網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)-中科院海西研究院

1、ARP二期綜合財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)網(wǎng)上報(bào)銷用戶培訓(xùn),2012年10月,網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報(bào)銷管理授權(quán)代理,網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報(bào)銷管理授權(quán)代理,系統(tǒng)關(guān)聯(lián),,網(wǎng)上報(bào)銷,網(wǎng)上報(bào)銷是基于Internet的員工借款報(bào)銷系統(tǒng)，以課題成本管理為核心，圍繞財(cái)務(wù)審批流程，完成費(fèi)用申請(qǐng)、借款報(bào)銷申請(qǐng)、固定資產(chǎn)入庫(kù)、預(yù)算控制、財(cái)務(wù)審批、銀行支付等流程 。,業(yè)務(wù)流程,1、報(bào)銷員通過(guò)系統(tǒng)填寫(xiě)借款單

2、（不再填寫(xiě)預(yù)付本）或報(bào)銷單2、打印報(bào)銷單，由相關(guān)負(fù)責(zé)人審簽 3、在系統(tǒng)內(nèi)點(diǎn)擊提交財(cái)務(wù)后，將紙質(zhì)報(bào)銷憑證和原始單據(jù)一同送到財(cái)務(wù)審核 4、財(cái)務(wù)審核員審查紙質(zhì)內(nèi)容和系統(tǒng)數(shù)據(jù)。若審核通過(guò)，選擇會(huì)計(jì)科目，生成分錄，并進(jìn)入付款程序；若審核未通過(guò)，駁回系統(tǒng)數(shù)據(jù)，報(bào)銷人重新填寫(xiě)修正5、出納依據(jù)審核確認(rèn)結(jié)果付款6、審核員將付款后數(shù)據(jù)導(dǎo)入ARP財(cái)務(wù)模塊，生成會(huì)計(jì)憑證。后臺(tái)管理人再次審核會(huì)計(jì)憑證，無(wú)誤后打印歸檔,網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要

3、功能借款管理報(bào)銷管理授權(quán)代理,報(bào)銷借款功能,新建借款單、報(bào)銷單編輯借款單、報(bào)銷單打印借款單、報(bào)銷單刪除借款單、報(bào)銷單提交借款單、報(bào)銷單查看報(bào)銷單記錄,新建借款單,路徑：財(cái)務(wù)系統(tǒng)>網(wǎng)上報(bào)銷>借款管理>定額/限額借款，點(diǎn)擊“增加”按鈕添加借款單,新建報(bào)銷單,路徑：財(cái)務(wù)系統(tǒng)>網(wǎng)上報(bào)銷>報(bào)銷管理，選擇相應(yīng)的報(bào)銷單類型點(diǎn)擊“增加”按鈕添加報(bào)銷單,新建報(bào)銷單步驟,1、新建后，按照規(guī)范要求填寫(xiě)報(bào)銷事由和原

4、始單據(jù)張數(shù)2、添加單據(jù)行,填寫(xiě)費(fèi)用金額并選擇費(fèi)用所屬子課題。如果多筆費(fèi)用可添加多個(gè)單據(jù)行，具體填寫(xiě)要求見(jiàn)規(guī)范文本3、根據(jù)實(shí)際情況可選擇多種結(jié)算方式，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算結(jié)算金額4、如屬于沖賬報(bào)銷，根據(jù)事由內(nèi)容選擇要沖銷的借款單,并填寫(xiě)本次要沖銷借款的金額5、填寫(xiě)完成后保存報(bào)銷單,系統(tǒng)自動(dòng)檢查費(fèi)用所屬課題可用資金余額6、打印報(bào)銷單，簽字確認(rèn)后，點(diǎn)擊提交財(cái)務(wù),編輯報(bào)銷單,選擇查詢條件，狀態(tài)為“待提交”或“審核未通過(guò)”時(shí)可以進(jìn)行編輯修改選

