采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

1、采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)一、采購與付款循環(huán)的基本業(yè)務(wù)一、采購與付款循環(huán)的基本業(yè)務(wù)采購商品或取得勞務(wù)是企業(yè)組織生產(chǎn)和滿足銷售需要的前提，對(duì)于一個(gè)企業(yè)的采購、與付款環(huán)節(jié)，我們首先仍從了解該循環(huán)的基本業(yè)務(wù)開始。采購與付款循環(huán)涉及的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)包括：請(qǐng)購商品或勞務(wù)→簽訂采購合同→商品驗(yàn)收→儲(chǔ)存已驗(yàn)收的商品→編制付款憑單→確認(rèn)與記錄負(fù)債→償付款項(xiàng)→記錄現(xiàn)金、銀行存款支出上述業(yè)務(wù)主要涉及到以下部門：生產(chǎn)計(jì)劃部門、采購

2、部門、驗(yàn)收部門、倉儲(chǔ)保管部門和會(huì)計(jì)部門（見表610）。表610610請(qǐng)購商品和請(qǐng)購商品和勞務(wù)勞務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃部門一般會(huì)根據(jù)顧客訂單或者對(duì)銷售預(yù)測(cè)和存貨需求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)，簽發(fā)預(yù)先編號(hào)的生產(chǎn)通知單和材料需求報(bào)告，列示所需要的材料和零件及其庫存。倉庫負(fù)責(zé)對(duì)需要檢查上述需求報(bào)告所列存貨的庫存數(shù)量，根據(jù)需要填制請(qǐng)購單，報(bào)采購部門。其他部門也可以對(duì)生產(chǎn)所需物資以外的辦公設(shè)備等項(xiàng)目直接填制請(qǐng)購單報(bào)采購部門。大多數(shù)企業(yè)對(duì)正常生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資

3、的購買均作一般授權(quán)，比如，倉庫在現(xiàn)有庫存達(dá)到再訂購點(diǎn)時(shí)就可直接提出采購申請(qǐng)，其他部門也可為正常的維修工作和類似工作直接申請(qǐng)采購有關(guān)物品。但對(duì)資本支出和租賃合同，企業(yè)通常會(huì)要求作特別授權(quán)，只允許特定人員提出請(qǐng)購。為加強(qiáng)控制，每張請(qǐng)購單應(yīng)經(jīng)過對(duì)這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。簽訂采購合簽訂采購合同為落實(shí)請(qǐng)購事項(xiàng)，企業(yè)應(yīng)與供貨單位簽訂采購合同，采購合同是供需雙方共同簽訂的具有法律效力的經(jīng)濟(jì)合同，也是企業(yè)采購業(yè)務(wù)的訂購單，對(duì)于供貨方而言，該

4、合同是銷售訂單。采購部門在收到請(qǐng)購單后，對(duì)業(yè)經(jīng)批準(zhǔn)的請(qǐng)購單確定最佳的供應(yīng)來源，對(duì)于大額、重要的采購項(xiàng)目，應(yīng)采取競(jìng)價(jià)方式來確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)性和成本的低廉。采購部門在與供應(yīng)商簽訂的采購合同內(nèi)容必須詳細(xì)明確、文字表述準(zhǔn)確完整。采購合同應(yīng)主要規(guī)定所需商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、供貨日期、結(jié)算方式、商品的包裝與運(yùn)輸辦法、質(zhì)量檢驗(yàn)手續(xù)、違約責(zé)任以及糾紛解決方式等。會(huì)計(jì)部門應(yīng)當(dāng)參與采購合同的簽訂工作，并監(jiān)督執(zhí)行。采購合同應(yīng)預(yù)

5、先編號(hào)并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。其正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門、會(huì)計(jì)部門和編制請(qǐng)購單的部門。采購與付款循環(huán)的基本業(yè)務(wù)驗(yàn)收商品驗(yàn)收商品驗(yàn)收部門收到有效的采購合同后，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商發(fā)運(yùn)的商品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收部門首先應(yīng)比較所收商品與訂購單上的要求是否相符，如商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時(shí)間等，然后再盤點(diǎn)商品并檢查商品有無損壞。驗(yàn)收后，驗(yàn)收部門應(yīng)對(duì)已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)。驗(yàn)收入員

