第6章___access數據庫實例開發(fā)

1、第六章 Access數據庫實例開發(fā)——人力資源管理系統(tǒng),6.1 系統(tǒng)分析6.2 實用數據庫的創(chuàng)建6.3 查詢的設計6.4 窗體的設計6.5 報表的設計6.6 “控制面板”窗體的設計6.7 自定義應用程序的外觀,第6章 Access 數據庫實例開發(fā)——人力資源管理系統(tǒng)  本章主要介紹Access數據庫應用系統(tǒng)開發(fā)的實例，利用Access數據庫創(chuàng)建一個簡單的“人力資源管理系統(tǒng)”。通過對第5章的學習，

2、已經逐步掌握了Access數據庫各類對象的設計與應用方法，本章將完成“人力資源管理系統(tǒng)”數據庫的設計、集成、發(fā)布，形成一個簡單的“人力資源管理系統(tǒng)”。重點、難點是利用向導創(chuàng)建查詢、使用設計圖創(chuàng)建查詢、多表查詢的創(chuàng)建、利用向導創(chuàng)建報表。,6.1 系統(tǒng)分析 “人力資源管理系統(tǒng)”是企業(yè)最基本的人事管理系統(tǒng)。雖然它不能與大型數據管理庫系統(tǒng)媲美，但它作為大型人事管理系統(tǒng)的瘦身板，擁有了它的絕大部分功能。用戶可以通過該系統(tǒng)，管理企業(yè)內部

3、職工的檔案；進行人事考勤，準備無誤地記錄職工的出勤情況；全自動生成企業(yè)職工的工資表，使企業(yè)的工資與考勤緊密結合，從而減少企業(yè)在人員管理的花費，提高企業(yè)效益。 本系統(tǒng)的主要功能包括： 職工檔案資料管理； 考勤管理； 工資管理； 職工檔案管理模塊的主要作用是保存職工的個人檔案、個人簡歷，并詳細記錄職工的工作調動情況。所有的職工資料，都可以用多種方式進行查詢。 考勤管理模塊的作用

4、是對企業(yè)內部的職工進行出勤考核，為了減輕考勤人員的工作量，只記錄職工遲到、曠工的記錄。,工資管理模塊可以對職工的工資進行設定，結合考勤管理部分的數據，自動生成工資表，并提供工資條的打印功能。 這個“人力資源管理系統(tǒng)”的實現，將以最常用的方法來講解數據庫，表，查詢，報表等內容的創(chuàng)建，其他的方法都是大同小異地利用向導來創(chuàng)建的，在此我們就忽略不講。,6.2 實用數據庫的創(chuàng)建 1. 創(chuàng)建數據庫 步驟如下： (1) 啟動Ac

5、cess 2000，它會彈出入圖6.1所示的對話框，現在我們是要創(chuàng)建新的數據庫，而不是要打開數據庫，所以在彈出的對話框中選擇“空數據庫”；圖6.1 選擇“空數據庫”,,(2) 單擊“確定”按鈕，Access 2000 將會彈出如圖6.2所示“文件新建數據庫”對話框，首先我們要選擇數據庫文件的保存位置，我們可以使用資源管理器一樣的方法來選擇路徑，如圖6.3所示，然后在對話框的“文件名”組合框中輸入“人力資源管理系統(tǒng)”，最

6、后單擊“創(chuàng)建”按鈕，“人力資源管理系統(tǒng)”的數據庫就創(chuàng)建完成。圖6.2 “文件新建數據庫”對話框,,圖6.3 用資源管理器來選擇路徑,,(3) 創(chuàng)建好的數據庫打開時如圖6.4所示，用戶可以在左邊選中所需要的創(chuàng)建的對象，然后單擊“新建”按鈕，就可以創(chuàng)建所需要的對象。圖6.4選中所需要的創(chuàng)建的對象窗口,,2. 創(chuàng)建數據 根據本系統(tǒng)要實現的功能，我們要建立如下所述的各數據表： 職工基本信息

