個人文獻管理工具noteexpress及其使用-浙江大學(xué)城市學(xué)院圖書館

1、科研好助手——,,個人文獻管理工具NoteExpress,祝黎麗 2014.04,找文獻,積 累,研 究,大量文件夾、大量重復(fù)存檔,去重、查找不便,管理與撰寫的痛苦,……,怎么辦？,1、文獻管理的發(fā)展歷程,1.卡片式管理,您處于那個階段？,閱讀紙質(zhì)文獻，手抄、復(fù)印或剪報，效率極低。,2. 非專業(yè)化工具管理,閱讀電子文獻，用資源管理器或Excel表管理，效率較低。,3. 專業(yè)化工具管理,閱讀電子文獻，利用專業(yè)文獻

2、管理工具進行管理，效率較高。,4. 誰知道會是什么工具呢？,效率非常高,管理效率,,文獻管理工具,2、常用文獻管理軟件,EndNote 文獻管理軟件中的“元老”，ISI出品，功能強大，搜索查詢方便，與Word無縫鏈接，支持中文。其Web版可供ISI的用戶免費在線使用。? ：歷史久，起步早，功能強大? ：對中國人使用環(huán)境和習(xí)慣考慮不周，學(xué)習(xí)成本較高NoteExpress?：容易上手，對中文環(huán)境支持非常好,3、NoteExp

3、ress簡介,NoteExpress是國內(nèi)最專業(yè)的文獻檢索與管理系統(tǒng)，完全支持中文，NoteExpress可以幫助您通過各種途徑高效，自動的搜索（含互聯(lián)網(wǎng)），下載管理文獻資料和論文。該軟件可嵌入 MS Word 環(huán)境使用，在使用 Word 中輸出各種格式化的參考文獻，不需要脫離 Word環(huán)境。使用方式與絕大多數(shù)文獻管理軟件相似，容易學(xué)習(xí)，除此以外：很多關(guān)鍵性能優(yōu)越文獻資料與筆記（文章）功能協(xié)調(diào)一致大量可用于獲取文獻資料的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)

4、據(jù)源文獻信息或筆記（文章）支持多分類支持絕大多數(shù)流行的參考文獻的導(dǎo)入格式支持多語言格式化輸出多項人性化設(shè)計,3.1 下載,下載地址： http://edu.noteexpress.net/support/cgi-bin/download_sch.cgi?code=ZheDa圖書館主頁—數(shù)據(jù)庫導(dǎo)航——浙江大學(xué)數(shù)據(jù)庫導(dǎo)航——中文資源,3.2 安裝,安裝時，如果是vista或者win7用戶，請鼠標(biāo)右擊以管理員身份運行。在

5、安裝過程中，同時會安裝IE插件和word插件，如安裝360安全衛(wèi)士，會有如下提示，請點擊允許。,,3.2 安裝,安裝過程中如遇到“MS Word 插件安裝失敗。”，可在軟件的選項對話框中安裝重新安裝該插件。操作步驟：工具 – 選項 ，打開選項對話框，選擇擴展。,3.3 使用,NoteExpress軟件使用范圍,在校園網(wǎng)范圍內(nèi)使用此軟件（無帳號密碼，通過IP控制）,3.3 使用,,這是軟件的標(biāo)題欄，從標(biāo)題欄上面我們可以看到這個軟件的

6、版本是“浙江大學(xué)圖書館版”的，如果你安裝后發(fā)現(xiàn)不是，請盡快下載最新版本安裝；還可以知道數(shù)據(jù)庫文件（*.nel）的存放位置，建議保存在非系統(tǒng)盤。在文件菜單中將會講到數(shù)據(jù)庫文件（*.nel）的新建、打開和關(guān)閉等。,這是菜單欄，有文件菜單（數(shù)據(jù)庫文件的操作，題錄的導(dǎo)入導(dǎo)出操作）、文件夾（文件夾的操作和文件夾信息統(tǒng)計等）、題錄（筆記）、檢索、工具（樣式、過濾器、批量鏈接附件、選項等）和幫助（可以查看NE的在線幫助）。,這是工具欄，是一些常用操作

