上市公司行政管理制度參考版

1、版 次 2014－第 1 次頒布頁 碼 第 1 頁 共 2 頁受控狀態(tài) 受控 標(biāo) 題 行政管理制度 行政管理制度編 號(hào) Bdhh xz14－01執(zhí)行主體 各部門 監(jiān)督主體 總經(jīng)理 考評主體 行政部編制/日期 2014-6-1 審核/日期 2014-7-1 批準(zhǔn)/日期 2014-7-5修改標(biāo)志 修改處數(shù) 修改/日期目 錄第一章 第一章 目的和原則 目的和原則………………………………2 ………………………

2、………2第一節(jié) 目的…………………………………2第二節(jié) 原則…………………………………2第二章 第二章 文件管理制度 文件管理制度………………………… ……………………………3第一節(jié) 總則…………………………………3第二節(jié) 文件分類……………………………3第三節(jié) 文件格式……………………………5第四節(jié) 文件管理……………………………6第三章 第三章 印章使用管理制度 印章使用管理制度………………………10 ………………………

3、10第一節(jié) 總則…………………………………10第二節(jié) 印章的總類…………………………10第三節(jié) 印章的刻制…………………………10第四節(jié) 印章的頒發(fā)與啟用…………………10第五節(jié) 印章的管理…………………………10第六節(jié) 印章的使用…………………………12第七節(jié) 印章停用與銷毀……………………12第四章 第四章 證明函管理制度 證明函管理制度…………………………13 …………………………13第五章 第五章 證照管理制度 證照管理

4、制度………………………… ……………………………14 14第六章 第六章 檔案管理制度 檔案管理制度………………………… ……………………………15 15第一節(jié) 總則…………………………………15第二節(jié) 檔案資料日常管理…………………15第三節(jié) 檔案的分類及范圍…………………15第四節(jié) 檔案秘級(jí)的劃定……………………17第五節(jié) 檔案的裝訂和排列格式……………17第六節(jié) 檔案的保存期限……………………17第七節(jié) 檔案的保管部門…………

5、…………18第八節(jié) 檔案調(diào)閱……………………………19第九節(jié) 檔案的銷毀…………………………19第七章 第七章 合同管理制度 合同管理制度……………………………20 ……………………………20第一節(jié) 總則…………………………………20第二節(jié) 合同的訂立…………………………20第三節(jié) 合同的履行…………………………21第四節(jié) 合同的變更和解除…………………22第五節(jié) 合同的管理…………………………22第六節(jié) 責(zé)任……………………………

6、……22第八章 第八章 實(shí)物資產(chǎn)管理度 實(shí)物資產(chǎn)管理度……………………………23 ……………………………23第一節(jié) 總則……………………………………23第二節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)釋義…………………………23第三節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)的分類………………………23第四節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)管理層級(jí)與職責(zé)……………23第五節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)賬務(wù)管理……………………24第六節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)的計(jì)價(jià)………………………24第七節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)增加的管理…………………24第八節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)減少

7、的管理…………………25第九節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)其他變動(dòng)管理………………26第十節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)的臺(tái)帳管理…………………26第十一節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)的報(bào)表管理………………27第十二節(jié) 實(shí)物資產(chǎn)的檔案管理………………27第十三節(jié) 資產(chǎn)清查及盤盈盤虧的處理………27第十四節(jié) 附則…………………………………27第九章 第九章 會(huì)議管理制度 會(huì)議管理制度………………………………31 ………………………………31第一節(jié) 總則……………………………………31第二

8、節(jié) 會(huì)議分類及組織………………………31第三節(jié) 會(huì)議內(nèi)容………………………………32第四節(jié) 會(huì)議要求及紀(jì)律………………………34第五節(jié) 會(huì)后工作管理…………………………34第十章 第十章 安全管理制度 安全管理制度…………… ……………………………… …………………35 35第一節(jié) 總則……………………………………35第二節(jié) 勞動(dòng)衛(wèi)生安全管理制度………………35第三節(jié) 安全保衛(wèi)管理制度……………………35第四節(jié) 安全保衛(wèi)責(zé)任…………

