檔案管理培訓(xùn)2016.10

1、www.yuntongauto.com,集團(tuán)檔案管理程序,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,目錄,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),第一部分 檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,目 錄,CONTENTS,一、主要內(nèi)容與適用范圍,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),二、術(shù)語(yǔ)和定義,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管

2、理基礎(chǔ)知識(shí),,目 錄,CONTENTS,目錄,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),三、檔案工作的性質(zhì),專業(yè)性檔案工作有自己專門的研究對(duì)象、理論體系和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)范。,服務(wù)性為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。,機(jī)要性檔案中有不少內(nèi)容在一定的時(shí)間和空間具有機(jī)密性。,,檔案工作的性質(zhì),,,,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),Add Your Title,,

3、檔案管理工作的內(nèi)容,收集,整理,鑒定,保管,統(tǒng)計(jì),檢索,編研,利用與服務(wù),四、檔案管理工作的內(nèi)容,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,目錄,檔案管理的作用,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),第二部分 檔案管理的作用,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),目錄,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,目錄,檔案管理操作實(shí)務(wù),,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),第三部分 檔案管理

4、操作實(shí)務(wù),,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理操作實(shí)務(wù),目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),第一 檔案收集,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),一、檔案收集范圍,2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.02-00-[201608]集團(tuán)本部文件材料歸檔范圍及保管期限表_CQ修訂_20160811.xlsx,2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版

5、）\HQ-AD-C02.08.03-00-[201608]經(jīng)銷店文件材料歸檔范圍及保管期限表_CQ修訂_20160811.xlsx,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),一、檔案收集范圍,,（二）聲像檔案,,,,1,2,3,反映集團(tuán)各個(gè)階段經(jīng)營(yíng)發(fā)展情況、具有保存價(jià)值、有紀(jì)念意義和憑證性的照片、錄像資料。,國(guó)內(nèi)外重要賓客和著名人物參加集團(tuán)各項(xiàng)重要活動(dòng)形成的聲像材料。,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察的講話錄音、錄像及照片資料。,,目 錄,C

6、ONTENTS,（二）聲像檔案,,,,4,5,6,,7,集團(tuán)級(jí)以上的各級(jí)勞模，先進(jìn)人物及本集團(tuán)榮獲市級(jí)以上榮譽(yù)的實(shí)物照片（獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、錦旗）。,集團(tuán)召開年度工作會(huì)議時(shí)形成的聲像材料。,集團(tuán)召開的其他大型會(huì)議時(shí)形成的聲像材料。,集團(tuán)組織的各類活動(dòng)（開業(yè)儀式、年會(huì)、文體活動(dòng)等）。,一、檔案收集范圍,,目 錄,CONTENTS,,,,,A,1、獎(jiǎng)品實(shí)物檔案：集團(tuán)各級(jí)機(jī)構(gòu)在重大社會(huì)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、證書、證章、錦旗、榮

7、譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè)等。,2、印信實(shí)物檔案：機(jī)構(gòu)變更或撤、合并失效的印章，包括鋼印、膠印，木印等經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批后制作的印章。,3、名人字畫實(shí)物檔案：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人及社會(huì)知名人士為集團(tuán)的題詞、作畫。,4、集團(tuán)發(fā)展中有紀(jì)念意義的物品：集團(tuán)自成立以來使用過的牌、匾等用具。,（三）、實(shí)物檔案,一、檔案收集范圍,目 錄,CONTENTS,目錄,,,,,,,,,,根據(jù)財(cái)務(wù)部門的相關(guān)要求進(jìn)行收集。,一、檔案收集范圍,（四）基建檔案,（五）合同檔案,（六）會(huì)計(jì)檔

8、案,詳見《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》(附件？）,合同檔案管理的范疇包括合同正本及相關(guān)附件、合同會(huì)簽頁(yè)、律師修改意見稿。,..\2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.04-00-[201608]基本建設(shè)檔案歸檔范圍及保管期限表.xlsx,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),目錄,,,,（八）客戶檔案客戶購(gòu)車及維修車輛相關(guān)的所有資料，包括但不限于客戶身份證復(fù)印件、銷售合同、整車銷售

