福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院工作匯報

1、福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院宣傳人員培訓(xùn),2015年4月,1,2,主講人：陳政,公文格式與處理,內(nèi)容提綱,,,,公文格式,,,,,一,二,七,公文種類,公文版面及裝訂要求,特殊公文格式,四,六,五,三,,,,行文規(guī)則,發(fā)文流程,學(xué)院OA系統(tǒng)公文管理操作注意事項,理論依據(jù),1.中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)〔2012〕14號）2.黨政機關(guān)公文格式（國家標(biāo)準(zhǔn)）3.福建省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)《福

2、建省人民政府公文格式細(xì)則》的通知（閩政辦〔2012〕131號）4.福建省黨的機關(guān)文件印制規(guī)范（2012年7月）,,,,一、公文種類,公文種類,新的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》把黨政機關(guān)公文種類概括為15種：即決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等。其中黨政機關(guān)通用的文種有10個：決定、公報、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要。黨委機關(guān)專用的有1個：決議；行政機關(guān)專

3、用的有4個：命令（令）、公告、通告、議案。,公文種類,與舊的文種現(xiàn)比：行政機關(guān)在原來的基礎(chǔ)上，現(xiàn)在增加“決議、公報”文種，會議紀(jì)要改成了“紀(jì)要”。黨委機關(guān)原來使用的“指示”、“條例”、“規(guī)定”等3個文種都不再使用。這些都是法定文種，可以獨立行文，且可采用國家標(biāo)準(zhǔn)的公文格式。,公文種類,我們學(xué)院常用的文種主要有8種：決定：主要是表彰或者處分決定；意見：對重要問題提出見解和處理辦法，主要包括實施意見、反 饋意見、

4、處理意見等通知：主要是發(fā)布、傳達(dá)要求各部門執(zhí)行和周知的事項，批轉(zhuǎn)、 轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)公文等；通報：表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況；報告：向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問；請示：向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)；函：不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和 答復(fù)審批事項；紀(jì)要：記載會議主要情況和議定事項。,公文種類,從國家規(guī)定的公文種類來看，我們經(jīng)常使用工作計劃

5、、工作規(guī)劃、工作要點、工作總結(jié)、實施方案、實施辦法、管理規(guī)定、推薦信、介紹信、講話稿、開幕詞、閉幕詞、簡報、調(diào)查報告、大事記、章程、實施細(xì)則、學(xué)生守則、議事規(guī)則、申請書、求職信、辭職信、感謝信、慰問信、 倡議書、賀信（賀電）、證明、聘書等等都是非法定的文種，不具有獨立行文的資格，也不能使用黨和國家公文法規(guī)中的標(biāo)準(zhǔn)公文格式。非法定文種要上報或下報時，只能從“法定文種”中尋求一個文種做它的載體，下行時文件頭大都用“通知”（比如印發(fā)XXXX

6、工作計劃的通知，轉(zhuǎn)發(fā)XXX實施方案的通知等），上行時文件頭大都用“報告”來充當(dāng)（比如，關(guān)于XXX方案的報告》。,公文種類,文種使用上存在的常用問題：1.缺少文種。比如學(xué)院很多部門發(fā)文標(biāo)題為：《福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院XXX實施辦法（實施方案、實施細(xì)則）》，這都是沒有文種。2.文種重疊。比如：《×××關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《福建省教育廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈教育部關(guān)于做好國慶期間安全工作的通知〉的通知》。3.生造文種。把沒有列為文種

7、的作為文種使用。比如：《XXXX關(guān)于教學(xué)工作情況的匯報》，將“匯報”作為公文文種來使用，極不規(guī)范，應(yīng)改為“報告”。,缺少文種,×,×,公文種類,4.文種混用。比如：《XXX關(guān)于xxx的請示報告》。請示就是請示，報告就是報告，不能混在一起用。5.錯用文種。對上級部門要用請示或者報告，對同級、不相隸屬關(guān)系的要用函。而我們學(xué)院有的部門經(jīng)常錯用文種，對省教育廳用函，而對南平市發(fā)改委、國土局用請示，這都是錯誤的。6.將文種