5、中具體的借款單或報(bào)銷單,點(diǎn)“編輯”按紐,打開(kāi)報(bào)銷單后可對(duì)報(bào)銷單摘要、 金額、所屬子課題等信息進(jìn)行編輯和修改編輯完成后保存報(bào)銷單，并重新打印報(bào)銷單,打印報(bào)銷單,,,先保存數(shù)據(jù)，然后再點(diǎn)擊“打印”按鈕打印，打印無(wú)需設(shè)置紙張和頁(yè)邊距。注意：要求統(tǒng)一使用B5紙打印。,查看報(bào)銷單,雙擊“網(wǎng)上報(bào)銷”，即可以查看到本人所有已填寫(xiě)未處理完成的各種狀態(tài)的報(bào)銷單，并且可以進(jìn)行相關(guān)操作,查看報(bào)銷單,可以查看到自己填寫(xiě)或以代理方式代他人填寫(xiě)的所有借款單

6、和報(bào)銷單通過(guò)報(bào)銷（借款）事由、填報(bào)日期、報(bào)銷金額、報(bào)銷單狀態(tài)等條件查詢借款單和報(bào)銷單選擇“編輯”按扭看到報(bào)銷單具體信息,刪除報(bào)銷單,借款單或報(bào)銷單狀態(tài)是“待提交”或“審核未通過(guò)”時(shí)，可以刪除報(bào)銷單,報(bào)銷單據(jù)狀態(tài),網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報(bào)銷管理授權(quán)代理,定額借款單,借款事由：預(yù)付xx單位貨款 或 xx人預(yù)借xx費(fèi)借款類別：根據(jù)具體借款內(nèi)容選擇支付方式：個(gè)人借款選擇現(xiàn)金，對(duì)外轉(zhuǎn)賬選擇匯款，并正確錄入對(duì)

7、方銀行信息和金額備注：填寫(xiě)需要向財(cái)務(wù)說(shuō)明的情況,定額借款單,借款單提交財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，將會(huì)出現(xiàn)在報(bào)銷界面最下方。后期報(bào)銷時(shí)，可根據(jù)具體事由，找到對(duì)應(yīng)的一張或多張借款單進(jìn)行全部沖銷或部分沖銷（修改本次核銷金額）。借款時(shí)間超過(guò)1年即為超期，系統(tǒng)將會(huì)進(jìn)行主動(dòng)提示。報(bào)銷員應(yīng)特別關(guān)注超期未報(bào)銷的單據(jù)，加緊收回發(fā)票，沖賬報(bào)銷，避免產(chǎn)生呆壞賬。,借款管理,其他說(shuō)明：要求選擇子課題，即審計(jì)時(shí)可體現(xiàn)為借款未報(bào)銷。子課題如選擇不對(duì)，到報(bào)銷時(shí)可再更改

8、借款管理要求由正式在編職員填報(bào)，報(bào)銷員（填報(bào)人及經(jīng)手人）需相對(duì)固定，以便于年終財(cái)務(wù)與課題對(duì)賬。非在編職員或?qū)W生需經(jīng)過(guò)課題組長(zhǎng)授權(quán)后（授權(quán)代理 – 授權(quán)），才可（借款管理 – 委托借款 – 定額借款）填報(bào)，此時(shí)實(shí)際顯示借款人為委托人（課題組長(zhǎng)）系統(tǒng)上線前手工填報(bào)的預(yù)付單仍以手工方式完成后期沖賬限額借款暫不使用,網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報(bào)銷管理授權(quán)代理,普通報(bào)銷單,,系統(tǒng)提供多種專用報(bào)銷單，除差旅費(fèi)、固定資

