檔案管理信息化建設淺析

1、<p>　　檔案管理信息化建設淺析</p><p>　　摘要：檔案管理工作中一項最為重要的任務就是實現(xiàn)檔案管理建設信息化，信息化已經(jīng)成為當前檔案管理工作中發(fā)展的必然方向。本文認真分析了目前建設檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的問題和好的方法，對如何做好新時期的檔案管理工作具有參考意義。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：信息化檔案管理計算機文件 </p><p>　　

2、檔案管理信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和計算機技術(shù)對檔案管理工作中的檔案信息資料進行信息化管理，從而更好地服務于社會發(fā)展。檔案管理的信息化是一個建設信息化的工作，又是同種信息資源的載體、存儲、檢索與管理不斷變化?，F(xiàn)在我們處在日新月異的信息社會，為加快經(jīng)濟社會建設，檔案信息化建設非常有必要，意義重大。本文研究當前狀況總結(jié)一些經(jīng)驗以供參考。 </p><p>　　一、新時期檔案管理信息化存在問題 </p&

3、gt;<p>　　當前信息化建設得到了高度重視，取得了顯著成效，但由于種種原因還存在問題如下： </p><p>　　1.規(guī)范、標準方面的問題。因為沒有一個統(tǒng)一的標準，造成一些系統(tǒng)與數(shù)據(jù)格式出現(xiàn)異構(gòu)，所以這需要相關(guān)部門盡快出臺相應的法規(guī)政策。我國檔案信息化管理建設的情況是，檔案信息管理軟件存在適用性和通用性嚴重不足的情況；計算機設備和外部設備的型號不相同，質(zhì)量也各有差別，有統(tǒng)一標準的硬件設備缺乏，怎

4、么進行檔案的分類、編碼也沒有相通的規(guī)范。因為這類問題的存在導致檔案信息化建設步伐受阻，限制和影響了檔案交流的范圍。 </p><p>　　隨著信息技術(shù)和科學水平的飛速發(fā)展，檔案信息管理工作在實現(xiàn)信息化過程中需要不斷采用新技術(shù)新信息，例如數(shù)字水印防偽電子簽章、智能搜索、身份認證等，這就要求我們不斷實現(xiàn)軟件的更新。另外，因為網(wǎng)絡技術(shù)尚未成熟，黑客攻擊和電腦病毒泛濫，這些會造成電子檔案特別是那些高度保密的資料會被他人竊

5、取、偽造和修改，需要我們特別注意。 </p><p>　　2.數(shù)據(jù)質(zhì)量存在問題。因為規(guī)范不夠詳細，造成目前信息采集工作出現(xiàn)不規(guī)范、不全面、不準確的問題，達不到智能檢索、精準查詢等需求。 </p><p>　　3.從業(yè)者素質(zhì)問題。人才是任何一類工作的核心，不管管理方法、技術(shù)多么先進，都是沒用的，檔案管理實現(xiàn)信息化也不可能。目前在檔案管理信息化建設過程中最為突出的就是缺乏精通檔案管理和計算機的

6、復合型人才，大部分都是操作型人員，能夠?qū)崿F(xiàn)信息導航、程序運維咨詢服務和開發(fā)系統(tǒng)的高科技人才更是少之又少。如果檔案管理軟件出現(xiàn)問題，只能夠向開發(fā)商求助，這嚴重影響了檔案信息化管理建設的速度與質(zhì)量。 </p><p>　　二、新時期檔案管理信息化建設方向 </p><p>　　數(shù)字電子檔案館的建設決定建設檔案信息化的方向，不過這里出現(xiàn)的數(shù)字電子檔案館，不是傳統(tǒng)意義上的檔案館，指的是利用網(wǎng)絡技術(shù)

7、把一些相關(guān)檔案館組合起來。這種檔案館還有一個作用就是綜合各種信息和資料，實現(xiàn)對檔案信息標準化處理。服務對象社會化和管理過程一體化等更高要求的提出，使數(shù)字電子檔案館的建設有了更高的標準。數(shù)字電子檔案館建立的目的是最大限度地方便人們利用檔案資料，服務經(jīng)濟建設。當然數(shù)字電子檔案館的建設需要各種條件，數(shù)字電子檔案館的建設需要良好的基礎設施，比如計算機、通信、網(wǎng)絡硬件。建設數(shù)字檔案館采用的是網(wǎng)際網(wǎng)結(jié)構(gòu)，僅僅依靠檔案管理單位自主建設的網(wǎng)絡設施，不管

8、是從實踐上還是理論上都行不通，也不合理。在實際工作過程中，只有具備了網(wǎng)絡環(huán)境基本條件和通信高速數(shù)字設備的大環(huán)境，才能實現(xiàn)數(shù)字電子檔案館的建設。通常情況下，需要具備聯(lián)通不同部門的內(nèi)部網(wǎng)絡平臺，需要外部具備連通信息高速通信網(wǎng)絡的基礎。 </p><p>　　當前，國內(nèi)常見的檔案信息化建設方式是建設相應的計算機、網(wǎng)絡設施和平臺，同時實現(xiàn)檔案管理的無紙化和規(guī)范化操作流程。無紙化、規(guī)范化管理檔案不僅依賴信息檔案自動化軟件，

9、常見的信息檔案管理軟件有如下優(yōu)點： </p><p>　　1.計算機能夠方便地進行遺漏文檔的處理。計算機網(wǎng)絡可以使文檔資料按件歸檔，插入文件非常便利，只需要檔案管理者按動按鈕，簡單修改資料的存儲目錄就行了。 </p><p>　　2.保持檔案和資料的真實歷史原貌。通過掃描設備與數(shù)碼相機對原文進行掃描，可以把文檔資料收納進計算機系統(tǒng)，不僅可以方便人們查看電子版文檔資料，還能夠看到原文真實的摸

10、樣。 </p><p>　　3.方便檔案查詢實現(xiàn)分級管理，保密性好。通過設置權(quán)限，在使用的初期，能夠明確規(guī)定使用者查看檔案的級別，實現(xiàn)有效保護保密檔案。 </p><p>　　4.遠程管理、查詢檔案資料的實現(xiàn)。利用網(wǎng)絡技術(shù)和計算機技術(shù)，可以遠程查詢、管理文檔資料，非?？旖莘奖悖瑱n案的作用更容易發(fā)揮。 </p><p>　　5.檔案虛擬化和移動化。隨著智能移動終端的廣

11、泛應用，檔案信息化建設也需要支撐其在智能終端方面的應用，更加虛擬化和移動化。 </p><p>　　6.可體驗式檔案。檔案記錄著人們的發(fā)展歷程，承載了人們的歷史，檔案數(shù)字化建設中，可以采用增強現(xiàn)實技術(shù)，探索體驗、體感式的智能檔案管理平臺。 </p><p><b>　　三、結(jié)束語 </b></p><p>　　新時期檔案管理信息化非常重要，關(guān)系

12、著經(jīng)濟社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。本文在認真分析檔案管理信息化建設現(xiàn)狀的基礎上給出一些可行的措施，希望為檔案的信息化建設貢獻微薄之力。 </p><p><b>　　參考文獻： </b></p><p>　　[1]蔡天葉.新時期關(guān)于檔案管理數(shù)字化的幾點思考[J].商品與質(zhì)量. 2011(S6) </p><p>　　[2]章鄴.云計算平臺的檔案信息化管理[