電算會計的反記賬實現(xiàn)方法研究 畢業(yè)論文

1、<p>　　江西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院</p><p>　　2013屆會計電算化專業(yè)</p><p><b>　　畢 </b></p><p><b>　　業(yè) </b></p><p><b>　　論 </b></p><p><b>　　

2、文</b></p><p>　　題 目：電算會計的反記賬實現(xiàn)方法研究 </p><p>　　姓 名：李霞 </p><p>　　學(xué) 號：20102132</p><p>　　班 級：10級會電（6）班</p><p>　　系 別：經(jīng)濟管理系</p><p&g

3、t;<b>　　指導(dǎo)教師：丁佳佳</b></p><p><b>　　目錄</b></p><p>　　1 電算化會計的反記賬作用分析-----------------------------------------------------------------------2</p><p>　　2 電算會計的反記賬

4、功能操作--------------------------------------------------------------------------3</p><p>　　2.1電算會計反記賬的操作者-----------------------------------------------------------------------------3</p><p>　　2.1

5、電算會計反記賬的操作時間--------------------------------------------------------------------------3</p><p>　　3 電算會計的反記賬實現(xiàn)方式研究--------------------------------------------------------------------4</p><p>　　4

6、 電算化反記賬的利弊分析-----------------------------------------------------------------------------5</p><p>　　4.1電算化反記賬的利端分析-----------------------------------------------------------------------------5</p>&l

7、t;p>　　4.2電算化反記賬的弊端-----------------------------------------------------------------------------------6</p><p>　　5 電算化反記賬在實務(wù)中著手的方向-----------------------------------------------------------------7</p&g

8、t;<p>　　電算會計的反記賬實現(xiàn)方法研究</p><p><b>　　李霞</b></p><p>　　（江西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江西南昌330039）</p><p>　　【摘 要】：無論在手工 會計 系統(tǒng)還是在 計算 機會計系統(tǒng)中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。而反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會計數(shù)據(jù)予以取消，使之

9、恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作，也是計算機會計系統(tǒng)獨有的一個概念。會計軟件中要不要設(shè)反記賬功能，一直存在激烈的爭論。筆者認為，反記賬是計算機會計系統(tǒng)在處理 經(jīng)濟 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤時予以更正的理想方式，不過在設(shè)計時必須充分考慮到反記賬功能的不足之處，對其使用設(shè)置嚴格的限制條件。</p><p>　　【關(guān)鍵詞】：會計軟件 反記賬 分析</p><p>　　【引言】無論

10、在手工會計系統(tǒng)還是在計算機會計系統(tǒng)中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。而反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會計數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作，也是計算機會計系統(tǒng)獨有的一個概念。會計軟件中要不要設(shè)反記賬功能，一直存在激烈的爭論。筆者認為，反記賬是計算機會計系統(tǒng)在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤時予以更正的理想方式，不過在設(shè)計時必須充分考慮到反記賬功能的不足之處，對其使用設(shè)置嚴格的限制條件。</p><

11、;p>　　1 電算化會計的反記賬作用分析</p><p>　　反記賬在下述三種情況下有著無可替代的作用。</p><p>　　1.1 大量的錯誤憑證被登記入賬這種情況在計算機會計系統(tǒng)投入使用初期（尤其在試運行期間）非常容易發(fā)生。如果沒有反記賬功能，則只能編制大量的錯賬更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致賬簿中存在大量的冗余信息，影響會計信息的使用。從審計的角度來看，當審計人

12、員查到一筆又一筆的錯賬時，這些錯賬也許在后續(xù)的憑證中進行了更，但仍會使審計人員對錯誤產(chǎn)生麻痹思想，影響審計工作效率。如果有反記賬功能就可以先取消記賬，把錯誤憑證全部更正后再重新記賬，賬簿中的冗余信息就可以大大減少，賬簿信息就會簡潔明了，便于利用。</p><p>　　1.2 賬證不符在電腦會計信息系統(tǒng)中，記賬實質(zhì)上是將記賬憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫中，而且正式過賬前要先對記賬憑證進行平衡校驗，以保證

