外交部領事司申辦護照簽證外事管理系統(tǒng)說明-中國科學院國際合作局

1、外交部領事司申辦簽證二維碼系統(tǒng)的說明,國際學術交流中心簽證處二○一二年九月二十六日,導言,該系統(tǒng)系領事司為升級其目前正在使用的簽證管理程序而牽頭編制的出訪管理軟件，涉及資料錄入、編輯、護照、簽證、查詢等管理內容。本次領事司簽證處要求啟用二維碼方式受理簽證申請，主要僅涉及該軟件中簽證部分的相關信息錄入，最終形成帶有二維碼標記的部分簽證申請表格，用于替代原向領事司簽證處申辦“統(tǒng)辦國家”簽證時所使用的“申請簽證事項表”（新形成的《信息表

2、》如下圖）。該軟件中的其他功能與外交部領事司“本次要求”無直接關系，故我們將僅對該軟件中與我院申辦簽證有關的部分進行相應描述。,最終打印出的信息表樣式,,最終打印出的信息表樣式（續(xù)）,申辦簽證二維碼系統(tǒng),一、軟件系統(tǒng)安裝二、加密狗安裝三、系統(tǒng)登錄設置四、信息錄入五、打印表格,一、軟件系統(tǒng)安裝,1、在安裝光盤中找到如下圖所示文件，雙擊“外交部領事司申辦護照簽證外事管理系統(tǒng)安裝包.exe”文件安裝護照簽證外事管理系統(tǒng)。,一、軟件系

3、統(tǒng)安裝（續(xù)一）,2、進入安裝界面，可按系統(tǒng)提示安裝即可。建議將安裝目錄改為D盤，以防重裝系統(tǒng)后數(shù)據丟失。,一、軟件系統(tǒng)安裝（二）,3、按提示成功安裝后，必須再安裝簽證二維碼升級包“[20120917]簽證二維碼升級包”（院簽證網站上獲?。?。將“[20120917]簽證二維碼升級包.rar”解壓得到“upgrad.exe”升級文件。,一、軟件系統(tǒng)安裝（三）,4、 雙擊“upgrad.exe”運行，如圖所示，出現(xiàn)“外事專用軟件更新程序”頁面

4、時，點擊“更新”即可。成功后會提示“程序更新完畢，共6文件”,一、軟件系統(tǒng)安裝（四）,5、程序安裝成功后，電腦桌面“下屬單位外事專用軟件”快捷方式。安裝成功后還需對計算機的時間格式進行設置，并繼續(xù)安裝硬件加密狗后再運行該程序。,需要特別說明的是此系統(tǒng)需要的時間格式為YYYY-MM-DD，請不是此時間格式的計算機按下列操作設置,※設置計算機的格式，設置路徑是“開始—設置—控制面板—區(qū)域選項”。,※打開“區(qū)域和語言選項”，點擊“自定義”按鈕

5、。,※打開“自定義區(qū)域選項”，點擊“日期”標簽，將“短日期格式”設置為“yyyy-mm-dd”即可。,二、加密狗安裝,1、每份軟件對應一個加密狗（藍色U盤形狀）。軟件安裝成功后，運行軟件前必須安裝加密狗，否則軟件將無法啟動。將加密狗插入計算機USB接口，會出現(xiàn)“找到新硬件向導”，選擇“否，暫時不”選項，點擊“下一步”繼續(xù)安裝。,二、加密狗安裝（續(xù)一）,2、選擇“自動安裝軟件（推薦）”選項，點擊“下一步”繼續(xù)安裝。,二、加密狗安裝（二）,

6、3、系統(tǒng)將自動安裝加密狗驅動，安裝過程中彈出如圖所示界面，選擇“仍然繼續(xù)（C）”按鈕繼續(xù)完成安裝。,二、加密狗安裝（三）,4、成功安裝驅動后，系統(tǒng)提示安裝成功，點擊“完成”即可。,三、系統(tǒng)登錄設置,1、插入加密狗，雙擊桌面“下屬單位外事專用軟件”圖標，出現(xiàn)登錄界面，注意初次使用時“用戶名”與“密碼”均為1，點擊“確定”登錄。,三、系統(tǒng)登錄設置（續(xù)一）,2、登錄后出現(xiàn)如圖所示界面，首先請先關閉“團組定位”界面，點擊紅框所示關閉按鈕。,三、

7、系統(tǒng)登錄設置（二）,3、進入系統(tǒng)主界面，如圖所示各區(qū)域功能簡介。,三、系統(tǒng)登錄設置（三）,4、設置單位編碼，如圖所示，點擊紅框所示按扭進入“程序設置”界面。,三、系統(tǒng)登錄設置（四）,5、在“程序設置”中“單位編碼”欄中輸入組織機構代碼“00001471-X”（注意是數(shù)字0），點擊“確定”完成設置。退出程序后再重新登錄即可。,三、系統(tǒng)登錄設置（五）,6. 在“程序設置”中點擊“程序數(shù)據” 設置常用數(shù)據。,,7.程序資料設置后，按下列設置完

8、成后，點擊保存。審查部門填寫“中國科學院"派遣部門填寫“中國科學院”批件號填寫“科際批字[2012]****號”單位性質填寫“事業(yè)”其余項可按各單位具體情況自行設置,三、系統(tǒng)登錄設置（六）,,四、簽證信息錄入（七）,簽證信息錄入共分三個部分，需分別錄入：1、團組資料2、成員資料3、出訪地資料,1）錄入團組資料必填項（1）派遣部門：中國科學院（2）審批部門：中國科學院（3）批件號：科際批字[2012]***

