檔案管理-課件

1、檔 案 管 理,授 課 人 :儀隴縣檔案局 陳貴明,檔 案 管 理,檔案與檔案工作概述,文書檔案管理,照片檔案管理,科學(xué)技術(shù)檔案管理,實(shí)物檔案管理,,,,,,檔案與檔案工作概述,,,,,,檔案與檔案工作概述,一、檔案概述 1、檔案的起源及演變 （1）檔案的起源 檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。,,,,,,（2）檔案的演變 古老型載體檔案：甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、

2、縑帛檔案。 傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。 新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。,檔案與檔案工作概述,,,,,,檔案與檔案工作概述,（3）檔案的名稱 商代：冊(cè) 周代：中 秦漢：卷、案 唐宋：文案、案卷、簿書,,,,,,檔案與檔案工作概述,2、檔案的定義及含義 （1）定義 檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)

3、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。,,,,,,檔案與檔案工作概述,（2）含義檔案的來(lái)源——國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人；社會(huì)活動(dòng)。 檔案的條件——保存?zhèn)洳榈臍v史文件。 文件轉(zhuǎn)化為檔案有三個(gè)條件： 辦理完畢； 有查考利用價(jià)值； 按一定規(guī)律保存（履行了歸檔手續(xù)）。,,,,,,檔案與檔案工作概述,3、檔案的基本價(jià)值 （1）檔案的憑證作用

4、 （2）檔案的參考作用,,,,,,檔案與檔案工作概述,二、檔案工作概述1、檔案工作的內(nèi)容 八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)： 收集、整理、鑒定、保管、 統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用2、檔案工作的性質(zhì) 服務(wù)性 科學(xué)管理性 政治性,,,,,,檔案與檔案工作概述,3、我國(guó)檔案工作的基本原則 (《中華人民共和國(guó)檔案法》1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第22次會(huì)議通過， 根據(jù)1996

5、年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第20次會(huì)議《關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)檔案法〉的決定》修正)  “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用?！?,,,,,◆統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案——我國(guó)檔案工作的組織原則和管理體制?！艟S護(hù)檔案的完整與安全——我國(guó)檔案工作的基本要求?！舯阌谏鐣?huì)各方面的利用——我國(guó)檔案工作的根本目的。,檔案與檔案工作概述,,,,,,4

6、、檔案工作機(jī)構(gòu) ◆各級(jí)各類檔案室（內(nèi)部機(jī)構(gòu)） ◆各級(jí)各類檔案館（文化事業(yè)機(jī)構(gòu)） ◆檔案行政管理部門 國(guó)家檔案局：是國(guó)務(wù)院直屬的掌管全國(guó)檔案事務(wù)的最高職能機(jī)構(gòu)。1954年經(jīng)第一屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二次會(huì)議批準(zhǔn)成立。,檔案與檔案工作概述,,,,,,◆文件中心（介于單位和檔案館之間的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)）◆檔案寄存中心（由國(guó)家綜合性檔案館設(shè)立）◆檔案科研和教育機(jī)構(gòu)◆檔案宣傳、出版機(jī)構(gòu),檔案與檔案工作概述,,,,

7、,,檔案室——基礎(chǔ)檔案館——主體檔案行政管理部門——組織指揮中心檔案工作輔助機(jī)構(gòu)——檔案工作發(fā)展的條件,檔案與檔案工作概述,,,,,,三、從事檔案工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題1、檔案與文件的關(guān)系問題（文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿）2、反映基本職能活動(dòng)的檔案與其它檔案的關(guān)系（突出前者）3、檔案的“動(dòng)”與“靜”的關(guān)系（檔案具有潛在價(jià)值）,檔案與檔案工作概述,,,,,,4、檔案工作同資料、情報(bào)、圖書工作的關(guān)系（一體化）5、檔案室與

8、檔案館的關(guān)系（積累輸送、無(wú)償進(jìn)館）6、傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理的關(guān)系（人員素質(zhì)、電子文件、雙套制）7、管理工作中人與物的關(guān)系,檔案與檔案工作概述,,,,,,文書檔案管理,,,,,,一、整理依據(jù),文書檔案管理,《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），2000年12月6日國(guó)家檔案局發(fā)布，自2001年1月1日起施行。,,,,,,文書檔案管理,二、歸檔范圍與不歸檔范圍,按照國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

9、執(zhí)行，該《規(guī)定》于2006年12月18日公布，自公布之日起施行。,,,,,,1、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍,文書檔案管理,（1）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（2）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；,,,,,,（3）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料。下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（4）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件

10、材料。,文書檔案管理,,,,,,1、機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍,文書檔案管理,（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；,,,,,,（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)

