wù)員考核表、調(diào)資表、干部職務(wù)任免文件，各種責(zé)任狀、合同、協(xié)議等“白頭文件”收集歸檔。,2024/3/20,（三）排列,歸檔文件的排列在同一保管期限下（即分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)）進(jìn)行，同一保管期限的文件，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議

9、文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件集中排列。,2024/3/20,*保管期限為10年的文件排列應(yīng)注意的問題,保管期限為10年的文件可不分類，按辦理完畢、歸檔的先后順序進(jìn)行排列。,2024/3/20,歸檔章,（四）編號(hào),（1）歸檔章位置,2024/3/20,*蓋歸檔章和號(hào)頁碼需要注意的幾個(gè)問題,1、將文件處理單放在文件的底稿之后，檔號(hào)章蓋在正式文件的首頁上方空白處；2、頁碼編在正面的右下角或背面的左下角，空白頁不編。,2024/3/20,,,

10、,,,,,,,,,,,全宗號(hào),年度,類別,保管期限,室編件號(hào),（2）歸檔章項(xiàng)目,,永久,黨群政工,1,2008,S090,,,,,,,,數(shù)字,漢字,2024/3/20,2008年,,行政管理類 同上,黨群工作類,經(jīng)營(yíng)管理類 同上,生產(chǎn)技術(shù)管理類 同上,永久：1.......30年：1……10年：1……,,（3）件號(hào)編制：在保管期限內(nèi)從1開始編,2024/3/20,（五）編目,（1）歸檔文件目錄（2）目錄封面（3

11、）目錄索引（4）目錄夾,2024/3/20,檔案數(shù)字化錄入,2024/3/20,歸檔文件目錄打印格式,2024/3/20,歸檔文件目錄索引全宗號(hào) ： 年度：,2024/3/20,歸檔文件目錄封面,2024/3/20,歸檔文件目錄背脊,2024/3/20,(2)備考表項(xiàng)目,2024/3/20,備考表內(nèi)容填寫,盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改

12、、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，無上述特殊情況可不填寫；整理人：負(fù)責(zé)整理文件的人員姓名；檢查人：負(fù)責(zé)檢查文件整理質(zhì)量的人員姓名；日期：文件整理完畢的日期。,2024/3/20,根據(jù)歸檔章填,(3)檔案盒脊背,2024/3/20,,2008,永久,黨群工作,1-20,6、上架,1、按照從左到右、從上到下的順序進(jìn)行排列；2、門類一般按照黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科研類、基建類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事

13、檔案類進(jìn)行排列。已排列上架完畢的，一般不再重新倒架。,2024/3/20,二、科技檔案：,分為基建檔案Kj（基建檔案按工程項(xiàng)目立卷，一個(gè)項(xiàng)目作一卷或數(shù)卷。其中具有實(shí)質(zhì)依據(jù)性的文件材料劃為永久保管，其他次要的輔助性材料劃為定期保管。案卷的排列先排文字材料如可行性研究報(bào)告、專項(xiàng)批復(fù)等再排圖紙部分）和設(shè)備檔案Ks（設(shè)備檔案按設(shè)備名稱立卷，只定期保管，定期分為30年和10年。長(zhǎng)期使用的設(shè)備保管期限劃為30年，使用期短的設(shè)備劃為10年，設(shè)備報(bào)廢后

14、檔案可以適當(dāng)延長(zhǎng)保管一段時(shí)間 。）,2024/3/20,一種設(shè)備為一卷或數(shù)卷，一種設(shè)備編一個(gè)目錄號(hào)，案卷號(hào)從1開始?？萍紮n案一盒可為一卷或者一盒內(nèi)裝數(shù)卷，裝盒內(nèi)案卷可裝訂也可不裝訂，文字材料可裝訂，圖紙部分可不裝訂。裝訂的案卷要編頁號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄、填寫案卷封面；每盒為一卷時(shí)盒內(nèi)也要有卷內(nèi)目錄，案卷封面。盒底要有備考表。每盒正面也要貼上封面，盒脊貼上標(biāo)識(shí)，格式后有。不裝訂的案卷每件材料正面右上角加蓋檔號(hào)章，填上檔號(hào)，序號(hào)，如檔號(hào)26-K

