第4章-辦公自動化

1、第4章 辦公自動化,數(shù)學計算機科學學院,2,內容提要,4.1 辦公自動化概述,4.2 Microsoft Office軟件,4.3 WPS Office軟件,4.4 OpenOffice 軟件,數(shù)學計算機科學學院,3,4.1 辦公自動化概述,在進入本章學習之前，請大家思考如下幾個問題：你聽說過OA嗎？你是否經常使用Office軟件？能做哪些事情？你是否使用過WPS Office軟件？是在電腦上還是在手機、平板等移動設備上？Op

2、enOffice軟件呢？辦公自動化軟件是不是就是指這些軟件？,數(shù)學計算機科學學院,4,4.1 辦公自動化概述,20世紀60年代初，美國IBM公司生產了一種半自動化的打字機，這種打字機具有編輯功能，它是現(xiàn)代文字處理機的早期產品。不久，IBM公司就使用了文字處理機，從而揭開了辦公自動化的序幕。80年代以后，由于計算機、通信設備與其他辦公設備的出現(xiàn)，大大加快了辦公自動化的整體進程，逐漸形成了新型的綜合學科——辦公自動化。,數(shù)學計算機科學

3、學院,5,4.1 辦公自動化概述,目前的辦公活動存在個人辦公與群體辦公兩種模式。與之相對應，辦公自動化技術也分為兩類。個人辦公自動化一般通過使用通用的桌面辦公軟件，如Microsoft Office、WPS Office等實現(xiàn)，如今越來越頻繁出現(xiàn)的跨單位、跨地理界限的信息交流和業(yè)務交匯促進了協(xié)同化群體辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展。辦公自動化技術的廣泛應用，不僅能實現(xiàn)辦公活動的高效率、高質量，能實現(xiàn)辦公信息處理的高容量、高速度，而且還能實現(xiàn)辦公活

4、動的智能化。,數(shù)學計算機科學學院,6,4.1 辦公自動化概述,（1）定義“辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式難以處理的數(shù)量龐大且結構不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術”。辦公自動化是指辦公人員利用現(xiàn)代科學技術的最新成果，借助先進的辦公設備來實現(xiàn)辦公活動的科學化、自動化。辦公自動化的意義,數(shù)學計算機科學學院,7,4.1 辦公自動化概述,（2）發(fā)展歷程（國內與國外）早

5、期OA一般指用電腦進行簡單的日常事務計算，簡單的文字和表格處理（如DOS下金山公司的WPS、蓮花公司的Lotus1-2-3、微軟的Office），用打印機輸出文件和報表等等。現(xiàn)在OA指的是基于工作流平臺上開發(fā)的完整的辦公自動化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)文件管理、審批流程、公文處理流程、電子公告、電子論壇、電子郵件、個人辦公等核心功能。,數(shù)學計算機科學學院,8,4.1 辦公自動化概述,（3）主要技術文字表格處理技術數(shù)據(jù)處理技術多媒體處理技術

6、計算機網絡技術數(shù)據(jù)倉庫及決策支持技術,數(shù)學計算機科學學院,9,4.1 辦公自動化概述,（4）系統(tǒng)類型事務處理型（秘書級）管理型（MIS）輔助決策型（決策支持系統(tǒng)）辦公自動化系統(tǒng)的這三種類別代表了辦公自動化建設的三種層次、三個階段。目前，大多數(shù)中小企事業(yè)單位的辦公自動化系統(tǒng)處于事務處理階段，一些較大規(guī)模的企業(yè)和政府部門已經建成了初具規(guī)模的管理型辦公自動化系統(tǒng)，其中一部分已經具有了決策功能。,數(shù)學計算機科學學院,10,4.1

7、辦公自動化概述,（5）系統(tǒng)組成硬件系統(tǒng)軟件系統(tǒng)網絡平臺,數(shù)學計算機科學學院,11,4.1 辦公自動化概述,（6）發(fā)展現(xiàn)狀與趨勢在2000年11月召開的辦公自動化國際學業(yè)術研討會上，專家們建議將辦公自動化更名為辦公信息系統(tǒng)（Office Information Systems，簡稱OIS），認為：OIS是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網絡通信技術等現(xiàn)代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務管理水平和輔助決策效果