11、的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；,文書檔案管理,,,,,,（3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。,文書檔案管理,,,,,,文書檔案管理,二、保管期限,永久,長(zhǎng)期,,30年,10年,,,,,,,1、永久保管的文書檔案主要包括,文書檔案管理,(1)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； (2)本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦

12、重大活動(dòng)等形成的主要文件材料； (3)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； (4)本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；,,,,,,(5)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料； (6)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； (7)上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； (8)同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來(lái)

13、函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。,文書檔案管理,,,,,,2、定期保管的文書檔案主要包括,文書檔案管理,（1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； （2）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料； （3）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料； （4）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；,,,,,,（5）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； （

14、6）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； （7）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；,文書檔案管理,,,,,,（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料； （9）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。,文書檔案管理,,,,,,1、四川省人事廳、四川省財(cái)政廳關(guān)于《四川省公務(wù)員工資制度改革實(shí)施意見》的通知2、

15、四川省人事廳、四川省財(cái)政廳關(guān)于印發(fā)《機(jī)關(guān)事業(yè)單位離退休人員計(jì)發(fā)離退休費(fèi)等問題的實(shí)施意見》的通知,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限劃分實(shí)例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,3、代縣人民政府起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿，如中共儀隴縣委辦公室、儀隴縣人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)《儀隴縣重大活動(dòng)檔案管理實(shí)施細(xì)則（試行）》的通知4、儀隴縣人民政府關(guān)于印發(fā)《儀隴縣城市園林綠化管理試行辦法》的通知,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限

16、劃分實(shí)例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,5、中共儀隴縣委辦公室《關(guān)于評(píng)選思想政治工作先進(jìn)集體和先進(jìn)工作者》的通知6、中共儀隴縣委辦公室、儀隴縣人民政府辦公室關(guān)于表彰執(zhí)行《2007年度社會(huì)綜合治理工作目標(biāo)》優(yōu)秀單位及綜治工作先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人的通知,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限劃分實(shí)例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,7、2007年縣直機(jī)關(guān)紀(jì)檢監(jiān)察工作總結(jié) 8、儀隴縣農(nóng)牧局關(guān)于啟用新印章的函9、儀隴縣人民政府關(guān)于劉某某等職務(wù)任

17、免的通知10、本單位召開的工作會(huì)議材料的保管期限？,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限劃分實(shí)例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,11、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)機(jī)關(guān)檢查、視察本單位時(shí)本地區(qū)、本機(jī)關(guān)的工作匯報(bào)12、本單位的工作簡(jiǎn)報(bào)、工作信息13、本單位行政許可、審批材料14、本單位的計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研、統(tǒng)計(jì)材料,文書檔案管理,歸檔范圍和保管期限劃分實(shí)例解析(以縣檔案局為立檔單位)：,四、歸檔文件分類,文書檔案管理,保管期限下按年度分類,“保管期

18、限—年度”分類法,歸檔文件按保管期限分類,,,,,,,文書檔案管理,一般來(lái)說(shuō)每份文件作為1件，通常：,（1）“來(lái)文與復(fù)文”即請(qǐng)示與批復(fù)----各作為一件； （2）文件處理單與文件一起作為一件，文件處理單放在文件的前面； （3）會(huì)議文件材料----每份為一件； （4）工作簡(jiǎn)報(bào)、工作信息----每期為一件；,,,,,,（5）文件正本與不同稿本（如征求意見稿、定稿等）一般為一件，較厚時(shí)可以各為一件； （6）會(huì)議

19、記錄：同一年度的不同性質(zhì)（如黨委會(huì)、行政辦公會(huì)、職工會(huì)議、中心組會(huì)議）的會(huì)議記錄各自作為一件。,文書檔案管理,,,,,,文書檔案管理,五、歸檔文件排列,排列原則,歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列,,,,,,實(shí)踐中，在遵守上述原則的前提下，最簡(jiǎn)單的排列方法就是：在同一年度的同一保管期限內(nèi)按文件字號(hào)規(guī)律排列。,文書檔案管理,文書檔案管理,六、歸檔文件編號(hào),歸檔章

20、加蓋位置：一般應(yīng)在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置，若此處已被占用，可將歸檔章蓋在首頁(yè)上端其它空白位置。,填寫歸檔章各欄目的內(nèi)容,,,,,,文書檔案管理,填寫歸檔章各欄目的內(nèi)容,,,,,,文書檔案管理,七、歸檔文件裝訂,1、歸檔文件的裝訂是指將歸檔文件實(shí)體按“室編件號(hào)”裝訂在一起，即一號(hào)一裝訂。 2、裝訂前的準(zhǔn)備 （1）修裱破損文件、復(fù)制字跡模糊或易腿變文件、超大紙張折疊、去除易銹蝕的金屬物。 （2）選擇線裝法：使用縫紉機(jī)在