15、j1-1（26代表全宗號(hào)，Kj1-1代表科技基建檔案第一個(gè)項(xiàng)目第一卷；序號(hào)1表示第一件）科技檔案每盒為一卷時(shí)盒內(nèi)要有卷內(nèi)目錄，案卷封面，盒底要有備考表。,2024/3/20,科技檔案分類案卷目錄項(xiàng)目：,2024/3/20,,,科技檔案檔號(hào)章,2024/3/20,卷 內(nèi) 目 錄,2024/3/20,科技檔案案卷封面：,2024/3/20,科技檔案盒脊的案卷題名從右往左，從上往下，起始空兩個(gè)字符，寫不下的話，往下往左再抬頭寫,2024

16、/3/20,組卷原則 ：,（1）組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（2）組卷要在一個(gè)獨(dú)立的科技活動(dòng)項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)科研課題、一個(gè)工程項(xiàng)目、一套設(shè)備）范圍內(nèi)進(jìn)行。 （3）一套科技文件，根據(jù)數(shù)量的多少，可組成一個(gè)或若干個(gè)案卷?；üこ涛募?，按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列,2024/3/20,組卷原

17、則 ：,（4）設(shè)備儀器文件，按依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。 （5）案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。 （6）案卷內(nèi)科技文件材料排列，應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。( 沒有譯文的外文資料，一般要求翻譯標(biāo)題。) （7）圖樣材料有目錄的按圖樣目錄排列，無圖樣目錄的按隸屬關(guān)系或反映隸屬關(guān)系的圖號(hào)排列，或按

18、總體與局部關(guān)系排列。,2024/3/20,案卷編號(hào)：,（1）編頁號(hào) ① 凡是有書寫內(nèi)容的頁面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁標(biāo)注。 ② 單面書寫的在右下角編寫頁號(hào)，雙面書寫的正面在右下角編號(hào)，背面在左下角編號(hào)。圖樣頁號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。 ③成套圖樣或印刷成冊(cè)的科技文件，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)。 ④凡整卷未裝訂（單份文件裝訂）的

19、，可以不拉通編頁號(hào)，每份文件在卷內(nèi)目錄中注明總頁數(shù)（包括有文字內(nèi)容而未編號(hào)的文件封面、目錄、處理簽等）。 卷內(nèi)目錄、備考表不編寫頁號(hào)。,2024/3/20,底圖的整理：,底圖的編號(hào)主要有分類編號(hào)和隸屬編號(hào)兩種形式。分類編號(hào)的底圖歸檔后，一般按分類排架的方式保管存放。 隸屬編號(hào)的底圖歸檔后，按底圖表達(dá)內(nèi)容的結(jié)構(gòu)關(guān)系分成若干相對(duì)獨(dú)立的保管單位保管存放。 底圖的質(zhì)量審查、組

20、合、排列及編目工作與前述的產(chǎn)品文件、基建文件的組卷方法基本一致 。 底圖不能折疊，只能平放或卷放。,2024/3/20,基本建設(shè)（含重大建設(shè)項(xiàng)目）形成的文件材料主要包括,試運(yùn)項(xiàng)目文件是指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。 項(xiàng)目前期文件指工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件（

21、一、二階段）。 項(xiàng)目竣工文件指項(xiàng)目竣工時(shí)形成的反映施工（指建筑、安裝）過程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的文件，主要由項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖和監(jiān)理文件組成（三階段）。 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件指項(xiàng)目竣工后以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件（四階段）。,2024/3/20,三、會(huì)計(jì)檔案的整理 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,（1）憑證類（2）賬簿類（3）財(cái)務(wù)報(bào)告類（4）其他類,2024/3/20,1、分類,2、組卷,（1）憑證：一冊(cè)一卷（2）賬簿：一本一

