采購(gòu)管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì).docx

1、采購(gòu)管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)第一章采購(gòu)信息系統(tǒng)開發(fā)背景及調(diào)查結(jié)果1.1概述隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)企業(yè)實(shí)施信息化的迫切需求正日趨增加。作為企業(yè)信息系統(tǒng)的關(guān)鍵組成部分，采購(gòu)信息系統(tǒng)，使整個(gè)采購(gòu)流程規(guī)范化，模式化，透明化，極大地提高了企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)的效率并切實(shí)降低采購(gòu)成本。量身定制，以促進(jìn)該企業(yè)在采購(gòu)方面的信息化。1.2系統(tǒng)開發(fā)的背景、必要性和意義本采購(gòu)系統(tǒng)為上海一機(jī)械制造企業(yè)由于現(xiàn)行人工手動(dòng)運(yùn)作采購(gòu)流程，具有過多的主觀人為因素，不能做到采購(gòu)過程

2、的客觀，公正，精確。尤其是每月的采購(gòu)需求數(shù)，在人工的計(jì)算下，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤誤差。通過采購(gòu)信息系統(tǒng)的實(shí)施，企業(yè)的采購(gòu)流程將大大優(yōu)化。計(jì)算機(jī)化將有效減少錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的發(fā)生，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)工作效率。1.3現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查1.3.1現(xiàn)行采購(gòu)部門流程調(diào)查1.編制采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，工作令，庫(kù)存數(shù)確定采購(gòu)品種及數(shù)量。生產(chǎn)計(jì)劃采用雙月制：本月查缺補(bǔ)漏，下月提出計(jì)劃。當(dāng)月采購(gòu)數(shù)已發(fā)貨未到單數(shù)。=原材料希望數(shù)庫(kù)存數(shù)在制數(shù)安全數(shù)量2.3.選擇供應(yīng)商：通過

3、供方登記表：名稱、地址等，及其主要供貨種類，材料價(jià)格，質(zhì)量評(píng)級(jí)（由質(zhì)檢單位、生產(chǎn)制造單位進(jìn)行評(píng)級(jí)）及過往供應(yīng)商的表現(xiàn)評(píng)分，選擇合適的供應(yīng)方。將采購(gòu)計(jì)劃傳真至供方，議價(jià)、定價(jià)、確認(rèn)交貨日期。簽訂購(gòu)銷合同。過程跟蹤：根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃的交貨節(jié)點(diǎn)，了解跟蹤分供方的制作進(jìn)度，督促分供方按時(shí)交貨。與分供方確認(rèn)交貨品種、數(shù)量、時(shí)間，確認(rèn)。并與庫(kù)管員及時(shí)溝通，貨到后應(yīng)與庫(kù)管員核對(duì)4.交貨、檢驗(yàn)、入庫(kù)、入賬手續(xù)：核實(shí)物資是否到貨：如果物資未到貨，則尋找供方，

4、催促其發(fā)貨。如果物資入倉(cāng)，則庫(kù)管員辦理入庫(kù)手續(xù)，采購(gòu)部門與庫(kù)管員核實(shí)。隨后開具報(bào)驗(yàn)單，聯(lián)系檢驗(yàn)科進(jìn)行驗(yàn)貨。如果驗(yàn)貨通過，則檢驗(yàn)科與采購(gòu)部聯(lián)系確認(rèn)。否則辦理出庫(kù)并退貨。5.6.向供方催要發(fā)票、核對(duì)無(wú)誤后交由財(cái)務(wù)登記入賬供方評(píng)價(jià)：要求檢驗(yàn)科對(duì)物資部件的質(zhì)量及等級(jí)進(jìn)行評(píng)價(jià)并錄入系統(tǒng)。通過以下指標(biāo)衡量供方：（1）、供方的交貨時(shí)間是否拖延。服務(wù)態(tài)度。（4）、售后服務(wù)態(tài)度。（2）、交貨數(shù)是否與合同有出入。（3）、供方7.請(qǐng)款：每月5日前根據(jù)上月進(jìn)貨

5、情況，當(dāng)月進(jìn)貨計(jì)劃，并考慮應(yīng)付款等情況，編制請(qǐng)款計(jì)劃。根據(jù)請(qǐng)款計(jì)劃填寫請(qǐng)款單。將請(qǐng)款單和分供方臺(tái)賬交由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。將審批的請(qǐng)款單送財(cái)務(wù)辦理付款手續(xù)。將審批的請(qǐng)款單送財(cái)務(wù)辦理付款手續(xù)。臺(tái)賬登錄。（由于公司已有現(xiàn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)，與財(cái)務(wù)有關(guān)的過程）此采購(gòu)系統(tǒng)只做了與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口，為包含詳細(xì)采購(gòu)管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)1.3.2現(xiàn)行采購(gòu)流程存在的問題1.生產(chǎn)與倉(cāng)儲(chǔ)的數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確。原來庫(kù)存管理系統(tǒng)還存在問題，實(shí)際的倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)量與系2.統(tǒng)顯示的數(shù)目不吻合

