檔案管理信息化建設(shè)淺析

1、<p>　　檔案管理信息化建設(shè)淺析</p><p>　　摘要：檔案管理工作中一項(xiàng)最為重要的任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理建設(shè)信息化，信息化已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作中發(fā)展的必然方向。本文認(rèn)真分析了目前建設(shè)檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的問題和好的方法，對(duì)如何做好新時(shí)期的檔案管理工作具有參考意義。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：信息化檔案管理計(jì)算機(jī)文件 </p><p>　　

2、檔案管理信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理工作中的檔案信息資料進(jìn)行信息化管理，從而更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。檔案管理的信息化是一個(gè)建設(shè)信息化的工作，又是同種信息資源的載體、存儲(chǔ)、檢索與管理不斷變化。現(xiàn)在我們處在日新月異的信息社會(huì)，為加快經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)，檔案信息化建設(shè)非常有必要，意義重大。本文研究當(dāng)前狀況總結(jié)一些經(jīng)驗(yàn)以供參考。 </p><p>　　一、新時(shí)期檔案管理信息化存在問題 </p&

3、gt;<p>　　當(dāng)前信息化建設(shè)得到了高度重視，取得了顯著成效，但由于種種原因還存在問題如下： </p><p>　　1.規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)方面的問題。因?yàn)闆]有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成一些系統(tǒng)與數(shù)據(jù)格式出現(xiàn)異構(gòu)，所以這需要相關(guān)部門盡快出臺(tái)相應(yīng)的法規(guī)政策。我國(guó)檔案信息化管理建設(shè)的情況是，檔案信息管理軟件存在適用性和通用性嚴(yán)重不足的情況；計(jì)算機(jī)設(shè)備和外部設(shè)備的型號(hào)不相同，質(zhì)量也各有差別，有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的硬件設(shè)備缺乏，怎

4、么進(jìn)行檔案的分類、編碼也沒有相通的規(guī)范。因?yàn)檫@類問題的存在導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)步伐受阻，限制和影響了檔案交流的范圍。 </p><p>　　隨著信息技術(shù)和科學(xué)水平的飛速發(fā)展，檔案信息管理工作在實(shí)現(xiàn)信息化過程中需要不斷采用新技術(shù)新信息，例如數(shù)字水印防偽電子簽章、智能搜索、身份認(rèn)證等，這就要求我們不斷實(shí)現(xiàn)軟件的更新。另外，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)技術(shù)尚未成熟，黑客攻擊和電腦病毒泛濫，這些會(huì)造成電子檔案特別是那些高度保密的資料會(huì)被他人竊

5、取、偽造和修改，需要我們特別注意。 </p><p>　　2.數(shù)據(jù)質(zhì)量存在問題。因?yàn)橐?guī)范不夠詳細(xì)，造成目前信息采集工作出現(xiàn)不規(guī)范、不全面、不準(zhǔn)確的問題，達(dá)不到智能檢索、精準(zhǔn)查詢等需求。 </p><p>　　3.從業(yè)者素質(zhì)問題。人才是任何一類工作的核心，不管管理方法、技術(shù)多么先進(jìn)，都是沒用的，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化也不可能。目前在檔案管理信息化建設(shè)過程中最為突出的就是缺乏精通檔案管理和計(jì)算機(jī)的

6、復(fù)合型人才，大部分都是操作型人員，能夠?qū)崿F(xiàn)信息導(dǎo)航、程序運(yùn)維咨詢服務(wù)和開發(fā)系統(tǒng)的高科技人才更是少之又少。如果檔案管理軟件出現(xiàn)問題，只能夠向開發(fā)商求助，這嚴(yán)重影響了檔案信息化管理建設(shè)的速度與質(zhì)量。 </p><p>　　二、新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)方向 </p><p>　　數(shù)字電子檔案館的建設(shè)決定建設(shè)檔案信息化的方向，不過這里出現(xiàn)的數(shù)字電子檔案館，不是傳統(tǒng)意義上的檔案館，指的是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

7、把一些相關(guān)檔案館組合起來。這種檔案館還有一個(gè)作用就是綜合各種信息和資料，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化處理。服務(wù)對(duì)象社會(huì)化和管理過程一體化等更高要求的提出，使數(shù)字電子檔案館的建設(shè)有了更高的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字電子檔案館建立的目的是最大限度地方便人們利用檔案資料，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。當(dāng)然數(shù)字電子檔案館的建設(shè)需要各種條件，數(shù)字電子檔案館的建設(shè)需要良好的基礎(chǔ)設(shè)施，比如計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)硬件。建設(shè)數(shù)字檔案館采用的是網(wǎng)際網(wǎng)結(jié)構(gòu)，僅僅依靠檔案管理單位自主建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，不管

8、是從實(shí)踐上還是理論上都行不通，也不合理。在實(shí)際工作過程中，只有具備了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境基本條件和通信高速數(shù)字設(shè)備的大環(huán)境，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字電子檔案館的建設(shè)。通常情況下，需要具備聯(lián)通不同部門的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，需要外部具備連通信息高速通信網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)。 </p><p>　　當(dāng)前，國(guó)內(nèi)常見的檔案信息化建設(shè)方式是建設(shè)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和平臺(tái)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的無紙化和規(guī)范化操作流程。無紙化、規(guī)范化管理檔案不僅依賴信息檔案自動(dòng)化軟件，

9、常見的信息檔案管理軟件有如下優(yōu)點(diǎn)： </p><p>　　1.計(jì)算機(jī)能夠方便地進(jìn)行遺漏文檔的處理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以使文檔資料按件歸檔，插入文件非常便利，只需要檔案管理者按動(dòng)按鈕，簡(jiǎn)單修改資料的存儲(chǔ)目錄就行了。 </p><p>　　2.保持檔案和資料的真實(shí)歷史原貌。通過掃描設(shè)備與數(shù)碼相機(jī)對(duì)原文進(jìn)行掃描，可以把文檔資料收納進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，不僅可以方便人們查看電子版文檔資料，還能夠看到原文真實(shí)的摸

10、樣。 </p><p>　　3.方便檔案查詢實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理，保密性好。通過設(shè)置權(quán)限，在使用的初期，能夠明確規(guī)定使用者查看檔案的級(jí)別，實(shí)現(xiàn)有效保護(hù)保密檔案。 </p><p>　　4.遠(yuǎn)程管理、查詢檔案資料的實(shí)現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以遠(yuǎn)程查詢、管理文檔資料，非?？旖莘奖悖瑱n案的作用更容易發(fā)揮。 </p><p>　　5.檔案虛擬化和移動(dòng)化。隨著智能移動(dòng)終端的廣

11、泛應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)也需要支撐其在智能終端方面的應(yīng)用，更加虛擬化和移動(dòng)化。 </p><p>　　6.可體驗(yàn)式檔案。檔案記錄著人們的發(fā)展歷程，承載了人們的歷史，檔案數(shù)字化建設(shè)中，可以采用增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)技術(shù)，探索體驗(yàn)、體感式的智能檔案管理平臺(tái)。 </p><p><b>　　三、結(jié)束語 </b></p><p>　　新時(shí)期檔案管理信息化非常重要，關(guān)系

12、著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。本文在認(rèn)真分析檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上給出一些可行的措施，希望為檔案的信息化建設(shè)貢獻(xiàn)微薄之力。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p>　　[1]蔡天葉.新時(shí)期關(guān)于檔案管理數(shù)字化的幾點(diǎn)思考[J].商品與質(zhì)量. 2011(S6) </p><p>　　[2]章鄴.云計(jì)算平臺(tái)的檔案信息化管理[