7、的快捷方式。有數(shù)據(jù)庫文件的操作 ，在線檢索 ，本地檢索 ，導(dǎo)入題錄 ，將選中的題錄插入到活動的word文檔（插入引文） ，設(shè)置優(yōu)先級 ，設(shè)置標(biāo)簽 等。,這里是文件夾與數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，可以進行文件夾和數(shù)據(jù)庫方面的操作，還有筆記，檢索（檢索結(jié)果的顯示和保存檢索結(jié)果），組織（作者，作者機構(gòu)，關(guān)鍵詞）和回收站（刪除的題錄和筆記并未完

8、全刪除，保存在回收站里面，可以還原也可以徹底刪除）。,這是標(biāo)簽云，這里將我們對某一篇題錄所作的標(biāo)簽（tag）（一個或者多個）聚在一起，形成了一個云（cloud），點擊某一個標(biāo)簽，就會在檢索結(jié)果里面顯示標(biāo)記為這個標(biāo)簽的所有題錄。,這是題錄部分的列表頭，目前顯示的題錄類型，年份，作者，標(biāo)題，來源期刊等?？梢杂覔暨x擇自定義和排序列表。,這里是題錄列表，可以新建題錄，編輯或者刪除某一題錄（刪除操作可以多個，可以刪除指定文件夾，也可以刪除所有文件

9、夾），鏈接（移動、復(fù)制）到文件夾，更新題錄信息，下載（添加）全文或者其他附件等,這里是題錄詳細信息列表，點擊相應(yīng)的題錄信息命令，可以查看該題錄的細節(jié)，預(yù)覽，綜述，附件的添加，筆記的增加、修改操作等等。,4、NoteExpress的使用,NoteExpress文獻管理五大模塊,4.1 檢索（文獻數(shù)據(jù)導(dǎo)入）,,在線檢索,網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入,手動添加,導(dǎo)入全文,NE2,,題錄（References） 參考文獻的標(biāo)題、作者、摘要、關(guān)鍵詞等信息

10、即通常所說的文獻，在NoteExpress中稱為題錄，存儲在數(shù)據(jù)庫節(jié)點下的題錄文件夾。,,名詞解釋,4.1 檢索,何時選擇哪一個題錄導(dǎo)入方式？在線檢索導(dǎo)入 指使用軟件定制檢索程序，無需登錄數(shù)據(jù)庫網(wǎng)站直接檢索數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入 指首先通過web方式訪問數(shù)據(jù)庫，然后選擇需要下載的題錄，選擇正確的過濾器導(dǎo)入到NoteExpress中去導(dǎo)入全文 在沒有使用文獻管理軟件之前，已經(jīng)下載了很多全文，可以通過導(dǎo)入全文的

11、方式把題錄（部分）和全文導(dǎo)入到NoteExpress中去手動添加 在不能使用以上三種方法的時候使用,4.1.1 在線檢索,什么是在線檢索導(dǎo)入？ 通過NE【在線檢索】功能，直接以NoteExpress作為網(wǎng)關(guān)進行檢索，無需登陸數(shù)據(jù)庫網(wǎng)站即獲得數(shù)據(jù)的一種方式。 NoteExpress 集成了很多信息源可供直接聯(lián)接檢索。,選擇一個在線數(shù)據(jù)庫,點擊選擇,NoteExpress數(shù)據(jù)導(dǎo)入及在線檢索,設(shè)置網(wǎng)絡(luò)代理,

12、點擊可選擇取回的條數(shù),選擇要導(dǎo)入的文件夾,4.1.2 數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)上導(dǎo)入,中文資源維普萬方學(xué)位論文CNKI（新版，舊版）外文資源ScienceDirectSpringerLink（期刊、圖書）Web of ScienceEBSCO網(wǎng)上資源Google Scholar（高級設(shè)置，需要設(shè)置文獻管理軟件為RefMan。）還有一個是我們寫論文的的時候是引用的某個網(wǎng)頁，那如何操作呢？,4.1.2 網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入,CNKI,Go

