安徽醫(yī)科大學(xué)電子政務(wù)系統(tǒng)

1、<p>　　安徽醫(yī)科大學(xué)電子政務(wù)系統(tǒng)</p><p><b>　　用戶操作手冊</b></p><p>　　安徽醫(yī)科大學(xué)黨政辦公室</p><p><b>　　2017年12月</b></p><p><b>　　第1章 登錄系統(tǒng)</b></p><

2、;p><b>　　1.1 登錄系統(tǒng)</b></p><p>　　為保障網(wǎng)頁顯示的完整美觀，建議選擇ie瀏覽器或者360極速瀏覽器。</p><p>　　1.1.1 用戶登錄</p><p>　　打開IE 瀏覽器，輸入電子政務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)址http://oa.ahmu.edu.cn，在提示的用戶登錄接口中， 輸入用戶名和密碼即可登錄，用戶名為教

3、職工10位工號，初始密碼為ahmu321?；螯c擊校園網(wǎng)首頁 “辦公系統(tǒng)”快速鏈接。</p><p>　　注：因初始導(dǎo)入的人事數(shù)據(jù)滯后，可能會有部分新入職的教職工沒有帳號，請與校黨政辦公室聯(lián)系（洪瑤 65161004，章鏡 65161000）</p><p>　　1.1.2 安裝客戶端</p><p>　　需要進行公文編輯、流轉(zhuǎn)處理的用戶初次使用系統(tǒng)時，請下載登錄頁面

4、底部的“pc客戶端”并安裝到計算機。</p><p>　　安裝完畢后會在電腦桌面產(chǎn)生圖標(biāo)，這是客戶端自帶的一個即時通訊工具，不建議使用（會讀取系統(tǒng)內(nèi)近2000名用戶信息，加大服務(wù)器負擔(dān)）。請直接訪問系統(tǒng)地址通過頁面登錄。</p><p>　　客戶端安裝的最后一步的“Launch電子政務(wù)安裝包”請勾選，完成Activex插件的安裝，否則系統(tǒng)不支持除IE之外的瀏覽器:</p>&

5、lt;p>　　安裝過程中如有360安全衛(wèi)士或其他的殺毒軟件出現(xiàn)安全提醒時請允許程序所有操作。</p><p>　　電子政務(wù)系統(tǒng)同時提供了手機等移動設(shè)備的客戶端，請根據(jù)具體設(shè)備情況在登錄頁面底部下載相應(yīng)的客戶端安裝。安卓手機使用安卓，也可以直接使用移動通用版，蘋果使用移動通用版。</p><p><b>　　1.2 首頁</b></p><p&

6、gt;　　1.2.1 首次登陸的首頁</p><p>　　不同的用戶，首頁顯示的版面都是相同的，但顯示的業(yè)務(wù)功能模塊個數(shù)不一定相同，因為每個用戶能夠使用的功能范圍不盡相同。此外，首頁中顯示的待辦公文、公告通知等內(nèi)容</p><p>　　與當(dāng)前用戶的權(quán)限相關(guān)。</p><p>　　1.2.2 待辦事宜</p><p>　　待辦事宜中記錄了用戶當(dāng)

7、前需要處理的所有公文、信息、外單位來文以及來自個人的信息，是一個事務(wù)處理提醒中心，避免了用戶操作查看各個功能模塊信息列表等繁瑣操作。</p><p>　　首頁顯示的待辦事宜，可以通過點擊“更多”或快速通道中“待辦事宜”查看：</p><p>　　待辦事宜條目用戶可以刪除，但在各相關(guān)模塊中仍保留原始記錄。如圖:</p><p>　　注：未處理事項將顯示為紅色，點擊標(biāo)題

8、進入查看。</p><p>　　1.2.3 公文閱讀</p><p>　　校內(nèi)最新發(fā)文可在首頁的公文閱讀中出現(xiàn)，紅色標(biāo)題表示尚未打開查看。點擊更多后會出現(xiàn)如上圖類似的頁面，可“輸入關(guān)鍵字——回車”進行查詢。</p><p>　　1.2.4 日程安排</p><p>　　可通過點擊首頁右側(cè)的信息快遞查看一周工作安排。 </p>&

9、lt;p><b>　　1.3 個性化設(shè)置</b></p><p><b>　　1.3.1個人資料</b></p><p>　　點擊〖系統(tǒng)管理〗〖個人信息〗【個人信息修改】，可以修改用戶信息。</p><p>　　1.3.2 修改密碼</p><p>　　點擊〖系統(tǒng)管理〗〖個人信息〗【修改密碼】