13、其正確性，所以賬證一般是相符的。但是當計算機會計系統(tǒng)遭受電腦病毒的侵襲，或者存放會計賬簿數(shù)據(jù)的電腦硬盤扇區(qū)遭受物理損害，或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動電腦會計軟件的情況下被人為非法篡改時，就完全可能導(dǎo)致賬證不符。如果是憑證有誤，則不管賬簿記錄是否正確，均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù)，再對錯誤憑證———進行更正，審核無誤后重新登記入賬。</p><p>　　1.3 記賬過程意外中斷在手工會計中，記賬人員只需接下去登記就

14、可以了。但在計算機會計系統(tǒng)中，記賬是由電腦自動進行的，當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬過程意外中斷時，財會人員無法了解電腦到底已經(jīng)登記了多少張憑證，因而也就無法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后繼續(xù)登賬。也許從理論上說，精通電腦和會計軟件的人能通過查詢賬簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法獲知記賬過程中斷時已登記的憑證數(shù)，但對普通的會計人員來說，這是不現(xiàn)實的。況且即使獲知記賬過程意外中斷時已登記的憑證數(shù)，會計軟件也不允許接著記賬，唯一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。對此，

15、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定，會計軟件“應(yīng)當具有在電腦發(fā)生故障或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。顯然，要恢復(fù)到“最近狀態(tài)”就需對最后一次記賬進行反記賬。</p><p>　　2 電算會計的反記賬功能操作</p><p>　　反記賬功能顯然不是一個常用的功能，它只有在前述三種特殊情況下才能使用。如果濫用反記賬功

16、能，則不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此為由反對在會計軟件中設(shè)計反記賬功能。因此，對反記賬功能的使用必須嚴格限制。其限制條件至少必須包括：</p><p>　　2.1 操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在計算機會計系統(tǒng)中，記賬人員應(yīng)對賬簿的正確性負完全責(zé)任，誰記賬有誤就只能由誰負責(zé)更正。設(shè)置反記賬功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄后重新按正確數(shù)據(jù)記賬，從本質(zhì)

17、上講，這是對錯賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴肅性，避免濫用反記賬功能，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)后才能進行反記賬。</p><p>　　2.2 只能在結(jié)賬前進行。結(jié)賬就是在本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部處理完畢并確認無誤后予以封賬。進行結(jié)賬操作就意味著本期已經(jīng)沒有經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要處理，因而不但不允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記賬和反記賬。.3 只能按憑證號或日期逆序連續(xù)進行操作。記

18、賬是按日期和憑證號順序進行的，只有逆序地連續(xù)取消賬簿數(shù)據(jù)庫的記錄，才能保證重新記賬的正常進行。這就意味著，反記賬時應(yīng)該以賬簿數(shù)據(jù)庫的最后一條記錄（或者說是最后一張已記賬的憑證）為起點，依逆序前溯定位，確定出反記賬的記錄數(shù)，而不能從賬簿數(shù)據(jù)庫中任意抽取幾條記錄（不管是否連續(xù)）作為反記賬的范圍。　　</p><p>　　3 電算會計的反記賬實現(xiàn)方式研究</p><p>　　反記賬是記

19、賬的逆操作，即將賬簿數(shù)據(jù)文件中的最后一條或多條記錄轉(zhuǎn)回到未記賬憑證文件中去，應(yīng)該轉(zhuǎn)回的記錄就是反記賬的范圍。一般來說，這個范圍應(yīng)該由反記賬執(zhí)行人員根據(jù)需要確定。但是在記賬過程意外中斷而需恢復(fù)到記賬前狀態(tài)的情況下，會計軟件應(yīng)該提供自動定位的功能。現(xiàn)有會計軟件的解決方案是在每次正式記賬前先將賬簿數(shù)據(jù)內(nèi)容備份到硬盤的某一固定文件中去，如記賬過程意外中斷，則以備份文件恢復(fù)賬簿數(shù)據(jù)文件。由于每次備份到硬盤的文件名是固定、唯一的，所以只能針對最后一