13、ogle Scholar,Web of Science,,過濾器 顧名思義，用來“過濾”數(shù)據(jù)的東西。 因為不同數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果有不同顯示格式，我們在三個數(shù)據(jù)庫中檢索，檢索到的期刊文章數(shù)據(jù)可能以以下三種格式呈現(xiàn)：第一種：SO- FEBS letters, Vol.10, Iss.5, pp.100-120, 2005第二種：JN- FEBS letters, Vol.10(5):100-120, 2005第三種：Jo

14、urnal: FEBS letters: 10(5):100-120, 2005 這三種格式對期刊名，卷，期，頁碼及年的定義格式都不一樣，但是NoteExpress的“期刊文章”類型題錄對于這幾項內(nèi)容是按照統(tǒng)一格式存儲和顯示，并且不需要“（）”等格式信息。相對于軟件中數(shù)據(jù)的“有序”，原始數(shù)據(jù)就是雜亂“無序”的。,名詞解釋,過濾器管理器,關(guān)于過濾器導(dǎo)入一些注意事項:,外文數(shù)據(jù)庫保存題錄，可選擇RIS或Endnote格式，導(dǎo)入時過濾

15、器選擇相應(yīng)的RIS、或Endnote Import。另外，NE 2.0 也支持BibTeX格式的導(dǎo)入和導(dǎo)出。一般能與Endnote、Refworks、reference manager相兼容的格式為RIS格式，但不同數(shù)據(jù)庫的RIS格式不完全相同，如IEEE的過濾器應(yīng)選擇IEEE-（RIS）。NoteExpress雖然支持自己制作過濾器，但制作方法較復(fù)雜（常需要使用正則表達式）。普通用戶可通過其技術(shù)支持論壇尋求專業(yè)人員幫助。,4.

16、1.2 網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入,CNKI網(wǎng)絡(luò)版檢索：（數(shù)據(jù)庫本身提供NoteExpress格式導(dǎo)出的情況） 例：限定在“篇名”字段中， 檢索有關(guān)“納米碳管的制備”方面的文獻,點擊存盤,4.1.2 網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入,,點擊輸出（或直接復(fù)制）,輸出方式選擇NoteExpress,保存下載的文件,4.1.2 網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入,點擊開始導(dǎo)入,Web of Science,ScienceDirect檢索結(jié)果批量導(dǎo)入,,,Sci

17、enceDirect檢索結(jié)果批量導(dǎo)入,Google Scholar,Google Scholar,,本例演示如何導(dǎo)入Google學(xué)術(shù)搜索的結(jié)果到NoteExpress,③ 更改后，點擊保存設(shè)置返回開始檢索,在文本框里面輸入關(guān)鍵詞檢索，讀者亦可選擇“高級檢索”來使結(jié)果更精確,NoteExpress,提示：,隨便哪個數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)入題錄的方式都是一樣的，首先在數(shù)據(jù)庫中檢索需要的內(nèi)容，然后選擇需要下載的題錄（一個或者若干），下載（復(fù)制）后，在No

18、teExpress中導(dǎo)入題錄，選擇來自文件或者剪貼板，選擇正確的過濾器，選擇需要存放的位置即可。,數(shù)據(jù)庫頁面,勾選需要下載的題錄,導(dǎo)入題錄來自文件或剪貼板，選擇正確的過濾器及存放位置,檢索,下載或者導(dǎo)出,,,,4.1.3 導(dǎo)入全文,本地保存的全文資料導(dǎo)入,對于已經(jīng)下載了大量全文保存在本地電腦的用戶，NE提供了該功能來實現(xiàn)將這些全文信息保存到NE中，實現(xiàn)對其管理。 該操作進行后，NE將自動生成題錄并將全文作為附件進行管理。,什么是

19、本地保存的全文資料導(dǎo)入？,4.1.3 導(dǎo)入全文,是否包含子目錄,4.1.3 導(dǎo)入全文,本地保存的全文資料導(dǎo)入,注意：,導(dǎo)入文件后，NE中僅有該文獻的題目和附件信息，需要通過“在線更新”來完善文獻信息,NoteExpress數(shù)據(jù)導(dǎo)入及在線檢索,1.2.3 本地保存的全文資料導(dǎo)入,注意：,題目(與附件名一致),附件,,,手動更新,點擊確認(rèn),手動更新僅對單條記錄適用，檢索條件可修改,設(shè)置代理,點擊檢索,NoteExpress數(shù)據(jù)導(dǎo)入及在線