10、，可以修改用戶密碼。</p><p>　　初次登錄后請將初始密碼修改為：大小寫字母+數(shù)字形式，如：Abc123456。</p><p><b>　　第2章 公文處理</b></p><p>　　2.1 公文處理欄目頁面說明</p><p>　　公文處理是單位日常辦公的主要內(nèi)容之一，也是行政辦公系統(tǒng)的核心功能。系統(tǒng)采用獨立

11、的工作流引擎和圖形化的工作流設(shè)計，可實現(xiàn)多路分支，選擇分支，匯聚等復(fù)雜流程。</p><p><b>　　界面菜單說明</b></p><p>　　系統(tǒng)菜單界面如下圖：</p><p>　　2.2 發(fā)文流程介紹</p><p>　　典型的發(fā)文流程順序依次為：①擬稿、②部門審核、③外部門會簽、④校辦核稿、⑤校辦主任核稿、⑥

12、校領(lǐng)導(dǎo)會簽、⑦校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、⑧排版、⑨校對、⑩編號成文、分發(fā)</p><p>　　按照各個環(huán)節(jié)順序的不同，我校根據(jù)實際情況，包括2種典型的發(fā)文流程。分別是校級文件流程和處室文件流程流程。分別如下圖所示：</p><p>　　2.2.1校級文件流程：</p><p>　　2.2.2處室文件流程：</p><p>　　處室文件流程與校級文件流程的區(qū)

13、別在于：不需經(jīng)校黨政辦審核，在各部門負責(zé)人核稿后，可由部門秘書直接發(fā)送至校領(lǐng)導(dǎo)批示。</p><p>　　2.3 發(fā)文各步驟說明</p><p>　　起草公文是發(fā)文審批流程的開始,是辦公系統(tǒng)使用最頻繁的功能之一 。系統(tǒng)默認(rèn)情況所以用戶都有起草公文的權(quán)限，但一般都是由機關(guān)部門各科室或者學(xué)院辦公室相關(guān)人來起草公文（擬稿）。起草公文按以下步驟進行：</p><p>　　2

14、.3.1起草公文（擬稿）（各單位秘書均可操作）</p><p>　　第1步：選擇“發(fā)文流程（工作流）”。</p><p>　　用戶點擊“起草公文”菜單后，右邊會出現(xiàn)當(dāng)前用戶具有權(quán)限的發(fā)文流程，如圖：</p><p>　　點擊流程名稱，進入發(fā)文流程。</p><p>　　第2步 填寫擬文稿紙單</p><p>　　點擊“

15、流程名稱”進入發(fā)文審批單界面，如圖：</p><p>　　上圖發(fā)文審批單各字段說明（*為必填項）</p><p><b>　　第3步 編輯正文。</b></p><p>　　發(fā)文審批單下面緊接公文的正文，如圖： </p><p>　　工作流預(yù)設(shè)了公文模板，在編輯正文時，只需在模板上將“(***標(biāo)題***)”替換成相應(yīng)的標(biāo)

16、題，將“(***正文***)”替換成相應(yīng)的正文即可。（其他元素待成文時處理或系統(tǒng)自動填充）</p><p>　　第4步 發(fā)送至下一節(jié)點。</p><p>　　用戶擬好公文后點擊“保存”返回到擬稿界面，依次擬文稿紙界面上方的“保存”“發(fā)送”按鈕，發(fā)送給下一節(jié)點處理人（本單位負責(zé)人，進行審核），分別如圖：</p><p>　　這里的“發(fā)送的步驟”、“發(fā)送的部門”、“發(fā)送

17、的角色”是由管理員在工作流中設(shè)定的，在這里，擬稿人只能根據(jù)已定義的選擇進行選擇。</p><p>　　發(fā)送給下一節(jié)點處理人后，系統(tǒng)將提示“發(fā)送成功”。之后將顯示公文預(yù)覽效果，至此，草擬公文全部結(jié)束，并可預(yù)覽文件，如下圖：</p><p>　　2.3.1.1 如何查看已起草文件</p><p>　　用戶可以通過〖事務(wù)處理〗〖公文處理〗【公文處理（發(fā)文）】，查看當(dāng)前用戶

18、已擬稿的文件。</p><p>　　未處理——指用戶草擬文件后，未發(fā)送給下一節(jié)點。</p><p>　　已處理——指用戶已經(jīng)擬稿成功公文。</p><p>　　2.3.1.2 收回與廢棄文件</p><p>　　用戶可以通過〖事務(wù)處理〗〖公文處理〗【公文處理（發(fā)文）】【已處理】，點擊公文標(biāo)題進入公文處理界面，點擊【回收】按鈕，回收自己草擬的公

