資源圖示庫第3期-企業(yè)內(nèi)部門戶系統(tǒng)

1、貫徹執(zhí)行《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》工作布置,2013年7月,,,,,,,,,一、采購辦設(shè)置和職責(zé),二、集團(tuán)《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、采購事項(xiàng)審批填報(bào)和審核要點(diǎn),四、工作任務(wù)布置,,,,,,,,,一、采購辦設(shè)置和職責(zé),二、集團(tuán)《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、采購事項(xiàng)審批填報(bào)和審核要點(diǎn),四、工作任務(wù)布置,,集團(tuán)《采購管理規(guī)定（試行）》對采購管理辦公室設(shè)置的要求是：管理委員會下設(shè)采購管理辦公室，采購管理辦公室專職機(jī)構(gòu)簡稱采購辦。集團(tuán)本

2、級采購管理辦公室由采購辦、基建設(shè)備處、采購中心、辦公室等管理委員會專業(yè)工作小組歸口管理部門共同組成。采購管理辦公室專職機(jī)構(gòu)設(shè)在管理委員會指定的職能部門，集團(tuán)本級設(shè)在采購辦，由職能部門主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任采購辦主任。集團(tuán)所屬工業(yè)、商業(yè)單位均應(yīng)設(shè)立采購管理辦公室，采購管理辦公室設(shè)置和人員組成由本單位管理委員會審定。,《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》第八條明確了采購管理辦公室的設(shè)置和組成要求。,采購管理辦公室的主要職責(zé),3.負(fù)責(zé)組織編制、審視、修訂《采購目

3、錄》,2.負(fù)責(zé)制訂采購工作、招投標(biāo)管理工作的制度和程序,1.貫徹落實(shí)董事會和管理委員會關(guān)于采購工作的相關(guān)決議和要求,4.負(fù)責(zé)匯總、編制、審核年度采購計(jì)劃及調(diào)整計(jì)劃,5.負(fù)責(zé)組建招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)庫和采購專家?guī)?，對采購專家?guī)爝M(jìn)行日常管理,6.負(fù)責(zé)組織自行招標(biāo)及其相關(guān)工作,7.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目實(shí)施的過程管理，對采購規(guī)定附表履行審核職責(zé),8.負(fù)責(zé)采購計(jì)劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)分析,,,,,,,,,一、采購辦設(shè)置和職責(zé),二、集團(tuán)《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、

4、采購事項(xiàng)審批填報(bào)和審核要點(diǎn),四、工作任務(wù)布置,,,,,,,,采購管理規(guī)定（試行）章節(jié)介紹,,,標(biāo)準(zhǔn)的附錄,附錄A采購目錄編制的分類標(biāo)準(zhǔn)附錄B采購事項(xiàng)審批表附錄C招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)選擇申請表附錄D招標(biāo)文件審批表附錄E開標(biāo)通知單附錄F中選供應(yīng)商確認(rèn)單附錄G采購事項(xiàng)新增或調(diào)整變更申請表附錄H年度采購計(jì)劃申報(bào)表附錄J年度采購計(jì)劃中期調(diào)整申報(bào)表附錄K年度采購計(jì)劃編制流程附錄L招標(biāo)采購管理流程附錄M競爭性談判、單一來源、詢價(jià)采購管理

5、流程附錄N相關(guān)文件清單,采購管理規(guī)定（試行）,,采購管理規(guī)定（試行）附錄介紹,,,,,,,,,一、采購辦設(shè)置和職責(zé),二、集團(tuán)《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、采購事項(xiàng)審批填報(bào)和審核要點(diǎn),四、工作任務(wù)布置,,1,2,3,采購事項(xiàng)審核的依據(jù),涉及采購和招投標(biāo)管理的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范性文件要求，具體可參見《采購管理規(guī)定（試行）》附錄N相關(guān)文件清單和公司內(nèi)網(wǎng)首頁整頓規(guī)范與普法宣傳的法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定專欄內(nèi)容,董事會（管委會）批準(zhǔn)的年度采購計(jì)