9、*號（4）組團單位：中國科學院（5）對外身份：不填（6）團組類型：普通（7）經辦人及電話：填寫聯(lián)系人及電話（8）單位性質：事業(yè)（9）停留時限：臨時（三個月以上填長期）（10）出訪目的：科學技術或會議（11）辦證方式：加急（12）出訪事由（中）：不能簡單填寫訪問或考察，應填寫具體的任務名稱。（13）出訪事由（英）：翻譯中文的出訪事由。（14）總人數(shù)：填寫申辦簽證的人數(shù)（15）費用來源：所付、雙方或外方（16）申

10、請出訪日期：實際出訪日期（17）成行日期 ：實際出行日期（18）申報日期 ：填表日期,,四、簽證信息錄入（九）,3）注意事項：所有信息錄入完畢后，點擊“保存”按鈕保存信息,,四、簽證信息錄入（十）,2、錄入成員資料，單擊“成員資料”下子項出現(xiàn)如圖界面。成員資料分三部分：成員資料，基本資料，持照情況。,1、單擊此處即可在右側錄入人員信息,3、添加、刪除人員按鈕,,準持,四、簽證信息錄入（十一）,1）錄入成員資料必填項（1）姓名、證件

11、類型、證件號碼、出生日期、民族：根據實際情況填寫（2）姓名是否需要拆分：是。注意：針對部分少數(shù)民族姓氏，無此情況者，請選擇“否”。（3）出生地：可錄入，也可點擊下拉框選，出生地拼音自動生成。注意：出生地名不可填“省”字，否則系統(tǒng)不會保存（4）姓名拼音、電碼：系統(tǒng)自動生成,四、簽證信息錄入（十二）,2）錄入基本資料必填項（1）政審部門：中國科學院（2）政審號碼：中科院審字[2012]****號（3）單位類型：下屬單位（4）對

12、內單位：中國科學院XXX所（5）類別：普通（6）職業(yè)屬性：事業(yè)單位人員（7）對內職務：工程技術人員（8）對外身份：不填（8）對外職務：請?zhí)顚懪系膶ν馍矸?四、簽證信息錄入（十三）,2）錄入基本資料注意事項點擊“其他資料”標簽，在其他資料中將“對外單位”中系統(tǒng)自動成生的信息刪除,,,將此處的系統(tǒng)自動生成的信息刪除,四、簽證信息錄入（十四）,3）錄入持照情況必填項（1）持照情況：點右鍵，選擇“準持” ，“證件號碼”框需要填

13、寫所持有效護照的號碼。 （2）證件號碼：詳情見下頁（3）發(fā)照日期、有效日期：根據證件號碼詳情自動生成,準持,四、簽證信息錄入（十五）,（2）證件號碼：單擊“證件號碼”文字彈出菜單，如圖顯示打開證件管理和刪除號碼兩項（如果所選定的人員已有護照則會多增加一項）。,,無護照信息，點擊“打開證管理”錄入護照信息,人員已有護照，選擇對應的護照號即可,,準持,四、簽證信息錄入（十六）,（2）證件號碼：點擊“打開證件管理”菜單打開“證件登記”界面

14、,,,準持,四、簽證信息錄入（十七）,（2）證件號碼：在證件登記界面中填寫人員護照信息，點擊“保存”后關閉該頁面即可,,,,1、錄入護照信息,2、保存信息,3、點擊關閉返回上級頁面,四、簽證信息錄入（十八）,（2）證件號碼：單擊“證件號碼”文字彈出菜單，選擇該人員已有錄入的護照號即可。,,選擇人員對應的護照號即可,,準持,四、簽證信息錄入（十九）,4）錄入成員資料范例（填寫完整后請點擊保存）,準持,四、簽證信息錄入（二十）,3、錄入出訪

15、地資料，單擊“出訪地資料”子項出現(xiàn)如圖界面,1、單擊此處在右側界面錄入信息,,3、添加、刪除出訪地按鈕,統(tǒng)辦,德國,德國,四、簽證信息錄入（二十一）,1）錄入出訪地資料必填項（1）出訪地名：只填到國家（2）出訪地英文：根據出訪地名自動生成（3）入境日期、離境日期：嚴格按照實際出訪日期填寫（4）簽證種類：一般情況填寫一次入境（5）簽證渠道：統(tǒng)辦（6）過境地、入境地、離境地：只填到國家（7）前往城市：根據實際情況填寫（8）邀

16、請單位：填寫邀請單位中文名稱其他項無須填寫,統(tǒng)辦,德國,德國,四、簽證信息錄入（二十二）,2）錄入出訪地資料范例（填寫完整請點擊保存）,統(tǒng)辦,德國,德國,五、打印表格（一）,1、打印表格種類1）打印團組簽證信息表2）打印所有簽證成員信息表3）打印所有簽證國家信息表,,,1、點擊“打印”圖標，彈出打印表格選擇菜單,2、分別選擇這三類表格打印,,五、打印表格（二）,1）打印團組簽證信息表：選擇“打印團組簽證信息表”，彈出如圖界面，點