8、作為公文標(biāo)題。如單獨用報告、會議紀(jì)要作為公文標(biāo)題，只能在不正式場合使用，如果要正式發(fā)文都是不行的。,錯用文種,×,,,二、公文格式,公文格式要素,公文格式是公文的各個組成部分在頁面上的具體表現(xiàn)形式，即公文的外觀形式。它是公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性在形式上的體現(xiàn)，對公文內(nèi)容起著重要的保證作用。一件公文，不僅要觀點正確，內(nèi)容真實，條理清楚，文字精練，而且要格式規(guī)范，結(jié)構(gòu)合理，頁面整潔，標(biāo)識齊全。公文格式是公文的門面，直接反映了制發(fā)機關(guān)

9、和單位的工作作風(fēng)和工作質(zhì)量。,公文格式要素,版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。,公文格式要素,公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送

10、機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。從格式要素上看，增加了“份號”、“發(fā)文機關(guān)署名”、“頁碼”，減少了“主題詞”。,（一）版頭,1.份號、密級和保密期限、緊急程度。位于公文的左上角，我們學(xué)院基本沒用。,2.發(fā)文機關(guān)標(biāo)志,由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，黨委機關(guān)也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱，不加“文件”二字。如福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院文件、中共福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會文件或中共福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院委員會等。,,

11、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志,聯(lián)合行文時，可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，一般主辦機關(guān)排列在前；也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，“文件”二字應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。,3.發(fā)文字號,文號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔 〕”括入，不能用“（）”或“〈

12、〉”、“[ ]”括號；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即 1 不編為 01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。文號用仿宋3號字體。正確編號：“閩林院〔2015〕8號”、“閩林院函〔2015〕8號”等。錯誤編號：閩林院（2015）8號、閩林院 [2015 ]8號、閩林院〔2015〕08號、閩林院〔2015〕第8號。,4.簽發(fā)人,上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，并在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人，居右空一字編排?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人

13、后面標(biāo)注姓名，用3號楷體字。如“簽發(fā)人：鄭郁善”，“簽發(fā)人”是3號仿宋體字，“鄭郁善”是3號楷體字。,簽發(fā)人,簽發(fā)人一般只能為單位主要領(lǐng)導(dǎo)。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。,（二）主體,5.標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。比如《福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院關(guān)于請求增加2013年招生計劃的請示》。常見錯誤有：（１）不分條件省略

14、發(fā)文機關(guān)名稱。一些內(nèi)容重要的決定、報告、請示、通知等文種，不可省略機關(guān)名稱。（２）事由概括不清，題意不鮮明，有的省略不當(dāng)，產(chǎn)生歧義。（３）自造文種，用“安排”、“規(guī)劃”、“情況”、“匯報”等非規(guī)范文件名稱直接當(dāng)做法定規(guī)范性文件的文種。（４）書名號使用不當(dāng)。標(biāo)題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱要加書名號之外，一般不用其他標(biāo)點符號。所以學(xué)院印發(fā)工作計劃、總結(jié)、實施方案，都是不應(yīng)該加書名號的。,標(biāo)題,標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二

15、行位置，分一行或多行居中排布；4 個及以上機關(guān)聯(lián)合行文時，標(biāo)題中發(fā)文機關(guān)名稱可以簡略；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)。標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形；不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。標(biāo)題一般不超過50個字，不超過三行。,我們學(xué)院很多電腦沒有小標(biāo)宋體字，排版的時候標(biāo)題都用宋體字代替，其實是不規(guī)范的。建議最好能夠下載安裝小標(biāo)宋體字,標(biāo)題正確的排列方式,1.梯形,2.菱形,√,√,√,長方形：,標(biāo)題錯