21、文件左側(cè)軋邊。裝訂時(shí)做到文件左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊。,,,,,,文書檔案管理,八、歸檔文件編目,原則：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。,按照上述要求，編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行，在目錄中1件只體現(xiàn)為1條目錄。,注：歸檔文件目錄一式兩份，一份放入檔案盒；另一份裝入歸檔文件目錄夾。,,,,,,文書檔案管理,以表格的形式體現(xiàn)的編號(hào)原則,歸 檔 文 件 目 錄,全宗號(hào)：14,永久－2007,,,,,,文書檔案管理,九、歸檔文件裝盒,盒

22、內(nèi)材料的排列順序（自上至下）：,歸檔文件目錄,歸檔文件,備考表,,,,,,,,照片檔案管理,,,,,,照片檔案管理,一、傳統(tǒng)照片,《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002），國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局2002年12月4日發(fā)布，自2003年5月1日起施行。,（一）整理依據(jù),,,,,,（二）收集范圍,照片檔案管理,1、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。 （1）領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片

23、。 （2）本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。 （3）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。,,,,,,2、記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。 3、其他具有保存價(jià)值的照片。,照片檔案管理,,,,,,（三）歸檔照片的質(zhì)量要求,照片檔案管理,1、對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。2、對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要

24、照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。3、底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全。,,,,,,照片檔案管理,4、底片與照片影像應(yīng)一致。5、對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。,,,,,,照片檔案管理,（四）保管期限,2006年以前,參照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行,永久,長(zhǎng)期,2007年以后,參照?qǐng)?zhí)行國(guó)家檔案局第8號(hào)令,永久,30年,（五）分類整理,照片檔案管理,原則：遵循有利

25、于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則,注：照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。,,,,,,照片檔案管理,1、分類：推薦選用“保管期限—年度”分類法。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。2、排列：在同一保管期限內(nèi)，按年度先后順序排列。3、編號(hào)：格式一由全宗號(hào)、目錄號(hào)、冊(cè)號(hào)、張?zhí)?；格式二由全宗?hào)、目錄號(hào)、張?zhí)柦M成。,,,,,,張?zhí)枺ㄕ掌樞蛱?hào)）,照片檔案管理,示例：,14 - 10 – 2 – 29,全宗號(hào),目錄號(hào)

26、,冊(cè)號(hào),冊(cè)號(hào)——在某—全宗某—保管期限內(nèi)照片冊(cè)的排列從“1”開始的順序編號(hào)。 張?zhí)枴袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦?cè)內(nèi)的排列從“1”開始的順序編號(hào)。,全宗號(hào)——檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 目錄號(hào)——用阿拉伯?dāng)?shù)字按一定規(guī)律編寫。,（六）大幅照片的放置,照片檔案管理,對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。,,,,,,（七）照片說(shuō)明的填寫,照片檔案管理,說(shuō)明的填寫要求： 題名：應(yīng)簡(jiǎn)明概括、

27、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。 參見號(hào)：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。其格式如下： 示例1：文書檔案2005-永久-12,照片的拍攝時(shí)間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。 攝影者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。,照片檔案管理,,,,,,文字說(shuō)明：綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；

28、或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來(lái)源等。,照片檔案管理,照片檔案管理,照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目,（八）照片檔案目錄的編制,照片號(hào),底片號(hào),題名,時(shí)間,攝影者,備注,參見號(hào),冊(cè)號(hào),頁(yè)號(hào),組內(nèi)張數(shù),分類號(hào),項(xiàng)目號(hào),主題詞或關(guān)鍵詞,密級(jí),保管期限,類型規(guī)格,檔案館代號(hào),文字說(shuō)明,照片檔案管理,二、數(shù)碼照片整理方法,數(shù)碼照片的歸檔范圍、質(zhì)量要求、保管期限、分類、排列與

29、編號(hào)方法同傳統(tǒng)照片，只需按下列要求進(jìn)行整理并將三個(gè)文件刻成光盤保存即可：,,,,,,1、建立文件夾1（以該盤數(shù)碼照片的主要內(nèi)容命名）：用于存放對(duì)應(yīng)的歸檔數(shù)碼照片的說(shuō)明，說(shuō)明采用文字?jǐn)⑹龅姆绞?，?nèi)容同 “七”。2、建立文件夾2（以該盤數(shù)碼照片的主要內(nèi)容命名）：用于存放歸檔數(shù)碼照片。3、照片檔案目錄（應(yīng)為.doc或.xls文件）。,照片檔案管理,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,,,,,,一、整理依據(jù),《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB

30、/T 11822-2000），國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局2000年12月11日發(fā)布，自2001年5月1日起施行。,科學(xué)技術(shù)檔案管理,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,二、歸檔范圍與保管期限,1、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T 28-2002 2002年11月29日國(guó)家檔案局發(fā)布,2003年4月1日起實(shí)施。 2、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年3月17日發(fā)布實(shí)施。,,,,,,科學(xué)技