20、檢索,自動更新,點擊選擇更新數(shù)據(jù)庫,設(shè)置代理,點擊查找更新,自動更新可以一次實現(xiàn)多條記錄的更新，但僅默認(rèn)對題錄標(biāo)題進行模糊檢索,查找到的文獻信息，打鉤表示將采納該條記錄,點擊應(yīng)用更新,更新后的記錄,4.1.3 全文導(dǎo)入,全文導(dǎo)入的注意：手動更新只適用于單條記錄的更新，只有手動更新才能改變更新檢索條件；不同數(shù)據(jù)庫更新信息可能會有所不同，可以進行多次更新達到互補，但其中相沖突的信息以最后更新的數(shù)據(jù)庫為準(zhǔn)；對于不同數(shù)據(jù)來源的大量文

21、獻，可選擇多個數(shù)據(jù)庫進行多次自動更新，當(dāng)題目中有難檢索詞時還可同時結(jié)合手動更新,4.1.4 手動添加,手工導(dǎo)入： 當(dāng)上述方法都無法完成錄入的時候，可以采用手工導(dǎo)入； 手工輸入相對繁瑣，也容易出錯，應(yīng)盡量避免。,,4.1.4 手動添加,有關(guān)手工導(dǎo)入的一些注意事項：多個作者姓名之間必須用英文分號加空格(;)隔開。中文作者的姓與名之間不要留空格。題錄類型要盡量準(zhǔn)確， 如“期刊文章”、“書”、“學(xué)位論文”等。如

22、果題錄的“作者”字段為機構(gòu)名稱如 “World Health Organization”，在論文寫作時，最終輸出的結(jié)果為縮寫格式“Organization, W.H”。如果您希望保持原樣輸出，請在機構(gòu)名稱末尾加上一個英文逗號“,”，即“World Health Organization,”。,4.1.5 小結(jié),推薦使用數(shù)據(jù)庫檢索，然后導(dǎo)入的方式原因：數(shù)據(jù)庫檢索的功能相對于軟件的在線檢索功能更強，而且如果數(shù)據(jù)庫發(fā)生變化，軟件更新沒那么

23、及時。很多新的數(shù)據(jù)庫購買后，NE里面不一定會有相應(yīng)的在線檢索，但數(shù)據(jù)庫上基本上都會有導(dǎo)出題錄的功能，可以選擇合適的過濾器將題錄信息導(dǎo)入。使用導(dǎo)入題錄的時候請選擇合適的過濾器。不推薦使用導(dǎo)入全文原因：導(dǎo)入全文會根據(jù)文件屬性自動建立題錄，題錄信息普遍不完整，還需手工更改或者在線更新，但添加題錄同時將文件作為附件也導(dǎo)入了。,4.2 管理,全文下載/添加附件從數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入的題錄，只有基本的題錄信息，這些基本信息可以讓我們大致了解某一

24、文獻的價值所在，讓你決定是否有必要進一步閱讀全文。在NoteExpress中，你可以為每一條文獻信息添加附件，方便你在需要的時候快速打開全文。查重在不同數(shù)據(jù)庫中檢索，或者你的數(shù)據(jù)庫由幾個小數(shù)據(jù)庫合并而成，都不可避免地出現(xiàn)重復(fù)題錄。在NoteExpress中，你可以方便快捷地查找并刪除重復(fù)題錄。虛擬文件夾虛擬文件夾為多學(xué)科交叉的當(dāng)代科研提供了解決辦法，同一條文獻可以屬于多個文件夾但數(shù)據(jù)庫中只保存一條。修改任何文件夾中的該條題錄