9、………………37第十一章 第十一章 車輛及交通安全管理制度………………… 車輛及交通安全管理制度…………………38 38第一節(jié) 車輛管理制度…………………………38第二節(jié) 交通安全管理制度……………………38第十二章 第十二章 衛(wèi)生管理制度……………………………… 衛(wèi)生管理制度………………………………39 39第十三章 第十三章 員工食堂管理制度………………………… 員工食堂管理制度…………………………41 41公司所屬 公司所屬

10、 部門： 部門：現(xiàn)將： 現(xiàn)將：《行政管理制度》 《行政管理制度》 抄發(fā)你處，請嚴(yán)格執(zhí)行。 抄發(fā)你處，請嚴(yán)格執(zhí)行?？偨?jīng)理： 總經(jīng)理： 簽發(fā)日期： 簽發(fā)日期：2014 2014 年 7 月 5 日第一章 第一章 目的和原則 目的和原則第一節(jié) 第一節(jié) 目的 目的山西北斗瀚?？萍加邢薰荆ㄒ韵潞喎Q：公司）行政管理的目的是：加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化

11、、制度化，提高工作效率，建立規(guī)范性的管理機(jī)制，為公司的高效運(yùn)行和快速成長提供有力保障。第二節(jié) 第二節(jié) 原則 原則第一條 第一條 合法原則 合法原則公司的一切行政行為必須符合法律規(guī)定，既要不侵犯他人的合法權(quán)益，又要保護(hù)好本單位的合法利益。 第二條 第二條 效率原則 效率原則公司要適應(yīng)瞬息萬變的市場形勢，必須提高工作效率，增強(qiáng)市場應(yīng)變能力。第三條 第三條 公平公正原則 公平公正原則公正公平是公司長期生存發(fā)展的必然要求，嚴(yán)格遵循這一原則，使

12、公司形成合力。 第四條 第四條 效益原則 效益原則公司的根本目的是獲得經(jīng)濟(jì)效益，使股東利益最大化；經(jīng)濟(jì)效益是生存的基礎(chǔ)。第五條 第五條 動(dòng)態(tài)原則 動(dòng)態(tài)原則公司的行政管理制度要根據(jù)公司的經(jīng)營情況及時(shí)調(diào)整，以適應(yīng)公司發(fā)展的要求。第六條 第六條 監(jiān)督原則 監(jiān)督原則為杜絕低質(zhì)量、低效率及違規(guī)行為，公司所有在崗員工，無論職位高低，都應(yīng)受到公開的、制度化的監(jiān)督。第二章 第二章 文件管理制度 文件管理制度第一節(jié) 第一節(jié) 總則 總則為適應(yīng)公司全方

13、位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。第一條 第一條 公司文件是傳達(dá)公司方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務(wù)。第二條 第二條 公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。第三條 第三條 文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格

14、按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件統(tǒng)一由行政部收發(fā)、分辦、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié) 第二節(jié) 文件分類 文件分類第一條：行政文件的分類 第一條：行政文件的分類行政文件共分九類：（分別是：決定、指示、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請、批復(fù)、函）一、決定1、決定：是一種重要的指示性和約束性文件。公司對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，都采用“決定” ，決定在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一行動(dòng)、提高經(jīng)濟(jì)效益方面起著重大的作用。2、決定的分類：處置性決定、公布性決定

15、、部署性決定等等。二、指示指示：是上級(jí)對下級(jí)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則時(shí)使用的一種公文。指示具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性、政策性，可以對某一重要事項(xiàng)、工作順利進(jìn)行起決定作用。三、通告1、通告：是公司在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守的或周知的事項(xiàng)時(shí)所使用的一種公文。2、通告的應(yīng)用范圍。通告內(nèi)容廣泛，使用普遍，某些需要周知、遵守的具體事項(xiàng)，都可使用。3、通告的種類：制約性通告、周知性通告。四、通知通知的分類:1、按性質(zhì)、內(nèi)容可以分為：指示性通知、布置工作

