淺談電力工程設(shè)計(jì)原始文件的歸檔管理

1、淺談電力工程設(shè)計(jì)原始文件的歸檔管理【摘要】電力工程設(shè)計(jì)檔案是電力工程建設(shè)的重要資源，既為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有力的依據(jù)，也是支持領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考來(lái)源。電力工程原始資料雖然在電力工程設(shè)計(jì)資料中比重不大，但卻是不可或缺的，它起著非常關(guān)鍵的作用。因此，如何有效的對(duì)電力工程原始文件進(jìn)行有效歸檔管理，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。【關(guān)鍵詞】電力工程原始文件歸檔管理工程項(xiàng)目原始文件材料是在工程勘測(cè)設(shè)計(jì)過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄，是工程設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)和依據(jù)，是往來(lái)文件及控制管

2、理記錄，也是施工過(guò)程的重要指導(dǎo)。工程竣工運(yùn)行后，這些材料便成為工程設(shè)計(jì)質(zhì)量的憑證，對(duì)劃分設(shè)計(jì)質(zhì)量問(wèn)題起到至關(guān)重要的作用。因此有效地對(duì)電力工程設(shè)計(jì)原始文件進(jìn)行歸檔管理，既是管理本身的需要，也全面提高質(zhì)量提高效率的有效措施。1.對(duì)電力工程設(shè)計(jì)原始文件進(jìn)行分類1.1一次分類首先可對(duì)收集到的電力工程設(shè)計(jì)原始文件可先易后難的第一次分類，按照工程設(shè)計(jì)原始文件材料9大類別進(jìn)行分類，對(duì)那些容易判斷分辨出其歸檔屬類目的文件即可“對(duì)號(hào)入座”，可以用紙條臨時(shí)

3、進(jìn)行標(biāo)記分類，將同工程同階段同類別的資料放一起。比如工程項(xiàng)目立項(xiàng)的批復(fù)、各種合同協(xié)議、委托書等歸為工程項(xiàng)目的依據(jù)性文件，又如在項(xiàng)目前期對(duì)項(xiàng)特別是對(duì)于工程設(shè)計(jì)原始文件，本身就是比較零散，沒(méi)有特定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文件，有些文件甚至模棱兩可，既可歸類于基礎(chǔ)性文件中，也可歸類于工程往來(lái)、管理控制文件中，這就要看檔案人員個(gè)人的價(jià)值判斷了，哪個(gè)為重點(diǎn)就歸類那大類檔案中。2.3歸檔范圍不歸檔范圍文件經(jīng)常被尊為檔案存放優(yōu)待，會(huì)造成良莠不齊、魚龍混雜。對(duì)電力工

4、程設(shè)計(jì)原始文件歸檔中要明確曾經(jīng)是否有歸檔是否有保存。要將初始文件按照作用按照部門按照不同的格式存放在同一期中，以便及時(shí)拿出查看與核對(duì)，只有及時(shí)的歸于同一范圍才能有效的保存。文件在制作或者是存放的過(guò)程中，疏于管理；在入庫(kù)時(shí)，疏于把關(guān)，造成原始文件都不經(jīng)過(guò)審理直接歸檔移交給建設(shè)部門。在工作當(dāng)中要消除這樣的問(wèn)題，保證原始文件在存檔或者是有效管理放在相應(yīng)的位置時(shí)，不能隨時(shí)將無(wú)用的文件銷毀，應(yīng)該結(jié)合電力工程的具體情況制定相應(yīng)的文件存放保管期限表。