9、產(chǎn)和分?jǐn)倛?bào)銷單外，其他類型支出也可以在普通（通用）報(bào)銷單中填寫(xiě)。如一次性報(bào)銷多項(xiàng)支出內(nèi)容，就可在一張普通報(bào)銷單中完成。（附件張數(shù)注意要累加）每一事項(xiàng)增加一個(gè)單據(jù)行，按規(guī)范要求填寫(xiě)報(bào)銷事由、金額，并選擇相應(yīng)課題號(hào)，其他非必填信息可不填。點(diǎn)擊預(yù)算信息，可查看所選子課題的收支情況可根據(jù)需要修改結(jié)算方式，報(bào)銷人若是刷卡報(bào)銷或取現(xiàn)，系統(tǒng)默認(rèn)為現(xiàn)金方式，無(wú)需修改；若需要對(duì)外轉(zhuǎn)賬，則需選擇匯款方式，并準(zhǔn)確填寫(xiě)對(duì)方銀行賬戶信息和金額 。還可點(diǎn)擊“增

10、加”按鈕選用多種方式結(jié)算。,普通報(bào)銷單,,普通報(bào)銷單,報(bào)銷事由填寫(xiě)規(guī)范： （關(guān)系到日后查賬對(duì)賬，要求完整填寫(xiě)）接待費(fèi)：xx單位接待xx單位領(lǐng)導(dǎo) （如 嘉賓酒樓接待福大教授）維修費(fèi)：xx單位xx儀器維修費(fèi)（如 福州三友儀器公司質(zhì)譜儀維修費(fèi)）辦公費(fèi)：xx單位購(gòu)辦公品（如 福建日?qǐng)?bào)訂刊費(fèi)、沃爾瑪購(gòu)辦公品）材料費(fèi)：xx單位購(gòu)材料勞務(wù)費(fèi)/咨詢費(fèi)：xx人xx月臨時(shí)工資、xx人/xx會(huì)議咨詢費(fèi)/ 講課費(fèi)醫(yī)藥費(fèi)：按xx%報(bào)銷xx通知醫(yī)

11、藥費(fèi)借款剩余退回,差旅費(fèi)報(bào)銷單,,,差旅費(fèi)報(bào)銷單,報(bào)銷事由 —— xxx等xx地 學(xué)術(shù)交流 / 科考測(cè)試 差旅費(fèi) 出差人 —— 單趟可填多人 人員級(jí)別 —— 分副高及以上、其余人員兩類，前者住宿補(bǔ)助不超過(guò)300元/天，后者150元（相同級(jí)別人員可只填一行，不同級(jí)別人員增行填列） 目的地 —— 單趟可填多地 交通費(fèi) —— 機(jī)票、火車票、長(zhǎng)途汽車票金額，不包括市內(nèi)交通費(fèi) 住宿費(fèi) —— 按實(shí)填報(bào)，課題組超標(biāo)住宿必須由課題

12、組長(zhǎng)審簽，機(jī)關(guān)部門(mén)超標(biāo)由主管領(lǐng)導(dǎo)審簽 雜費(fèi) —— 會(huì)議注冊(cè)費(fèi)、退票費(fèi)，不包括其他 公雜費(fèi)補(bǔ)助（自算填寫(xiě)） —— 每人每天30元包干，若派公車接送，補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)減半；若放棄包干補(bǔ)助，此欄為空，在規(guī)定范圍內(nèi)按實(shí)票報(bào)銷，金額填在“在途補(bǔ)助”一欄。 （按實(shí)報(bào)銷范圍：副高及以上不超過(guò)300元/天，其余人員150元/天） 伙食費(fèi)補(bǔ)助（自算填寫(xiě)） —— 每人每天50元包干，若對(duì)方統(tǒng)一安排伙食，則無(wú)補(bǔ)助，此欄為空 在途補(bǔ)助：機(jī)場(chǎng)大巴費(fèi)