9、單、精品裝飾單、保單、新車交車確認(rèn)單、行駛證復(fù)印件、維修施工單、結(jié)算單、領(lǐng)料單、終檢單等。 根據(jù)集團(tuán)客戶檔案管理程序進(jìn)行收集。,一、檔案收集范圍,（七）人事檔案根據(jù)人力資源管理部門的相關(guān)要求進(jìn)行收集。,,目 錄,CONTENTS,目錄,,,,,,歸檔管理工作基本原則,集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，由各機(jī)構(gòu)檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)接收、管理。以確保各類檔案材料完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料據(jù)

10、為己有。,集團(tuán)各部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)部門檔案的保管、移交等工作，在業(yè)務(wù)上接受集團(tuán)行政部檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。,各機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)所在機(jī)構(gòu)文件的收集、整理工作,他是集團(tuán)與各機(jī)構(gòu)之間文件歸檔傳輸?shù)奈ㄒ唤涌?，所有文件從?xiàng)目地輸出歸檔都必須通過各機(jī)構(gòu)的檔案管理人員。,各機(jī)構(gòu)的檔案資料自行保管，不予移交集團(tuán)。,,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),第二 檔案整理,,,,,,,,,,,,（四）保管期限確認(rèn),（三）資料分類與整理,（二）歸檔要求

11、,（五）目錄編寫（六）歸檔資料移交,,,（一）歸檔與不歸檔判斷,檔案整理工作的原則1、按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。2、檔案整理工作要保持文件之間的歷史聯(lián)系。主要有來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式上等的聯(lián)系。3、檔案整理工作要充分利用原有基礎(chǔ)。4、檔案整理工作必須便于檔案保管和利用。,,目 錄,CONTENTS,目錄,2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)、未生效文件、一般性文件歷次修改

12、（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）,3、部門互發(fā)的與本部門業(yè)務(wù)沒有直接關(guān)系、不需辦理的、只有臨時(shí)性參考作用的文件資料。,4、重份文件和重份圖紙。,1、無查考價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件。,可參閱《集團(tuán)各部文件材料歸檔范圍及保管期限表》、《經(jīng)銷店文件材料歸檔范圍及保管期限表》《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》進(jìn)行判斷，歸檔文件資料包括但不限于《集團(tuán)本部文件材料歸檔范圍及保管期限表》、《經(jīng)銷店文件材料歸檔范圍及保管期限表》，《基建檔

13、案歸檔范圍及保管期限表》中所涉及的文件資料。各機(jī)構(gòu)可根據(jù)具體情況對(duì)收集范圍進(jìn)行補(bǔ)充完善。,,（一）歸檔與不歸檔判斷,,不歸檔,,歸檔,..\2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.02-00-[201608]集團(tuán)本部文件材料歸檔范圍及保管期限表_CQ修訂_20160811.xlsx,..\2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.03-00-[201608]經(jīng)銷店

14、文件材料歸檔范圍及保管期限表_CQ修訂_20160811.xlsx,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),（二）歸檔要求,----- 文書檔案,,,,,,,,,,,,,,,,,,,1、整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。,2、歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔文件的載體和字跡應(yīng)符合耐久

15、性。,3、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。,4、具有永久保存價(jià)值的紙質(zhì)文件，必須與電子文件同時(shí)歸檔保存。,5、歸檔的文件不可使用二次用紙。,6、公司各部門與其他單位合作完成的項(xiàng)目，主辦單位應(yīng)保存全套文件材料，協(xié)辦單位應(yīng)保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。,7、公司各部門兼職檔案員應(yīng)檢查歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由本部門負(fù)

16、責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向公司檔案管理部門移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說明。檔案管理部門接收各部門移交的檔案時(shí)，應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。,8、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。,文書檔案歸檔要求,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),----- 聲像檔案,（二）歸檔要求,1、歸檔的聲像材料必須原版、原件。,2、歸檔的聲像材料要齊全、完整。