6、將貨品送交倉庫或其他請(qǐng)購部門時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上的利益購入與生產(chǎn)和銷售要求不符的原料和商品的行為發(fā)生。2.支付款項(xiàng)后獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)支付款項(xiàng)后獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)購買環(huán)節(jié)中款項(xiàng)的支付應(yīng)以獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)為條件，內(nèi)部控制制度的建立和實(shí)施應(yīng)保證一切購買活動(dòng)在這一條件下進(jìn)行。防止錯(cuò)計(jì)和篡改實(shí)物或勞務(wù)的數(shù)量和金額，保證賬面記錄的數(shù)字與實(shí)際獲得的物品或勞務(wù)相一致。3.應(yīng)付賬款記錄的真實(shí)性和合理性應(yīng)付賬款記錄的

7、真實(shí)性和合理性企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況，合理的記錄應(yīng)付賬款的金額。4.合理揭示企業(yè)應(yīng)享有的折扣、折讓合理揭示企業(yè)應(yīng)享有的折扣、折讓供應(yīng)商提供的折扣是整個(gè)買賣交易活動(dòng)的一個(gè)組成部分，折扣會(huì)給企業(yè)帶來的相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)利益。內(nèi)部控制制度應(yīng)合理的揭示企業(yè)已享有的各種折扣和折讓，合理的沖銷相應(yīng)的應(yīng)付賬款，防止有人將企業(yè)享有的折扣與折讓隱匿起來，避免企業(yè)獲得的利益為私人占有。采購與付款循環(huán)的控制目標(biāo)與內(nèi)部控制要點(diǎn)見表611：表611采購與付款循環(huán)的

8、內(nèi)部控制目標(biāo)和內(nèi)部控制要點(diǎn)采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制目標(biāo)和內(nèi)部控制要點(diǎn)內(nèi)部控制目標(biāo)內(nèi)部控制要點(diǎn)所記錄的購貨都已收到物品或已接受勞務(wù)，并符合購貨方的最大利益請(qǐng)購單、訂貨單、驗(yàn)收單和賣方發(fā)票一應(yīng)俱全，并附在付款憑單后；購貨按正確的級(jí)別批準(zhǔn)；注銷憑證以防止重復(fù)使用；對(duì)賣方發(fā)票、驗(yàn)收單、訂貨單和請(qǐng)購單作內(nèi)部核查已發(fā)生的購貨業(yè)務(wù)均已記錄訂貨單均經(jīng)事先編號(hào)并已登記入賬；驗(yàn)收單均經(jīng)事先編號(hào)并已登記入賬；賣方發(fā)票均經(jīng)事先編號(hào)并已登記入賬所記錄的購貨業(yè)務(wù)估

9、價(jià)正確計(jì)算和金額的內(nèi)部查核；采購價(jià)格和折扣的批準(zhǔn)購貨業(yè)務(wù)的分類正確采用適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)科目表；分類的內(nèi)部核查購貨業(yè)務(wù)按正確的日期記錄要求收到商品或接受勞務(wù)立即記錄購貨業(yè)務(wù)；內(nèi)部核查購貨業(yè)務(wù)被正確記入應(yīng)付賬款和存貨等明細(xì)賬中，并被準(zhǔn)確匯總應(yīng)付賬款明細(xì)賬內(nèi)容的內(nèi)部查核（二）基本內(nèi)部控制制度（二）基本內(nèi)部控制制度企業(yè)的采購與付款循環(huán)一般包括商品勞務(wù)的采購和固定資產(chǎn)的采購。雖然，一般商品或勞務(wù)的采購與固定資產(chǎn)的采購具有共同的特征，但由于固定資產(chǎn)對(duì)于制