31、術(shù)檔案管理,三、科技檔案種類,通常按產(chǎn)生的領(lǐng)域劃分，主要：工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案、自然科學(xué)研究檔案、地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、天文檔案、水文檔案、氣象檔案、環(huán)保檔案、地震檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、專利檔案、標(biāo)準(zhǔn)化檔案等。,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,四、基本建設(shè)檔案,（一）文件材料的基本類型,1、圖樣材料2、文字材料3、目錄、表格材料4、聲像材料5、機(jī)讀材料,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,（二）文件材料

32、收集范圍,1、可行性研究、任務(wù)書2、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件3、設(shè)計(jì)文件4、項(xiàng)目管理文件5、施工文件,6、監(jiān)理文件7、工藝設(shè)備文件8、財(cái)務(wù)、器材管理文件9、竣工驗(yàn)收文件,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,（三）常用分類方法,1、工程項(xiàng)目分類法2、使用性質(zhì)（如綜合類、生產(chǎn)建筑類、輔助生產(chǎn)建筑類、辦公生活建筑類）一般采用第一種分類法，即工程項(xiàng)目分類法，如下圖：,科學(xué)技術(shù)檔案管理,（四）組卷,1、組卷年度：工程竣工年度2、組卷方法：同一工程

33、項(xiàng)目的科技文件材料分階段、按不同保管期限組卷。,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,（五）案卷排列與分類目錄編制,案卷排列：按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,分類目錄編制:(如例),科技檔案分類目錄,科學(xué)技術(shù)檔案管理,（六）案卷封面填制,1、案卷題名：2、立卷單位：3、起止日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。如：20030

34、304-200506094、保管期限：填寫永久、長(zhǎng)期或短期。5、密級(jí)：填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級(jí)。,,,,,,6、檔號(hào)：填寫全宗號(hào)、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)。全宗號(hào)、分類號(hào)是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號(hào)；項(xiàng)目代號(hào)是指基建檔案所反映的工程的代字或代號(hào)；目錄號(hào)一般指分類目錄號(hào)；案卷號(hào)是指科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。,科學(xué)技術(shù)檔案管理,14 - 3 – 1 – 007,示例：,照片檔案管理,

35、7、檔案館號(hào)：填寫國(guó)家檔案行政管理部門賦予的檔案館代碼。,（七）卷內(nèi)科技文件材料頁(yè)號(hào)編寫,1、有書寫內(nèi)容的頁(yè)面須編寫頁(yè)號(hào)。2、單面――在其右下角編寫頁(yè)號(hào)，雙面――正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁(yè)寫。圖樣材料的頁(yè)號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。3、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。,科學(xué)技術(shù)檔案管理,（八）案卷脊背填制,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,,,（九）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表填制與案卷裝訂,1、卷內(nèi)目錄①卷內(nèi)目錄式樣見下表。②序號(hào)：用阿拉伯

36、數(shù)字從1起依次標(biāo)注。③文件編號(hào)：填寫科技文件材料的文號(hào)、圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等，如：南市計(jì)[2003]426號(hào)。,,,,,,④責(zé)任者：填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。如：南充市建筑勘察設(shè)計(jì)院。⑤文件材料題名：填寫科技文件材料的全稱。⑥日期：填寫科技文件材料的形成日期。⑦頁(yè)號(hào)：填寫每件科技文件材料首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。,科學(xué)技術(shù)檔案管理,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,卷內(nèi)目錄示例如下表：,2、卷內(nèi)備考表①說(shuō)明：填寫

37、案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說(shuō)明的問題。②互見號(hào)：填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起，如：J45-10-56（照片檔案）。,科學(xué)技術(shù)檔案管理,3、案卷裝訂案卷可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式。單份裝訂的案卷，應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章（見圖7）。圖紙可不裝訂。,科學(xué)技術(shù)檔案管理,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,（十）案卷內(nèi)材

38、料的排列順序,盒內(nèi)材料的排列順序（自上至下）：,卷內(nèi)目錄,科技文件材料,備考表,,,,,,,,科學(xué)技術(shù)檔案管理,五、設(shè)備檔案,型號(hào)分類法：對(duì)一個(gè)型號(hào)或一個(gè)型號(hào)系列產(chǎn)品的科技文件材料按成套性原則整理。案卷題名示例：聯(lián)想LXH-P769F2型顯示器使用說(shuō)明書、電路圖。,,,,,,實(shí)物檔案管理,,,,,,實(shí)物檔案管理,一、歸檔范圍及載體類型,獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)牌、證書及印章等。,二、保管期限,實(shí)物檔案管理,四、編號(hào)與編目,實(shí)物檔案不多的單位可按