22、卷（3）財(cái)務(wù)報(bào)告 年報(bào)與月報(bào)分別組卷,2024/3/20,3、排列,（1）憑證：按時(shí)間順序排列（2）賬簿：按“年度—保管期限”排列（每年25年在前，15年在后。即銀行賬、現(xiàn)金賬在前，總賬、明細(xì)賬在后）（3）財(cái)務(wù)報(bào)告：按時(shí)間順序排列,2024/3/20,4、編號(hào),（1）頁號(hào) 有文字的正面右上角、背面左上角（2）檔號(hào) 由全宗號(hào)、分類與目錄號(hào) 、案卷號(hào)組成,2024/3/20,5、編目,2

23、024/3/20,6、裝盒,（1）會(huì)計(jì)憑證盒,2024/3/20,封面項(xiàng)目的填寫方法,1、單位名稱：填寫形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱，必須用通用全稱或簡(jiǎn)稱；2、憑證名稱：填寫能夠憑證用途或內(nèi)容的名稱，如“基建會(huì)計(jì)憑證”，“收款會(huì)計(jì)憑證”；3、記賬憑證起止號(hào)：填寫本冊(cè)憑證的起號(hào)和止號(hào)。,2024/3/20,*會(huì)計(jì)檔案案卷目錄填寫等應(yīng)注意的幾個(gè)問題,填寫憑證目錄時(shí)，題名部分填寫要規(guī)范完整，如“蘄春縣檔案局2002年1月份會(huì)計(jì)憑證”；填寫賬薄

24、目錄時(shí)，題名部分填寫要規(guī)范完整，如“蘄春縣檔案局2002年總帳”；帳薄的塑料封皮要取下。,2024/3/20,（2）賬簿、報(bào)表盒,2024/3/20,全宗名稱,類目名稱,裝盒：盒內(nèi)的憑證、賬簿、報(bào)表每一冊(cè)為一卷編號(hào)并且都要貼上標(biāo)簽。下為憑證盒背脊,2024/3/20,,企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表,2024/3/20,,財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表,2024/3/20,,2024/3/20,,賬簿盒盒脊背

25、格式如下,2024/3/20,1、分類,①照片 ②錄音帶 ③錄像帶,2024/3/20,2、排列,按時(shí)間順序,四、聲像檔案的整理 GB∕T11821-2002,照片檔案整理的步驟,2024/3/20,要求：,*對(duì)2006年（含2006年）以前形成的照片檔案，其保管期限按永久、長(zhǎng)期、短期來劃分，對(duì)2007年（含2007年）以后形成的照片檔案按永久、30年、10年來劃分，一次性整理的單位可按永久、30年、10年來劃分。,20

26、24/3/20,*照片檔案的整理,1、收集。收集范圍主要包括反映本單位職能活動(dòng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、記錄本單位重大事件事故及其他在各種公務(wù)活動(dòng)中形成的照片。2、分類。照片在同一全宗內(nèi)按“保管期限-年度-問題”進(jìn)行分類。即將照片分為永久、30年、10年，每年度照片分到相應(yīng)保管期限中，同一年度的照片再按問題分類。,2024/3/20,3、排列。首先是將一組照片排列在一起，組與組的排列按該組產(chǎn)生的時(shí)間先后順序而定。然后是組內(nèi)排張的順序，組內(nèi)每張照

27、片按照重要程度結(jié)合時(shí)間排列。4、編號(hào)。按照片的排列順序，在照片冊(cè)內(nèi)編制流水號(hào)。（有大小流水號(hào)兩種編法）,2024/3/20,,,編小流水號(hào)（同一冊(cè)內(nèi)照片編一個(gè)流水號(hào)）,,,,編號(hào),編大流水號(hào)（多冊(cè)照片編一個(gè)流水號(hào)）,2024/3/20,1.照片分冊(cè)的小流水號(hào)編號(hào)法,一般單位應(yīng)用此方法編號(hào)，其編號(hào)格式為：全宗號(hào)——類別與目錄號(hào)-保管期限代碼——冊(cè)號(hào)——張?zhí)?。如?-Sz1-y-3-5，表示1號(hào)全宗永久期限的第3冊(cè)第5張照片。,2024/