17、照片、錄音、錄像、應(yīng)說明時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、攝影者。照片與底片的影像要相符。特別重要的照片無底片時(shí)也應(yīng)歸檔。采用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，經(jīng)篩選后,將電子版及文字說明一并移交。填寫移交目錄一式兩份，雙方在移交目錄上簽字。,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),目錄,1、獎(jiǎng)品實(shí)物檔案一般應(yīng)同時(shí)有批準(zhǔn)單位要求填報(bào)的表格、批復(fù)等文字材料，此類材料按文書材料歸檔。實(shí)物上未表明獲獎(jiǎng)名稱的，應(yīng)附說明，內(nèi)容包括獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)名稱及

18、頒獎(jiǎng)單位。,2、印章歸檔時(shí)應(yīng)附印模一式兩份。并分別由移交人、接收人簽字確認(rèn)。,,3、物品歸檔時(shí)應(yīng)附清單及說明，內(nèi)容包括物品名稱、收受時(shí)間、地點(diǎn)、事由、贈(zèng)送人、接收人。清單一式兩份。,,4、發(fā)現(xiàn)認(rèn)為有保留價(jià)值的、能反映集團(tuán)發(fā)展歷程的物品，經(jīng)檔案管理部門認(rèn)定后，即可歸檔。,實(shí)物檔案歸檔要求,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,,,,,（二）歸檔要求,Description of the contents,1、紙張尺寸要求

19、：統(tǒng)一采用A4（210mm×297mm）復(fù)印紙尺寸；立卷過程中，案卷厚度不得大于40mm。,3、備考表-盒內(nèi)文件情況說明、立卷人、檢查人填寫清楚。,2、卷內(nèi)目錄-責(zé)任者（寫全稱）-題名（每項(xiàng)題名前需加項(xiàng)目名稱 例如：***工程施工組織設(shè)計(jì)）日期（起始日期或者終止日期 例如：2010-04-28）頁(yè)數(shù)（立項(xiàng)內(nèi)容的總頁(yè)數(shù)）。,4、基本建設(shè)資料檔案幅面一律采用A4紙標(biāo)準(zhǔn)。裝訂采用三點(diǎn)一線裝訂方式?？拙嚅L(zhǎng)度為16CM,，中孔到邊孔的長(zhǎng)

20、度為8CM，卷脊裝訂結(jié)的垂直距離為1.5CM，結(jié)頭放在案卷后面。編裝訂后的檔案要整潔、美觀。,基建檔案歸檔要求,,目 錄,目錄,,（二）歸檔要求,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,,,,1、加強(qiáng)電子檔案鑒定工作，電子檔案歸檔前，歸檔部門對(duì)電子檔案的有效性和完整性進(jìn)行鑒定審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如電子文件進(jìn)行了技術(shù)加密，應(yīng)將技術(shù)加密方法和相關(guān)軟件一并歸檔。,2、電子檔案在收集歸檔時(shí)，應(yīng)附帶說明文件,對(duì)電子檔案的內(nèi)容

21、、創(chuàng)建時(shí)間、存儲(chǔ)格式與文件類型等加以說明。,3、電子檔案采用光盤、磁帶等載體歸檔，歸檔的電子文件必須是最終數(shù)據(jù)信息。,(二）歸檔要求,電子檔案歸檔要求,,目 錄,CONTENTS,目錄,,,,,電子檔案歸檔要求,（二）歸檔要求,4、需要永久、長(zhǎng)期保存的電子檔案，應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔。,5、電子檔案歸檔后，其數(shù)據(jù)信息應(yīng)在各單位計(jì)算機(jī)中或系統(tǒng)中保留一年時(shí)間。,,,6、歸檔電子檔案載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)。（載體是否做過防寫處

22、理、有無劃痕、有無病毒、核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全）,7、在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,,,,,,,會(huì)計(jì)檔案,依據(jù)財(cái)務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。,人事檔案,依據(jù)人力資源部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,,（二）歸檔要求,,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,（二）歸檔要求,,,,,,客戶檔案歸檔要求,,,1、對(duì)客戶檔案實(shí)施