16、通知、發(fā)布性通知、任免通知等。2、按發(fā)文單位來分，有單一通知和聯(lián)合通知及頒發(fā)性通知和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。3、按緊急程度劃分，有普通通知和緊急通知。五、通報(bào)通報(bào)：是公司表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況所使用的一種文件。通報(bào)一般是上級(jí)向下級(jí)發(fā)布六、報(bào)告1、報(bào)告：是向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)詢問或要求的陳述性文件。2、報(bào)告的應(yīng)用范圍。報(bào)告屬于上行文件，應(yīng)用范圍很廣泛?？梢杂脕硐蛏霞?jí)反映本部門、本單位貫徹各項(xiàng)方針、政策

17、、指示的情況，也可以用來反映實(shí)際工作中遇到的問題。3、報(bào)告的種類：按報(bào)告的性質(zhì)可分為綜合報(bào)告和專題報(bào)告；按時(shí)間可分為定期報(bào)告和不定期報(bào)告；按內(nèi)容可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告、答復(fù)報(bào)告和遞送報(bào)告等。七、申請申請：是公司內(nèi)部普遍廣泛應(yīng)用的一種文件，是下級(jí)向上級(jí)或業(yè)務(wù)主管部門請求指示，審核批準(zhǔn)某事項(xiàng)時(shí)使用的一種文件。八、批復(fù)1、批復(fù)：是與申請相匹配的文件，是上級(jí)答復(fù)下級(jí)申請所使用的下行文。2、批復(fù)的特點(diǎn)：（1）行文對象專一。即本公司呈遞

18、申請的下級(jí)部門，而不涉及其他部門。（2）文件內(nèi)容集中。一般只答復(fù)需下級(jí)部門的申請內(nèi)容，而不涉及其他事項(xiàng)。（3）從行文來看，批復(fù)不同于指示、通知等下行文件那樣可以主動(dòng)行文，而必須在下級(jí)來文申請之后，是上級(jí)被動(dòng)制發(fā)的文件。當(dāng)然，作為下行文，批復(fù)具有較強(qiáng)約束力和權(quán)威性，下級(jí)部門必須照此執(zhí)行。九、函1、函：是不相隸屬機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)某事項(xiàng)時(shí)使用的文件，它是一種平行文件。2、函的種類：按

19、性質(zhì)分，可分為公函和信函兩種；按發(fā)函的目的性分，可分為發(fā)函和復(fù)函兩種；按內(nèi)容和用途分，有商洽事宜函、征求意見函、催辦事宜函、答復(fù)事宜函、報(bào)送材料函等。第二條：事務(wù)文件的分類 第二條：事務(wù)文件的分類事務(wù)文件分為六類：（分別是工作總結(jié)、簡報(bào)、規(guī)章制度、規(guī)則、章程、辦法）一、工作總結(jié)工作總結(jié)：是公司、部門和員工普遍使用的一種文體，主要用于對一定階段內(nèi)的工作進(jìn)行系統(tǒng)的回顧，分析研究，從中尋找出具體的、切實(shí)可行的經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)某些工作規(guī)律或缺點(diǎn)

20、錯(cuò)誤產(chǎn)生的原因，調(diào)整改革與前進(jìn)的方向，以利于以后工作的發(fā)展與進(jìn)步。二、簡報(bào)簡報(bào)：即情況的簡明報(bào)道。它是公司和部門內(nèi)部用來匯報(bào)工作、反映問題、交流經(jīng)驗(yàn)、提出意見的重要文件。三、規(guī)章制度規(guī)章制度：是公司常用的規(guī)范性文件之一。它用于公司對某項(xiàng)工作和某一方面的活動(dòng)提出規(guī)定性的要求，有關(guān)人員必須遵守和執(zhí)行。四、規(guī)則規(guī)則：是公司為了維護(hù)勞動(dòng)紀(jì)律和公共利益，保證學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、生活等活動(dòng)正常而有序地進(jìn)行制定的行為準(zhǔn)則。五、章程章程：是一個(gè)公司為保證其組織