6、劃項(xiàng)目明細(xì)表（含項(xiàng)目預(yù)算金額、采購方式等）和相關(guān)決議、批復(fù)文件等,采購職能部門向董事會（管委會）請示的涉及采購事項(xiàng)新增或調(diào)整變更事項(xiàng)，董事會（管委會）批復(fù)的決議和批復(fù)文件等,,,,,采購事項(xiàng)審批表CG10-ZJ2,,,,填報(bào)說明,啟動(dòng)采購項(xiàng)目需填寫《采購事項(xiàng)審批表》，填寫時(shí)注意采購項(xiàng)目、批復(fù)文號、年度預(yù)算金額及管委會批復(fù)采購方式內(nèi)容應(yīng)與年度計(jì)劃一致；跨年度采購項(xiàng)目應(yīng)注明項(xiàng)目總體預(yù)估金額及當(dāng)年預(yù)算金額。,,審核要點(diǎn),查看采購項(xiàng)目是否屬于董

7、事會（管委會）批復(fù)的年度采購計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目，項(xiàng)目預(yù)算金額和采購方式是否與批復(fù)的年度采購計(jì)劃相符。在批復(fù)的年度采購計(jì)劃內(nèi)查找不到該項(xiàng)目或無明確對應(yīng)關(guān)系的項(xiàng)目退回；除公開招標(biāo)以外采購方式與董事會（管委會）批復(fù)方式不同的項(xiàng)目退回；采購項(xiàng)目金額超預(yù)算金額（工程項(xiàng)目超15%，物資和服務(wù)項(xiàng)目超10%）的項(xiàng)目退回。退回項(xiàng)目應(yīng)先填寫《采購事項(xiàng)新增或調(diào)整變更申請表》獲得董事會（管委會）批復(fù)后再填寫《采購事項(xiàng)審批表》。,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)選擇申請表CG10-ZJ3,

8、,,,填報(bào)說明,屬于招標(biāo)項(xiàng)目（公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)）填寫招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)選擇申請表。由采購辦會同業(yè)務(wù)部門到監(jiān)察部門在候選招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)庫內(nèi)隨機(jī)抽取，采購辦根據(jù)隨機(jī)抽取結(jié)果，當(dāng)場聯(lián)系招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)人員（簡單說明項(xiàng)目情況和抽取結(jié)果），如代理機(jī)構(gòu)無法代理該項(xiàng)目，則重新抽取。如遇到因承接該項(xiàng)目其他業(yè)務(wù)而需回避的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)由業(yè)務(wù)部門在填表時(shí)進(jìn)行說明。,,審核要點(diǎn),候選招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)庫名單事先應(yīng)經(jīng)管委會審定；對于業(yè)務(wù)部門希望多個(gè)項(xiàng)目批量抽取招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的操

9、作原則是：一個(gè)項(xiàng)目多個(gè)標(biāo)書可以一次抽取，多個(gè)項(xiàng)目一個(gè)標(biāo)書可以一次抽取，多個(gè)項(xiàng)目多個(gè)標(biāo)書希望集中抽取的，需要部門書面提出，經(jīng)采購辦、監(jiān)察部門同意后方可安排集中抽取。,招標(biāo)文件審批表CG10-ZJ4,,,,填報(bào)說明,業(yè)務(wù)部門填寫招標(biāo)文件審批表同時(shí)需提供經(jīng)過招標(biāo)文件討論基本定稿的招標(biāo)文件，經(jīng)法規(guī)、財(cái)務(wù)、監(jiān)察、采購辦審核同意后，才能發(fā)布招標(biāo)公告、發(fā)售招標(biāo)文件。,,審核要點(diǎn),目前集團(tuán)本級原則上采用每周集中會審方式，由法規(guī)、財(cái)務(wù)、監(jiān)察、采購辦集中對