25、，在其他文件夾下都會同時修改；刪除其中一個文件夾下的這條題錄，其他文件夾中仍然存在，只有將最后一條題錄刪除掉，這條題錄才會徹底從數(shù)據(jù)庫中消失。列表頭自定義/本地檢索/檢索保存/標(biāo)識,,4.2.1 全文下載/添加附件,批量鏈接附件如果已經(jīng)有大量和全文相關(guān)的題錄信息，可以通過【批量鏈接附件】將題錄和附件關(guān)聯(lián)起來。,批量鏈接附件,4.2.1 全文下載/添加附件,選擇題錄文件夾,全文所在文件夾,點擊開始,,,NE默認(rèn)只鏈接PDF和DOC文

26、件，鏈接其它文件，點擊“更多”后勾掉此選項,,4.2.1 全文下載/添加附件,附件信息,附件標(biāo)記,附件標(biāo)志，點擊可打開附件,不同數(shù)據(jù)庫或者多次檢索獲取的題錄很可能存在重復(fù)，NE 提供了查找重復(fù)題錄并快速刪除的功能,4.2.2 查重,查重,點擊選擇待查重文件夾,點擊定義查重字段,匹配度設(shè)置選項,,4.2.2 查重,查重的返回結(jié)果：,,4.2.2 查重,刪除重復(fù)記錄,按“Delete” 鍵一次性刪除,解鎖后單獨選中進行刪除,未解鎖時，可摁

27、住Ctrl鍵對需刪除的記錄進行微調(diào),4.2.3 虛擬文件夾,虛擬文件夾為多學(xué)科交叉的當(dāng)代科研提供了解決辦法，同一條文獻可以屬于多個文件夾但數(shù)據(jù)庫中只保存一條。修改任何文件夾中的該條題錄，在其他文件夾下都會同時修改。,多文件文件夾/虛擬文件夾,4.2.4標(biāo)識,標(biāo)識,NE支持標(biāo)識功能，可通過標(biāo)識突出文獻重要性、為文獻做個性化標(biāo)簽等,,,,,4.2.4標(biāo)識,為文獻題錄設(shè)置標(biāo)簽,該文獻題錄已有標(biāo)簽,批量編輯,NoteExpress文獻管理部分高

28、級功能：,4.2.5自定義,自定義表頭,自定義題錄字段,用于調(diào)整顯示的字段，不同文件夾表頭可不同,4.2.5自定義,自定義表頭,選擇顯示字段類型,4.2.5自定義,自定義題錄字段,需要增加新的文獻類型，或?qū)σ延形墨I類型要增加新的描述字段時可采用,添加字段,注：增加字段操作完成后必須重啟NE才能生效,4.4.2自定義,批量編輯,,,可對查找字段進行限定,,設(shè)置匹配度,,4.2.5自定義,可對指定的單一字段進行批量編輯,,對字段可進行的編輯

29、操作,4.3 分析,如果有時候你覺得收集的文獻信息過多，或者你需要對某個研究者或期刊的文獻信息進行整理，傳統(tǒng)的統(tǒng)計方法費時又費力！通過NoteExpress，你可以方便快捷地對你關(guān)心的文獻信息進行統(tǒng)計分析，這樣你能夠快速了解某一領(lǐng)域的重要專家，研究機構(gòu)，研究熱點等。分析結(jié)果能導(dǎo)出為txt和csv等多種格式，方便做出精準(zhǔn)的報告。NE2.0版本可以對所有字段進行統(tǒng)計，包括作者、關(guān)鍵詞、主題詞等等。,4.3 分析,操作步驟：NE可以對整個數(shù)

30、據(jù)庫以及每個文件夾進行統(tǒng)計： ①選中需要進行統(tǒng)計的文件夾； ②點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇菜單【文件夾信息統(tǒng)計】，或點擊【文件】的下拉菜單中的【文件夾信息統(tǒng)計】。,Tips：如果需要使用分析功能，那么收集的資料需要足夠多，諸如：以關(guān)鍵詞“信息共享空間”、“信息共享中心”、“信息共享區(qū)”、“Information Commons”，在CNKI中文期刊全文數(shù)據(jù)庫和維普中文科技期刊全文數(shù)據(jù)庫，進行“邏輯或”檢索2005年1月至2009年4月所發(fā)表的期

