電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用

1、電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用郭瑞苗摘要：在網(wǎng)絡(luò)信息時代下，電子信息技術(shù)的作用日益凸顯，并在諸多領(lǐng)域中得到越來越廣泛的應(yīng)用?；诖它c，本文首先簡要分析了檔案管理中電子信息技術(shù)的作用，在此基礎(chǔ)上，對電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用進(jìn)行論述。期望通過本文的研究能夠?qū)Υ龠M(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升有所幫助?！娟P(guān)鍵詞】電子信息技術(shù)檔案管理應(yīng)用1檔案管理中電子信息技術(shù)的作用分析電子信息技術(shù)是時代發(fā)展的產(chǎn)物，較

2、具代表性和典型性的電子信息技術(shù)有計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)，具體如圖1所示。它的出現(xiàn)使檔案管理工作發(fā)生了根本性的改變，在檔案管理中，電子信息技術(shù)的作用具體體現(xiàn)在如下幾個方面：1.1存儲載體隨著計算機(jī)管理的普及應(yīng)用，各種重要的數(shù)據(jù)信息可以實現(xiàn)實時傳遞，由此使得電子文件取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，通過計算機(jī)對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲，可以使查詢和修改等操作變得更加簡單、快捷，由此為檔案的使用者提供了極大的方便。1.2檔案分類由于檔案信息的種類較多，如

3、果以人為的方式進(jìn)行分類、整理，不但工作量大，并且還容易出錯。而通過電子信息技術(shù)，能夠2.2在檔案分類整理中的應(yīng)用檔案的種類多，信息量大，所以需要對搜集到的檔案進(jìn)行整理，這樣才能歸檔保存，從而為檔案的查閱及管理提供便利。在對檔案進(jìn)行整理的過程中，可以根據(jù)不同的方式對檔案進(jìn)行分類，如檔案的內(nèi)容、檔案的收集時間等等。利用電子信息技術(shù)可以快速、準(zhǔn)確地對檔案進(jìn)行分類，由此可以提高檔案整理的工作效率。例如，借助電子信息管理系統(tǒng)，可按照時間對檔案分類

4、整理，先在系統(tǒng)中設(shè)定一個時間，當(dāng)使用者需要對檔案進(jìn)行查詢時，只需要輸入具體的時間范圍，便可獲得相應(yīng)的查詢結(jié)果。除時間之外，還可以根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行分類整理。2.3在檔案查閱中的應(yīng)用在檔案管理中，電子信息技術(shù)的應(yīng)用，使檔案的查閱方式發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，分類整理更加高效。通過檔案的查閱軟件，可為檔案的使用者提供便捷的查詢服務(wù)，系統(tǒng)中的檔案編目十分清晰，各種分類信息一目了然，按照使用需要對檔案進(jìn)行選擇即可，由此為使用者提供了巨大的便利。不僅如