7、：存放職工的基本信息 如：姓名， 出生日期，所在部門，職務等； 調動信息：存放職工的調動情況； 工資：存放職工每月的工資清單信息； 考勤信息：記錄職工的加班，遲到，礦工，早退等； 部門表：存放部門信息，如部門名稱，編號。 所有的數據表結構如下：,,,,,,,,6.3 查詢的設計 6.3.1 創(chuàng)建參數查詢  現在我們以創(chuàng)建本系統(tǒng)中“職工基本信息按編號查詢”，來詳細講解

8、“參數查詢”是如何的創(chuàng)建的。 步驟如下： （1）利用前面介紹的方法建立一個關于職工基本信息的簡單查詢，在其中包括“職工編號”，進入該查詢設計視圖，如圖6.5所示圖6.5 查詢設計視圖窗口,,（2）在“職工編號”字段對應的設計網格的“條件”欄中，輸入“[請輸入職工編號]”，如圖6.6所示圖 6.6 在條件欄中輸入信息圖6.7 輸入參數值圖,,,圖 6.8 系統(tǒng)自動查出

9、職工的信息窗口 參數查詢中，如果要進行模糊查詢，則可以使用“LIKE”運算符，例如，按職工的姓氏來查找職工的基本信息，則可以在“姓名”字段對應的“條件”網格中輸入“LIKE[請輸入職工的姓氏]&” * ””,則可以所搜出姓名以特定的字符開始的職工信息；如果在“姓名”字段對應的條件網格中輸入“LIKE ”* ”&[請輸入職工的姓氏]”，則可以所搜出姓名中包含特定的字符的職工信息。這里的“*”代表任意數目的字符，

10、“&”表示字符連接運算符。,,6.3.2 創(chuàng)建操作查詢 操作查詢包括刪除查詢，更新查詢，追加查詢，和生成查詢。下面我們就以實例來講解操作查詢的在本系統(tǒng)中的運用。 1.生成表查詢 它實際上是將查詢出來的數據以表的形式保存起來。下面利用生成表查詢將所有的女職工的信息保存一張新表。方法如下： （1）利用前面的方法創(chuàng)建一個選擇查詢，查出所有的女職工的信息，并進入該查詢的設計視圖中。 （2）選擇“查

11、詢”菜單中的“生成表查詢”命令，在Access彈出如圖6.9所示的“生成表”對話框輸入生成表的表名稱，如“女職工信息”。選擇將新的表保存到當前的數據庫或者另外一個數據庫中，若保存到另外的數據庫中，則還需要輸入文件的保存路徑。這里我們選擇“當前數據庫”,圖6.9 “生成表”對話框（3）單擊“確定”按鈕，并關閉該查詢的設計視圖。（4）這時我們剛才修改過的查詢的圖標會變成 ，雙擊該查詢會跳出如圖6.10所示的對話框，提示將創(chuàng)建一個

12、新表，單擊“Y”按鈕，完成生成表查詢操作。切換到“表”對象窗口中會看到新生成的“女職工基本信息”表。圖6.10 提示創(chuàng)建一個新表,,,2．更新查詢 它可以對一張或多張表中的記錄進行批量更新。以更新職工工資為例說明更新查詢的具體步驟： （1）在數據庫窗口中選擇“查詢”對象后，雙擊“在設計視圖中創(chuàng)建查詢”。 （2）在“顯示表”對話框中把“工資”表加到查詢的設計窗體中。 （3）選擇“查詢”菜單中的“更新查詢”命令

13、，則在查詢設計網格中出現了“更新到”網格如圖6.11所示，選擇“加班費”字段添加到設計網格中，并在“更新到”網格中輸入“120”，在條件輸入“[ 加班費]<100”這里的意思是將所有職工加班費少于100元，更改為120元。圖6.11 “更新到”網格 窗口,,（4）關閉查詢設計視圖，然后我們雙擊運行剛才我們創(chuàng)建的更新查詢，Access會跳出如圖6.12所示的對話框點擊“是”按鈕，整個更形查詢就創(chuàng)建完成。打開我們的工資