13、、按實(shí)報(bào)銷的市內(nèi)交通費(fèi) 備注 —— 需填寫(xiě)說(shuō)明“有/未派公車接送” 、“對(duì)方有/未安排伙食”以便財(cái)務(wù)審核,差旅費(fèi)報(bào)銷單,其他說(shuō)明：不再填寫(xiě)五定單，以報(bào)銷單上課題組長(zhǎng)或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審簽為準(zhǔn)出國(guó)差旅費(fèi)情況較為復(fù)雜，仍保留手工報(bào)銷方式到訪專家報(bào)銷差旅住宿費(fèi)，可用普通報(bào)銷單填寫(xiě)單趟出差涉及多個(gè)課題組，且發(fā)票難以分割的，可由組長(zhǎng)臨時(shí)授權(quán)給其他組報(bào)銷員（授權(quán)代理 – 授權(quán)子課題）,費(fèi)用分?jǐn)倛?bào)銷單,用于所內(nèi)服務(wù)部門(mén)向其他課題分?jǐn)傎M(fèi)用報(bào)銷事

14、由：xx年所內(nèi)xx費(fèi)分?jǐn)偅ㄈ鐪y(cè)試、水電、房租等）第一列選擇應(yīng)分擔(dān)費(fèi)用課題（系統(tǒng)默認(rèn)可選擇所有在研課題號(hào)，而無(wú)需額外授權(quán)），第三列選擇費(fèi)用轉(zhuǎn)出課題（一般為所級(jí)課題）,固定資產(chǎn)報(bào)銷單,基本流程：1、報(bào)銷員填寫(xiě)報(bào)銷單的同時(shí)，要完成設(shè)備基礎(chǔ)信息錄入（具體信息由入庫(kù)管理員指導(dǎo)填寫(xiě)）2、報(bào)銷單填寫(xiě)完畢提交入庫(kù)管理員（待審批），由其審核并生成入庫(kù)單號(hào)和資產(chǎn)序列號(hào)3、入庫(kù)管理員審核完成后，將報(bào)銷單和入庫(kù)單一并打印，交由報(bào)銷人到財(cái)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核

15、（審批通過(guò)）4、財(cái)務(wù)審核通過(guò)，報(bào)銷員報(bào)銷流程完結(jié)（已審核）5、后期入庫(kù)管理員根據(jù)財(cái)務(wù)審核確認(rèn)再進(jìn)行轉(zhuǎn)固操作（已處理）,固定資產(chǎn)報(bào)銷單,新增報(bào)銷單，填寫(xiě)報(bào)銷事由（xx單位購(gòu)買xx等儀器）和單據(jù)張數(shù)增加單據(jù)行，選擇設(shè)備或家具。每一行代表一張入庫(kù)單，如果一批購(gòu)進(jìn)設(shè)備型號(hào)單價(jià)完全相同，可填在一張入庫(kù)單內(nèi)（相同入庫(kù)號(hào)，不同設(shè)備號(hào)）,固定資產(chǎn)報(bào)銷單,部分必填項(xiàng)目說(shuō)明：資產(chǎn)名稱 – 資產(chǎn)全稱，直接進(jìn)口設(shè)備需填英文名稱資產(chǎn)取得方式 – 多為

16、政府集中采購(gòu)（有政府采購(gòu)合同的通用設(shè)備）、分散采購(gòu)（120萬(wàn)以上專用設(shè)備）、研制轉(zhuǎn)入（對(duì)應(yīng)預(yù)算研制費(fèi)）、自行采購(gòu)（上述三類除外）資產(chǎn)用途 – 科研用（后勤部門(mén)采購(gòu)家具等選非科研用）采購(gòu)來(lái)源 – 國(guó)產(chǎn)、間接進(jìn)口、直接進(jìn)口（通過(guò)省進(jìn)出口公司代理采購(gòu)）生產(chǎn)商、經(jīng)銷商信息 – 要求填全稱行政區(qū)劃 – 福建，必填計(jì)量信息 – 非計(jì)量其他費(fèi)用 – 包括手續(xù)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等責(zé)任人初值 – 若相同設(shè)備同時(shí)入庫(kù)，系統(tǒng)默認(rèn)被賦予初值的責(zé)任人為所有設(shè)