21、活動(dòng)的正常運(yùn)行，系統(tǒng)闡明自己的性質(zhì)、宗旨、任務(wù)以及規(guī)定成員的條件、權(quán)利、義務(wù)紀(jì)律及組織機(jī)構(gòu)、活動(dòng)規(guī)則，要求全體成員共同遵守的一種規(guī)則性文書。六、辦法 辦法：是公司使用的一種規(guī)范性文件，主要用于制定對某項(xiàng)工作的安排或具體管理措施，涉及范圍多屬于具體事務(wù)和單一事項(xiàng)，如關(guān)于企業(yè)管理、稅收、票匯結(jié)算等。辦法經(jīng)過一段時(shí)間實(shí)施后，逐步發(fā)展為制度。第三條：會(huì)議文書的分類 第三條：會(huì)議文書的分類會(huì)議文書分為七類（分別為：提案、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議

22、方案、開幕詞、閉幕詞、講話稿）一、提案提案：是提請公司董事會(huì)會(huì)議討論、處理的建議。二、會(huì)議記錄會(huì)議記錄是：在會(huì)議中記錄人員把會(huì)議的基本情況（時(shí)間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、主持者、討論的主要問題等） 、研究和討論的問題、報(bào)告及發(fā)言的內(nèi)容、形成的決議等如實(shí)記錄下來成為書面材料的一種文書。三、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要：是在會(huì)議后期，根據(jù)會(huì)議記錄、會(huì)議文件等材料所撰寫的，傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，需要與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行的文書。四、會(huì)議方案會(huì)議方案：是一種為

23、大型的或重要的會(huì)議所做出的預(yù)設(shè)方案。五、開幕詞開幕詞：是指在代表大會(huì)或其他較為隆重的會(huì)議開始時(shí)，一般由會(huì)議主席向大會(huì)所做的致詞。六、閉幕詞閉幕詞：是一種在代表大會(huì)或其他較為隆重的會(huì)議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人向會(huì)議所作的總結(jié)性的講話。七、講話稿講話稿：是領(lǐng)導(dǎo)人在開會(huì)中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對會(huì)議的指示和關(guān)心，往往是會(huì)議的補(bǔ)充和報(bào)告。第三節(jié) 第三節(jié) 文件格式版式 文件格式版式一、文件格式由標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、

24、抄送(抄報(bào))單位、公文字號(hào)、主題詞等。1、文件題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和文件種類。2、向上級(jí)請示的公文，只寫一個(gè)主送單位如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。3、發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)為準(zhǔn)。4、文件字號(hào)包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的文件編號(hào)。二、文件如有附件應(yīng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。三、收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱

25、。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主辦單位排列在前。四、發(fā)文的范圍1、凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2、公司下發(fā)文件主要用于：（1）公布公司規(guī)章制度；（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件；（3）公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；（4）公布公司性的重大開發(fā)項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（6）其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。3、公司上行文、

26、外發(fā)文主要用于：（1）對上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定；（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。4、在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。5、凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《

27、工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。6、各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查） ，不用公司名義發(fā)文。五、文件版式1、制度類版式(1)一類標(biāo)題中文字體：方正宋體；字形：加粗；字號(hào)：二號(hào)；字符間距：標(biāo)準(zhǔn)；對齊方式：居中；大綱級(jí)別：1 級(jí)；行距：單倍。(2)二類標(biāo)題中文字體：方正宋體；字形：加粗；字號(hào)：小二號(hào)；字符間距：標(biāo)準(zhǔn)；對齊方式：居中；大綱級(jí)別：2 級(jí)；；行距：單倍(3)三類標(biāo)題字體：方正宋體；字形：常規(guī)；字

28、號(hào)：五號(hào)；字符間距：標(biāo)準(zhǔn)；對齊方式：居中；大綱級(jí)別：3 級(jí)；；行距：單倍倍。(4)四類標(biāo)題序號(hào)用漢字表示；用頓號(hào)分隔；字體：五號(hào)方正宋體；對齊方式：空兩格左對齊；大綱級(jí)別：無；段前段后：無；行距：單倍。(5)五類標(biāo)題序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，用頓號(hào)分隔；字體：五號(hào)方正宋體；對齊方式：首行縮進(jìn) 2 字符；行距：單倍。（6）六類標(biāo)題序號(hào)用帶括號(hào)的阿拉伯?dāng)?shù)字表示，無分隔號(hào)；字體：五號(hào)方正宋體；對齊方式首行懸掛縮進(jìn) 4 字符；行距：單倍。2、紅頭文

