新建醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理實踐

1、<p>　　新建醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理實踐</p><p>　　摘要：醫(yī)療設備檔案管理工作是醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，新建醫(yī)院要在籌建之初建立完善的檔案管理制度，制定規(guī)范的管理流程，以確保在開業(yè)之初設備大批量采購、安裝的時候，設備檔案資料完善有序的保存。 </p><p>　　關鍵詞：醫(yī)療設備；檔案管理 </p><p>　　中圖分類號：F27 </p>

2、;<p><b>　　文獻標識碼：A </b></p><p>　　文章編號：16723198（2015）13007801 </p><p>　　醫(yī)療設備檔案是指在醫(yī)療設備申請、論證、購置、到貨、驗收、安裝、使用、質量控制、計量、維修、養(yǎng)護直至報廢各個環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的各類技術資料及證明文件。隨著醫(yī)療新技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院引進的設備數量逐步增

3、長，精密度愈發(fā)提高，醫(yī)院對于設備的檔案管理工作也日益重視。 </p><p>　　1醫(yī)療設備檔案管理的重要性 </p><p>　　醫(yī)療設備檔案能夠為強化資產管理、開展設備養(yǎng)護、臨床應用風險評估以及追溯監(jiān)督采購行為提供準確、詳實和可靠的依據。醫(yī)療設備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復雜多樣及歸檔時間較長等特點。一臺醫(yī)療設備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報廢，具有相當長一個周期，涉及眾多

4、職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料。醫(yī)療設備檔案能為醫(yī)院提供詳盡而準確的設備信息資料，有助于領導合理配置醫(yī)療設備，使現有的設備效能充分發(fā)揮，避免醫(yī)療設備閑置浪費，也避免盲目重復引進同樣的醫(yī)療設備。醫(yī)療設備的全生命周期管理是近年來設備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現醫(yī)院精細化管理的重要部分。 </p><p>　　2新建醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理面臨的問題 </p><p>

5、　　某院是在優(yōu)質醫(yī)療資源下沉、市校合作的基礎上的新建三甲醫(yī)院。其引進的設備均是參考省內一流三甲醫(yī)院的標準配置的優(yōu)質資源。醫(yī)院臨床醫(yī)學工程部是醫(yī)療設備管理職能部門，在醫(yī)院籌建階段一直在不斷探索和實踐醫(yī)療設備的全生命周期管理，以期為醫(yī)院資源的合理利用，設備的合理引進發(fā)揮更大的作用。新建醫(yī)院設備檔案管理主要面臨以下問題。 </p><p><b>　　2.1人員短缺 </b></p>

6、<p>　　新建三甲醫(yī)院開業(yè)必備的醫(yī)療設備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫(yī)療設備從立項審批到組織考察、資金落實、立項招標到安裝、驗收等過程中產生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價值。然而在醫(yī)院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負責檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務重，時間緊迫，采購項目是接連進行。采購員幾乎是分身乏術，無暇進行精細化、完善化的管理。 <

7、;/p><p>　　2.2管理缺少規(guī)范和制度 </p><p>　　新建醫(yī)院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫(yī)院更沒有針對醫(yī)療設備檔案管理制定專門的規(guī)章制度，對于醫(yī)療設備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。 </p><p>　　2.3技術手段落后于需求 </p><p>　　醫(yī)院籌建期間，信

8、息化系統(tǒng)的建設遠遠落后于需求。盡管新建醫(yī)院都標稱是數字化醫(yī)院，但信息化建設一般是優(yōu)先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統(tǒng)，而涉及固定資產管理的OA系統(tǒng)或者HRP系統(tǒng)，則是延后進行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設備相關的檔案信息。尤其是設備的驗收、何時開始保修、何時進行PM修護等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。 </p><p>　　3如何加強新建醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理

9、 </p><p>　　根據《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法規(guī)和JIC標準、等級醫(yī)院評審要求，新建醫(yī)院要在既定時間內通過相關的評審，必須從開始就提高管理層對設備檔案管理的重視，加強醫(yī)療設備檔案管理工作。 </p><p>　　3.1建立完善的制度 </p><p>　　首先要從管理層面，根據各級監(jiān)管部門的規(guī)定，制定符合規(guī)范的醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理制度。明確需要

10、歸檔范圍，一般而言對于價值1千元以上的設備都需要有申購審批材料、招標資料和采購合同及供應商的三證、安裝驗收報告及PM維護記錄等。對于單價10萬以上的醫(yī)療設備要做到一機一檔。做到醫(yī)療設備檔案資料的收集與設備立項、招標、安裝、驗收、維護維修、調撥、捐贈、報廢同步。 </p><p>　　實行醫(yī)院、設備科、使用科室操作人員的三級管理。使用科室必須要做好日常維護保養(yǎng)記錄，每半年將整理好的記錄上報設備科。設備科核查并整理完

11、善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個有效管理流程。 </p><p>　　3.2信息系統(tǒng)管理 </p><p>　　醫(yī)療設備檔案資料文件復雜多樣，收集整理過程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時間較長，完全依賴人工進行 </p><p>　　管理容易出現人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導 </p><p>　　致資料完整性難于查驗、資料檢索困難，不利于調

12、閱使用等情形，利用信息系統(tǒng)是醫(yī)療設備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發(fā)公司在進行醫(yī)療設備的固定資產管理信息系統(tǒng)開發(fā)，可以借助其開發(fā)經驗并根據醫(yī)院實際需求，進行醫(yī)療設備檔案的動態(tài)實時管理，有效提高資源的利用率。 </p><p>　　3.3提高管理人員的意識和素質 </p><p>　　醫(yī)院管理層需重視醫(yī)療設備檔案管理，在設備科設置專職的檔案管理人員，負責醫(yī)療設

13、備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計劃、有目的對設備檔案的專職人員和業(yè)務相關人員開展設備管理和建檔工作培訓，提高整體專業(yè)人員業(yè)務素質。 </p><p><b>　　4總結 </b></p><p>　　醫(yī)療設備檔案管理工作是一項繁瑣又持續(xù)性的工作，它能為醫(yī)院購置醫(yī)療設備前期論證、規(guī)劃醫(yī)院醫(yī)療設備升級換代等工作提供有力的基礎依據，還能為醫(yī)療安全提供有力保障。因此

14、，新建醫(yī)院須從一開始就重視檔案管理工作，建立規(guī)范的在管理制度和流程，以確保開業(yè)前期大批量設備采購時的檔案管理工作。 </p><p><b>　　參考文獻 </b></p><p>　　[1]王偉.醫(yī)院醫(yī)療設備檔案全程追蹤管理方法初探[J].山東檔案，2013，（3）：5456. </p><p>　　[2]王曉，張健.醫(yī)療設備全壽命周期檔案管