8、為目的的綜合性人機信息系統(tǒng)。,數(shù)學計算機科學學院,12,4.1 辦公自動化概述,（6）發(fā)展現(xiàn)狀與趨勢辦公環(huán)境網絡化辦公操作無紙化辦公服務無人化辦公業(yè)務集成化辦公設備移動化辦公思想?yún)f(xié)同化辦公信息多媒體化辦公管理知識化辦公系統(tǒng)智能化,4.2 Microsoft Office軟件,（1）Microsoft Office簡介Microsoft Office是一套由微軟公司開發(fā)的辦公軟件套裝，它為Microsoft Wind

9、ows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)而開發(fā)。與辦公室應用程序一樣，它包括聯(lián)合的服務器和基于互聯(lián)網的服務。從2007版的Office被稱為“Office System”而不叫“Office Suite”，反映出它們也包括服務器的事實。微軟目前在嘗試將Office作為一個開發(fā)平臺。,數(shù)學計算機科學學院,13,4.2 Microsoft Office軟件,（1）Microsoft Office簡介Microsoft Office

10、最初的版本是在1989年所推出，但最初并不是運作于Windows平臺，而是在蘋果電腦的Macintosh平臺之上。而Microsoft Office自從推出文字處理、電子表格以及演示稿制作的軟件后，便一直居于領導地位。 Mac版的歷史Windows版的歷史,數(shù)學計算機科學學院,14,4.2 Microsoft Office軟件,（1）Microsoft Office簡介目前Microsoft Office 較新且較為穩(wěn)定

11、的版本是Office 2010，它是微軟公司推出的Office系列集成辦公軟件，其完整名稱是2010 Microsoft Office System。與Office以前的版本相比，Office2010無論在用戶界面還是在功能上均有很大的改進，用戶的操作也更為方便快捷。,數(shù)學計算機科學學院,15,4.2 Microsoft Office軟件,（2）Word 2010Word主要用于創(chuàng)建和編輯各種類型的文檔，是一款文字處理軟件。Wo

12、rd2010使用的是一種擴展名為“.docx”的文檔格式，以XML格式保存文件，將文檔內容與二進制（即過去的.doc格式）定義分開。這種新的Word文件格式是經過壓縮和分段的文件格式。,數(shù)學計算機科學學院,16,4.2 Microsoft Office軟件,（3）Excel 2010Excel 2010是一個用于創(chuàng)建電子表格并設置表格格式的工具，主要用于創(chuàng)建和編輯數(shù)據(jù)表格，同時可通過公式和函數(shù)對數(shù)據(jù)進行分析和管理，以獲得有助于進

13、行決策的信息。分析和管理一直是Excel的重要功能。,數(shù)學計算機科學學院,17,4.2 Microsoft Office軟件,（4）PowerPoint 2010PowerPoint2010是制作和演示幻燈片的軟件，主要用于創(chuàng)建各種具有多媒體要素的演示幻燈片。可以在幻燈片中插入聲音、視頻和各種動畫。PowerPoint被廣泛應用到報告、演講、各類會議和產品演示等多種領域。PowerPoint2010還能夠以加載項的形式將文檔發(fā)布

14、為PDF格式和XPS格式。,數(shù)學計算機科學學院,18,4.2 Microsoft Office軟件,（5）Access 2010Access2010是一個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。用戶可以將信息保存在數(shù)據(jù)庫中，方便對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、查詢并生成報告?？梢苑奖愕呐cWord2010和Excel2010等組件進行數(shù)據(jù)交換。同時，它具有強大的數(shù)據(jù)庫管理功能。,數(shù)學計算機科學學院,19,4.2 Microsoft Office軟件,（6）OneNot

15、e 2010OneNote最常用于筆記本電腦或臺式電腦，這套軟件更適合用于支持手寫筆操作的平板電腦，在這類設備上可使用觸筆、聲音或視頻創(chuàng)建筆記，比單純使用鍵盤更方便。OneNote非常有利于收集零散信息，比如做讀書筆記、寫任務清單、速記突發(fā)靈感、瀏覽網頁進行的摘抄等。,數(shù)學計算機科學學院,20,4.2 Microsoft Office軟件,（7）Outlook 2010Office軟件內的Outlook與Outlook E

