文檔一體化趨勢(shì)與文件中心

1、<p>　　文檔一體化趨勢(shì)與文件中心 </p><p>　　本文以文件生命周期理論為線索對(duì)文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國(guó)進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對(duì)二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體

2、化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。</p><p>　　一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性</p><p>　　所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過(guò)渡性文件保管機(jī)構(gòu)國(guó)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。</p><p>　　文件生命周期理論告

3、訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過(guò)程這一過(guò)程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。</p><p>　　文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至

4、終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程。而我國(guó)檔案工作通過(guò)歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來(lái)分離的二、三階段揉合起來(lái)這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過(guò)渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其

5、原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。</p><p>　　依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來(lái)還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過(guò)渡性的中間機(jī)構(gòu)來(lái)專門對(duì)其進(jìn)行整理、保

6、管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說(shuō)不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。</p><p>　　文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。</p><p>　　文檔分離帶來(lái)大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服

7、務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。</p><p>　　隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來(lái)源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的

8、也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。</p><p>　　最早產(chǎn)生于美國(guó)并在國(guó)外許多國(guó)家廣泛流行的文件中心是否適合我國(guó)國(guó)情、能否在我國(guó)建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識(shí)。我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程也存在著類似文件中心的管理中間性過(guò)渡性半現(xiàn)行文件

9、的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來(lái)看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。</p><p>　　二、文檔一體化與文件中心比較</p><p>　　文檔一體化與文件中心是有區(qū)別的對(duì)其分別進(jìn)行研究是目前檔案工作改革的兩條思路同時(shí)二者又是有聯(lián)

10、系的但這種聯(lián)系并不是將文件中心簡(jiǎn)單地作為文檔一體化實(shí)現(xiàn)的一種方法模式。</p><p>　?。熞唬?文檔一體化與文件中心比較</p><p>　　從文件生命周期理論角度來(lái)分析文檔一體化是將文件生命運(yùn)動(dòng)階段中相對(duì)分離的第二、三階段統(tǒng)一起來(lái)將以前分離的兩個(gè)工作環(huán)節(jié)作為一個(gè)整體系統(tǒng)有序地結(jié)合起來(lái)使文件在生命運(yùn)動(dòng)的各個(gè)階段都能得到連續(xù)的、統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。文檔一體化要求在一個(gè)統(tǒng)一的行政管理體制

11、下、在一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)內(nèi)有統(tǒng)一的制度、統(tǒng)一的互相銜接的工作程序和方法有統(tǒng)一的控制中心。把現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件納入統(tǒng)一的管理體系將原本相對(duì)獨(dú)立的、具體環(huán)節(jié)互相雷同的兩種管理體系揉合在一起加強(qiáng)文件的超前控制走信息開發(fā)一體化的道路不僅適合于紙質(zhì)等載體形式的實(shí)體檔案也適應(yīng)電子時(shí)代信息化的需要。就現(xiàn)在而言機(jī)關(guān)檔案室的職能從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、編研利用等８?jìng)€(gè)環(huán)節(jié)來(lái)說(shuō)都有其實(shí)際工作內(nèi)容實(shí)行文檔一體化以后檔案工作獨(dú)立的職能將滲入到文件

12、的第一、二階段形成一個(gè)不可分割的整體，加強(qiáng)了對(duì)文件整體宏觀的控制它的功能將更側(cè)重于信息的開發(fā)利用而非保管。</p><p>　　而文件中心的建立是堅(jiān)持將文件生命運(yùn)動(dòng)的第三個(gè)階段作為獨(dú)立環(huán)節(jié)對(duì)多個(gè)單位處于暫時(shí)保存階段的文件進(jìn)行集中管理從文件生命運(yùn)動(dòng)的整體性來(lái)說(shuō)它使文書處理和檔案管理更加分散獨(dú)立。近年來(lái)我國(guó)在永靖等地進(jìn)行了建立文件中心的具體實(shí)踐探索取得不少成績(jī)但有些作法也值得進(jìn)一步研究和完善。其中有兩個(gè)很明顯的問題

13、一是文件中心人員沒有深入各機(jī)關(guān)工作獨(dú)立于各機(jī)關(guān)之外在對(duì)各機(jī)關(guān)文件形成不太了解的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理分類組卷勢(shì)必影響案卷質(zhì)量。本來(lái)由于一個(gè)機(jī)關(guān)文書與檔案成為兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立分散的環(huán)節(jié)而致使文檔一體化迫在眉睫而今將一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部的兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立分散的環(huán)節(jié)擴(kuò)大到更大范圍的機(jī)關(guān)外這勢(shì)必對(duì)文檔一體化提出更高的要求。這也要求研究工作者不能把文檔一體化和文件中心作為兩條平行的思路來(lái)研究在研究文件中心管理方式的時(shí)候要更多地考慮到應(yīng)適應(yīng)文檔一體化的要求。其次可能增加更

14、多的賬外文件。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部就已出現(xiàn)很多檔案部門收集不到的賬外文件當(dāng)檔案集中到文件中心后由于交通、距離、通訊等方面條件的限制機(jī)關(guān)歸檔時(shí)會(huì)將使用頻繁、價(jià)值較高的文件留待自用而拒不歸檔。由于文檔的分散文件中心又對(duì)各機(jī)關(guān)具體工作辦理不了解，因而會(huì)出現(xiàn)機(jī)關(guān)不交文件而中心又不知的情況</p><p>　　通過(guò)分析我們也可以看出目前一些文章中將建立文件中心作為文檔一體化實(shí)現(xiàn)的一種方式是不正確的。文檔一體化強(qiáng)調(diào)的是文件生命運(yùn)動(dòng)的