31、刊文章，得到檢索結(jié)果171條。然后使用分析功能對這171條題錄進行分析，可以得出不錯的效果。,4.4 發(fā)現(xiàn),對于以上提及的文獻題錄導(dǎo)入、管理和分析，都是期望對你的研究和管理工作帶來方便。在NoteExpress中，我們?yōu)槟闾峁┝恕熬C述”和“筆記”兩項功能。通過“綜述”的閱讀方式，你可以閱讀文獻題錄盡可能多的信息，包括作者、標(biāo)題、來源和摘要等。通過“筆記”，你可以隨時記錄下看文獻時的想法和關(guān)于研究的設(shè)想，這些信息都與你看到的文獻信息關(guān)

32、聯(lián)在一起，便于日后進一步展開工作。該筆記還支持富文本編輯，插入圖表，進行數(shù)學(xué)公式的插入和編輯。,4.4.1 綜述,該閱讀方式提供題錄作者，標(biāo)題，來源，摘要字段內(nèi)容，大大提高閱讀效率,,該閱讀方式提供題錄作者，標(biāo)題，來源，摘要字段內(nèi)容，大大提高閱讀效率。,4.4.1 綜述,該閱讀方式提供標(biāo)題，作者，來源，摘要字段內(nèi)容，大大提高閱讀效率。建議先閱讀綜述，然后再判斷是否有必要閱讀（下載）全文。,綜述部分的樣式選擇Summary View

33、,記錄下看文獻的想法、思維火花及對文獻的評論等。這些信息都與題錄關(guān)聯(lián)在一起,4.4.2筆記,筆記,當(dāng)前筆記,新建筆記,5 寫作,參考文獻有更簡單的方法插入嗎？,轉(zhuǎn)投他刊，可以一步修改參考文獻嗎？,有現(xiàn)成的期刊論文模板可用嗎？,寫 作,解決？,NoteExpress,5 寫作,手稿模板寫作： NE2提供了常見學(xué)術(shù)期刊的投稿模板（目前提供了180余種國外期刊模板），用戶可利用模板撰寫文章，步驟如下：,5 寫作,,5 寫

34、作,NE隨即自動打開word文檔，并彈出對話框,,輸入題名信息,根據(jù)需要輸入題目、作者等信息,點擊下一步,5 寫作,5 寫作,5 寫作,根據(jù)提示和需要進行寫作,5 寫作,如何利用NoteExpress2插入、編輯參考文獻？認(rèn)識下WORD插件如果插件沒有安裝可在NE【工具】-> 【選項】里面安裝。,,轉(zhuǎn)到NoteExpress,在數(shù)據(jù)庫中檢索,插入引文,插入注釋,插入筆記,格式化參考文獻,編輯引文,查找引文,定位引文,去除格式化,

35、更新題錄信息,設(shè)置,排列窗口位置,NoteExpress幫助,5 寫作,1、插入引文,5 寫作,2、格式化參考文獻,5 寫作,要投的期刊的參考文獻格式，NE中沒有怎么辦？,完全制作一個新樣式十分繁瑣，可通過對已有樣式的修改來建立需要的輸出格式,5 寫作,,城院論文模板,打開樣式管理器,挑選一個接近的樣式格式,新樣式制作,對各種文獻類型進行樣式編輯,對各個字段進行自定義,5 寫作,新樣式使用,,對當(dāng)前樣式進行快捷編輯,當(dāng)前樣式，點擊下拉箭

36、頭更換,,,點擊編輯按鈕直接進入該樣式的編輯,,5 寫作,NE插入?yún)⒖嘉墨I的幾個常見問題,1、中英文參考文獻排序（中文在前、外文在后）,“工具--樣式--樣式管理器”選擇應(yīng)用的樣式，雙擊點擊設(shè)置即可。,NE插入?yún)⒖嘉墨I的幾個常見問題,2、參考文獻標(biāo)題的修改及對齊,點擊編輯選中樣式,,,修改標(biāo)題,設(shè)置各間距及對齊方式,文獻列表沒有對齊,采用國標(biāo)GB7714-2005，需將“懸掛縮進設(shè)置為20磅”（NE1.x設(shè)置為18）再進行格式化后的排列