10、招標(biāo)文件進(jìn)行審核，如遇業(yè)務(wù)部門有緊急需求，也可采用在各審核部門間流轉(zhuǎn)審核的方式。,開標(biāo)通知單CG10-ZJ5,,,,填報(bào)說明,業(yè)務(wù)部門填寫開標(biāo)通知單時(shí)，開標(biāo)時(shí)間、開標(biāo)地點(diǎn)要與招標(biāo)文件約定一致，開標(biāo)時(shí)間要精確到*年*月*日*時(shí)。,,審核要點(diǎn),重點(diǎn)查看開標(biāo)時(shí)間和開標(biāo)地點(diǎn)是否與招標(biāo)文件約定一致。,中選供應(yīng)商確認(rèn)單CG10-ZJ6,,,,填報(bào)說明,所有采購方式均要填寫中選供應(yīng)商確認(rèn)單，招標(biāo)項(xiàng)目要同時(shí)提供評標(biāo)報(bào)告，競爭性談判項(xiàng)目要同時(shí)提供競爭性談

11、判小組討論意見的會議紀(jì)要，詢價(jià)項(xiàng)目要同時(shí)提供詢價(jià)小組討論意見的會議紀(jì)要，競爭性談判小組或詢價(jià)小組全體成員要在會議紀(jì)要上簽字確認(rèn)。,,審核要點(diǎn),招標(biāo)項(xiàng)目依據(jù)評標(biāo)報(bào)告查看中選單位是否與評委推薦中選供應(yīng)商排名一致；競爭性談判項(xiàng)目和詢價(jià)項(xiàng)目查看中選單位是否是競爭性談判小組或詢價(jià)小組集體商議確定的推薦中選供應(yīng)商；單一來源采購，如董事會（管委會）有批復(fù)單一來源采購供應(yīng)商的應(yīng)與批復(fù)的供應(yīng)商一致。,采購事項(xiàng)新增或調(diào)整變更申請表CG10-ZJ7,,,,填

12、報(bào)說明,采購項(xiàng)目新增或采購項(xiàng)目金額超預(yù)算調(diào)整或采購方式調(diào)整需填寫采購事項(xiàng)新增或調(diào)整變更申請表，在新增或調(diào)整變更申請中應(yīng)概要描述新增調(diào)整變更理由、預(yù)算金額及采購方式等關(guān)鍵信息，并由業(yè)務(wù)部門對采購事項(xiàng)新增或調(diào)整變更向董事會（管委會）進(jìn)行專文請示，經(jīng)董事會（管委會）批復(fù)同意后再填寫采購事項(xiàng)審批表。,,審核要點(diǎn),采購辦對業(yè)務(wù)部門的采購事項(xiàng)新增或調(diào)整變更申請內(nèi)容進(jìn)行初審，特別是對于采購方式調(diào)整理由是否符合行業(yè)規(guī)范性文件相關(guān)條款要求進(jìn)行審核。采購辦

13、初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提交部門領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章的正式書面請示，遞交董辦提請董事會（管委會）進(jìn)行審批。,合同審核表,,,,填報(bào)說明,正式簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門需填寫合同審核表，并攜帶基本定稿的合同文本和全套采購事項(xiàng)審批材料，經(jīng)法規(guī)、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門進(jìn)行合同審核同意后，才能辦理正式合同手續(xù)。 合同文本分為示范合同文本和非示范合同文本兩類，示范合同文本可在公司內(nèi)網(wǎng)首頁普法宣傳專欄中查詢和下載使用。業(yè)務(wù)部門如使用示范合同文本，原則上不得對合同