16、誤的排列方式,×,沙漏形：,×,有問題的標(biāo)題,轉(zhuǎn)發(fā)的文件不能多層次，只能留一個轉(zhuǎn)發(fā)、一個通知、一個關(guān)于。比如2012年前發(fā)的一個文件，現(xiàn)在看起來有些問題：,可以修改為：,錯誤之處：1.整個標(biāo)題68個字，超過50個字；2.有兩個關(guān)于、兩個通知，重復(fù)；3. 書名號使用不當(dāng)。,轉(zhuǎn)發(fā)文件發(fā)文機關(guān)可以省略,或者,√,×,6.主送機關(guān),指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。一般在公文

17、正文之首，即抬頭稱謂。主送機關(guān)名稱位于左上方，與正文標(biāo)題空一行，頂格排印，用3號仿宋字。有多個主送機關(guān)的，各機關(guān)名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關(guān)名稱后面標(biāo)注全角冒號。,學(xué)院現(xiàn)在發(fā)給部門的文件，主送機關(guān)統(tǒng)一為：院各處室系部館科中心、工會、團(tuán)委。如果只發(fā)給系，主送機關(guān)就是：各系。如果發(fā)給部分職能部門和系，主送機關(guān)就是：各有關(guān)部門或者各有關(guān)處室系。按照格式規(guī)定，在文首不寫抬頭稱謂的公文，如命令、決定等等，主送單位要放在文尾?！爸?/p>

18、送”放在文尾時，習(xí)慣上使用“發(fā)送”或“發(fā)”。公文的主送機關(guān)不能寫領(lǐng)導(dǎo)個人，如不能寫：尊敬的黃紅武廳長、親愛的李克強總理等,主送機關(guān),7.正文,正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文正文用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“(1)”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。一般說來，單獨的小標(biāo)題，句尾都

19、沒有標(biāo)點。如果小標(biāo)題后面連著一段話，小標(biāo)題后面都必須要有標(biāo)點符號。,正文結(jié)構(gòu)層次舉例,正文,如果轉(zhuǎn)發(fā)或者印發(fā)文件類的通知，通知正文（含主送機關(guān)、發(fā)文機關(guān)、署名、成文日期）用楷體字，轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)的文件另起一頁，正文用仿宋體字。,2012年之前的文件格式,轉(zhuǎn)發(fā)或者印發(fā)的文件屬于正文最重要的內(nèi)容，不能作為附件。比如2012年以前發(fā)的文件，印發(fā)學(xué)院的工作計劃、工作總結(jié)，把計劃總結(jié)作為附件，在新的國標(biāo)體系下就不對了。因為這個文件的主要內(nèi)容就是計劃

20、總結(jié)，它是重要的正文內(nèi)空，而不是附件內(nèi)容。,2012年之后的文件格式,正文,8.附件說明,如有附件，應(yīng)當(dāng)有附件說明。即在正文下空一行左空二字用3號仿宋體字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：１．×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。,9.發(fā)文機關(guān)署名,2012年前落款不用署

21、名，只直接落漢字日期蓋章。新的國標(biāo)要求要用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱署名，字體用3號仿宋體，位于正文右下方。（1）加蓋印章的公文。單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上，以成文日期為準(zhǔn)居中編排。聯(lián)合行文時一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊地排列在相應(yīng)的位置。一般左右并排，最多排3個發(fā)文機關(guān)名稱。如果排不下，再另起行排列。,（2）不加蓋印章的公文。單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行

22、編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字。如成文日期長于發(fā)文機署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文面關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時，就先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排，名稱上下并排，等距撐開，長度相當(dāng)。。印章，,10.成文日期,（1）成文日期署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。（2）加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排。（3）不加蓋印章的公文，首字比發(fā)

