如何在項(xiàng)目采購管理中有效降低成本

1、2011年第03期科技囂向?qū)А罂萍颊搲笕绾卧陧?xiàng)目采購管理中有效降低成本宋瑜剛昊鐘家政(中國重型汽車集團(tuán)房地產(chǎn)開發(fā)公司山東濟(jì)南250031)【摘要】項(xiàng)目采購管理作為項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，其貫穿于工程建設(shè)的全過程，做好項(xiàng)目采購管理對于降低工程建安成本起著非常重要的作用。本文所探討的就是在項(xiàng)目的采購管理中，從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購成本、減少現(xiàn)金流出、提高項(xiàng)目資金使用效率的幾條管理措施?！娟P(guān)鍵詞】項(xiàng)目采購；項(xiàng)目管理；降低成

2、本；管理措施項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識體系被劃分為9個知識領(lǐng)域，包括：項(xiàng)目綜合管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險管理以及項(xiàng)目采購管理。本文所關(guān)注的是其中的項(xiàng)目采購管理領(lǐng)域并從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)探討在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出并提高項(xiàng)目資金的使用效率項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外還必

3、須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動來實(shí)現(xiàn)的從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)就是所謂的項(xiàng)目的采購管理。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的如何合理而有效的使用這些項(xiàng)目資金如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用是在項(xiàng)目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中要實(shí)現(xiàn)這個目標(biāo)是十

4、分不容易的。但是。我們卻能夠通過對項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制來有效的降低采購成本從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置用有限的資金獲取盡可能多的資源這是我們在項(xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)以下就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施1制定采購預(yù)算與估計(jì)成本制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸它還是一種控制機(jī)制。起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用

5、。制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測是對整個項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的

6、2供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個重要組成部分，項(xiàng)目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注21選擇供應(yīng)商的數(shù)量供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題從采購方來說單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險也不利于對供應(yīng)商進(jìn)行壓價缺乏采購成本控制的力度。而從供應(yīng)商來說批

7、量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣減少貨款的支付和采購附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既178要避免單一貨源尋求多家供應(yīng)同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策降低物資的價格和采購成本這樣既能保證采購物資供應(yīng)的質(zhì)量又能有力的控制采購支出一般來說供應(yīng)商的數(shù)量以不超過3—4家為宜。22選擇供應(yīng)商的方式選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競爭性招標(biāo)采購、有限競爭性招標(biāo)采購、詢

8、價采購和直接簽訂合同采購四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)采購和非招標(biāo)采購我們認(rèn)為在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。3采購環(huán)境的利用項(xiàng)目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會產(chǎn)生重要的影響外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項(xiàng)目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影

9、響的外部變化包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下一個好的項(xiàng)目采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫以便在需要時候能隨時找到相應(yīng)的供應(yīng)商以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及

10、其他方面的可靠信息建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進(jìn)行比較和選擇充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。4供應(yīng)商的管理基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在項(xiàng)目的采購管理中應(yīng)該貫穿一個“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作來獲得可靠的貨源

11、供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購價格的優(yōu)勢，對降低項(xiàng)目采購中的成本有很大的好處有以下兩點(diǎn)值得注意：41與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系對于采購方來說一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立能給采購方

12、帶來長期而有效的成本控制利益。42供應(yīng)商行為的績效管理在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進(jìn)行績效管理，以評價供應(yīng)商在合作過程中供貨行為(下轉(zhuǎn)第192頁)2011年第03期科技甚向?qū)А罂萍颊搲?3要嚴(yán)格考評制度，增強(qiáng)基層生產(chǎn)單位標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施與監(jiān)督工作的執(zhí)行力建立執(zhí)行嚴(yán)格的考核制度，強(qiáng)化對基層生產(chǎn)單位標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施與監(jiān)督工作執(zhí)行力的監(jiān)督，可以增強(qiáng)二級、三級單位對于基層生產(chǎn)單位的指導(dǎo)與幫助可以。將標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施與監(jiān)督工作開展情況作為一項(xiàng)重要指標(biāo)，納入

13、基層單位的季度、年度考評不定期進(jìn)行突擊檢查、指導(dǎo)、評比34創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化文化，增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施與監(jiān)督的文化力、生命力如果能夠?qū)?biāo)準(zhǔn)實(shí)施與監(jiān)督與基層單位企業(yè)文化建設(shè)緊密結(jié)合，創(chuàng)建出具有基層單位特色的標(biāo)準(zhǔn)化文化體系會產(chǎn)生巨大的文化力和基層凝聚力。這首先要從所有員工標(biāo)準(zhǔn)化良好行為的培養(yǎng)與養(yǎng)成開始做起使所有員工在潛移默化中讓良好的習(xí)慣升華為文化4結(jié)束語在基層生產(chǎn)單位的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施與監(jiān)督工作方面我們是任重道遠(yuǎn)還有許多工作要持續(xù)開展需要不斷創(chuàng)新思路與工作方式、

