跨年度連續(xù)開發(fā)小區(qū)建設檔案的管理

1、<p>　　跨年度連續(xù)開發(fā)小區(qū)建設檔案的管理</p><p>　　[摘要]本文從連云港市蒼梧房地產(chǎn)開發(fā)的蒼梧河濱花園工程的竣工備案驗收全過程，由此想到如何搞好跨年度連續(xù)開發(fā)小區(qū)建設檔案的管理，講明城建檔案建設的價值和意義，要求人們重視城建檔案建設。 </p><p>　　關鍵詞】跨年度開發(fā) 備案驗收城建檔案 管理制度 </p><p>　　中圖分類號：G2

2、71 文獻標識碼：A 文章編號： </p><p>　　連云港市蒼梧房地產(chǎn)開發(fā)的蒼梧河濱花園工程總計約30萬平方米，分二次開發(fā)完成，第一次開發(fā)的主要是商住樓約25萬平米，從2004年8月份的前期策劃至最后的全部竣工備案驗收、歷時近6年時間，第二次開發(fā)約5萬平米，從2010年10月至今剛通過驗收，其建設周期之長，跨年度之多，為我公司史上第一次。在期間為了最后順利地完成備案驗收，檔案的收集整理，花費了大量的時間，蒼梧

3、河濱花園是我市歷史上首個2A級國家級康居示范小區(qū)，涉及規(guī)劃、建設、環(huán)保、節(jié)能、市政配套、公安消防等一系列的檔案資料，由于該工程歷時時間較長，施工隊伍較多、質量及檔案資料收集要求較高，所以我們按照連云港市城建檔案驗收的規(guī)定逐條對照，積極聯(lián)系城建檔案館、建設局、質監(jiān)站，監(jiān)理單位、設計單位、施工單位等，加強資料收集與管理，進行集中培訓，個別教育的方式，使得最后的備案驗收，得以順利通過，并且因為資料收集的正確性與嚴謹性，使得在以后的物業(yè)維修中有

4、據(jù)可依，及時地對照資料、圖紙、圖片等查明原因，減少了小區(qū)及業(yè)主的家庭損失，為今后的工程建設提供了寶貴的經(jīng)驗，正因為我們嚴格按照城建檔案的要求，收集整理資料，才有力地保證了我們小區(qū)今天的舒適生活。同時也</p><p>　　該工程自開工以來，公司領導對檔案工作非常重視，制定了完善的檔案管理制度，將檔案資料細分到位，每層綜合收集整理，確保檔案與工程同步、真實。為保證歸檔資料的質量要求，公司專門配置了電腦、打印機、復印

5、掃描機、裁紙機、裝訂機、頁碼機、數(shù)碼照相機、數(shù)碼攝象機等設備和辦公用品，使檔案質量更加規(guī)范化。 </p><p>　　工程檔案在收集整理過程中嚴格按國家及連云港市地方標準要求執(zhí)行。在市城建檔案館領導對該工程的大力支持和幫助下，在業(yè)主、監(jiān)理和施工方領導對此工作的重視下，在本工程施工過程中，材料質保資料和檢驗試驗資料完整，各類隱檢、施工記錄及各種功能試驗資料齊全，并都是在業(yè)主、監(jiān)理監(jiān)督下隨工程進度填寫，簽字手續(xù)齊全、

6、字跡工整、內(nèi)容完整、真實。做到資料與工程同步。該工程歸檔資料的形成已達到檔案管理的規(guī)定和驗收標準要求。 </p><p>　　首先，為了更好的規(guī)范工程資料、文件、設計圖紙的保管、發(fā)放和使用，根據(jù)公司檔案資料及圖紙數(shù)量的實際情況，本著為工程服務的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，我們特地制定了檔案管理細則。 </p><p><b>　　一、收集范圍 </b

7、></p><p>　　從工程項目建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關的，具有保存價值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像各種載體的文件材料等。 </p><p>　　二、工程資料、檔案的保管 </p><p>　　1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》及公司的有關制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。 </p><p>