23、文機關(guān)署名首字右移二字。（4）成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即 1 不編為 01）。如落款日期只能是“2015年4月2日”形式，不能寫成“2015年04月02日”形式。（5）新的公文處理條例實施后，無論的黨的文件，還是行政文件，落款日期不再用漢字表示。如不用“二O一五年四月二日”表示了。落款日期首字比發(fā)文機關(guān)首字后移兩個字，如長于發(fā)文機關(guān)，居右排時后空兩個字。,成文日期,2012年7月1日之前

24、的成文日期格式,2012年7月1日以后的成文日期格式,學(xué)院發(fā)文署名和日期的排法,加蓋印章：,日期右空四字，學(xué)院名稱以日期為準(zhǔn)，居中編排。學(xué)院名稱與正文下空3行左右。學(xué)院發(fā)文基本都要蓋章，按這種方式去排。,學(xué)院發(fā)文署名和日期的排法,不加蓋印章：,學(xué)院名稱與正文下空一行，右空二字，日期比學(xué)院名稱首字右移二字。,11.印章,公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關(guān)行文時，一般在

25、成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌?、成文日期時，應(yīng)當(dāng)采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)使印章和正文同處一面，不得采取標(biāo)注“此頁無正文”的方式解決。,印章,聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機

26、關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。,12.附注,公文如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。如上行文“請示”或者“報告”應(yīng)該留下聯(lián)系人、聯(lián)系電話。還有的文件會注明“此件發(fā)到縣團(tuán)級”等等。,13.附件,附件：指公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。

27、“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行，序號后不再加標(biāo)點符號（如“附件1”）。附件標(biāo)題與“附件”之間空兩行，即附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。,（三）版記,版記包括分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、頁碼等。14.分隔線?，F(xiàn)在已經(jīng)取消主題詞，但是仍然保留分隔線，不能把原來主題詞下面的線去掉。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用

28、粗線，中間的分隔線用細(xì)線。分隔線不能用下劃線。,15.抄送機關(guān),指主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、平級或無隸屬關(guān)系的機關(guān)。抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。,,,,16.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期,一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上。學(xué)院行政文件印發(fā)機關(guān)統(tǒng)稱“福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院院長辦公室

29、”，印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即 1 不編為 01），后加“印發(fā)”二字。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。版記應(yīng)當(dāng)編排在公文最后一面。如果附件是公文，該公文后面也有版記，應(yīng)當(dāng)隱去被轉(zhuǎn)載公文的原版記。正式公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)識自己的版記。,17.頁碼,一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁

30、碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。原來公文首頁不編頁碼，現(xiàn)在要求首頁要編頁碼。,,,三、特殊公文格式,一、函的格式,我們學(xué)院發(fā)文機關(guān)代字為“閩林院函”的公文。發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下為一條紅色雙線（上粗下細(xì)），下頁邊 印一條紅色雙線（上細(xì)下粗）。如需標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度

31、的順序自上而下分行排列。我們一般沒有這個。,函的格式,發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、分隔線。若需抄送的，抄送和抄送單位位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。,（二）紀(jì)要,學(xué)院行政的會議紀(jì)要目前有兩種：一種是“福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院專題會議紀(jì)要”、一種是“福建林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院院長辦公會議紀(jì)要”。發(fā)文字號由年份和序號組成，放在分隔線之上居中（

32、如〔2015〕2號，前面沒有閩林院）。專題會議紀(jì)要一般要有反映會議內(nèi)容的標(biāo)題，置于分隔線之下、正文之上。,紀(jì)要,標(biāo)注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)注出席人、姓名，必要時標(biāo)注單位，回行時與冒號后的首字對齊。標(biāo)注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。,院長辦公會紀(jì)要格式,專題會議紀(jì)要格式,紀(jì)要,紀(jì)