14、文本的格式條款進(jìn)行修改，確需修改的應(yīng)采用修訂模式進(jìn)行注明，若未注明擅自修改未明示引起后果的，將承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。,,審核要點(diǎn),法規(guī)、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門按照《局、集團(tuán)公司工程投資、物資采購、宣傳促銷項(xiàng)目合同審核操作細(xì)則》（滬煙專法[2012]76號）文件所明確的審核職能進(jìn)行合同審核。合同審核可采用網(wǎng)上審核、集中會審、流轉(zhuǎn)審核方式進(jìn)行，目前集團(tuán)本級主要采用每周集中會審方式，部分兩項(xiàng)工作信息化試點(diǎn)部門采用網(wǎng)上審核，如遇業(yè)務(wù)部門緊急需求，也可采用在各審

15、核部門間流轉(zhuǎn)審核方式。,,,,,,,,,一、采購辦設(shè)置和職責(zé),二、集團(tuán)《采購管理規(guī)定（試行）》介紹,三、采購事項(xiàng)審批填報(bào)和審核要點(diǎn),四、工作任務(wù)布置,,各單位于2013年7月底之前完成采購辦機(jī)構(gòu)設(shè)置工作，采購辦原則上不宜設(shè)置在監(jiān)察部門。請各單位將采購辦機(jī)構(gòu)設(shè)置、主要職責(zé)和人員組成情況書面上報(bào)集團(tuán)整頓辦，上報(bào)材料經(jīng)各單位主要負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章。,1. 明確采購辦機(jī)構(gòu)設(shè)置,各單位根據(jù)行業(yè)《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》和集團(tuán)《采購管理規(guī)定（試行）

16、》轉(zhuǎn)化制定本單位《采購管理實(shí)施細(xì)則》，《采購管理實(shí)施細(xì)則》按標(biāo)準(zhǔn)化文件格式編制，納入標(biāo)準(zhǔn)化文件體系管理?！恫少徆芾韺?shí)施細(xì)則》制定完成后，應(yīng)按照《市局、公司管理規(guī)范備案審查規(guī)定（試行）》（滬煙專法[2013]50號）文件要求提交法規(guī)處進(jìn)行備案審查。上述工作要求2013年8月底之前完成。,2. 制定《采購管理實(shí)施細(xì)則》,各單位于2013年8月份開始全面啟動(dòng)采購事項(xiàng)審核管理，由采購辦對《采購事項(xiàng)審批表》、《招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)選擇申請表》、《招標(biāo)文件

17、審批表》、《開標(biāo)通知單》、《中選供應(yīng)商確認(rèn)單》、《采購事項(xiàng)新增或調(diào)整變更申請表》履行過程審核職能，并留存相關(guān)審核記錄，做好采購事項(xiàng)審核臺帳記錄。對于未履行采購事項(xiàng)審核的項(xiàng)目在合同審核環(huán)節(jié)和財(cái)務(wù)支付環(huán)節(jié)一律退回不予辦理。,3. 啟動(dòng)采購事項(xiàng)審核管理,在年度采購計(jì)劃編制過程中，采購職能部門要對采用非公開招標(biāo)的理由進(jìn)行充分說明，各單位董事會、管理委員會要審慎對待采購計(jì)劃和采購方式審批環(huán)節(jié)的決策把關(guān)，對理由不充分，不符合行業(yè)規(guī)定要求的一律退回，

18、對于因各種情況需要調(diào)整采購方式的，由采購職能部門專文向董事會、管理委員會請示，待董事會、管理委員會審批通過后才能實(shí)施調(diào)整。,4. 嚴(yán)格采購方式審核把關(guān),集團(tuán)整頓辦每季度將定期分析和通報(bào)各單位公開招標(biāo)金額占比統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和排名情況，對于采購金額大，未實(shí)施公開招標(biāo)的單位和部門進(jìn)行重點(diǎn)調(diào)研走訪，對于尚未啟動(dòng)服務(wù)類招標(biāo)采購的單位和部門，在今年四季度未完成招標(biāo)采購前，未經(jīng)董事會、管理委員會批復(fù)不得擅自續(xù)簽明年的采購合同。,5. 采取有效措施提高公開招