14、方法滿足企業(yè)生存發(fā)展的要求。為此，筆者建議像我一樣仍在從事這項(xiàng)工作的有識之士積極致力于每一項(xiàng)日常工作細(xì)節(jié)，為企業(yè)的生存發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)!霞【參考文獻(xiàn)】[1]謝美華用標(biāo)準(zhǔn)提升企管水平中國標(biāo)準(zhǔn)化(國內(nèi)統(tǒng)一刊號：CN21—1103)：38—40『2]孫寶銀質(zhì)量管理與文化管理中國標(biāo)準(zhǔn)化f國內(nèi)統(tǒng)一刊號：cN21—1103)：12—14[3]岳大偉石油標(biāo)準(zhǔn)化宣貫的目標(biāo)管理(國內(nèi)統(tǒng)一刊號：cN21—1103)：3】32(上接第160頁)思考安全、參

15、與安全管理的責(zé)任和義務(wù)(3)開展班組安全學(xué)習(xí)日活動，定期學(xué)習(xí)安全規(guī)章制度、操作規(guī)程、安全警示等。(4)利用班前會開展實(shí)操培訓(xùn)如講解PPE的使用要求、安全的正確使用方法與檢查要點(diǎn)、砂輪機(jī)實(shí)操培訓(xùn)等(5)開展安全板報評比、安全知識競賽、安全專題演講比賽等活動，營造一個人人關(guān)安全，事事注意安全的T作環(huán)境。3培訓(xùn)評估與改進(jìn)安全培訓(xùn)工作的好壞直接關(guān)系到安全生產(chǎn)水平的高低關(guān)系到職工的安全和健康我們在開展系統(tǒng)化安全培訓(xùn)的同時且不可盲目追求培訓(xùn)次數(shù)和人

16、數(shù)的增加更應(yīng)關(guān)注培訓(xùn)效果如何。建立、健全培訓(xùn)效果反饋機(jī)制，采用有效的培訓(xùn)評估方式，不斷改進(jìn)授課方式、不斷完善培訓(xùn)內(nèi)容、不斷提高培訓(xùn)技巧，持續(xù)提高培訓(xùn)效果，將培訓(xùn)成果最終轉(zhuǎn)化成員工安全素質(zhì)的提高，轉(zhuǎn)化成企業(yè)安全生產(chǎn)管理水平的持續(xù)提升。4結(jié)論一個員工的違章操作可能毀掉一個幸福的家庭甚至毀掉一個企業(yè)違章現(xiàn)象的消除需要全體職工人人有“安全第一”的意識時刻有“我要安全”的覺悟工作中有“我會安全”的技能處處有“我管安全”的責(zé)任承擔(dān)起“我保安全”的任

17、務(wù)需要提高全員安全素質(zhì)讓工人豎立起自我保護(hù)及保護(hù)他人的信念!而這種信念的形成、安全素質(zhì)的提高需要持續(xù)對全員進(jìn)行系統(tǒng)化的安全培訓(xùn)才能得以實(shí)現(xiàn)。錘(上接第178頁)的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)對供應(yīng)商進(jìn)行評級建立量化的供應(yīng)商行為績效指標(biāo)等等并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時間等，對供應(yīng)商以激勵和獎懲這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨從而有效的降低項(xiàng)目采購總成本5全流

18、程成本概念控制總成本在探討項(xiàng)目采購管理中降低成本的問題時應(yīng)該確立采購全流程成本的概念我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項(xiàng)目采購流程中的成本降低是對總成本的控制而不是單一的針對采購貨物或服務(wù)的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。6結(jié)束語所以需要建立這種全流程成本的概念，來達(dá)到對整個項(xiàng)目采購管理總成本的控制和降低。我們不應(yīng)該僅僅只看到最直接的成本降低還應(yīng)該從項(xiàng)目采購的

19、全過程來衡量成本上的收效從項(xiàng)目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。只有這樣我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機(jī)會。(上接第167頁)來并制定出控制措施。對JSA中列出的未完成項(xiàng)應(yīng)予以跟蹤解決起重作業(yè)前所有直接貨間接(如果有)參與作業(yè)的人員都應(yīng)該參加JSA對于一些小型的起重作業(yè)，可以進(jìn)行正式的JSA但是作業(yè)開始前，參與人員應(yīng)進(jìn)行交流，從而降低安全風(fēng)險JSA的記錄應(yīng)予以保持16監(jiān)督檢查監(jiān)督檢查是任何一個完整的安全管理體系不可缺

20、少的一個重要環(huán)節(jié)監(jiān)督檢查應(yīng)該是積極主動的行為監(jiān)督檢查對實(shí)際生產(chǎn)中的存在的不安全因素或不安全行為予以及時的指出并督促整改并有權(quán)要求停止作業(yè)監(jiān)督檢查要制定起重作業(yè)管理規(guī)定以及其他與起重作業(yè)密切相關(guān)的作業(yè)管理規(guī)定還要將規(guī)定真正的運(yùn)用到實(shí)處監(jiān)督檢查同時也是一項(xiàng)長期性、持久性的工作只有常抓不懈監(jiān)督檢查工作才能取得應(yīng)有的192成效。2結(jié)束語安全管理是安全生產(chǎn)的重要組成部分，對于起重作業(yè)這種常見的高風(fēng)險作業(yè)安全管理的重要性尤為突出。影響起重作業(yè)安全的