19、文。</p><p>　　廢棄文件可通過〖事務(wù)處理〗〖公文處理〗【公文處理（發(fā)文）】【已處理】，點擊右上角“廢棄文件”后選擇文件，點擊“放入回收站”</p><p>　　2.3.2 核稿（擬稿單位負責(zé)人操作）</p><p>　　機關(guān)（部門）領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)院（部）分管負責(zé)人根據(jù)分工不同，具有不同類型的審批權(quán)限，這些權(quán)限是由管理員初始化工作流時設(shè)定的，包括：審核、簽發(fā)、會簽

20、等動作。根據(jù)工作流不同，可能會出現(xiàn)同一用戶同時具有審核、簽發(fā)、會簽等權(quán)限。</p><p>　　2.3.2.1打開待核文件</p><p>　　當(dāng)有新的文件需要用戶處理時，文件標(biāo)題用戶可以通過兩個通道得到待辦消息：</p><p><b>　?。?）待辦事宜</b></p><p>　　用戶可以通過快速通道的提醒、系統(tǒng)桌

21、面的推送等查看待辦事宜中的待審批公文。</p><p>　　注：以“紅色”顯示的文件，表示用戶還沒有打開、簽收的文件。</p><p>　?。?）公文處理（發(fā)文）</p><p>　　單擊〖事務(wù)處理〗〖公文處理〗【公文處理（發(fā)文）】菜單，將顯示所有文種類型為”發(fā)文”的未處理公文。單擊上方【已處理】按鈕，將顯示已處理的公文。</p><p>　

22、　2.3.2.2 審核正文</p><p>　　在正文編輯窗口，用戶可以對擬稿人提交的正文內(nèi)容進行修訂。在修改過程中，系統(tǒng)會</p><p>　　自動記錄用戶的修改內(nèi)容、作者、時間，不同修改人的痕跡將以不同顏色另以區(qū)分。</p><p>　　修改完成后，單擊【保存】按鈕，完成正文修訂操作。并自動為正文形成一個新的版本號。</p><p>　　

23、2.3.2.3簽署審核意見</p><p>　　文件正文修改完畢后，進入審批表單頁面，根據(jù)“操作提示”處理公文。</p><p>　　在填寫審批意見的區(qū)域，用戶可以自定義設(shè)置了幾個常用審批意見，直接選擇引用。</p><p>　　2.3.2.4保存退回文件</p><p>　　簽署審核意見完畢后，即可點擊保存按鈕保存擬文稿紙單中的信息，并點擊

24、退回，文件即退回起草人，由文件起草人將文件按照流程發(fā)送至下一個文件處理人進行處理。</p><p>　　如正文錯誤太多或不符合要求，審核人也可以不點擊審核按鈕而直接點擊退回，讓擬稿人重新修改文件。</p><p>　　處理表單的按鈕功能說明如下表：</p><p>　　2.3.3 外單位負責(zé)人會簽（外單位負責(zé)人）</p><p>　　文件經(jīng)擬

25、稿單位負責(zé)人審核后即可由擬稿人直接發(fā)送至外單位負責(zé)人進行會簽，此步驟非必須環(huán)節(jié)，可根據(jù)實際情況跳過。發(fā)送操作如圖：</p><p>　　如有會簽，則會簽操作與前述審核文件類似。</p><p>　　2.3.4黨政辦核稿（處室發(fā)文忽略此環(huán)節(jié)，校黨政辦公室秘書、副主任、主任操作）</p><p>　　黨政辦核稿有三個環(huán)節(jié)，分別為黨政辦秘書核稿、黨政辦副主任核稿和黨政辦主

26、任核稿。文件履行完部門審核和外單位會簽后由文件擬稿人由“校辦收文”發(fā)送至黨政辦公室秘書（洪瑤或章鏡）進行核稿。由黨政辦秘書發(fā)送至副主任、主任核稿。</p><p>　　2.3.5 校領(lǐng)導(dǎo)會簽或簽發(fā)（校領(lǐng)導(dǎo)操作，其他用戶可忽略）</p><p>　　文件履行完核稿后由黨政辦秘書發(fā)送至校領(lǐng)導(dǎo)進行會簽或簽發(fā)，具體操作與審核文件類似。</p><p>　　2.3.6 排版、

27、校對成文（各部門秘書或校黨政辦公室秘書操作，其他用戶可忽略）</p><p>　　由各部門秘書（處室文件）或校黨政辦秘書按照公文規(guī)范操作。</p><p>　　2.3.7成文（各部門秘書或校黨政辦公室秘書操作，其他用戶可忽略）</p><p>　　成文是發(fā)文流程的最后一步。</p><p>　　2.3.7.1 清稿</p>&l