28、3/20,2.照片不分冊(cè)的大流水號(hào)編號(hào)法,照片特別少的單位可采用此法編號(hào)，其格式為：全宗號(hào)——類別號(hào)與目錄號(hào)-保管期限代碼——張?zhí)?。如?-Sz1-30年-156，表示1號(hào)全宗30年保管期限的第156張照片。,2024/3/20,照片冊(cè)芯頁格式,2024/3/20,照片檔案入冊(cè),1、照片入冊(cè)應(yīng)按照分類、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋希M成照片冊(cè)。當(dāng)一本照片冊(cè)裝不完時(shí)，再將照片裝入另一冊(cè)。2、對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將大

29、幅照片放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。,2024/3/20,大幅照片說明填寫,單張說明填寫,組合照片說明填寫,,,,,,,,,,,,,,,,,,第一,第二,第三,2024/3/20,單張說明示例（一）,2024/3/20,單張說明的問題提示,1、參見號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)，要注意照片檔案由檔案室移交至檔案館后，應(yīng)對(duì)其參見號(hào)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)與實(shí)況不符的應(yīng)及時(shí)調(diào)整。,2024/3/20,2、照片的拍攝時(shí)間

30、用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。3、攝影者一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。4、文字說明的填寫（1）文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。,2024/3/20,（2）具體來說，“文字說明”分為兩種：①全面說明（此時(shí)題名等項(xiàng)目可不填寫），如：“1979年11月5日，周子健部長(zhǎng)(后排左1)、湖北省經(jīng)委王奎副主任(后排左2)分別給二汽黨委

31、書記兼廠長(zhǎng)黃正夏(前排左1)、副廠長(zhǎng)兼總工程師孟少農(nóng)(前排左2)披紅戴花、授錦旗。,2024/3/20,②補(bǔ)充說明，即僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充（此時(shí)題名等其他項(xiàng)目必須較全）。其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來源等。如：照片中其他領(lǐng)導(dǎo)有：紅安縣檔案局局長(zhǎng)劉中華、黃梅縣檔案局局長(zhǎng)石火箭等。,2024/3/20,大幅照片說明填寫,大幅照片說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大

32、幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。（后有范例）,2024/3/20,大幅照片在照片冊(cè)中的說明示例,2024/3/20,組合照片說明的填寫,一組(若干張)聯(lián)系密切的照片（如同一會(huì)議，同一領(lǐng)導(dǎo)視察，同一工程，同一文藝演出等）按順序排列后，可擬寫組合照片說明。,2024/3/20,組合照片說明示例（一般應(yīng)寫在本組第1張照片的上方，題名等可作為“總說明”的一個(gè)條目）,2024/3/20,組合照片中第一張

33、照片說明示例,2024/3/20,組合照片說明應(yīng)注意的問題,1、采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡(jiǎn)。組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項(xiàng)。應(yīng)在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。,2024/3/20,2、整理照片時(shí)因保管期限或密級(jí)的不同，有些同組的照片可能會(huì)被分散到不同的照片冊(cè)內(nèi)，應(yīng)在組合照片說明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊(cè)號(hào)和組號(hào)，如：相關(guān)照片 30一4一⑥，表示相關(guān)的照

34、片在30年保存的第4冊(cè)第6組。,2024/3/20,照片檔案卷內(nèi)目錄示例1（一般一張照片著錄一條）,2024/3/20,照片檔案卷內(nèi)目錄示例2（可以一組照片著錄一條）,2024/3/20,4、編目,（1）照片檔案基本目錄（案卷目錄）,2024/3/20,照片冊(cè)封面示例,2024/3/20,照片冊(cè)封面示例,2024/3/20,,照片冊(cè)封面示例（不分冊(cè)）,2024/3/20,冊(cè)內(nèi)備考表示例,2024/3/20,照片冊(cè)冊(cè)脊示例,2024/

35、3/20,錄音及錄象帶整理及保管應(yīng)注意的兩個(gè)問題,錄音錄像檔案在一般單位形成的不多，內(nèi)容比較單一，無必要分類；在形成數(shù)量較多的單位，通常按政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育等屬類；錄音錄像檔案對(duì)存放的地點(diǎn)及溫濕度有較高要求，一般來說，庫房溫度應(yīng)保持在15℃-25 ℃，濕度在45%-60%為宜，存放最好放在防磁柜里。,2024/3/20,錄音錄像帶標(biāo)簽,錄音帶標(biāo)簽,2024/3/20,錄像帶標(biāo)簽,2024/3/20,（2）聲像檔案保管單位目錄,20