6、，導(dǎo)致采購(gòu)部門無(wú)法通過管理系統(tǒng)來進(jìn)行原料的采購(gòu)。入庫(kù)手續(xù)。材料入庫(kù)時(shí)，由經(jīng)辦員開檢驗(yàn)單，然后進(jìn)行貨物檢驗(yàn)，如果不合格，則再開據(jù)退貨單。公司經(jīng)理希望檢驗(yàn)單能夠由倉(cāng)庫(kù)管理員開據(jù)，但鑒于貨物種類繁多，倉(cāng)庫(kù)管理員只能完成入庫(kù)的操作，知，到貨時(shí)則由倉(cāng)庫(kù)管理員通知。所以目前還是由經(jīng)辦員開據(jù)，供方到貨前會(huì)有通3.4.入賬手續(xù)。目前他們所用的財(cái)務(wù)管理軟件只是起到了記錄的作用，計(jì)的功能，更沒有和生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)部門銜接起來。關(guān)于請(qǐng)款，采購(gòu)經(jīng)理認(rèn)為，財(cái)務(wù)應(yīng)該根據(jù)

7、采購(gòu)合同進(jìn)行撥款，但無(wú)分析以及統(tǒng)而不是由采購(gòu)部進(jìn)行請(qǐng)款，付款的部門應(yīng)該是財(cái)務(wù)部而非采購(gòu)部。他現(xiàn)在也表示比較無(wú)奈，每次請(qǐng)款，財(cái)務(wù)查看之前的采購(gòu)單，看錢是否用完，用完的話再撥出一部分。采購(gòu)經(jīng)理認(rèn)為他們總是在做其他部門的事情，有時(shí)候沒有做好的話，自己還得受委屈。5.各個(gè)部門比較缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理模式。過去采購(gòu)甚至沒有合同，一個(gè)電話就可以采購(gòu)，價(jià)格最后再議。生產(chǎn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門關(guān)于材料的實(shí)際數(shù)據(jù)無(wú)法精確反映。各部門有些工作分配并不合理，對(duì)癥下藥。很多

8、事情采購(gòu)部替其他部門都做掉了，一旦出了問題，很難6.對(duì)于供應(yīng)商的評(píng)價(jià)尚無(wú)法做到客觀公正。目前還是由采購(gòu)部自己對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)，對(duì)新的供應(yīng)商有1年的考察期，是否通過完全是由他們自己說了算，總經(jīng)理很難檢索以及評(píng)估到每個(gè)供應(yīng)商的供貨情況。1.3.3企業(yè)對(duì)采購(gòu)系統(tǒng)的要求1.由于整個(gè)系統(tǒng)龐大復(fù)雜，建議我們參考海外具有成功經(jīng)驗(yàn)的ERP采購(gòu)系統(tǒng)，適當(dāng)進(jìn)行個(gè)性化的修改。2.采購(gòu)部門只是一個(gè)執(zhí)行部門，需要根據(jù)庫(kù)存以及生產(chǎn)要求來進(jìn)行采購(gòu)，所以系統(tǒng)上關(guān)于上述的數(shù)

9、據(jù)必須準(zhǔn)確無(wú)誤，否則，采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)于他們來說都是沒有意義的。3.提供標(biāo)準(zhǔn)的生產(chǎn)錄入表，設(shè)置空白欄進(jìn)行特殊項(xiàng)目的補(bǔ)充。提供各類零件材料，倉(cāng)4.庫(kù)庫(kù)存等各類信息的查詢功能。完善財(cái)務(wù)系統(tǒng)，與財(cái)務(wù)部門明確分工，限定能夠查看這些數(shù)據(jù)的人員?；ハ嗦?lián)系，提高效率。對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，5.6.引入供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系。通過系統(tǒng)，對(duì)貨物的質(zhì)量，送貨進(jìn)度，欠款，售后服務(wù)情況進(jìn)行記錄，便于經(jīng)理了解各個(gè)供應(yīng)商的詳細(xì)情況。將生產(chǎn)、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)的各類數(shù)據(jù)整合，統(tǒng)計(jì)分析，便于

10、管理層進(jìn)行查詢信息，觀察進(jìn)度，處理問題，最終達(dá)到節(jié)約人力，提高工作效率，增加凈利潤(rùn)的最終目的。1.4建議的新系統(tǒng)為解決該企業(yè)采購(gòu)部所面臨的實(shí)際問題，以及為今后企業(yè)信息化及國(guó)際接軌這不可逆的時(shí)代潮流的考量，建議該企業(yè)使用計(jì)算機(jī)化的采購(gòu)信息系統(tǒng)。該采購(gòu)系統(tǒng)應(yīng)是基于因特網(wǎng)及企業(yè)局域網(wǎng)的，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化、數(shù)據(jù)流傳輸實(shí)時(shí)的，輸入與輸出標(biāo)準(zhǔn)化、將來能與其他企業(yè)軟件兼容的，具有一定程度的信息安全保障的，包括全面的權(quán)限登錄等級(jí)規(guī)劃及數(shù)據(jù)安全防入侵保