招標投標檔案整理工作流程及要求

1、專業(yè)檔案整理工作流程及要求專業(yè)檔案整理工作流程及要求一、歸檔時間：一、歸檔時間：1、原則上每一個項目招標結(jié)束，就需將所有的相關(guān)資料整理裝訂后送至檔案室進行歸檔，并做好移交記錄，政府采購中心專業(yè)檔案每年還需進行集中轉(zhuǎn)移銷毀等工作。2、對于正在進行的各項工作所涉及的文件，各部門應(yīng)作好‘預(yù)先歸檔’工作。3、代理機構(gòu)（分散采購及建設(shè)工程項目）進場交易的項目檔案在招標完成后就應(yīng)及時進行移交歸檔。二、歸檔范圍：二、歸檔范圍：本中心進場交易的政府采購

2、項目和建設(shè)工程項目招標投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。招標投標【政府采購】檔案存檔內(nèi)容包括：1、政府采購中心集中采購項目全過程資料2、分散采購項目進場交易工作全過程資料3、建設(shè)工程項目進場交易工作全過程資料4、自愿進場交易項目的全過程資料三、歸檔流程：三、歸檔流程：1、收集：由項目負責人（代理機構(gòu)）將招標工作活動中形成的文字材料完整地收集整理成冊。2、鑒定：對收集的材料逐份鑒定，確

3、認是否屬于《檔案目錄》檔案裝盒一律采用無酸牛皮紙的無字檔案盒裝盒，其規(guī)格為：310㎜220㎜厚度分別為20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，根據(jù)需要統(tǒng)一規(guī)格相同的檔案盒，并在盒面固定位置加蓋全宗歸檔章。5、脊背制作：按專業(yè)檔案脊背格式統(tǒng)一制作檔案案卷脊背，并用專用牛皮紙打印、裁剪成標準大小，將脊背粘貼在對應(yīng)檔案的脊背處，并用透明膠帶密封兩側(cè)，保證脊背的清晰完整。6、檔案上架：檔案整理完畢后，按照檔案及盒號的順序依次放入檔案密集架，便于

4、查找和利用，并做好相應(yīng)的臺賬數(shù)據(jù)。7、標書清理投標文件為一正多副，一正整理好移交監(jiān)管單位保存，一副存檔備查（跟隨相應(yīng)的檔案存檔），其余投標文件副本整理移交招標人或采購人，未移交的投標文件副本作為短期（一年）保存資料，由檔案資料員清理之后封箱處理，移交的相關(guān)投標文件做好交接簽收表。以上未移交的投標文件副本進行定期銷毀，銷毀前由項目負責人分別向部門負責人提出申請并獲得批準后以函件形式通知招標人或采購人，待招標人或采購人確認（如函告送達15天