23、動(dòng)態(tài)管理，保證客戶檔案隨時(shí)更新。,3、歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔文件的載體和字跡應(yīng)符合耐久性。,2、歸檔文件材料必須全面、真實(shí)。,4、歸檔的文件不可使用二次用紙。,1,2,3,4,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),（三）資料分類與整理,,,,文書檔案,1、集團(tuán)各級(jí)機(jī)構(gòu)每年形成的文書材料，按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，以件為單位進(jìn)

24、行整理歸檔,2、各級(jí)機(jī)構(gòu)要求遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，歸檔的各種文件資料一律要原件。應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、正本與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起。份數(shù)、頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整,3、兩個(gè)以上的職能部門共同承辦所形成的文件資料，由最后承辦的職能部門歸檔。集團(tuán)同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由本集團(tuán)主辦部門歸檔。,文書檔案整理操作流程,1、按檔案形成的年度進(jìn)行區(qū)分；,,,,2、對(duì)同一年度的檔案進(jìn)行初步鑒定，剔除

25、不需歸檔的檔案,3、分類方案的確定,4、對(duì)同一年度的檔案按保管期限分類、排序,,,,,,5、對(duì)同一保管期限的檔案按機(jī)構(gòu)（問題）分類、排序；,6、按“件”確定整理單位及文件的裝訂；,7、對(duì)每件檔案編號(hào)、加蓋歸檔章，填寫備考表，并裝盒；,8、對(duì)裝盒的檔案依次進(jìn)行歸檔文件目錄的計(jì)算機(jī)輸入；,,,,9、填寫檔案盒內(nèi)容；,10、排列、上架；,CONTENTS,（三）資料分類與整理,聲像檔案一般按問題（內(nèi)容、事由）進(jìn)行分類。分類時(shí)必須遵循聲像載體材

26、料的自然形成規(guī)律，保持聲像載體之間、聲像載體與紙載體之間的有機(jī)聯(lián)系，注意其成套性的特點(diǎn)，便于保管和利用。,聲像檔案—數(shù)碼照片檔案,,,,,1,,,,,,,,,,2,2、 按歸檔年度刻制光盤，光盤保存內(nèi)容包括存放數(shù)碼照片的文件夾、數(shù)碼照片檔案目錄、光盤說明文件。光盤說明文件應(yīng)說明本光盤保存的內(nèi)容、照片數(shù)量、密級(jí)、制作日期、制作者、光盤類型（CD-R、DVD）等。,1、在分類方案的最低一級(jí)類目下按事件建立文件夾（即年度-分類-事件），存放一

27、組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片。,,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,,,2,2、 照片以自然張為單位編寫文字說明，包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等。一組照片編寫較詳細(xì)的總說明，每一張?jiān)偌右院?jiǎn)要的說明。,,3,ThemeGallery is a Design Digital Content & Contents mall developed by Guild Design Inc.,,,,1,1、 按照類

28、別進(jìn)行組卷，冊(cè)內(nèi)照片的排列按照專題、事件結(jié)合時(shí)間先后順序、重要程度等因素進(jìn)行排列。,聲像檔案—照片檔案之沖洗版,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),聲像檔案 —其他載體聲像檔案,1、錄像帶、錄音帶、光盤等檔案原則一卷（盒）為一個(gè)保管單位。2、擬寫歸檔文字說明：錄音帶、錄像帶等磁性載體材料的文字說明應(yīng)注明錄制者、錄制時(shí)間、內(nèi)容、密級(jí)、帶長(zhǎng)（時(shí)間）等事項(xiàng)；光盤等載體存儲(chǔ)的聲像檔案材料應(yīng)注明存儲(chǔ)文件的內(nèi)

29、容、格式、密級(jí)、制作日期、制作者、光盤類型等事項(xiàng)；電影膠片（盤）的文字說明應(yīng)注明拍攝者、拍攝時(shí)間、片名、內(nèi)容、密級(jí)、帶長(zhǎng)（時(shí)間）等事項(xiàng)。,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),聲像檔案 —其他載體聲像檔案,3、聲像檔案按載體類別-年度-保管實(shí)體順序編號(hào)，即盒（盤）號(hào)。,4、填寫每個(gè)保管實(shí)體的說明標(biāo)簽，標(biāo)簽貼于保管實(shí)體外盒的適當(dāng)位置，并在每個(gè)保管實(shí)體上標(biāo)明盒（盤）號(hào)。,,目 錄,CONTENTS,目錄