14、表就可以看到數據已被修改。圖6.12 更新查詢,,3.追加查詢 它會在數據表中進行追加記錄，通常利用追加查詢實現記錄的批量追加。將所有的男職工基本信息追加到前面利用生成表查詢創(chuàng)建的“女職工基本信息”表中，方法如下： （1）利用前面的知識創(chuàng)建一個男職工信息的查詢，并進入查詢的設計視圖中，然后選擇“查詢”菜單中的“追加查詢”命令，系統(tǒng)彈出“追加” 對話框，如圖6.13所示。 在此我們要將記錄

15、追加到“女職工基本信息”表中，所以這里在追加到的表名稱中選擇“女職工基本信息”。單擊“確定”按鈕。圖6.13 “追加” 對話框,,（2）退出查詢的設計視圖模式，雙擊運行剛才編輯的查詢，將會將查詢中的數據添加到目標表中。我們打開女職工基本信息表，就可以看到追加的記錄了。 4．刪除查詢 它可以刪除數據表中的符合條件的記錄。下面我們將用刪除查詢將“女職工基本信息”表中的男職工的記錄全部刪除掉。（1）在數據庫窗口

16、中，選擇“查詢”對象后，雙擊“在設計視圖中創(chuàng)建查詢”。（2）在“顯示表”對話框中把“女職工基本信息”表添加到設計窗體中，并添加“性別”字段到設計網格中。（3）選擇“查詢”菜單中的“刪除查詢”命令，可以看到設計網格中出現了“刪除”欄和“條件”欄，在“刪除”欄中顯示的是“where”，表示條件，在“條件”欄中輸入刪除條件“男”，如圖6.14所示。,圖6.14刪除查詢窗口,,( 4) 執(zhí)行該查詢，系統(tǒng)會彈出刪除記錄的提示對話框，如圖6.1

17、5所示，若單擊“是”按鈕則會刪除“女職工基本信息”表中的所有的男職工的記錄?？梢源蜷_表格看看運行結果。圖6.15刪除記錄的提示對話框,,6.4 窗體的設計 窗 體是用戶界面，數據庫的使用和維護都是通過窗體來完成的，它的作用主要有：輸入數據庫數據；編輯數據內容；彈出注釋，警告的消息框；控制應用程序的運行步驟；打印數據；“控制面板”的創(chuàng)建。窗體設計的好壞直接體現用戶界面是否友好，這會大大的降低數據庫的使用

18、效率。為此，我們在創(chuàng)建好表，查詢的基礎上，要多花點時間來規(guī)劃好每個窗體設計。 1．使用“設計視圖”創(chuàng)建窗體 下面利用窗體的設計視圖來創(chuàng)建本系統(tǒng)中的“職工基本管理信息”窗體 步驟如下： （1） 在要創(chuàng)建窗體的“人類資源管理系統(tǒng)”數據庫的窗口中選擇“窗體”選項卡。 （2) 單擊“新建”按鈕，Access 2000 立即彈出“新建窗體”對話框，如圖6.16所示，在這里我們在列表框里選擇第一項“設計視圖”

19、，在下拉列表框里選擇我們選擇“職工基本信息表”表。,圖6.16 “新建窗體”對話框,,(3) 點擊“確定”按鈕，進入窗體的設計界面，如圖6.17所示。在圖中有一個工具面板，一張“職工基本信息”表的字段列表， 一個窗體的設計頁面。在窗體中添加要顯示的字段有一種較簡單的方法，用鼠標拖動“字段列表”中的字段到窗體上，即可完成，如圖6.18所示。圖6.17 窗體的設計界面,,圖6.18 在窗體中添加要顯示的字段,,(