15、第二、三階段文件管理和檔案管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一有序強(qiáng)調(diào)文件在其生命運(yùn)動(dòng)各階段應(yīng)保持連續(xù)統(tǒng)一將相對(duì)獨(dú)立的、環(huán)節(jié)雷同的兩種管理體系交融起來(lái)關(guān)注檔案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命運(yùn)動(dòng)第三階段即暫時(shí)保存階段文件的存放與管理方式二者是有區(qū)別的。只有當(dāng)文檔一體化的研究涉及到文件保管與存放的時(shí)候文件中心才能作為除機(jī)關(guān)檔案室外的一種有益補(bǔ)充形式出現(xiàn)。文件中心的研究始終是研究文件生命運(yùn)動(dòng)的一個(gè)階段與強(qiáng)調(diào)研究文件整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程整體統(tǒng)一協(xié)調(diào)的文檔一體化相比

16、較文件中心只是文檔一體化總棋師手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文檔一體化思路進(jìn)行改革時(shí)選擇半現(xiàn)行文件管理地點(diǎn)和管理方式時(shí)的一種選擇它不能取代文檔一體化也不是其一種模式簡(jiǎn)單建立文件中心并不能解決文檔一體化問題文件中心只是文檔一體化模式中的一個(gè)環(huán)節(jié)。而文件中心的建立也應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下進(jìn)行不能簡(jiǎn)單地在第三階段即暫時(shí)保存階段建立文件中心要注意聯(lián)系文件的第一、二階段研究文件中心如何與機(jī)關(guān)文書工作相結(jié)合避免一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)的文檔分離擴(kuò)大到更&

17、lt;/p><p>　?。煻?文檔一體化與文件中心的適用范圍</p><p>　　對(duì)文檔一體化與文件中心如何銜接文件中心如何成為文檔一體化的有益補(bǔ)充的問題筆者認(rèn)為文檔一體化是總趨勢(shì)是全方位無(wú)范圍限制的是任何單位都應(yīng)該推行的，而文件中心適合在檔案工作薄弱的基層和特定的范圍內(nèi)實(shí)行具體為</p><p>　　現(xiàn)行大中型機(jī)關(guān)具有健全的檔案管理機(jī)構(gòu)當(dāng)務(wù)之急是進(jìn)行文檔一體化。

18、內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)健全規(guī)模較大人員和管理?xiàng)l件、管理設(shè)施等配備齊全檔案管理制度化、規(guī)范化的大中型企事業(yè)機(jī)關(guān)單位機(jī)關(guān)檔案室工作穩(wěn)定成熟日趨完善沒有必要撤銷重建文件中心當(dāng)務(wù)之急是在機(jī)關(guān)內(nèi)推行文檔一體化以克服文檔分離的現(xiàn)狀。從法律法規(guī)、規(guī)章制度管理標(biāo)準(zhǔn)、行政管理體制、組織機(jī)構(gòu)、工作環(huán)節(jié)原則程序和工作方式等方面加以改革同時(shí)研究使用成熟的文檔一體化軟件使檔案工作及時(shí)介入文件形成之始并且在網(wǎng)絡(luò)化電子文件方面深入研究文件檔案的連續(xù)性和一體化管理以迎接非傳

19、統(tǒng)載體形式虛擬檔案對(duì)文件管理的挑戰(zhàn)。</p><p>　　中小型企事業(yè)機(jī)關(guān)單位可從經(jīng)濟(jì)節(jié)約的角度出發(fā)建立文件中心。分為兩種情況:一是大中城市中一些新興的中小型企事業(yè)單位可采用文件中心的形式就近建立文件中心二是地縣級(jí)以下的一些規(guī)模小、檔案工作不健全的單位和工作性質(zhì)大體相同或同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)集中起來(lái)建立文件中心。</p><p>　　值得注意的是在以上特定范圍建立文件中心的時(shí)候要始終貫徹文檔一

20、體化思想。為避免簡(jiǎn)單建立文件中心而造成文件生命運(yùn)動(dòng)中第二、三階段文件更大范圍的分離避免文件中心對(duì)檔案質(zhì)量、檔案價(jià)值造成負(fù)面影響必須加強(qiáng)文件中心與各機(jī)關(guān)文件工作各環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系。必須強(qiáng)化文書部門立卷制度使之制度化、法規(guī)化，并可以考慮將現(xiàn)有檔案室的職能分解。各文件形成機(jī)關(guān)要負(fù)責(zé)原檔案的分類、組卷、整理、案卷排列、鑒定等職能工作以充分發(fā)揮各機(jī)關(guān)文書處理人員熟悉文件形成過(guò)程的優(yōu)勢(shì)確保檔案案卷質(zhì)量即將原機(jī)關(guān)檔案室的職能一分為二一部分由機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)一部

21、分由文件中心負(fù)責(zé)真正保證案卷質(zhì)量保證形成案卷的環(huán)節(jié)仍在原機(jī)關(guān)而文件中心更多的是一個(gè)保管和日常利用的場(chǎng)所。因此這就要求參聯(lián)機(jī)關(guān)仍需保證至少有兼職的文件管理人員負(fù)責(zé)接受文件中心或檔案館的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)在文件的管理、平時(shí)歸卷、分類、排列等業(yè)務(wù)工作方面與文件中心及檔案部門協(xié)調(diào)將文檔一體化的思想貫徹到參聯(lián)機(jī)關(guān)和文件中心之中。建立文件中心并不意味著參聯(lián)機(jī)關(guān)不再有文件管理和檔案管理的職責(zé)而是對(duì)其提出了更高的要求和更嚴(yán)格、更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)的工作內(nèi)容。