30、,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),（三）資料分類與整理,,實(shí)物檔案,,,1、實(shí)物檔案可根據(jù)時(shí)間—類別進(jìn)行分類整理。,2、時(shí)間：指實(shí)物檔案獲取的時(shí)間。例：2014中國(guó)汽車流通年度大獎(jiǎng)北京 “最佳集團(tuán)獎(jiǎng)”：是搜狐汽車2015年頒發(fā)給北京運(yùn)通國(guó)融投資有限公司的，那么此實(shí)物的分類時(shí)間就是2015年。,3、類別：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、證書、證章、錦旗、榮譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè)等。,,目錄,,基建檔案,詳見附件《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》,合同檔案,按時(shí)間—保管期限

31、進(jìn)行分類整理,電子檔案,按時(shí)間—保管期限進(jìn)行分類整理,會(huì)計(jì)檔案,依據(jù)財(cái)務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,人事檔案,依據(jù)人力資源部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,客戶檔案,按客戶名字進(jìn)行分類整理,（三）資料分類與整理,資料分類與整理,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí),(四）保管期限的確認(rèn),,,,,根據(jù)文件材料的重要性保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團(tuán)各級(jí)機(jī)構(gòu)文件材料從“長(zhǎng)”保管。,一般應(yīng)永久保存，詳見《基建檔案歸檔范圍及保

32、管期限表》。,永久保存,,永久保存,根據(jù)合同的重要性保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團(tuán)各級(jí)機(jī)構(gòu)文件材料從“長(zhǎng)”保管。,根據(jù)資料的重要性保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團(tuán)各級(jí)機(jī)構(gòu)文件材料從“長(zhǎng)”保管。需要永久、30年保存的電子檔案，應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔。,,永久保存,,目 錄,CONTENTS,目錄,目 錄,CONTENTS,,,電子檔案：根據(jù)資料的重要性保管期

33、限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團(tuán)各級(jí)機(jī)構(gòu)文件材料從“長(zhǎng)”保管。需要永久、30年保存的電子檔案，應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔。,依據(jù)財(cái)務(wù)部門和的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。,依據(jù)人事部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。,根據(jù)客戶的重要性保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團(tuán)各級(jí)機(jī)構(gòu)文件材料從“長(zhǎng)”保管。,(四）保管期限的確認(rèn),,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),（五) 目錄編寫,,檔案管理基

34、礎(chǔ)知識(shí),（六）歸檔資料移交,,,,,,,,,1,2,3,4,所有歸檔資料必須辦理移交手續(xù)。,歸檔部門將整理好的檔案資料和《檔案資料移交、接收表》，送交檔案管理部門。檔案管理部門在對(duì)檔案資料進(jìn)行質(zhì)量、數(shù)量檢查后，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。交接雙方各執(zhí)一份備查。,如有不能對(duì)內(nèi)、外公開的文件，應(yīng)在《檔案資料移交、接收表》中注明屬于涉密文件。,《檔案資料移交、接收表》需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核并簽字。,,目 錄,CONTENTS,檔

35、案管理基礎(chǔ)知識(shí),第三 檔案借閱與利用,電話催促三次后仍未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者,上報(bào)人力資源部做出相關(guān)處罰,,,,,,（詳見檔案資料借閱流程圖）,檔案借閱與利用,,應(yīng)填寫《檔案借閱利用申請(qǐng)單》,領(lǐng)導(dǎo)審簽同意,辦理借閱手續(xù),辦理歸還手續(xù),●集團(tuán)各部門、各機(jī)構(gòu)借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案借閱利用申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱。,●查閱集團(tuán)會(huì)計(jì)檔案須持有財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字，并由財(cái)會(huì)部相關(guān)人員調(diào)閱，方可利用。,●跨機(jī)構(gòu)借閱審批：申請(qǐng)人-部門負(fù)