33、要不加蓋印章。紀(jì)要不分主送機關(guān)、抄送機關(guān)，只設(shè)“分送”，分送標(biāo)注方法同抄送機關(guān)。,,,四、公文版面及裝訂要求,（一）公文用紙,公文用紙一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)型的A4紙。,黨委機關(guān)文件的文頭紙名稱之后可以不用“文件”二字。,通知、報告、決定、意見、通報統(tǒng)一用右側(cè)的文件紙。,公文用紙,請示的公文紙,函的公文紙,紀(jì)要的公文紙,公文用紙,不需編文號的紅頭便箋紙,各部門用的發(fā)文紙,（二）排版要求,1.字體和字號如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號

34、仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。2.行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。3.文字的顏色如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。,排版要求,4.印制要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1 mm。雙面印刷（包括公文紙也要正反兩面都?。?.裝訂要求公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不能釘在頭上。采用騎馬訂或平訂，訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處，騎馬訂釘鋸

35、均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm—5mm。,,,五、行文規(guī)則,行文規(guī)則,（一）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。比如，我們不能直接向教育部發(fā)文。必須要通過省教育廳。,√,×,行文規(guī)則,（二）向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：1.原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，

36、必要時抄送另一個上級機關(guān)。2.請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。,√,3.除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文。,×,×,行文規(guī)則,（三）向下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：1.主送受理機關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機關(guān)。比如學(xué)院主送院各處室系部館科中心、工會、團(tuán)委，有時會寫抄送院領(lǐng)導(dǎo)。2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)授

37、權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文。如省教育廳辦公室、省教工委辦公室可以向下級發(fā)文。3.黨委、政府的職能部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級相關(guān)部門行文。如省教育廳職成處可以向?qū)W校下文。4.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。,,,六、發(fā)文流程,發(fā)文流程,公文發(fā)文流程包括公文的起草、審核、會稿、簽發(fā)等程序。具體如下：首先是部門擬稿，填寫簽發(fā)單（在簽發(fā)單上填寫擬稿單位和擬稿人、主送部門

38、、抄送部門、打印份數(shù)、文章標(biāo)題、謄寫部分內(nèi)容），然后交部門負(fù)責(zé)人審核。,發(fā)文流程,各單位各部門領(lǐng)導(dǎo)要對本單位、本部門發(fā)文和會稿文件認(rèn)真審核，對發(fā)文內(nèi)容、格式體例、辦文程序等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，不把問題公文流出本單位、本部門。部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，交給院辦領(lǐng)導(dǎo)審修。院辦領(lǐng)導(dǎo)會對文章的格式、內(nèi)容進(jìn)行審查修改，并簽注由哪些領(lǐng)導(dǎo)會稿，由哪位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。擬稿部門按照院辦批注的意見，請領(lǐng)導(dǎo)會稿、簽發(fā)（簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者

39、簽名的，視為同意）。,發(fā)文流程,一般的文件分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)就可以了，重要的文件，如學(xué)生退學(xué)、表彰決定、向上級發(fā)的請示，需要主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，然后找院辦文員（張建芳）登記文號。登記好文號后，就可以將修改后文件進(jìn)行印制和分發(fā)了。,,,七、OA系統(tǒng)公文管理操作注意事項,OA系統(tǒng)公文管理,學(xué)院OA辦公自動化系統(tǒng)從2014年10月20日開始試運行，到現(xiàn)在為止已經(jīng)試運行6個月了。雖然OA系統(tǒng)已經(jīng)投入使用半年，但是很多部門負(fù)責(zé)人、OA秘書仍然對O

40、A操作使用程序不太熟悉，經(jīng)常走錯流程，導(dǎo)致文件流轉(zhuǎn)不下去。,（一）OA登陸,學(xué)院OA系統(tǒng)網(wǎng)址：http://oa.fjlzy.com，賬戶為每個教職工的入校年月。初始密碼均為1。登陸后，可以通過“個人辦公-我的辦公-密碼修改”修改自己的密碼。學(xué)院OA系統(tǒng)僅限校園網(wǎng)內(nèi)部使用，不可通過互聯(lián)網(wǎng)訪問。校外訪問要通過VPN登錄后才能使用。（由于受學(xué)院服務(wù)器內(nèi)存的限制，目前只有院領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、兩辦文秘人員可以在校外通過VPN登陸OA系統(tǒng)）,（