16、xpress是兩個完全不同的軟件平臺。Outlook2010是一款用于郵件傳送和業(yè)務協(xié)作的客戶端程序，集成了日歷、聯(lián)系人和任務管理等多種功能，可以幫助用戶對通信和信息進行訪問、確定優(yōu)先級以及處理。,數(shù)學計算機科學學院,21,4.3 WPS Office軟件,（1）簡介WPS是金山軟件公司的一種辦公軟件，始創(chuàng)于1989年，WPS曾是中國最流行的文字處理軟件。WPS辦公軟件從單一的文字處理軟件逐漸充實為集文字處理、電子表格、電子演示

17、為一體的信息化辦公平臺。目前較為穩(wěn)定的版本為WPS Office 2012，分為個人版和校園版。,數(shù)學計算機科學學院,22,4.3 WPS Office軟件,（2）主要應用平臺DOS和Windows操作系統(tǒng)Linux操作系統(tǒng)移動版操作系統(tǒng)（Andriod、iOS）,數(shù)學計算機科學學院,23,4.3 WPS Office軟件,（3）主要功能模塊WPS文字（WPS）WPS表格（ET）WPS演示（WPP）,數(shù)學計算機科學學院,

18、24,4.4 OpenOffice軟件,（1）簡介Apache OpenOffice原稱為OpenOffice.org，是一套開放源代碼的辦公室軟件支持Microsoft Office 97至2010 的文件格式，以及其余常見的文檔文件。能在Windows、Linux、Mac OS和 Solaris 等操作系統(tǒng)上執(zhí)行。支持了XML、微軟的.doc、.xls、.ppt文件等格式，還集成了pdf輸出功能。,數(shù)學計算機科學學院,25,

19、4.4 OpenOffice軟件,（1）簡介OpenOffice.org不只是一個辦公軟件產品，它也是一個開發(fā)平臺。它是一個網絡社區(qū)，世界各地成千上萬的用戶和軟件開發(fā)者每天都在這里交流。它還是一種信念：辦公軟件這種生產力工具已經成為社會信息基礎設施的必要組成部分，而OpenOffice.org正是通過開放源碼社區(qū)來使之為更廣泛的人群服務，推動整個社會的信息化水平。,數(shù)學計算機科學學院,26,4.4 OpenOffice軟件,（2

20、）主要特點功能完備：這個套件包括一個文字處理器、電子表格、演示程序、公式編輯器、繪圖程序、數(shù)據(jù)制圖應用、HTML編輯器以及文件過濾器。免費使用：在當今的商業(yè)場合，一個廠商如果在源代碼和使用的標準上有所保留或保密，那么其潛在非技術的原因就是為了獲取商業(yè)利益或保護潛在的商業(yè)利益。但使用Open Office就不會有這樣的顧慮。方便普適：使用直觀、易學。在Windows、 Linux、Solaris等操作系統(tǒng)上都可以進行安裝使用。,數(shù)

21、學計算機科學學院,27,4.4 OpenOffice軟件,（3）功能模塊OpenOffice.org Writer（文本文檔）OpenOffice.org Calc（電子表格）OpenOffice.org Impress（演示文稿）OpenOffice.org Draw（繪圖）,數(shù)學計算機科學學院,28,數(shù)學計算機科學學院,29,本章小結,辦公自動化（OA）系統(tǒng)是利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)。它采

22、用Internet/Intranet技術和基于工作流的概念，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)，深受眾多企業(yè)的青睞。,數(shù)學計算機科學學院,30,本章小結,OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調用和計算機數(shù)據(jù)網絡通信手段做出

23、。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網絡通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)。其優(yōu)點是，不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。,數(shù)學計算機科學學院,31,本章小結,Microsoft Office是一套由微軟公司開發(fā)的辦公軟件套裝，它為Microsoft Windo

24、ws和Apple Macintosh操作系統(tǒng)而開發(fā)。WPS Office是金山軟件公司推出的使用非常廣泛的國產辦公軟件，除了在PC與Mac機器上可以正常運行之外，還提供了面向Linux與Andriod的版本。OpenOffice是一套跨平臺的辦公室軟件套件，能在目前幾乎所有的操作系統(tǒng)上執(zhí)行，任何人都可以免費下載、使用及推廣它。這三類桌面辦公自動化軟件都集成了圖文編輯、表格處理、演示文稿制作、電子郵件收發(fā)等辦公套件，使用簡便，功能強大，極