29、件版式紅頭文件（包括決定、指示、通告、通知、通報(bào)）：（1）抬頭空三行；“山西北斗瀚?？萍加邢薰疚募弊煮w：方正姚體；樣式：正文+方正姚體；字號(hào)：小初，加粗；對齊方式：居中；排兩行， “山西北斗瀚?？萍肌痹谏?，“有限公司文件”居下；段前段后：無；行距：單倍距離。（2）分隔線空一行“瀚×字[20××]第×號(hào)”居中，空 5 格“： ××× ××

30、15;” ， “瀚×字[200×]第×號(hào)+簽 發(fā)”字體：宋體；樣式：正文+宋體；字號(hào)：四號(hào)，加粗；對齊方式：居中；行距：固定值，25 磅。簽發(fā)人姓名字體：華文行楷，加粗；段前段后：無；行距：單倍距離。（3） “關(guān)于×××××（決定、指示、通告、通知、通報(bào)） ”字體：黑體；樣式：正文+黑體；字號(hào)：小二，加粗；對齊方式：居中；行距：固定值，17.5 磅。（4

31、） “時(shí)間”字體：宋體；樣式：正文+宋體；字號(hào)：四號(hào)，加粗；對齊方式：右對齊；行距：單倍距離。（5） “主題詞”字體：黑體；樣式：正文+黑體；字號(hào)：小二，加粗；對齊方式：左對齊；行距：單倍距離。（6） “抄報(bào)、抄送”字體：宋體；樣式：正文；字號(hào)：四號(hào)；對齊方式：左對齊；行距：單倍距離。（7） “共印 份”字體：宋體；樣式：正文+宋體；字號(hào)：四號(hào)；對齊方式：右對齊；行距：單倍距離。3、普通文件版式（1） “山西北斗瀚?？萍加邢薰疚募?/p>

32、”字體：黑體；樣式：正文+黑體；字號(hào)：小一，加粗；對齊方式：居中，排一行；段前段后：無；行距：單倍距離。（2） “. SHANXI BEIDOUHANHAI SCIENCE AND TECHNOLOGY CO., LTD”字體：Arial Unicode MS；樣式：正文 + Arial Unicode MS；字號(hào)：11 號(hào)，加粗；對齊方式：居中，排一行；段前段后：無；行距：單倍距離。（3）分隔線空一行“關(guān)于××

33、××××××××××××”字體：黑體；樣式：正文+黑體；字號(hào)：三號(hào)，加粗；對齊方式：居中；段前段后：無；行距：1.5 倍距離。（4）××××××××（通知主體）字體：宋體；樣式：正文 + 宋體；字號(hào)：11 號(hào)；對齊方式：左對齊，首行縮進(jìn) 2

34、 字符；段前段后：無；行距：18 磅。（5）時(shí)間字體：宋體；樣式：正文 + 宋體；字號(hào)：11 號(hào)；對齊方式：右對齊；段前段后：無；行距：18 磅。4、表格類版式（1） “山西北斗瀚?？萍加邢薰?#215;××表格”字體：宋體；樣式：正文+宋體；字號(hào)：三號(hào)，加粗；對齊方式：居中；排兩行， “山西北斗瀚?？萍肌痹谏?， “×××表格”居下；段前段后：無；行距：單倍距離。（2）表格內(nèi)字體建

35、議用宋體；四號(hào)，各部門依表格內(nèi)容自行調(diào)整。（3） “制表：×××”字體：小四；樣式：正文 + 宋體；字號(hào)：小四；對齊方式：右對齊； 行距：單倍距離。五、文件必須蓋章或簽字。六、密級(jí)分為“絕密” 、 “機(jī)密” 、 “秘密” 。七、緊急程度分為“特急” 、 “急” 、 “平” 。八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。九、發(fā)文單位必須注明全稱。十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。十一、文字