8、;　　2、及時將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類，編寫目錄，裝訂成冊，在保管過程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。 </p><p>　　3、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。 </p><p>　　4、檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。 </p><p>　　5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。 </

9、p><p>　　6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。 </p><p>　　三、工程資料、檔案借閱 </p><p>　　1、有關單位查閱檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續(xù)。 </p><p>　　2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續(xù)。 <

10、/p><p>　　3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經(jīng)部門經(jīng)理批準并約定歸還日期，由管理員按期追還，需續(xù)借的要重新登記，借閱人應做好外借檔案保管工作。 </p><p>　　4、原件原則上不外借。 </p><p>　　5、查閱、借用檔案，應保證檔案完好無損，嚴禁撕損、涂改、抽頁、沾污（包括劃線、畫圖等）檔案資料。 </p><

11、p>　　6、允許復印的檔案，應在登記時注明復印的名稱和份數(shù)。 </p><p>　　四、施工圖紙的接收、登記 </p><p>　　1）施工圖紙從設計院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規(guī)定接收設計院分發(fā)的施工圖紙，準確核對后，按專業(yè)分類、編號，并將目錄輸入微機。 </p><p>　　2）工程施工過程出現(xiàn)的變更文件等相關設計文件的內(nèi)容必須先

12、到檔案室登記備案，由檔案室登記發(fā)放。 </p><p>　　五、施工圖紙的發(fā)放、借閱 </p><p>　　1）招標代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標結束后，3日內(nèi)送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發(fā)放由管理員按中標通知書通知有關單位領取。 </p><p>　　2）施工單位等部門的圖紙接收人為公司負責人。 </p>&l

13、t;p>　　3）圖紙發(fā)放由資料室辦理發(fā)放手續(xù)，接收人核查無誤后進行簽字、領取。 </p><p>　　4）對于已領取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。 </p><p>　　5）公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進行借閱登記，由各自部門領導簽字認可，借閱時間最長不得超過七天。 </p><p>　　6）檔案室存檔的圖紙原則上不予借出,

14、特殊情況下如需借閱,經(jīng)公司主管經(jīng)理批準后,方可借閱。 </p><p>　　7）圖紙變更單執(zhí)行上述規(guī)定。 </p><p>　　六、作廢圖紙的處置 </p><p>　　對施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領導審查，由主管領導發(fā)布變更通知，資料室通知各使用部門將舊圖紙交回資料室后，按領用程序重新領用新圖紙?；厥盏淖鲝U圖紙，按有關規(guī)定進行處理。 &

15、lt;/p><p>　　七、工程竣工后，根據(jù)建設局檔案室及質檢站有關的要求，由檔案室對圖紙、資料進行整理、移交、備案。 </p><p><b>　　八、相關記錄表式 </b></p><p><b>　　1）收文登記表 </b></p><p><b>　　2）發(fā)文登記表 </b&g

16、t;</p><p><b>　　3）借閱登記表 </b></p><p>　　4）廢圖回收登記表 </p><p>　　其次重視工程檔案的現(xiàn)代化創(chuàng)新管理 </p><p>　　一、落實項目檔案領導責任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監(jiān)督有效運行 （1）統(tǒng)籌部署，完善體系制度。蕪湖發(fā)電廠成立了由發(fā)電公司、工程公

17、司蕪湖項目部、各主要參建單位領導組成的檔案管理領導小組。并按照統(tǒng)一領導、分級管理的原則，建立了由發(fā)電公司、工程公司蕪湖項目部、監(jiān)理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網(wǎng)絡。負責各職責范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性。蕪湖發(fā)電廠和工程公司蕪湖項目部以國家、行業(yè)有關檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯(lián)合下發(fā)了《工程檔案管理實施細則》，規(guī)范了各參建單位的歸檔范圍及職責要求，明確了移交

18、檔案的時間、數(shù)量和質量，對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。 （2）建立現(xiàn)場辦公制度。檔案管理人員要做到現(xiàn)場辦公，進行現(xiàn)場調(diào)查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現(xiàn)的問題，能夠及時查出參考性資料，協(xié)助解決問題。所以，要在主動做好對工程檔案業(yè)務指導、現(xiàn)場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一</p>