20、4) 我們在可以在如圖6.19所示中的工具箱里查看到突起狀態(tài)的就是“命名按鈕”，在工具箱中按下“命令按鈕”，如圖6.20所示然后把光標移到窗體中，按下鼠標“左鍵”就可以畫出我們所要的按鈕。 當按鈕畫好之后，Access 2000就會自動彈出對話框來讓您設置剛才所畫的“命令按鈕”的屬性，也就是設置“命名按鈕”被用戶按下時，做什么動作。如：添加記錄。 圖6.19 工具箱 圖6.20 在

21、工具箱中點擊按鈕,,,(5) 如圖6.21所示就是“命令按鈕”屬性設置向導，在圖中有兩個列表框，單擊左邊的“類別”列表框，在右邊的“操作”列表框就會顯示相應的操作出來，這里我們選擇“添加新記錄”，點擊“下一步”按鈕，如圖6.22所示我們可以看到有“文本”和“圖片”兩種選擇，這兩個選項將決定“命令按鈕”是什么樣子的，我們可以中最左邊的“示例”當中看到預覽效果。這里我們選擇“文本”； 圖6.21 “命令按鈕”屬性

22、設置向導 圖6.22 選擇“文本”和“圖片”,,,（6）點擊“下一步”按鈕，將會彈出如圖6.23所示的對話框，讓您來命名“命令按鈕”的名稱，此時在文本框中，已經有一個默認的名稱，如果您需要更改名稱，就可以一個見名思義的名稱，然后點擊“完成”按鈕，按鈕的設計就完成了。如圖6.24所示大家可以添加所需的“按鈕”上去。圖6.23 命名“命令按鈕”的名稱,,圖6.24 完成按鈕設計的窗口,,（7）最后點擊右

23、上角的“關閉”按鈕，給窗體起個“保存名稱”，窗體就創(chuàng)建完成了。新建的窗體打開的樣子如圖6.25所示。圖6.25 新建的窗體樣式,,2.“窗體向導”創(chuàng)建窗體 利用窗體向導創(chuàng)建本系統(tǒng)的“考勤”窗體（1）在數據庫窗口中選中“窗口”對象，雙擊“使用向導創(chuàng)建窗體”或者單擊“新建”按鈕，在彈出的“新建窗體”對話框中選擇“窗體向導”，如圖6.26所示。圖6.26 “新建窗體”對話框,,（2）單擊“確定”

24、按鈕，Access會自動彈出窗體向導對話框，如圖6.27所示 ，其中“表/查詢”下拉列表中列出了數據庫中已經有的表和查詢，這些對象可以作為新建窗體的數據源，“可用字段”列表中則列出來當前選中的數據源可用的所有字段，“選定的字段”列表框中的字段則是新建窗體中顯示的字段。圖6.27 窗體向導對話框,（3）“表/查詢”下拉列表，我們選擇“考勤信息”作為窗體的數據源，這時Access會將我們選定的數據源的所有字段顯示在“可用

25、字段”列表框中，我們可以直接雙擊字段或者通過中間的“>”按鈕來移動，完成字段的選定。 如圖6.28所示。圖6.28 選定字段,,（4）單擊“下一步”按鈕，進入窗體布局的選擇窗口，如圖6.29所示，其中對話框右邊的單選框列出了所有的布局方式，左邊則顯示了選中布局的預覽效果。這里我們選擇“縱欄式”。圖6.29窗體布局的選擇窗口,,（5）單擊“下一步”按鈕，進入窗體樣式的選擇窗口。如圖6.30所示，

26、其中對話框右邊的列表中列出了系統(tǒng)自帶的多種窗體的樣式，左邊相應的顯示出了該樣式的預覽效果，這里可以根據自己的需要和愛好選擇。 圖6.30窗體樣式的選擇窗口,,（6）單擊“下一步”按鈕，進入“窗體向導”的最后一步，在此為窗體指定標題為“考勤信息錄入窗體”，如圖6.31所示，另外，還可以選擇是打開窗體還是進入窗體設計視圖修改窗體的設計。最后單擊“完成”按鈕，即完成了“考勤信息錄入窗體”的創(chuàng)建工作，如圖6.32所示