20、次記賬數(shù)據(jù)進行恢復(fù)，且只能進行一次。而且這種備份和恢復(fù)是對月內(nèi)賬簿數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復(fù)，如果一個單位的 經(jīng)濟 業(yè)務(wù)量較大，在月末進行記賬和反記賬就會耗費較長的時間。為了提高效率，設(shè)想采用如下兩種方法加以解決：</p><p>　　3.1 在未記賬憑證文件中保留已記賬憑證記錄。記賬時，將記賬范圍內(nèi)的憑證追加到賬簿數(shù)據(jù)文件中，但不刪除未記賬憑證文件中的相應(yīng)記錄，只是作已記賬標識，使其在編輯、查詢未記賬憑

21、證時能自動被過濾掉，同時每一次記賬后都在該未記賬憑證文件上作截止標識。這樣反記賬時既可以直接按憑證日期、編號等指定范圍，也可以根據(jù)每次記賬后所作的截止標識恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)。反記賬的實現(xiàn)也不再是將賬簿數(shù)據(jù)文件記錄轉(zhuǎn)移到未記賬憑證文件中，而是刪除賬簿數(shù)據(jù)文件的有關(guān)記錄，同時去掉未記賬憑證文件中相應(yīng)記錄的已記賬標識和截止標識。在這種方式下，雖然未記賬憑證文件的記錄增加了硬盤占用空間，但省卻了每次正式記賬前的數(shù)據(jù)備份時間和備

22、份文件占用的硬盤空間。與現(xiàn)行方法相比，這種方法效率更高，占用空間更少，使用起來更靈活方便。</p><p>　　3.2 將未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件合而為一，只設(shè)置一個記賬憑證文件。這個記賬憑證文件用于存放全部未記賬憑證和已記賬憑證，其結(jié)構(gòu)包括上述未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件中的所有字段，即除了未記賬憑證填制時涉及的各個字段外，還要加上已記賬標識、記賬人姓名等。同第一種方法一樣，為了能恢復(fù)到最后一次或

23、最后幾次記賬前的狀態(tài)，還要加上一個截止標識字段，以記錄每次記賬的范圍。當需要增加、編輯或查詢未記賬憑證時，就將打上已記賬標識的記錄過濾掉；當需要進行賬簿查詢或打印時，就把沒有已記賬標識的記錄過濾掉。每次記賬時，在記賬范圍內(nèi)的憑證記錄中加上已記賬標識和記賬人姓名，并將記賬范圍內(nèi)的最末一條記錄打上截止標識就可以了。這種方法下反記賬的實現(xiàn)更加簡單，只 </p><p>　　要將反記賬范圍內(nèi)記錄中的已記賬標識、記賬人姓名

24、以及截止標識去掉即可。</p><p>　　4電算化反記賬的利弊分析</p><p>　　“反記賬”是指將已經(jīng)記賬的憑證通過記賬的反向處理，恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。在計算機特定的工作環(huán)境中，筆者認為這些做法有一定的可行性。 </p><p>　　4.1電算化反記賬的利端分析</p><p>　　第一，實際工作中如果存在錯誤的記賬憑證，不施行“反記

25、賬”的話則將導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用。從復(fù)核的角度來看，雖然錯賬也許在后續(xù)的憑證中進行了更正，但當復(fù)核人員瀏覽到一筆又一筆的錯賬時，并不能忽略跳過，還是會影響工作效率。如果有“反記賬”功能就可以先取消記賬，把錯誤憑證全部更正后再重新記賬，賬簿中的冗余信息就可以大大減少，賬簿信息就會簡潔明了，便于利用。 </p><p>　　那么，要做到這一點在結(jié)賬前后要分情況處理。結(jié)賬前如果發(fā)現(xiàn)錯誤

26、憑證需要“反記賬”時，直接進行即可。結(jié)賬后此會計期間已經(jīng)封賬，就必須先進行“反結(jié)賬”激活本期間賬簿處理功能，接著才能順利進行“反記賬”。也就是說從清除數(shù)據(jù)庫中冗余信息，保證賬簿數(shù)據(jù)準確、明了的層面上來看，“反記賬、反結(jié)賬”功能的作用不可忽視。 </p><p>　　第二，在電算化會計信息系統(tǒng)中當存放會計賬簿數(shù)據(jù)的計算機硬盤扇區(qū)遭受物理損害，或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動計算機會計軟件的情況下被人為非法篡改時，就完全可能