17、備的責(zé)任人（下方可修改具體責(zé)任人和使用人）,固定資產(chǎn)報(bào)銷單,,固定資產(chǎn)報(bào)銷單,保存退出再增加單據(jù)行，錄入同批購(gòu)買的其他不同型號(hào)儀器點(diǎn)擊上方“帶出上次保存數(shù)據(jù)”按鈕，可簡(jiǎn)化操作，只需修改部分?jǐn)?shù)據(jù)即可,網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),系統(tǒng)總體介紹系統(tǒng)主要功能借款管理報(bào)銷管理授權(quán)代理,授權(quán)代理,授權(quán)管理的主要功能是維護(hù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)授權(quán)、代理信息和代理日志查看，并可對(duì)授權(quán)信息進(jìn)行添加、修改和刪除。系統(tǒng)默認(rèn)課題組長(zhǎng)可看到其名下所有課題，并有授權(quán)權(quán)限。

18、授權(quán)管理分兩類1、授權(quán)：授權(quán)他人以本人身份進(jìn)行借款或報(bào)銷，代理人需選擇接受代理后生效。（報(bào)銷時(shí)仍以代理人身份登錄系統(tǒng)填寫(xiě)報(bào)銷單，代理人選擇委托借款或委托報(bào)銷下的項(xiàng)目，打印出報(bào)銷單上報(bào)銷人為委托人）2、授權(quán)子課題：將其名下課題授權(quán)給報(bào)銷人（非課題組長(zhǎng)報(bào)銷人只能看到有自己參與的項(xiàng)目，同組中其他項(xiàng)目需組長(zhǎng)額外授權(quán)才可選中使用）,授權(quán)代理,授權(quán)人選擇代理人、授權(quán)類型、授權(quán)有效率期、授權(quán)限額,授權(quán)保存后，授權(quán)主頁(yè)面看到授權(quán)狀態(tài)為“未接受”，代

19、理人接受授權(quán)后，授權(quán)狀態(tài)變?yōu)椤笆跈?quán)中”,授權(quán)子課題,增加被授權(quán)人、授權(quán)期間及子課題,上線初期準(zhǔn)備,系統(tǒng)上線課題/部門(mén)需核對(duì)以下信息：分別以課題組長(zhǎng)和報(bào)銷員身份登錄系統(tǒng)，完整個(gè)人設(shè)置（郵箱及電話），查看是否已完整安裝財(cái)務(wù)模塊-網(wǎng)上報(bào)銷組長(zhǎng)在網(wǎng)報(bào)模塊選擇通用報(bào)銷單，嘗試填寫(xiě)，點(diǎn)擊選擇子課題，查看是否可以看到全部在研課題（如只能看到部分在研課題，及時(shí)與科技或財(cái)務(wù)處聯(lián)系。如需使用已到期課題，也要和財(cái)務(wù)聯(lián)系，單獨(dú)授權(quán)）組長(zhǎng)給組內(nèi)報(bào)銷人員授

20、權(quán)或授權(quán)子課題，報(bào)銷人員接受代理后查看是否可以看到所有授權(quán)課題上線初期可同時(shí)保留手工方式填單，并在舊單上簽字。電子報(bào)銷單可到財(cái)務(wù)處或資產(chǎn)入庫(kù)部門(mén)輔導(dǎo)填寫(xiě)后打印,后續(xù)數(shù)據(jù)維護(hù),立項(xiàng)后，課題組長(zhǎng)需及時(shí)給報(bào)銷員授權(quán)子課題報(bào)銷員通過(guò)預(yù)算信息窗口或預(yù)算模塊控制項(xiàng)目明細(xì)支出，盡量避免超標(biāo)情況或大量結(jié)余報(bào)銷員變更或離職應(yīng)及時(shí)告知財(cái)務(wù)處（包括學(xué)生轉(zhuǎn)職工的情況），以便調(diào)整授權(quán)事項(xiàng)系統(tǒng)管理員、人事處、科技處、資產(chǎn)入庫(kù)部門(mén)配合財(cái)務(wù)處做好數(shù)據(jù)更新工作,