企業(yè)人力49

1、,高效會議秘訣,中層經(jīng)理人培訓(xùn)之——,點(diǎn)擊此處，寫上您公司的名稱,,LOGO,,LOGO,,目錄頁,第 * 頁,目錄頁,,,,會議概述,會議為什么低效,如何提高會議效能,,LOGO,,過渡頁,第 * 頁,過渡頁,第一章,會議概述,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第一節(jié),什么是會議,,,討論、商議,,聚會、見面、集會,,會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動。,會議是一種群體溝

2、通的方式。,,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第一節(jié),什么是會議,人類開會的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。,公元前 681 年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽(yù)

3、為是“文山會?！钡淖鎺煚?。,,會議起源,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第一節(jié),什么是會議,,中國的會有多少,整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個無法統(tǒng)計的數(shù)字。,《現(xiàn)代快報》2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息：1999年， 北京只有一二百家服務(wù)于會展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，

4、形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個《中國會議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會議多達(dá)幾千萬個，年均增長20%。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第一節(jié),什么是會議,在白領(lǐng)中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進(jìn)行的

5、一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會議過多。,具體而言，57.4％的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，300％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第二節(jié),會議有什么作用,先請各位管理者思考一

6、下？,您答對了嗎？,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第三節(jié),會議的時機(jī)選擇,啥時該開會？啥時不需要開會？,,,,,,,,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第三節(jié),會議的時機(jī)選擇,,,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第四節(jié),會議的成本分析,先請各位管理者思考一下？,會議有哪些成本？,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,

7、01,,第四節(jié),會議的成本分析,一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會?！钡某杀臼牵?,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第四節(jié),會議的成本分析,時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。,而實(shí)際上我們用到會議

8、上的時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時間準(zhǔn)時結(jié)束。而且，會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時間的工作效率。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第四節(jié),會議的成本分析,金錢成本＝開會的時間成本×與會人員平均每小時的工資＋場地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,

9、第四節(jié),會議的成本分析,效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司帶來的效益。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第四節(jié),會議的成本分析,機(jī)會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。,,,LOGO,,正文 . 第一章,第 * 頁,會議概述,01,,第四節(jié),會議的成本分析

10、,警惕會議成本,,日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×會議時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧赢a(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒h要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。,日本的會議管理,,LOGO,,過渡頁,第 *

11、 頁,過渡頁,第二章,會議為什么低效,,,LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會議為什么低效,02,,,會議為什么低效？,,,LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會議為什么低效,02,,第一節(jié),從會議要素的角度來分析,,,,,,,,,,,,,,LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會議為什么低效,02,,第二節(jié),從會議過程的角度來分析,,,LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會議為什么低效,02,,第二節(jié),

12、從會議過程的角度來分析,,,LOGO,,正文 . 第二章,第 * 頁,會議為什么低效,02,,第二節(jié),從會議過程的角度來分析,,會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時限并進(jìn)行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！,,LOGO,,過渡頁,第 * 頁,過渡頁,第三章,如何提高會議效能,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,,,日本的大小企業(yè)都在熱烈地展開“會議革命”，強(qiáng)化自身競爭力，以

13、期由此帶來利潤。在豐田汽車的辦公室里，處處可看到這樣的標(biāo)題：“只開有實(shí)際效果的會議!”、“準(zhǔn)時開始，最好一小時內(nèi)結(jié)束”、“重點(diǎn)在實(shí)際行動”。 在日產(chǎn)被稱為“價值優(yōu)先”的跨部門會議，不請部長出席。因?yàn)椴块L是做最后決定的人，如果與會，可能影響討論方向的內(nèi)容。,日本的會議革命,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,,該如何提高會議效能呢,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03

14、,,第一節(jié),從會議要素的角度來提升,1,一次會議，最好只有一個主題?？梢约袝r間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會議，最多也不要超過三個議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。,議題明確,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第一節(jié),從會議要素的角度來提升,2,議程清晰,要有明確的議程及時間分配規(guī)則，方好有效控制會議的進(jìn)程和時間使用，確保會議高效。

15、注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第一節(jié),從會議要素的角度來提升,3,精選參與人,會議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會增加會議成本，延長會議時間，也會增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會議結(jié)論，也不利于會議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加

16、會議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第一節(jié),從會議要素的角度來提升,4,指定主持人,無論是何種形式的會議，必須要明確指定會議主持人。會議主持人要嚴(yán)格按照會議的議程、時間安排等做好會議的主持和控制。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第一節(jié),從會議要素的角度來提升,5,做好會議記錄,參加會議的人大部分是只記

17、錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)叩陌l(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來，必須要做好會議記錄。,會議記錄的主要內(nèi)容包括會議的全部要素（議題、議程、時間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會議附件）等。同時，為了及時貫徹會議的精神，增強(qiáng)會議時效性，趁熱打鐵追蹤會后的待完成事項(xiàng)，會議記錄要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成并發(fā)送到與會人員手中。,

18、,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第一節(jié),從會議要素的角度來提升,6,合適的時間,上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會的時段。時代光華的研究如下：,,,,,上午8-9點(diǎn)之間,上午9-10點(diǎn)之間,上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間,下午3-5點(diǎn)之間,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第一節(jié),從會議要素的角度來提升,7,合適的地點(diǎn),1,2,3,,,LOG

19、O,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第二節(jié),從會議過程的角度來提升,會議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會前的準(zhǔn)備。不要開沒有準(zhǔn)備的會議，即便是細(xì)小的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備。,注意，會議不能僅僅郵件、短信的方式通知，為了表示對會議的重視并確保參會人員及時收到會議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能

20、,03,,第二節(jié),從會議過程的角度來提升,會議主持人應(yīng)對會議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時提醒，以防會議脫離控制。,1）確保會議按時開始，并嚴(yán)格按照會議議程進(jìn)行；2）嚴(yán)格把控會議時間和進(jìn)度，避免會議的拖沓和冗長，并要按時結(jié)束；3）營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計獻(xiàn)策。4）保障與會者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會人員不受人身攻擊

21、。5）控制會議秩序，避免過度爭吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6）對討論的結(jié)果及時進(jìn)行匯總，并形成會議結(jié)論。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第二節(jié),從會議過程的角度來提升,衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。,1）會議記錄要明確記錄待追蹤事項(xiàng)。以下為待

22、《××會議追蹤事項(xiàng)表》，可參考：,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第二節(jié),從會議過程的角度來提升,衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。,2）會議發(fā)起人要指定專人（會議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤

23、一次）和匯報的頻率（多久匯報一次），直至所有事項(xiàng)徹底完成。,,,LOGO,,正文 . 第三章,第 * 頁,如何提高會議效能,03,,第二節(jié),從會議過程的角度來提升,衡量一個會議是否有成效，一是要看會議是否能夠形成有效的決策，二是要會后的決策是否能在規(guī)定的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會后的追蹤非常重要，會后有追蹤，才能把會議的決議形成生產(chǎn)力。,3）如是例行會議，可以在下一次會議前，整理出待完成事項(xiàng)表的追蹤情況（可在上述表格中，再增加一列“至