36、24/3/20,四、電子檔案的整理,2024/3/20,1、分類 ——光盤、磁盤2、排列 ——按時(shí)間順序,3、編號(hào)-制作標(biāo)簽,1、可使用專門的“光盤標(biāo)簽筆”在光盤標(biāo)簽面書寫；2、可通過光盤打印的方法制作光盤標(biāo)簽；3、可使用光雕刻錄設(shè)備制作光盤標(biāo)簽。,2024/3/20,,蘄春縣檔案局局檔案數(shù)據(jù)庫備份（1996-2007）,22-Dg1-1,（1）光盤標(biāo)簽,2024/3/20,(2)磁盤標(biāo)簽,2024/3

37、/20,4、編目,2024/3/20,電子檔案歸檔及存放應(yīng)注意的問題,1、歸檔時(shí)不應(yīng)將購買的光盤作為檔案歸檔，作為檔案歸檔的應(yīng)是本單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的資料。購買或下發(fā)的光盤可作為電子資料歸檔；2、電子適宜在相應(yīng)的裝具中存放，比如防磁柜。,2024/3/20,1、分類——獎(jiǎng)品、印章、字畫、贈(zèng)品2、排列——按時(shí)間順序3、編號(hào)——貼標(biāo)簽,,2024/3/20,五、實(shí)物檔案的整理,（一）實(shí)物的整理,1、獎(jiǎng)品的整理按時(shí)間

38、順序進(jìn)行排列，編大流水號(hào)。獲得縣級(jí)以上的頒發(fā)的獎(jiǎng)品永久保管，其他的長(zhǎng)期。*原劃分的保管期限標(biāo)準(zhǔn)，即省部級(jí)以上永久，地市級(jí)（含地市級(jí)）以下長(zhǎng)期，要有一個(gè)時(shí)間段分開，按照新的期限來；*獎(jiǎng)品的標(biāo)簽一般統(tǒng)一貼在右下角；（后有范例）*獎(jiǎng)品可結(jié)合時(shí)間和重要程度永長(zhǎng)混合排列。,2024/3/20,獎(jiǎng)品標(biāo)題擬寫應(yīng)注意的事項(xiàng)：,1、標(biāo)題的擬寫不是直接將獎(jiǎng)品上的文字照抄；2、題名的擬寫要揭示出獎(jiǎng)品的內(nèi)容。如“XX單位頒發(fā)（授予）的XX工作或活動(dòng)獎(jiǎng)牌

39、（榮譽(yù)證書）；3、實(shí)物類型都應(yīng)是獎(jiǎng)品。,2024/3/20,2、印章的整理。（1）印章的清洗：竹木類用95%的醫(yī)用酒精；金屬類用煤油；玉石、橡膠類用洗潔精。（2）印章保管期限的劃分：保管期限分為永久和定期（15年）兩種。對(duì)外行文使用的機(jī)構(gòu)和組織法人及其辦事機(jī)構(gòu)（辦公室）印章的保管期限為永久；其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)工作印章的保管期限為15年；嚴(yán)重?fù)p毀和無價(jià)值（如收發(fā)文））的印章，不列入歸檔范圍。（原保管期限為永久、長(zhǎng)期、短期）,2024

40、/3/20,（3）印章的分類。一般可根據(jù)印章的歷史時(shí)期（如建市前后）、印章屬性（機(jī)構(gòu)、個(gè)人）等特征進(jìn)行分類。（4）印章的排序。相同保管期限、相同屬性的按形成時(shí)間順序組織排列。（5）印章的裝盒。相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序裝盒。裝盒時(shí)印章按從左至右，從上至下的順序排放。,2024/3/20,（6）制作實(shí)物檔案標(biāo)簽,2024/3/20,（7）制作印模和背脊,*印模的制作。印模如下圖示，在每個(gè)方格里上方蓋上印章，下方打上檔