27、 圖6.31為窗體指定標題 圖6.32完成后的“考勤信息錄入窗體”,,,3.“圖表向導”創(chuàng)建窗體 利用“圖表向導”創(chuàng)建圖表窗體，使數據更加清晰明白。以“工資信息”為例說明方法：（1）在數據庫窗口中選擇“窗體”對象之后，單擊“新建”按鈕，在彈出的“新建窗體”對話框中，選擇“圖表向導”，并選擇要創(chuàng)建的圖表的數據源。這里選擇“工資”表。如圖6.33所示 圖6.33“新建窗體”對話框,,（

28、2）單擊“確定”按鈕后，系統(tǒng)將彈出“圖表向導”對話框，要求選擇圖表數據所在的字段，我們選擇“姓名”，“年月”，“基本工資”三個字段。如圖6.34所示圖6.34“圖表向導”對話框,,(3)單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出新的對話框，要求選擇所采用的圖表類型，這里我們選擇“柱形圖”，如圖6.35所示。圖6.35選擇所采用的圖表類型,,（4）單擊 “下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出新的對話框，要求指定數據在圖表中的

29、布局方式，這里要求以“姓名”作為橫坐標，以“平均值基本工資”為縱坐標，雙擊“求和基本工資”，系統(tǒng)將彈出“匯總”對話框，如圖所示。然后我們選擇“AVG”求平均值，最后的設置如圖6.36所示圖6.36 “匯總”對話框,,（5）單擊 “下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出新的對話框，要求設置圖表的標題以及是否顯示圖表的圖例，我們將標題設為“職工工資圖表”，在確定向導的設置完成所需的操作，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將會顯示出圖表窗體的顯示結果

30、，如圖6.37所示 圖6.37 圖表窗體的顯示結果,,6.5 報表的設計 在絕大部分的數據庫管理系統(tǒng)中，報表打印功能都是一個必備的模塊，在Access 2000 中我們可以利用它提供的“報表”對象輕松的完成這樣功能。在本系統(tǒng)中就有工資明細報表，考勤流水報表，職工基本信息報表 ，這些企業(yè)的需要的重要表格。1．利用向導創(chuàng)建“考勤信息報表”（1）在數據庫窗體中選擇“報表”對象后，單擊“新建”按鈕，打

31、開“新建報表”對話框，選擇其中的“報表向導”后，單擊“確定”按鈕啟動報表向導，在選擇報表的數據來源,可以來自多個表或查詢,這里我們選擇“部門”表。（2）單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出新的對話框，詢問是否添加分組級別，所謂分組級別，是指數據按照指定的字段的值進行分組，分組字段值相同的那些記錄將作為一組，在報表中相鄰的位置顯示，在此我們選擇“部門名稱”字段添加到分組級別中，在Access中，可以添加多個分組級別，并可以通過向導中的左右箭頭添

32、加按鈕或刪除分組級別。另外還可以選中某一分組級別字段后，單擊優(yōu)先級對應的上下箭按鈕來調整優(yōu)先順序。另外，單擊“分組選項”按鈕，還可以在彈出的“分組間隔”對話框中選定的分組字段指定分組間隔。,（3）單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出新的對話框，詢問是否對數據進行排序，在下拉列表框中可以選擇排序字段，單擊在它的按鈕可以在兩種排序方式之間切換。我們選擇“部門編號”作為排序字段。（4）單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出新的對話框，要求確定報表的布局。報表

33、向導提供了一些布局選項，還提供了字段的多少選擇縱向或橫向打印，大家可以在左邊的布局樣式的看到選擇的預覽效果。（5）單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出新的對話框，要求確定報表的樣式。（6）單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)彈出新的對話框，要求為報表指定標題，報表標題之后點擊“完成”按鈕即可，最后生成報表效果如圖6.38所示,圖6.38 報表效果圖,,2．利用設計視圖創(chuàng)建“職工基本信息報表”為例講解 步驟如下：（1）在要創(chuàng)建報表的“人類資源管理系