36、從左至右橫寫、橫排，左側(cè)留裝訂位。十二、文件紙一般使用 A4 型。第四節(jié) 第四節(jié) 文件收發(fā)規(guī)定 文件收發(fā)規(guī)定一、公司的文件由行政部負(fù)責(zé)起草和審核，公司董事長兼總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政部審核，董事長兼總經(jīng)理簽發(fā)。二、文件簽發(fā)后，送行政部統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)??；蓋章。三、文件和原稿，由行政部分類歸檔、保存?zhèn)洳?。四、屬于秘密的文件，核稿人?yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘

37、密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。五、文件統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚并由接件人簽字，向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。六、外來的文件由行政部專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。七、傳閱文件由行政部專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，行政部應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落

38、實(shí)。第五節(jié) 第五節(jié) 收文處理 收文處理一、收文處理一般包括登記、分發(fā)、擬辦、批辦、催辦、歸檔等程序。二、上級(jí)發(fā)來的文件及所有密級(jí)的簡報(bào)、傳真、資料和平級(jí)發(fā)來的文件，均由文秘人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、傳閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理，其中內(nèi)容重要的急件及時(shí)呈領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送行政部處理。三、承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍和領(lǐng)導(dǎo)批示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免壓級(jí)或傳失。四、凡需要辦理的文件，應(yīng)先送

39、行政部經(jīng)理簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。行政部經(jīng)理在簽批文件時(shí)，認(rèn)為無需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性文件，可根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。五、加強(qiáng)文件檢查催辦工作。文秘人員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件及本企業(yè)發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防壓積或漏辦。公司各部門對上級(jí)發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。第六節(jié) 第六節(jié) 發(fā)文處理 發(fā)文處理第一條：發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)、歸檔等

40、程序。 第一條：發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)、歸檔等程序。一、擬稿。文書擬稿是一項(xiàng)決策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作。1、準(zhǔn)確實(shí)際，即如實(shí)反映情況，引用事實(shí)、數(shù)字、人名、地名一定要核實(shí)無誤；2、生動(dòng)及時(shí)，即文書內(nèi)容表達(dá)生動(dòng)，擬稿講究時(shí)效；3、簡練明了，即要求用簡明扼要的語言表達(dá)意圖，且在字句上錘煉，符合文章規(guī)范化要求；4、符合規(guī)定的體式，即選擇恰當(dāng)?shù)奈姆N和符合所選文種統(tǒng)一規(guī)定的體式；5、擬稿時(shí)還應(yīng)注意一定的行文關(guān)系。公

41、司文書行文關(guān)系有三種：下行文（公司上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層對所屬下級(jí)部門行文） 、上行文（公司或公司向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層行文） 、平行文（公司內(nèi)同級(jí)職能部門之間的行文） 。二、審核。文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿，重點(diǎn)包括需要行文，是否符合國家方針、政策、提出的要求、措施是否明確具體，切實(shí)可行，處理程序是否完備，行文關(guān)系與體式是否符合規(guī)定等。三、簽發(fā)。公司行政文件由分管的總監(jiān)簽署意見后，由董事長兼總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)后，由

42、辦公室負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂登記、分發(fā)。公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔，個(gè)人不得私 自留存。第七節(jié) 第七節(jié) 文件密級(jí)范圍和劃分 文件密級(jí)范圍和劃分第一條、 第一條、 保密范圍和密級(jí)劃分 保密范圍和密級(jí)劃分一、密級(jí)分級(jí)：按其重要程度，技術(shù)水平及失密后危害大小確定公司密級(jí)劃分：絕密、機(jī)密和秘密三個(gè)等級(jí)。二、密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)1、經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策資料為絕密級(jí),包括公司開發(fā)的核心思路、廣策劃方案、從秘密渠道獲取的信息、重要

43、人物的聯(lián)系方式等；2、公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、行業(yè)分析及統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司戰(zhàn)略合作協(xié)議、業(yè)務(wù)合同、經(jīng)營情況為機(jī)密級(jí)；3、公司人事檔案、一般性合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密級(jí)。三、密級(jí)的期限絕密文件的保密期限為 10 年，機(jī)密文件的保密期限為 5 年，秘密文件的保密期限為 2年。第二條：保密措施 第二條：保密措施一、于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和