27、導(dǎo)致賬證數(shù)據(jù)信息混亂、不符。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤，或者賬簿、憑證都有錯誤，都無法像手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正，因為此時的錯誤屬于由非正常情況導(dǎo)致，最好的辦法就是施行“反記賬”。因為，對于不甚精通計算機的會計工作人員來說，意外情況下為了保證會計數(shù)據(jù)的完整和準確，最好的方法就是干脆恢復(fù)到最初狀態(tài)。如果憑證數(shù)據(jù)正確，僅僅是賬簿記錄有誤，取消錯誤的賬簿記錄后將正確的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入即可；如果是憑證有誤，則不管賬簿

28、記錄是否正確，均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù)，再對錯誤憑證一一進行更正，審核無誤后重新登記入賬。 </p><p>　　另外，當計算機意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬或結(jié)賬過程意外中斷時，會計人員更是無從下手。操作者無法確定在出現(xiàn)意外的剎那間計算機后臺數(shù)據(jù)處理的進度，為防止數(shù)據(jù)丟失，最保守的做法就是進行“反記賬”或者“反結(jié)賬”，恢復(fù)到可控制階段。 </p><p>　　以上的這些做法在相關(guān)法規(guī)

29、中也得到認可。《會計核算軟件基本功能規(guī)范》中規(guī)定，會計軟件“應(yīng)當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。顯然，要恢復(fù)到“最近狀態(tài)”就需對不確定的數(shù)據(jù)處理進行“反記賬”或是“反結(jié)賬”。 </p><p>　　第三，現(xiàn)今階段為滿足會計電算化的崗位需求，在職人員必須進行電算化培訓(xùn)，在校生必須進行專業(yè)學(xué)習(xí)。在培訓(xùn)和教學(xué)中，“反記賬”功能從實驗

30、練習(xí)的角度上講必不可少。學(xué)員在教學(xué)練習(xí)中不可避免會出現(xiàn)大量的錯誤操作，導(dǎo)致形成大量的錯誤數(shù)據(jù)信息，而在電算化信息系統(tǒng)中一旦進行了記賬或者結(jié)賬，所有的數(shù)據(jù)都會轉(zhuǎn)為后臺存儲，前臺只能瀏覽不可修改，這給教學(xué)輔導(dǎo)帶來很大障礙。要想準確找到操作過程中的錯誤所在，讓教師“對癥下藥”，進行指導(dǎo)和更正，就必須利用“反記賬”或“反結(jié)賬”功能再現(xiàn)學(xué)員的錯誤操作。 </p><p>　　同時，目前市面上絕大多數(shù)教學(xué)軟件為企業(yè)財務(wù)軟件的

31、演示版，也就是說學(xué)員在課堂上學(xué)習(xí)和練習(xí)的軟件還是具有相對的真實性的，這就要求教師要重視細節(jié)演示，提高考核標準，這樣學(xué)員在學(xué)習(xí)完畢后才能做到以最短的時間符合崗位要求。那么，在課堂上需要重復(fù)演示或練習(xí)相關(guān)操作步驟，這其中憑證、賬簿是重點，因此，“反記賬”功能給教學(xué)帶來很大便利，它們的施行讓操作過程可以逆轉(zhuǎn)，便于學(xué)員進行提高熟練程度的練習(xí)。</p><p>　　因此，綜上所述，無論是從電算化實務(wù)工作的角度，還是從教學(xué)實

32、驗的角度來說，“反記賬”功能都有一定的可取性。 </p><p>　　但是，我們在此也不能就肯定地說“反記賬”功能有百利而無一害，事實上它們還是存在很多不客觀和不完善的地方。</p><p>　　4.2電算化反記賬的弊端 </p><p>　　第一，“反記賬”功能與現(xiàn)行法規(guī)相違背?！稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定：“賬簿記錄發(fā)生錯誤，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡

33、，不準重新抄寫”。 “反記賬”功能可以進行反向記賬處理，這些做法相當于在數(shù)據(jù)庫中完全擦去原來結(jié)賬或記賬的痕跡，恢復(fù)到結(jié)賬前或記賬前狀態(tài)。這實際上是對賬簿進行了典型的“刮擦、涂改或重新抄寫”。同時，“反記賬”給做假賬提供了技術(shù)支持，便于某些會計人員要進行舞弊。結(jié)賬之后可以輕松取消結(jié)賬，進行相關(guān)的處理；記賬之后利用“反記賬”功能可以在以后的任意時間簡單、方便、無痕跡地直接修改憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)，這無疑都使財務(wù)會計系統(tǒng)的安全性大打折扣，給作弊人員

34、提供了可乘之機，增加了內(nèi)部控制和會計監(jiān)督的風(fēng)險。 </p><p>　　另外，《會計核算軟件基本功能規(guī)范》中雖然要求會計軟件具有數(shù)據(jù)恢復(fù)的功能，但是也同時進行了限制規(guī)定：“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘-’號或者其他標記表示?！倍胺从涃~”功能的存在使這一制度在實務(wù)操作中很難得到落實，很少有人如此更改錯誤，而大都傾向于直接

35、“反記賬”進行徹底無痕跡修改。 </p><p>　　第二，“反記賬”功能在實際操作過程中不是絕對安全的。目前大多數(shù)核算型的財務(wù)軟件產(chǎn)品，記賬時都要涉及許多輔助核算數(shù)據(jù)，如往來核算數(shù)據(jù)、數(shù)量核算數(shù)據(jù)、外幣核算數(shù)據(jù)等，記賬后這些數(shù)據(jù)在相關(guān)的功能模塊中將被進一步處理，當需要數(shù)據(jù)恢復(fù)時，縱然能夠順利“反結(jié)賬”，這些數(shù)據(jù)在記賬的反向處理中也難以全面、準確恢復(fù)。同時，由于會計電算化人員業(yè)務(wù)水平及對軟件功能理解的偏差，如果操

36、作有誤，很可能產(chǎn)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤、財務(wù)混亂，甚至導(dǎo)致整個賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成不應(yīng)有的損失。 </p><p>　　因此，濫用“反記賬”功能，不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加會計信息系統(tǒng)的風(fēng)險。 </p><p>　　至此，我們不難看出，“反記賬”功能具有很強的兩面性，我們既不能完全否定其作用，但是也需要正視其弊端。因此，有人認為對“反記賬”功能的使用如果進行嚴格、合理的規(guī)定，在一定程度

37、上就既可以發(fā)揮其長處，又能夠限制其危害。</p><p>　　5 電算化反記賬在實務(wù)中著手的方向</p><p>　　1.使用者如果確定需要“反記賬”功能，則在購買和選取軟件時應(yīng)由專業(yè)軟件人員對此功能反復(fù)進行可行性和易操作性測試，確保反向記賬時各方面數(shù)據(jù)能夠完整、準確地恢復(fù)到記賬前狀態(tài)，并且盡可能少地給會計人員帶來技術(shù)障礙，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)和存儲的方便、安全。 </p><

38、p>　　2.“反記賬”功能的操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在計算機會計系統(tǒng)中，記賬人員應(yīng)對賬簿的正確性負完全責(zé)任。設(shè)置“反記賬”功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄后重新按正確數(shù)據(jù)記賬，從本質(zhì)上講，這是對錯賬的一種更正行為，但是從形式上說存在管理漏洞。因此，為了保證記賬操作的謹慎性，避免濫用“反記賬”功能，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)后才能進行“反記賬”。 </p><p>　　3.盡

39、量避免“反結(jié)賬”。結(jié)賬的意義在于把本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部處理完畢并確認無誤后予以封賬。進行結(jié)賬操作就意味著不允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記賬和反記賬。雖然，“反記賬”和“反結(jié)賬”功能經(jīng)常需要伴隨發(fā)生，但我們?nèi)匀灰獜娀Y(jié)賬的意義，不能濫用“反結(jié)賬”功能，不能隨意逆轉(zhuǎn)賬務(wù)處理程序。</p><p><b>　　【參考文獻】：</b></p><p>　　1

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