34、統(tǒng)”數據庫的窗口中選擇“報表”選項卡。（2） 單擊“新建”按鈕，Access 2000 立即彈出“新建報表”對話框，如圖6.39所示，在這里我們在列表框里選擇第一項“設計視圖”，在下拉列表框里選擇我們選擇需要的“職工基本信息”表。 圖6.39 “新建報表”對話框,,（3）點擊“確定”按鈕，將打開如下窗體，如圖6.40所示有一個工具箱，一個“職工基本信息”表的字段列表，一個報表設計窗體。報表設計窗體中分為三部分：頁面頁眉

35、，主題，頁面頁腳。頁面頁眉：報表每頁最開頭所顯示的文字或數據，如報表標題；主題：報表的主要內容；頁面頁腳：報表每頁的最后面所要顯示的文字或數據，如報表的頁碼。 圖6.40 打開的窗體,,（4）這里我們直接把字段列表中的“字段“，拖到“主題”中就可以了，主體的數據顯示就設置完成了。如圖6.41所示圖6.41 設置主體的數據顯示（5）為“報表”添加上標題，還有一些修飾性的控件來增加報表的友好性。如圖6.4

36、2所示中呈突起狀態(tài)的分別是：“標簽”與“直線”控件，標簽是用來顯示文本的，想在報表顯示報表的標題，就要用到標簽控件，那么直線控件能，它是用來顯示直線的。 圖6.42 “標簽”與“直線”控件,,,（6）在工具箱上按下標簽按鈕，在報表窗體上畫出的需要的標簽，畫好后光標就會在標簽內閃爍，在這里輸入要顯示的文本，我們輸入“職工基本信息報表”，要將 “職工基本信息表”的字體設置大點或者更改字體顏色可以選中標簽控件，在右鍵菜單中打開

37、標簽的“屬性”窗體，在里面可以設置很多屬性，包括標簽的大小，位置，顏色，文本內容等等。如圖6.44所示。 圖6.43 輸入要顯示的文本,,圖6.44 設置標簽的屬性,,（7）在字段兩行字段的行距之間放置“直線”控件,也可以打開屬性窗體來設置直線的樣式。如圖6.45所示。圖6.45 設置直線的樣式,,（8）最后點擊右上角的“關閉”按鈕，給報表起個“保存名稱”，報表到此就創(chuàng)建完成了。新建的報表打

38、開的樣子如圖6.46所示。 圖6.46新建的報表樣式,,6.6 “控制面板”窗體的設計 “控制面板”實際上是一個窗體，我們通過這個主窗體來操作其他的對象，比如打開“職工基本信息“表，打開“部門信息報表”等。 利用前面學過的窗體創(chuàng)建方法，用設計視圖添加一個新窗體，在窗體的控件屬性設置如表所示。,,,完成主窗體的設計如圖6.47所示。圖6.47 主窗體的設計圖,,

39、6.7 自定義應用程序的外觀 1．界面設計 考慮系統(tǒng)的界面的時應當注意界面的友好、美觀、大方，充分考慮操作人員的計算機水平和使用習慣，可從以下幾方面考慮： 整潔：界面的布置應該有條理性，特別是顯示/輸入的信息比較多時，操作人員應該能夠迅速找到相關的信息。 明白：所有的功能必須一目了然，所使用提示必須能夠明白表達它的功能。比如說，一個回單按鈕使用“考勤歷史記錄”作為它的標題比使用“考勤查詢”更能明白表述

40、它執(zhí)行的功能。 確定：所有的提示，比如窗口標題、按鈕標題等，必須用詞統(tǒng)一明確，不能有二義性和混亂現象。比如，如果使用一個按鈕作“保存記錄”的用戶界面，那么在其的他窗體都應該使用同樣的標題——“保存記錄”或其它，如果在“職工基本信息編輯”窗體中使用“保存記錄”，而在則“部門信息編輯”窗體中使用比如“信息保存”等標題，會導致操作人員無適從。,易用：如在職工基本信息中“文化程度”字段的內容比較統(tǒng)一，如果每次錄入職工信息都要人工的輸入內