28、t;p>　　這里的清稿指的是清除公文的修改痕跡，當(dāng)不同的審批人、核稿人、會簽人都完成文件的批示后，成文前需要確定并接受這些修訂。如圖所示，點擊“接受修訂”按鈕即可！當(dāng)然，如果沒有修訂，則無須此操作。</p><p>　　2.3.7.2 生成文號</p><p>　　打開需編號、成文的文件，生成文號界面如下圖所示。</p><p>　　首先，選擇字號(需要有字號

29、分配的權(quán)限，在系統(tǒng)管理中文號管理中設(shè)置)，其次選擇年份，選擇后，編號會根據(jù)字號、年自動出現(xiàn)(如果需要調(diào)整，可在編號下拉列表中選擇)，然后點擊生成，文號中即得到規(guī)范的文號。</p><p>　　2.3.7.3 替換正文要素</p><p>　　一般用戶在擬稿是都使用模板，這時文件已經(jīng)形成，相關(guān)元素已經(jīng)確定，我們需要用實際信息替換模板中的 (***文號***)、(***成文日期***)等元素。

30、</p><p>　　2.3.7.4 成文</p><p>　　最后點擊成文按鈕，結(jié)束發(fā)文流程，至此，發(fā)文流程全部結(jié)束。但在“分發(fā)歸檔”之前，用戶是無法查看到該公文的。</p><p>　　2.3.8分發(fā)（校級文件由校黨政辦秘書操作，部門、學(xué)院字號由各單位辦公室主任、秘書操作）</p><p>　　文件分發(fā)需具有分發(fā)權(quán)限。系統(tǒng)設(shè)定學(xué)校字號的文

31、件分發(fā)權(quán)限為校黨政辦秘書，部門和學(xué)院字號的文件由各單位辦公室主任（秘書）分發(fā)。</p><p>　　2.3.8.1 打開所需分發(fā)文件</p><p>　　2.3.8.2 選擇相應(yīng)的角色、人員</p><p>　　公文分發(fā)有按單位和角色分發(fā)兩種，按單位分發(fā)流程如下圖：</p><p>　　按個人分發(fā)流程如下圖：</p><p

32、>　　選好人員后點擊“保存”即可分發(fā)</p><p>　　2.3.8.3 查閱文件閱讀情況</p><p>　　在公文閱讀里找到文件，點開標(biāo)題，可查閱文件閱讀情況。</p><p>　　藍色顯示的名字表示該人員已點開文件查看，并有查看時間，灰色名字表示尚未點開查看。</p><p><b>　　第3章其他說明</b>

33、;</p><p>　　3.1 關(guān)于流程查看</p><p>　　在文件流轉(zhuǎn)的各個節(jié)點，只要有“流程查看”的地方，均可點擊查看文件流轉(zhuǎn)的具體情況。</p><p><b>　　3.2關(guān)于內(nèi)部流轉(zhuǎn)</b></p><p>　　用戶在公文處理的各個環(huán)節(jié)也都能看到“內(nèi)部流程”按鈕，如圖：</p><p>

34、;　　點擊“內(nèi)部流程”按鈕，將出現(xiàn)內(nèi)部流程界面，如圖：</p><p>　　當(dāng)文件處理人需要其他人員協(xié)助或?qū)⑽募D(zhuǎn)給其他人辦理時，可以通過內(nèi)部流轉(zhuǎn)將文件處理權(quán)移交給本單位其他人。</p><p>　　內(nèi)部流轉(zhuǎn)只能在文件處理人的本單位內(nèi)流轉(zhuǎn)。</p><p><b>　　3.3關(guān)于內(nèi)部傳閱</b></p><p>　　在外

35、來文件收文處理過程中，可將文件通過“內(nèi)部傳閱”發(fā)給內(nèi)部其他人員閱知或辦理。</p><p>　　3.4“內(nèi)部流轉(zhuǎn)”與“內(nèi)部傳閱”的區(qū)別</p><p>　　“內(nèi)部流轉(zhuǎn)”是將文件、相應(yīng)的流程及操作一并轉(zhuǎn)給選擇的內(nèi)部流轉(zhuǎn)人，相當(dāng)于移交，且選擇內(nèi)部流轉(zhuǎn)人時只能一對一選擇。</p><p>　　“內(nèi)部傳閱”是將文件的副本轉(zhuǎn)發(fā)給選擇的內(nèi)部傳閱人，不影響文件流程及操作，相當(dāng)于給