41、號(hào)。*背脊的制作。（下圖示）,2024/3/20,*制作印模,2024/3/20,*制作背脊,2024/3/20,,2024/3/20,各種表格臺(tái)帳,1.機(jī)關(guān)檔案（文件材料）分類方案、歸檔范圍、保管期限表格式2.檔案交接文據(jù)格式3.歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表格式4.現(xiàn)行文件資料報(bào)送登記表格式5.機(jī)關(guān)檔案庫房溫濕度測(cè)記表格式6.檔案室存檔案目錄背脊 7檔案利用及效

42、果登記表格式,2024/3/20,××機(jī)關(guān)檔案（文件材料）分類方案、歸檔范圍、保管期限表,2024/3/20,2024/3/20,2024/3/20,,2024/3/20,檔案交接文據(jù)格式（示例）,2024/3/20,歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表格式,2024/3/20,2024/3/20,現(xiàn)行文件資料報(bào)送登記表格式（示例）,報(bào)送單位：××市××局,移交人：張三

43、 接收人：張四日期： 2011年3月31日,2024/3/20,專業(yè)檔案案卷目錄格式,某某專業(yè)檔案案卷目錄,期刊檔案卷內(nèi)目錄,期刊檔案案卷目錄,書稿檔案卷內(nèi)目錄,書稿檔案案卷目錄,2024/3/20,機(jī)關(guān)檔案庫房溫濕度測(cè)記表格式（示例）,2024/3/20,（示例）,2024/3/20,2024/3/20,檔案利用及效果登記表格式,2024/3/20,上為臺(tái)帳背脊,2024/3/20,編研材料的

44、編寫,一、大事記的編寫。大事記是按時(shí)間順序簡(jiǎn)要記載一定時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種編研成果。其主體包括大事條目和大事時(shí)間兩部分。大事時(shí)間在前，大事記述在后。（有范例）,2024/3/20,*大事記的編寫要求：1、時(shí)間的要求：1）大事時(shí)間必須準(zhǔn)確，不得使用“近來”、“不久以前”等籠統(tǒng)含混的時(shí)間概念；2）大事時(shí)間應(yīng)該具體，盡量寫清年、月、日，必要的還要寫出時(shí)、分、秒。；3）對(duì)于持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)的大事記，可標(biāo)明起止日期，如“某日至某日”；4）大事記一

45、般以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，阿拉伯?dāng)?shù)字不能簡(jiǎn)寫，如2009年不能寫成09年。具體時(shí)間無法考證的作如下處理：日不詳者，排于該月月末，月不詳者排于該年年末。,2024/3/20,2、大事條目編寫的要求。1）必須堅(jiān)持“一條一事”原則；2）取材必須真實(shí)、準(zhǔn)確，內(nèi)容不能確定者一般不予采用。（2）組織沿革的編寫。組織沿革也叫組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)格。是以文字或圖表形式，系統(tǒng)記述和反映某單位體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制等情況的紀(jì)實(shí)材料。（有范例）,2024/3/20,（二）

46、組織沿革的編寫：1）概況。主要記述地區(qū)（或單位）的地理位置、面積、管轄范圍等情況。2）機(jī)構(gòu)演變情況。主要記述單位最早成立的時(shí)間、當(dāng)時(shí)的名稱、隸屬關(guān)系，及后來名稱的改變、隸屬關(guān)系的變換和辦公地點(diǎn)遷移等情況。3）職能的演變。記述單位性質(zhì)、職能及任務(wù)的變化。4）職權(quán)范圍。記述所轄單位的管理范圍和增減變化。,2024/3/20,5）內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員編制及領(lǐng)導(dǎo)成員的任免變動(dòng)情況。*組織沿革的表述方法和體例。1）組織沿革通常采用文章法、

47、表格法、圖示法等方式。但在實(shí)際工作中通常將上述方法結(jié)合使用。,2024/3/20,2）組織沿革通常采用編年法、系列法、階段法、問題法等方法。但通常采用的是階段法。它是根據(jù)單位歷年來的變化特點(diǎn)，將其歷史劃分為若干階段，再于每個(gè)階段中，記述和反映單位各方面的情況及變化。這種實(shí)用性較強(qiáng)。,2024/3/20,（三）全宗介紹的編寫。全宗是指一個(gè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。全宗介紹（也叫全宗指南）是向利用者介紹和報(bào)道立檔單位及其所