44、銷毀，由行政部執(zhí)行；采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由技術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)保密。二、的文件資料由公司總經(jīng)理親自保管，必要時(shí)也可特別委托可靠人員按照規(guī)定的制度保管，機(jī)密和秘密的文件資料由文檔秘書保管。 三、文件必須在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。 四、確定密級(jí)的人批準(zhǔn)，任何人不得借閱`復(fù)制和摘抄。接觸公司秘密的人員范圍由確定密級(jí)的人限定。 五、涉及公司秘密的傳真`信件，由接收員馬上交給文檔秘書登記后，由文檔秘書交相關(guān)人員六、公司秘密，由文檔秘書

45、負(fù)責(zé)，并登記備案。 七、攜帶公司保密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由文檔秘書登記，本人簽字。返回后要及時(shí)到文檔秘書處核銷登記。 八、在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公司內(nèi)外談?wù)摴久孛堋?九、及公司秘密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取下列保密措施： 1、擇具備保密條件的會(huì)議場所； 2、定參加會(huì)議人員；3、定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)的范圍。 4、專人記錄會(huì)議，其他人不得記錄會(huì)議內(nèi)容。 5、議文件分發(fā)應(yīng)編號(hào)，閱后收回。 十、對外發(fā)表涉及公司秘密的論文、講話、

46、演講前需將稿件交領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，一律不得對外發(fā)表。 十一、員應(yīng)養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，做到： 1、自己應(yīng)知道的事，不應(yīng)問； 2、別人不應(yīng)知道的事，不應(yīng)說；十二、員如發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施，并及時(shí)報(bào)告部門主管和總裁。部門經(jīng)理應(yīng)當(dāng)迅速查明被泄露的公司秘密的內(nèi)容和密級(jí)，造成或者可能造成危害的范圍和嚴(yán)重程度`事件的主要情節(jié)和有關(guān)責(zé)任者，并將情況書面報(bào)告總裁。 第三條、解除和降低密級(jí) 第三條、解除和降低密級(jí) 一、符

47、合下列條件的文件屬于可解除或降低密級(jí)： 1、規(guī)定的保密期限屆滿； 2、已有新的替代文件出現(xiàn)； 3、外界情況已經(jīng)變化，原密級(jí)已無必要的文件；4、發(fā)生了其他可以解密和密級(jí)降低的情況； 二、解密和降低密級(jí)由文檔秘書提出清單，報(bào)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行；三、解密和降低密級(jí)操作由總經(jīng)理委托專人監(jiān)管，文檔秘書具體實(shí)施； 四、文件解密后一律當(dāng)場銷毀； 第八節(jié) 第八節(jié) 時(shí)限要求 時(shí)限要求：一、級(jí)別劃分1、特急：限 4 個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。2、急：限 8 個(gè)工作時(shí)內(nèi)

48、完成。3、平：限 16 個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。二、文件的保密要求：1、絕密文件：閱后應(yīng)立即退回發(fā)公文部門，并由發(fā)公文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。2、機(jī)密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。3、秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。第三章 第三章 印章使用 印章使用管理制度 管理制度第一節(jié) 第一節(jié) 總則 總則印章是國家、社會(huì)機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人的特定標(biāo)記，它更是公司必不可少的標(biāo)記。任何一個(gè)公司或領(lǐng)導(dǎo)的印章、手跡都有一

49、定的權(quán)威性，在其職權(quán)范圍內(nèi)所發(fā)布的命令、指示、規(guī)定、制度等，加蓋印章后，就會(huì)發(fā)生效力，所屬部門和人員就要服從、執(zhí)行、照辦。除此之外，各種各樣的文憑證據(jù)，只有加蓋印章后才能生效，才能表明某個(gè)部門或領(lǐng)導(dǎo)對此負(fù)有責(zé)任，人們才會(huì)相信它的效力。第二節(jié) 第二節(jié) 印章的種類 印章的種類分別為：公章、專用章（業(yè)務(wù)專用章、財(cái)務(wù)專用章、人事專用章、會(huì)議專用章、食堂專用章、合同專用章等） 、鋼印、 縮印、套印、領(lǐng)導(dǎo)人名章等。第三節(jié) 第三節(jié) 印章的刻制 印