36、責(zé)人-各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人-集團(tuán)總裁助理。,●借閱者對(duì)所借檔案文件應(yīng)按期歸還，屬于一般性文件，不得超過一周；有特殊需要可以約定借還時(shí)間；所有檔案借用到期應(yīng)主動(dòng)歸還。如工作需要到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。,●歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須逐一核對(duì)歸還檔案數(shù)量、有無缺損情況等檔案基本情況，以保證檔案安全。經(jīng)清點(diǎn)無誤后，方可注銷借閱手續(xù)。,,目 錄,CONTENTS,第三 檔案借閱與利用,●借閱者對(duì)所借檔案文件應(yīng)注意保密，不得私自轉(zhuǎn)借他人使

37、用，不得對(duì)檔案進(jìn)行拆卷、不得將檔案文件攜帶到公共場(chǎng)所及家中，遇有重大節(jié)日或出差、休假之前，應(yīng)將手中檔案文件全部移交。,●對(duì)損毀或丟失檔案文件者，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)上報(bào)機(jī)構(gòu)第一負(fù)責(zé)人，由其對(duì)事件當(dāng)事人做出相關(guān)處罰。,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),第四 檔案保密工作,●檔案資料的管理人員、借閱利用人員都應(yīng)對(duì)檔案資料的內(nèi)容負(fù)有保密的責(zé)任和義務(wù)，需做到檔案中機(jī)密的內(nèi)容不該說的絕對(duì)不說，不該看的絕對(duì)不看，不該記錄的絕對(duì)不

38、記錄，做到知而不言，不知不問，不準(zhǔn)攜帶檔案外出。,,目 錄,CONTENTS,目錄,,,,公司秘密的密級(jí)劃分,商密AAA,商密AA,商密A,,,,,一般的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益遭受一定影響。,是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司權(quán)益遭受重大影響。,是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益遭受特別重大影響。,第四 檔案保密工作,,CONTENTS,,,添加標(biāo)題,,添加標(biāo)題,,1、秘密事項(xiàng)的定密工作由擬稿部門（機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)。擬定文件、資料的

39、人員擬定密級(jí)及其保密期限，經(jīng)本部門（機(jī)構(gòu)）負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審核。,,,,2、定密工作只能定本部門（機(jī)構(gòu)）工作中產(chǎn)生的公司秘密事項(xiàng)。對(duì)涉及其他部門（機(jī)構(gòu)）的公司秘密事項(xiàng)要由相關(guān)部門（機(jī)構(gòu)）共同擬定密級(jí)和保密期限并承擔(dān)保密義務(wù)。,,,3、 公司秘密的定密、解密和密級(jí)更改由各部門、有關(guān)機(jī)構(gòu)根據(jù)工作需要提出，報(bào)涉密事項(xiàng)的主管領(lǐng)導(dǎo)審核。,4、不標(biāo)注密級(jí)的文件資料，檔案管理部門將按普通文件進(jìn)行歸檔管理。,第四 檔案保密工作,,目 錄,C

40、ONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),第五 檔案鑒定與銷毀,,,,,,1,2,3,4,成立檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組,對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定,檔案銷毀審批程序,檔案銷毀的組織實(shí)施,,,,,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),,目錄,如何做好檔案管理工作,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),第四部分 如何做好檔案管理工作,,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),忠于職守,與時(shí)俱進(jìn),1、認(rèn)真做好每一次交接工作，仔細(xì)

41、檢查每一份文件材料,2、認(rèn)真仔細(xì)做好每一次 錄入審核工作,努力做到馬上記錄，隨時(shí)復(fù)位。,不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平,愛崗敬業(yè)，遵守職業(yè)操守,緊隨時(shí)代步伐，加速檔案數(shù)字化,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識(shí),題贈(zèng)檔案館 ---郭沫若前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼風(fēng)輿前聽誦詩(shī)。國(guó)步何由探軌跡，民情從以識(shí)端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。,,,,www.yun