48、形成檔案情況的工具書。（有范例）,2024/3/20,*全宗介紹的結(jié)構(gòu):由封頁和正文組成。1）封頁：包括全宗指南名稱、時(shí)間、全宗號(hào)。全宗指南名稱指的是全宗構(gòu)成者的名稱（全稱或通用簡(jiǎn)稱）加“全宗指南”構(gòu)成；時(shí)間指的是全宗內(nèi)文件的起止年代，一般采用公元紀(jì)年表示。2）正文。正文由全宗構(gòu)成者嚴(yán)格簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹三個(gè)部分構(gòu)成。,2024/3/20,第一部分：全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介。由全宗構(gòu)成者名稱、時(shí)主要職能、隸

49、屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。,2024/3/20,第二部分：全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介。主要包括以下幾個(gè)部分：1）已進(jìn)館檔案的數(shù)量，排架長(zhǎng)度，起止時(shí)間；2）立檔單位檔案室的檔案的數(shù)量，排架長(zhǎng)度，起止時(shí)間；3）檔案的法律地位。主要是指室藏檔案的來源；4）檔案的價(jià)值鑒定情況。,2024/3/20,第三部分：全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。1）檔案完整程度及保管情況說明；2）載體形態(tài)。包括全宗內(nèi)各種

50、門類檔案的數(shù)量、編號(hào)、排列等情況；3）各種門類檔案的分類方法和包含的內(nèi)容介紹。,2024/3/20,（四）基礎(chǔ)數(shù)字匯編。它是用數(shù)字反映一定地區(qū)、系統(tǒng)的某方面或幾方面基本情況的史料型參考資料。從形式看，有文字記述和圖表式兩種。多采用圖表式。（有范例）（五）專題概要。它是以文章敘述的形式，簡(jiǎn)要的說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)或其他社會(huì)現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種參考資料，如〈某市工業(yè)發(fā)展基本情況〉。它的編寫要求是：一是內(nèi)容全面，材

51、料詳實(shí)；二是敘中有議，評(píng)價(jià)得當(dāng)；三是敘述準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練；四是文圖結(jié)合，豐富多彩。,2024/3/20,（六）產(chǎn)品介紹。它是用文字、圖表等形式簡(jiǎn)要介紹產(chǎn)品的名稱、型號(hào)、規(guī)格、性能、用途、主要技術(shù)參數(shù)、工作原理、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)等的一種參考資料。產(chǎn)品介紹的類型主要有兩種：一是廣告性的，主要側(cè)重于對(duì)產(chǎn)品的經(jīng)濟(jì)性、外觀等的介紹和評(píng)價(jià)；其二是檔案室編寫的全面性產(chǎn)品介紹，它主要為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)進(jìn)步和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，側(cè)重于技術(shù)上的通用性、先進(jìn)性等，具有可

52、靠性和權(quán)威性。,2024/3/20,,（七）年鑒的編寫。它是按年編印反映一個(gè)國(guó)家、地區(qū)或單位政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域一年內(nèi)發(fā)展變化情況的一種參考工具書。主要分為綜合性年鑒、專門年鑒、統(tǒng)計(jì)性年鑒、地方性年鑒等四種類型，我們通常采用的是地方性年鑒。體例有欄木式、篇目式、條目式、資料匯總式等四種。我們通常采用條目式。（有范例）,2024/3/20,全宗卷的建立和整理 DA/T12-941、分類 檔案收集、整理、鑒定、保

53、管、統(tǒng)計(jì)、利用、新技術(shù)應(yīng)用等八類2、排列 各類分別按時(shí)間順序排列3、裝訂：文件材料按件進(jìn)行裝訂,2024/3/20,4、編號(hào)：在每份文件材料首頁上方空白處編號(hào)，編號(hào)由全宗號(hào)-類號(hào)-件號(hào)組成如007-1-2表示007全宗的全宗介紹類第2件。5、編目：全宗卷文件目錄6、裝盒：原則上一類一盒，文件材料少的可多個(gè)類裝一盒,2024/3/20,,2024/3/20,2024/3/20,全宗卷背脊：,2024/3/20,Than