41、二）OA首頁介紹,OA欄目包括：個人辦公、公文管理、綜合辦公、公共信息等4個部分。待辦事宜是指自己還未辦理的文件（一定要及時辦理）。待閱事宜是指自己還沒有看閱的文件。,（二） OA首頁介紹,OA首頁的右側(cè)包括通知公告、學(xué)院文件、快速導(dǎo)航、相關(guān)下載等欄目。通過“通知公告”、“學(xué)院文件”可以關(guān)注學(xué)院近期發(fā)的一些通知和發(fā)布的一些文件。,公文管理包括發(fā)文管理、收文管理。發(fā)文管理包括發(fā)文擬稿、在辦發(fā)文、辦結(jié)發(fā)文、所有發(fā)文。由于很多人搞不

42、清楚發(fā)文擬稿的流程，導(dǎo)致發(fā)文經(jīng)常會出現(xiàn)很多的問題。,（三） OA公文管理,在發(fā)文擬稿前首先要下載安裝發(fā)文插件。,OA發(fā)文管理,發(fā)文管理分為“學(xué)院發(fā)文”（落款為學(xué)院）和“部門發(fā)文”（落款為部門）兩個部分。所謂學(xué)院發(fā)文，就是由你部門擬稿需要學(xué)院編文號、蓋印的文件。因此，在文件類別的選擇上一定要選“行政文件”，不能選擇部門文件，否則就變成部門發(fā)文了。所謂的部門發(fā)文，就是你部門擬稿只編你部門的文號、蓋你部門的公章，在部門內(nèi)部之間流轉(zhuǎn)的文件。

43、,√,×,在發(fā)文擬稿上傳文件內(nèi)容的時候，一定要通過打開“起草正文”把文件的內(nèi)容（從標(biāo)題到版記）粘貼進(jìn)去，只有這樣部門領(lǐng)導(dǎo)、院辦人員、院領(lǐng)導(dǎo)才能修改。,OA發(fā)文管理,可以修改,如果你通過“附件-上傳”，傳上去的內(nèi)容就相當(dāng)于是圖片，別人是沒法修改的。只有轉(zhuǎn)發(fā)一些文件不需要修改的時候可以通過附件上傳。,OA發(fā)文管理,不能修改,在進(jìn)行下一步之前，一定要把發(fā)文稿紙中的內(nèi)容填寫清楚，如“文種”、“文件類別”、“擬稿日期”、“份數(shù)”、“主送

44、”、“抄送” 。,OA發(fā)文管理,OA秘書下一步一定要選擇自己的部門領(lǐng)導(dǎo)，請部門領(lǐng)導(dǎo)先審核修改，再由部門領(lǐng)導(dǎo)返還給OA秘書。,OA秘書轉(zhuǎn)給部門領(lǐng)導(dǎo)修改,部門領(lǐng)導(dǎo)修改后轉(zhuǎn)給OA秘書,OA發(fā)文管理,OA發(fā)文管理,部門領(lǐng)導(dǎo)簽完后，部門OA秘書下一步直接轉(zhuǎn)給院辦OA秘書（張建芳）就可以了。接下來，由院辦OA秘書轉(zhuǎn)給院辦領(lǐng)導(dǎo)修改和簽注批轉(zhuǎn)意見，院辦OA秘書再根據(jù)院辦領(lǐng)導(dǎo)簽注批轉(zhuǎn)意見，發(fā)給相應(yīng)的院領(lǐng)導(dǎo)去會稿和簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)完后，院辦OA秘書會登記