50、章的刻制印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一辦理刻章手續(xù)，到國家指定部門進(jìn)行刻制，并指定專人進(jìn)行辦理。第四節(jié) 第四節(jié) 印章的頒發(fā)與啟用 印章的頒發(fā)與啟用第一條 頒發(fā)印章，一般由行政部派專人到指定的頒發(fā)部門領(lǐng)取印章，雙方要當(dāng)面檢驗(yàn)印章，然后由頒發(fā)部門將印章密封加蓋密封標(biāo)志后由領(lǐng)取人出具收條帶回。第二條 印章帶回機(jī)關(guān)后，由行政部負(fù)責(zé)拆封檢驗(yàn)，然后由總經(jīng)理授權(quán)后，行政部指定專人保管，待印章正式啟用后，方可使用

51、。第三條 印章的啟用，應(yīng)按印章制發(fā)權(quán)限由頒發(fā)部門或代管部門以文件形式發(fā)正式印章啟用通知。通知中要注明印章啟用的日期和印模，并由頒發(fā)部門和使用部門將該文件立卷歸檔，永久保存。啟用通知的發(fā)放范圍應(yīng)視印章使用范圍而定。第五節(jié) 第五節(jié) 印章的管理 印章的管理第一條 總經(jīng)理通過授權(quán)賦予一些部門對其部門（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由被授權(quán)人在行政部簽字領(lǐng)取印章，指定行政部專人保管。放在加鎖的抽屜里（如有保險(xiǎn)柜就應(yīng)在保險(xiǎn)柜里） ，各部門在使用印章

52、時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。第二條 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對所負(fù)責(zé)的印章丟失或盜用，所引起的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任等負(fù)全部責(zé)任。當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，填寫“印章管理登記表” 。印章管理明細(xì)表 印章管理明細(xì)表序 號(hào)印章 印章 名稱 名稱 使用范圍 使用范圍 保管 保管 部門 部門 使用審批人 使用審批人 使用規(guī)定 使用規(guī)定 備注 備注1 公章公司對外所有正式文 件,對

53、內(nèi)通知等正式 行文行政部 總經(jīng)理或授權(quán) 人參見《本章規(guī) 定》2 財(cái)務(wù) 專用章公司正式財(cái)務(wù)文件、 報(bào)告、證明、票據(jù)等 財(cái)務(wù)部 總經(jīng)理或授權(quán) 人參見《財(cái)務(wù)制 度》有關(guān)規(guī)定財(cái)務(wù)報(bào)表使用時(shí)，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審 批，除支票用印按照《財(cái)務(wù)管理制 度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由副總經(jīng)理 核準(zhǔn)。3 合同 專用章 公司各類合同 行政部 參見《合同管 理規(guī)定》參見《合同管 理規(guī)定》 經(jīng)濟(jì)合同類4法定代表 人印(支 票）支票 財(cái)務(wù)部 見《財(cái)務(wù)制 度》有關(guān)規(guī)定參見《財(cái)務(wù)

54、制 度》有關(guān)規(guī)定5法定代表 人?。ǔ?支票外）公司正式的合同，財(cái) 務(wù)報(bào)表文件、票據(jù) 行政部總經(jīng)理或授權(quán) 人參見《本章規(guī) 定》6 行政部章公司物品進(jìn)出證明或 經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)簽訂合 同、公司人事證明 員工聘用、解聘等各 類通知、工資發(fā)放, 調(diào)整通知行政部 行政總監(jiān) 參見《本章規(guī) 定》重大事項(xiàng)與外單位人員出具證明，需 總經(jīng)理審批7 業(yè)務(wù)部章 對口單位函件往來 業(yè)務(wù)部 業(yè)務(wù)部總監(jiān) 參見《本章規(guī) 定》8 發(fā)展部章 對口單位函件往來 發(fā)展部 發(fā)展部總