45、文號，直接發(fā)到文印室去排版。文印室排版結(jié)束后，還會發(fā)給擬稿人校對一次。校對結(jié)束后，文印室開始印刷，然后發(fā)給院辦OA秘書存檔或發(fā)布。最后由部門OA秘書辦結(jié)文件。,OA發(fā)文管理,部門的發(fā)文和學(xué)院發(fā)文的流程圖,OA發(fā)文管理,在“在辦發(fā)文、辦結(jié)發(fā)文、所有發(fā)文”中，可以查閱流轉(zhuǎn)記錄和流程圖。,OA收文管理,（2）收文管理包括：收文登記、在辦收文、辦結(jié)收文、所有收文。,收文主要是兩辦的事情，院辦由張慧照負(fù)責(zé)，黨辦由陳蕾羽負(fù)責(zé)。 但

46、是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)批給某某部門辦理時。部門負(fù)責(zé)人一定要及時登陸處理，院長要求要寫明辦理意見，不能只寫已閱兩個字。部門負(fù)責(zé)人如果批給部門某個人辦理，相關(guān)的辦理人也要寫明辦理意見。,（四）OA操作要求,1.學(xué)院OA系統(tǒng)的超級管理員是黃東星老師，大家碰到技術(shù)上的問題可以咨詢請教他。2.各部門新增人員的開戶、調(diào)離崗位人員的銷戶、部門負(fù)責(zé)人、OA秘書調(diào)整都要及時告知系統(tǒng)管理員，以便及時修改角色和權(quán)限，以避免不必要的工作延誤。3.各部門要積極使用OA系統(tǒng)

47、，推進(jìn)無紙化辦公。（1）系統(tǒng)管理員、各部門OA秘書、文印室人員每天上午、下午至少各登錄一次。（2）各部門領(lǐng)導(dǎo)每天至少登錄一次。（3）所有OA系統(tǒng)用戶要及時登錄系統(tǒng)，接收文件，閱處信息，確保工作有序進(jìn)行。,OA操作要求,（4）OA秘書或系統(tǒng)用戶在出差或請假期間，在上網(wǎng)條件許可的情況下要及時登錄OA系統(tǒng)處理文件，如無法上網(wǎng)，要授權(quán)有關(guān)工作人員代辦。（5）學(xué)院收發(fā)文，原則上一律通過OA系統(tǒng)處理，減少紙質(zhì)文件的印發(fā)數(shù)量。但涉密公文不得在

48、OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。,以下是擬稿人或OA秘書發(fā)文未辦結(jié)：,OA秘書職責(zé),1.各部門OA系統(tǒng)秘書要負(fù)責(zé)公文流轉(zhuǎn)，包括傳稿、校對稿件，將成文后的公文通過“傳閱”功能發(fā)給相關(guān)用戶閱辦或者閱知；2.對公文流轉(zhuǎn)過程中各節(jié)點的辦理情況進(jìn)行檢查、催辦，發(fā)現(xiàn)問題要及時與有關(guān)人員聯(lián)系；3.發(fā)文后，通過“查看閱辦”跟蹤各部門OA秘書是否已簽收文件，確保各收文部門均能及時閱處文件。4.最后還要點擊END，辦結(jié)學(xué)院發(fā)文。5.如果是部門發(fā)文，還按照公文規(guī)范修

49、改本部門擬稿的公文、對本部門發(fā)文進(jìn)行編號、套紅、排版、印刷、歸檔。6.兩辦OA秘書通過“發(fā)布”功能，將需要大家周知的重要文件發(fā)布到OA系統(tǒng)首頁的“學(xué)院文件”中，供所有或指定用戶查閱。,部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé),各部門領(lǐng)導(dǎo)要及時審閱本部門擬稿或其他部門要求會稿的文件；及時簽收閱處各類需要閱辦的文件。,以下是部門領(lǐng)導(dǎo)收文未辦理：,結(jié)語,請各位老師將今天的講座精神傳達(dá)給部門負(fù)責(zé)人。一是發(fā)現(xiàn)部門負(fù)責(zé)人發(fā)文不規(guī)范，要及時進(jìn)行糾正；二是要提醒部門負(fù)責(zé)人經(jīng)常上